דוחות התקדמות משווים בין עבודה מתוכננת, עבודה שהושלמה ועבודה נותרת בתרשים שמתעדכן באופן אוטומטי בעת שינוי נתוני פרוייקט. הם מעניקים לך ולבעלי העניין שלך מבט מהיר על מצב הפרוייקט שניתן ליצור בשלבים בודדים.
עצת ניהול פרוייקטים דוחות התקדמות הם חלק חשוב ניהול פרוייקט זריז וגמיש, במיוחד Scrum. אך הם כלים שימושיים עבור כל סגנון ניהול פרוייקט.
כדי ליצור דוח התקדמות, לחץ על דוח > לוחות מחוונים > התקדמות.
ייתכן שיהיה עליך להוסיף שדות לפרוייקט כדי להכניס את המידע הרצוי לדוח ההתקדמות. ראה להלן עצות אודות הגדרת הפרוייקט להפקת המרב מדוח ההתקדמות.
הגדרת דוח התקדמות
תרשימי התקדמות עבודה לעומת התקדמות פעילות
דוח ברירת המחדל להתקדמות כולל שני תרשימים: התקדמות עבודה והתקדמות פעילות.
תרשים התקדמות העבודה מראה את כמות העבודה שאנשים סיים, את כמות העבודה המתוזמנת להסתיים לפני תאריך הסיום של הפרוייקט, ואת הערכת התוכנית הבסיסית של כמות העבודה שתושלם בשלב זה בפרוייקט.
תרשים התקדמות הפעילות מציג את מספר הפעילויות שהושלמו, את המספר שנותר וההערכה הבסיסית של מספר הפעילויות שהושלמו בשלב זה בפרוייקט.
הגדרת תרשים התקדמות עבודה
תרשים התקדמות עבודה מראה את כמות העבודה שהשלמת ואת כמות העבודה שנותרה לך. אם הקו של העבודה המצטברת שנותרה הוא התלול ביותר בתרשים, ייתכן שאינך עומד בלוח הזמנים של הפרוייקט.
עבודה היא הזמן המתוזמן להשלמת פעילות, עבודה בפועל היא כמות העבודה שהושלמה בפעילות, ועבודה נותרת היא ההפרש בין השתיים. אתה עוקב אחר העבודה בשעות אדם או בימים.
לכידת מידע אודות עבודה
מאחר שתרשימי התקדמות משווים בין עבודה מתוכננת, עבודה שהושלמה ועבודה נותרת, ודא שאתה לוכד מידע זה בפרוייקט לפני שאתה יוצר את הדוח.
-
הקצה משאבים לפעילויות, במיוחד אם ברצונך ללכוד את העבודה שהושלמה. הקפד לעשות זאת לפני שאתה מגדיר תוכנית בסיסית.
-
הגדר תוכנית בסיסית כדי לקבל תמונת מצב של הפרוייקט. בדוח התקדמות, תוכניות בסיסיות מציגות מתי אתה מתכנן לסיים את הפעילויות ואת העבודה.
הוספת שדות עבודה למעקב
-
לחץ על תצוגה > שימוש במשאבים.
-
לחץ על תבנית כלי שימוש במשאבים > הוסף פרטים.
-
בחר שדה מהאזור שדות זמינים ולאחר מכן לחץ על הצג.
-
לאחר שבחרת את כל השדות הרצויים, לחץ על אישור.
שדות התקדמות עבודה
עבודה
|
שדה |
תיאור |
|
הזמן הכולל שבו:
|
|
|
הזמן הנדרש להשלמת פעילות. |
|
|
העבודה המתוכננת הכוללת המתוזמנת עבור פעילות, משאב או הקצאה במשך הזמן. |
עבודה בפועל
|
שדה |
תיאור |
|
עבודה שאותה משאב שהוקצה לפעילויות כבר סיים במשך הזמן. |
|
|
העבודה בפועל שהתבצעה על-ידי כל המשאבים שהוקצו לפעילויות במשך הזמן. |
|
|
העבודה שעדיין נדרשת לסיום הפעילויות בפרוייקט לאחר הפחתת העבודה בפועל שהצטברה במשך הזמן. |
עבודה מצטברת
|
שדה |
תיאור |
|
הזמן המתוזמן עבור כל המשאבים שהוקצו לפעילויות, שהצטבר במשך הזמן. |
|
|
העבודה הבסיסית המתוזמנת עבור כל המשאבים שהוקצו לפעילויות, שמצטברת במשך הזמן, כאשר התוכנית הבסיסית הוגדרה. |
|
|
העבודה שעדיין נדרשת לסיום הפעילויות בפרוייקט לאחר הפחתת העבודה המתוזמנת שהצטברה במשך הזמן. |
|
|
העבודה הבסיסית שעדיין נדרשת כדי להשלים את הפעילויות בפרוייקט לאחר הפחתת העבודה הבסיסית המתוזמנת שהצטברה במשך הזמן. |
הגדרת תרשים התקדמות פעילות
תרשים התקדמות פעילות מראה כמה פעילויות השלמת וכמה פעילויות נותרו לך.אם שורת הפעילויות הנותרות היא התלולה ביותר בתרשים, ייתכן שהפרוייקט שלך עומד בלוח הזמנים.
לכידת מידע אודות פעילות
מאחר שתרשימי התקדמות פעילות משווים בין פעילות מתוכננת, פעילות שהושלמה ופעילויות נותרות, ודא שאתה לוכד מידע זה בפרוייקט לפני שאתה יוצר את הדוח.
-
הגדר תוכנית בסיסית כדי לקבל תמונת מצב של הפרוייקט. בדוח התקדמות, תוכניות בסיסיות מציגות מתי אתה מתכנן לסיים את הפעילויות ואת העבודה.
-
סמן פעילויות כפעילויות שהושלמו. לחץ על הפעילות, ולאחר מכן לחץ על פעילות ברצועת הכלים. בחר את ערך אחוז הביצוע, אך זכור כי Project סופר רק פעילויות במצב של 100% כפעילויות ש"הושלמו" בתרשים התקדמות פעילות.
הוספת שדות פעילות למעקב
-
לחץ על תצוגה > שימוש בפעילויות.
-
לחץ על תבנית כלי שימוש בפעילויות > הוסף פרטים.
-
בחר שדה מהאזור שדות זמינים ולאחר מכן לחץ על הצג.
-
לאחר שבחרת את כל השדות הרצויים, לחץ על אישור.
שדות התקדמות פעילות
|
שדה |
תיאור |
|
המצב הנוכחי של פעילות כאחוז ממשך הזמן שלה. |
|
|
אחוז ביצוע מצטבר של פעילות מבוזר למשך זמן. |
|
|
מספר הפעילויות המתוזמנות שנותר להשלים ביום נתון כאשר התוכנית הבסיסית הוגדרה. |
|
|
המספר הכולל של הפעילויות בפועל שנותר להשלימן ביום נתון. |
|
|
המספר הכולל של פעילויות מתוזמנות שנותר להשלימן ביום נתון. |
עיצוב דוח התקדמות
בדומה לדוחות של פרוייקטים אחרים, באפשרותך לשנות את הנתונים, את הצורות ואת הצבעים המופיעים בדוחות ההתקדמות. באפשרותך גם להוסיף תרשימים, טבלאות או תמונות.
כדי ללמוד כיצד לעשות זאת, ראה יצירת דוח פרוייקט.
