שימוש בתבנית מסד הנתונים של Access לניהול משימות

הכנת מסד הנתונים לשימוש

• כאשר אתה פותח לראשונה את מסד הנתונים, Access מציג את טופס הפתיחה. כדי למנוע את הצגת הטופס בפעם הבאה שתפתח את מסד הנתונים, נקה את תיבת הסימון הצג ברוך הבא בעת פתיחת מסד נתונים זה.

  סגור את טופס הפתיחה כדי להתחיל להשתמש במסד הנתונים.

• כדי לוודא שכל תוכן מסד הנתונים זמין, בסרגל ההודעות, לחץ על הפוך תוכן זה לזמין.

  לקבלת מידע נוסף אודות הפיכת תוכן מסד נתונים לזמין, עיין במאמר החלטה אם לתת אמון במסד נתונים.

חיפוש משימה או איש קשר

התיבה חיפוש מהיר מאפשרת לך למצוא במהירות משימה בטופס 'רשימת משימות' , או איש קשר בטופס ' רשימת אנשי קשר '.

• הקלד את הטקסט שברצונך לחפש בתיבה חיפוש מהיר ולאחר מכן הקש ENTER.

  Access מסנן את הרשימה כדי להציג רק את הרשומות המכילות את הטקסט שאתה מחפש. כדי לחזור לרשימה המלאה, לחץ על נקה את החיפוש הנוכחי. (ה- X נמצא בתוך תיבת החיפוש.)

סינון רשימת המשימות

בטופס רשימת משימות , באפשרותך לסנן את רשימת המשימות ולשמור את המסננים המועדפים שלך לשימוש עתידי.

1. החל מסננים על-ידי לחיצה באמצעות לחצן העכבר הימני על הטופס ובחירה במסננים הרצויים.

2. לחץ על Save Filter.

3. בטופס Filter Details , הזן שם מסנן ותיאור ולאחר מכן לחץ על סגור.

4. השתמש בתיבה סנן מועדפים כדי להחיל מסנן שמור, או לחץ על (נקה מסנן) כדי להסיר את המסנן.

הצגה או הסתרה של עמודות

בטופס רשימת משימות ובצורהרשימת אנשי קשר , שדות (עמודות) מסוימים מוסתרים כברירת מחדל. כדי לשנות את השדות המוצגים:

1. לחץ על הצג/הסתר שדות.

2. בתיבת הדו-שיח ביטול הסתרה של עמודות, בחר את לחצן לצד כל עמודה שברצונך להציג. נקה את תיבת הסימון כדי להסתיר את העמודה.

הצגת פרטי משימה או איש קשר

הטופס 'פרטי משימה' והצורה 'פרטי איש קשר' מאפשרים לך להציג ולהזין מידע נוסף אודות פריט. כדי להציג את הטופס 'פרטי משימה' או את הטופס 'פרטי איש קשר ':

• בטופס פרטי משימה או בטופס פרטי איש קשר, לחץ על פתח לצד הפריט שברצונך לראות.

הוספת קבצים מצורפים

בטופס ' פרטי משימה' ובצורה 'פרטי איש קשר ', באפשרותך להוסיף תמונות וקבצים מצורפים אחרים.

• תחת מסגרת התמונה בטופס פרטי משימה , לחץ על הוסף או הסר קבצים מצורפים.

  תחת מסגרת התמונה בטופס פרטי איש קשר , לחץ על ערוך תמונה.

• בתיבת הדו-שיח קבצים מצורפים, לחץ על הוסף.

• בתיבת הדו-שיח בחירת קובץ, אתר את התיקיה המכילה את הקובץ.

• בחר את הקובץ שברצונך להוסיף ולאחר מכן לחץ על פתח.

• בתיבת הדו-שיח קבצים מצורפים, לחץ על אישור.

הוספת אנשי קשר מ- Microsoft Outlook

אם אתה משתמש ב- Microsoft Outlook, באפשרותך להוסיף אנשי קשר או בעלים של משימות מתוכנית זו מבלי שתצטרך להקליד מחדש את המידע.

1. בטופס רשימת אנשי קשר , לחץ על הוסף מ- Outlook.

2. בתיבת הדו-שיח בחירת שמות להוספה, בחר את השמות שברצונך להוסיף למסד הנתונים.

3. לחץ על הוסף ולאחר מכן לחץ על אישור.

הצגת מפה של כתובת של איש קשר

בטופס פרטי איש קשר, אם הזנת כתובת רחוב עבור איש הקשר, באפשרותך להציג מפה של מיקום זה:

• לחץ על לחץ כדי למפות.

הצג דוחות

מסד הנתונים של המשימות כולל כמה דוחות, כולל משימות פעילות, פרטי משימה, פנקס כתובות של אנשי קשר ועוד. כדי להציג דוח:

• בחלונית הניווט, תחת דוחות, לחץ פעמיים על הדוח שברצונך להציג.

באפשרותך ליצור דוחות מותאמים אישית משלך. לקבלת מידע נוסף, עיין במאמר יצירת דוח פשוט.

הוספת שדה לטבלה 'פעילויות'

1. סגור את כל הכרטיסיות הפתוחות.

2. בחלונית הניווט, לחץ פעמיים על הטבלה משימות.

3. גלול שמאלה עד שתראה את העמודה בשם הוסף שדה חדש. לחץ פעמיים על כותרת העמודה ולאחר מכן הקלד את שם השדה.

בפעם הראשונה שתזין נתונים בעמודה, Access יגדיר את סוג הנתונים עבורך.

הוספת שדה לטופס או לדוח

לאחר הוספת שדה לטבלה, באפשרותך להוסיף אותו לטופס או לדוח.

1. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטופס או הדוח בחלונית הניווט ולאחר מכן לחץ על תצוגת פריסה.

2. בכרטיסיה עיצוב, בקבוצה פקדים, לחץ על הוסף שדות קיימים.

3. גרור את השדה הרצוי מרשימת השדות לטופס או לדוח.