כאשר אתה שולח מכתבים לרשימת הדיוור, באפשרותך להתאים אישית את ההודעה. לדוגמה, כלול את המילים "תאריך היעד חלף" עבור נמענים מסוימים בהתבסס על ערכים בשדות מסוימים של מקור הנתונים. ההתאמה האישית מבוססת על כללים הפועלים בעת ביצוע המיזוג.
הדוגמה "תאריך היעד חלף" תשתמש ב- If... ולאחר מכן... כלל אחר, המציין שיש לכלול את הטקסט "תאריך היעד חלף" עבור נמענים שבהם הערך של שדה 'תאריך יעד' נמצא בעבר.
הגדרת כללים מתבצעת לאחר בחירת נמענים עבור מיזוג הדואר ולאחר הוספת שדות מיזוג למסמך..
עבור אל כלל דברי>דואר ובחר כלל בהתבסס על התיאורים שלהלן.
שאל
לדוגמה, אתה שולח את אותה הזמנה לפגישה רבעונית. מקור הנתונים שלך אינו מאחסן את תאריכי הפגישה, ותאריך הפגישה מופיע יותר מפעם אחת בהזמנה.
על-ידי הצבת סימניות במסמך שלך, כולל שדה Ask, באפשרותך להפעיל את אותו מיזוג עבור כל פגישה. הדבר היחיד שיהיה עליך להקליד הוא תאריך הפגישה, ותקליד אותו פעם אחת בלבד.
- במסמך המיזוג, הקש Ctrl+F9 ולאחר מכן הקלד שם כדי ליצור סימניה. חזור על פעולה זו, תוך שימוש באותו שם, בכל מקום שבו ברצונך שהתגובה לשדה Ask תופיע במסמך.
- מקם את הסמן במקום כלשהו במסמך, לפני הסימניה הראשונה שיצרת זה עתה.
- עבור אל כללי דיוור>שאל>.
- בחר את הסימניה שיצרת זה עתה (או הקלד את שמה) והזן בקשה, כגון "תאריך אירוע?" בתיבה בקשה.
- בחר אישור ולאחר מכן בחר אישור שוב.
- בסיום התהליך, בעת בחירה באפשרות סיום &, בחר ערוך מסמכים בודדים. תתבקש לספק תגובה עבור כל נמען. תגובה זו תתווסף לסימניות שציינת, במסמכים שהתוצאה היא המיזוג.
מידע נוסף: קודי שדה: השדה Ask
Fill-in
לדוגמה, אתה שולח את אותה הזמנה לפגישה רבעונית. מקור הנתונים שלך אינו מאחסן את תאריכי הפגישה, ותאריך הפגישה מופיע פעם אחת בלבד בהזמנה.
על-ידי הצבת שדה Fill-in במסמך, באפשרותך להפעיל את אותו מיזוג עבור כל פגישה. הדבר היחיד שיהיה עליך להקליד הוא תאריך הפגישה.
- מקם את הסמן במקום שבו ברצונך למקם את טקסט המילוי.
- בכרטיסיה דברי דואר , עבור אל מילוי>כללים.
- הזן בקשה, כגון "תאריך אירוע?" בתיבה בקשה.
- בחר אישור ולאחר מכן בחר אישור שוב.
- בסוף התהליך, כאשר אתה תסמן את סיום &, בחר ערוך מסמכים בודדים. תתבקש לספק תגובה עבור כל נמען. תגובה זו תתווסף לשדה Fill-in, במסמכים שהתוצאה היא המיזוג.
מידע נוסף: קודי שדה: Fill-In שדה
אם... ולאחר מכן... אחר
לדוגמה, אתה שולח את התכתבות לרשימה של משתתפי שיחת הוועידה שנוססעים הן באופן מקומי והן בינלאומי. השדה מדינה/אזור במקור הנתונים שלך עשוי להיות ריק עבור משתתפים מקומיים. באפשרותך להשתמש ב- If... ולאחר מכן... אחר... כדי להתאים אישית את ההודעה עבור כל הנמענים. נמענים שהשדות 'מדינה/אזור' שלהם ריק עשויים לראות את ההודעה "תקבל בברכה בשער עם הגעתך", בעוד שכל הנמענים האחרים עשויים לראות את ההודעה "תקבל בברכה את פני ההגעה ליד המותאם".
- מקם את הסמן במקום שבו ברצונך שהטקסט המותנה יתווסף.
- מעבר אל כללי דיוור>>אם... ולאחר מכן... אחרת.
- ברשימה שם שדה , בחר את השדה ממקור הנתונים שלך ש יקבע את הטקסט המותנה.
- ברשימה השוואה, בחר דרך להשוואה בין ערך הנתונים.
- בתיבה השווה ל, הזן את ערך ההשוואה (דלג על כך אם בחרת ריק או אינו ריק כהשוואה).
- בתיבת הטקסט הוסף טקסט זה, הזן את הטקסט שמופיע במסמך כאשר קריטריוני ההשוואה יתמלאו.
- בתיבה אחרת , הוסף טקסט זה , הזן את הטקסט שמופיע במסמך כאשר קריטריוני ההשוואה אינם מלאים.
- בחר אישור.
מידע נוסף: קודי שדה: השדה IF
Merge Record #
לדוגמה, ברצונך שהתכתבות תציג לכל נמען את מיקומו ברשימת המתנה. באפשרותך למיין את רשימת הנמענים בסדר כרונולוגי של הרשמה ולאחר מכן להשתמש בכלל Merge record # כדי להציג את המיקום המספור של הנמען ברשימה.
מספר הרשומה משקף כל מיון או סינון שהחלת על מקור הנתונים לפני המיזוג.
