Internetska arhiva – naziva se i arhivski poštanski sandučić – mjesto je na kojem možete pohraniti stare poruke e-pošte da više ne bi zauzimale prostor u primarnom poštanskom sandučiću. Vaš IT administrator ili administrator sustava Microsoft 365 stvorit će arhivski poštanski sandučić umjesto vas.
Napomena
Da bi arhivski poštanski sandučić funkcionirao u programu Outlook za Mac, arhivski i primarni poštanski sandučići moraju se nalaziti u sustavu Exchange Server (lokalno) ili u sustavu Exchange Online u okruženju Microsoft 365 (oblak). Ako se primarni poštanski sandučić nalazi na poslužitelju Exchange Server, a arhivski se račun nalazi u sustavu Exchange Online u sustavu Microsoft 365, nećete moći koristiti internetsku arhivu. Razgovarajte sa svojim administratorom IT-ja ili administratorom sustava Microsoft 365 o njihovom zajedničkom lociranju.
Praktični savjeti za premještanje pošte u arhivu
Premda pojedinačne poruke iz programa Outlook za Mac u arhivski poštanski sandučić možete premještati jednu po jednu (ne možete premjestiti ni kopirati više stavki odjednom), arhiviranje poruka učinkovitije je pomoću pravilnika za arhiviranje i zadržavanje u web-aplikaciji Outlook Web App.
Arhiva i zadržavanje pravilnika postavlja IT administrator ili administrator sustava Microsoft 365. Pravilnici Arhiva određuju koliko će dugo poruke ostati u mapi e-pošte prije nego što se premjeste u arhivu; pravilnici zadržavanja određuju koliko će dugo poruke biti spremljene. Iako administratori postavljaju pravilnike za cijelu tvrtku ili ustanovu, možete ih nadjačati tako da odgovaraju vašim potrebama. Upute potražite u pravilnicima zadržavanja i arhiviranja dokumenata u web-aplikaciji Outlook Web App.
Ako želite istovremeno arhivirati više poruka, a ne postoje pravilnici za arhiviranje ni zadržavanje, pomoću web-aplikacije Outlook Web App premjestite poruke iz primarnog poštanskog sandučića u arhivu. Nećete moći premjestiti mape, ali ćete moći premjestiti sve poruke u mapi odjednom.
Potvrdite okvir pokraj svih poruka koje želite arhivirati.
Povucite ih u mapu u navigacijskom oknu koja se zove Osobna Arhiva – <vaše ime>.
Napomena
Ako su mape, stavke kalendara, kontakti, zadaci ili bilješke premještene u arhivu u bilo kojoj drugoj verziji programa Outlook, kao što je Outlook za Windows, nećete ih moći premjestiti ni pogledati u arhivskom poštanskom sandučiću pomoću programa Outlook za Mac.
Dodatni savjeti
- Da biste pretraživali unutar arhive, odaberite mapu arhiva u oknu s mapama. Poštanski sandučić i arhive ne možete pretraživati istodobno.
- Možete stvoriti pravila ulazne pošte da biste poruke automatski spremali u mape, dodjeljivali ih kategorijama ili preusmjeravali poruke na drugi račun. Ta se pravila, međutim, ne prenose na arhivski poštanski sandučić te u nju ne možete preusmjeravati poruke pomoću pravila mape ulazne pošte.