עצה
השתמש בכלל מספר מספר מיזוג לצד שדה 'הדפס תאריך' כדי ליצור מספרי חשבונית ייחודיים.
- מקם את הסמן במקום שבו ברצונך שיופיע מספר הרשומה.
- עבור אל רשומת מיזוג>כללי>דיוור #.
מידע נוסף: קודי שדה: השדה MergeRec
Merge Sequence #
לדוגמה, ברצונך שהתכתבות תציג לכל נמען את המספר הכולל של אנשים שנרשמת לאירוע. הכלל Merge Sequence # מספק לך ספירת הרשומות במסמך הממוזג.
- מקם את הסמן במקום שבו ברצונך שיופיע מספר הרשומה.
- עבור אל רצף מיזוג כללי>>דיוור #.
מידע נוסף: קודי שדה: השדה MergeSeq
Next Record
לדוגמה, אתה משתמש במיזוג דואר כדי להדפיס את רשימת אנשי הקשר על גיליון נייר בודד. השתמש בכלל הרשומה הבאה כדי Word להמשיך אל הרשומה הבאה מבלי להתחיל עמוד חדש.
הערה
גיליון של תוויות מען מופיע כטבלה ב- Word. כדי למקם את הכתובת הבאה בתווית, Word להשתמש בכלל הרשומה הבאה בכל תא בטבלה.
- מקם את הסמן במקום שבו ברצונך שהנתונים מרשומה הבאה יופיעו.
- עבור אל הרשומה הבאה של>כללי>דיוור.
- הוסף שדה מיזוג עבור הנתונים הרצויים בהמשך
רשימה של שמות חברה עשויה להיראות כך:
«Company_Name»
«הרשומה הבאה»«Company_Name»
«הרשומה הבאה»«Company_Name»
מידע נוסף: קודי שדה: השדה הבא
Next Record If
לדוגמה, אתה מעוניין ברשימה של משתתפי שיחת ועידה מקומית בגיליון נייר אחד ומשתתפים בנסיעות בינלאומיות המפורטים בגליון נייר אחר. השדה 'מדינה/אזור' במקור הנתונים שלך עשוי להיות ריק עבור הנוסעים המקומיים. באפשרותך להשתמש בכלל Next Record If כדי Word להתחיל עמוד חדש עד שהוא יגיע לנמענים שהשדות 'מדינה/אזור' שלהם אינם ריקים. כדי להשיג זאת, תחילה עליך למיין את מקור הנתונים לפי מדינה/אזור.
- מקם את הסמן במקום שבו ברצונך שהנתונים מרשומה הבאה יופיעו.
- עבור אל כללי דיוורהרשומה>>הבאה If.
- ברשימה שם שדה , בחר את שם שדה המיזוג, כגון עיר.
- ברשימה השוואה, בחר דרך להשוואה בין ערך הנתונים. לדוגמה, כדי לבחור נמענים מעיר מסוימת, בחר באופרטור שווה ל.
- בתיבה השווה ל , הזן את הערך שבו ברצונך להשתמש. לדוגמה, כדי לבחור נמענים בטוקיו, הקלד טוקיו (דלג על כך אם בחרת ריק או אינו ריק כהשוואה).
מידע נוסף: קודי שדה: השדה NextIf
Set Bookmark
לדוגמה, אתה מכין הזמנות לוועידה שבה הדובר המרכזי עדיין לא גיבוש סופי. באפשרותך להשאיר מצייני מיקום עבור שם הדובר לאורך כל המסמך, ולכלול כלל הגדרת סימניה, שבו אתה מזין את שם הדובר פעם אחת, והוא מופיע בכל מצייני המיקום.
מצייני מיקום הם שדות Ref; הכלל הגדרת סימניה מוסיף שדה שאינו מוצג במסמך (אלא אם כן אתה מהקיש Alt+F9 כדי לחשוף קודי שדה).
- מקם את הסמן במקום כלשהו במסמך.
- עבור אל כללי דיוור>>הגדר סימניה והקלד שם ולאחר מכן בחר אישור.
- מקם את הסמן במקום שבו תרצה שטקסט הסימניה יופיע.
- עבור אל הוסף>שדה חלקים>מהירים ובחר Ref.
- בחר את שם הסימניה שזה עתה יצרת ובחר אישור.
- הוסף את השדה Ref בכל מקום שבו ברצונך שטקסט הסימניה יופיע.
- לפני הפעלת המיזוג, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על השדה הגדר, בחר ערוך שדה והזן את הטקסט הרצוי בתיבה טקסט.
- בחר אישור.
מידע נוסף: קודי שדה: השדה Set
Skip Record If
לדוגמה, יש בבעלותך חנות בגדים ומצאת מלאי אחסון של חולצת טי מסוימת, אך לא בגודל הפופולרי ביותר. כאשר תהיה מוכן לשלוח עלון מכירות, לא תכלול לקוחות שלובשים גודל מסוים. השתמש בכלל Skip Record If כדי להשוות תוכן של נתוני גודל של לקוחות לגודל שברצונך לא לכלול.
- עבור אל כללי דיוור>Skip>Record If.
- ברשימה שם שדה , בחר את שם שדה המיזוג, כגון גודל.
- ברשימה השוואה, בחר דרך להשוואה בין ערך הנתונים. לדוגמה, כדי לבחור לקוחות שלובשים גודל ספציפי, בחר שווה ל.
- בתיבה השווה ל , הזן את הערך שבו ברצונך להשתמש. לדוגמה, כדי לבחור לקוחות שלובשים גודל קטן במיוחד, בחר XS (דלג על אפשרות זו אם בחרת ריק או שאינו ריק כהשוואה).
מידע נוסף: קודי שדה: השדה SkipIf