SharePoint nudi skalabilno okruženje za upravljanje sadržajem bogato značajkama. Ako morate upravljati velikom količinom datoteka, razmislite o korištenju predloška web-mjesta centra za dokumente. Ovaj je predložak optimiziran za opsežno upravljanje dokumentima. Može vam uštedjeti vrijeme i pomoći vam da budete učinkovitiji. Predložak sadrži verzije, ID-ove dokumenata, skupove dokumenata, navigaciju metapodacima i vrste sadržaja.
Web-mjesto centra za dokumente funkcionira u oba scenarija:
- Okruženje za izradu U okruženju za izradu sadržaja centra za dokumente korisnici stvaraju i uređuju tisuće dokumenata ili medijskih sadržaja pohranjenih u središnjem spremištu.
- Arhiva sadržaja U arhivu sadržaja, kao što je baza znanja, korisnici pohranjuju i pregledavaju dokumente.
U ovom se članku navode značajke predloška web-mjesta centra za dokumente.
Da biste stvorili centar za dokumente, pročitajte članak Korištenje predložaka radi stvaranja različitih vrsta web-mjesta sustava SharePoint
Što se nalazi na web-mjestu centra za dokumente?
Predložak web-mjesta centra za dokumente sadrži značajke koje olakšavaju stvaranje velikih skupova dokumenata i upravljanje njima i povećavaju učinkovitost. U većini slučajeva vlasnik web-mjesta svaku od tih značajki dodaje zasebno. Predložak web-mjesta centra za dokumente automatski omogućuje preporučene značajke upravljanja dokumentima. U sljedećim su odjeljcima te značajke ukratko opisane.
Web-mjesto centra za dokumente možete koristiti kao okruženje za izradu sadržaja ili kao arhivu sadržaja. U okruženju za izradu sadržaja korisnici često prijavljuju i odjavljuju datoteke te stvaraju strukture mapa za te datoteke. Omogućen je rad s verzijama, a starije verzije dokumenata se čuvaju. Tijekovi rada mogu upravljati životnim ciklusima dokumenata, k tome.
Za razliku od toga, u arhivi sadržaja stvara se vrlo malo sadržaja. Korisnici mogu samo pregledavati i prenositi dokumente. Predložak web-mjesta centra za dokumente podržava stvaranje vrste arhive sadržaja pod nazivom arhiva baza znanja. Baze znanja obično sadrže po jednu verziju dokumenata, a web-mjesto može obuhvaćati milijune datoteka. U najčešćem slučaju, primjerice ako je riječi o centru za tehničku podršku velike tvrtke ili ustanove, tisuće ljudi pristupaju sadržaju, većinom radi čitanja. Samo će neki prenositi novi sadržaj na web-mjesto.
U sljedećim su stavkama opisane neke značajke sustava SharePoint koje možete uvrstiti na web-mjesto centra za dokumente. Osim tih mogućnosti, neke tvrtke ili ustanove prilagođavaju izgled i navigaciju centra za dokumente. Neke dodaju prilagođene web-dijelove.
Navigacija metapodacima
Upravljani metapodaci sustav je koji dokumentima u sustavu SharePoint dodjeljuje određene pojmove. Te pojmove potom možete koristiti za klasifikaciju dokumenata. Metapodatke možete koristiti i za stvaranje snažnog navigacijskog alata za korisnike koji im može pomoći da i brzo pronađu ono što traže.
Pretpostavimo, primjerice, da vaša tvrtka ima baza znanja koja sadrži članke u kojima korisnici mogu otkloniti probleme s proizvodima. Možete stvoriti termine metapodataka koji korisnicima omogućuju filtriranje informacija prema proizvodu, vrsti problema ili drugim svojstvima.
ID-ovi dokumenata
Na web-mjestu centra za dokumente svaki dio sadržaja dobiva jedinstveni ID koji nije povezan s mjestom dokumenta, primjerice URL vezu. To znači da će ID dokumenta koji se premjesti ili preimenovati. ID možete koristiti za stvaranje trajne veze za dokument i minimiziranje prekinutih veza.
Verzije
Verzije se automatski omogućuju na web-mjestu centra za dokumente. To znači da automatski imate povijest svih verzija datoteke. U postupku pregleda dokumenta, primjerice, to znači da imate zapis svih ažuriranja unesenih tijekom ciklusa pregleda. Možete pratiti ažuriranja, stupiti u kontakt s ispitanicima itd. Nadalje, ako se pojavi problem s trenutnom verzijom članka, možete se brzo vratiti na zadnju poznatu ispravnu verziju.
Vrste sadržaja
Vrsta sadržaja specifična je vrsta sadržaja zajedno s grupom postavki sadržaja. Kada netko stvori dokument s definiranom vrstom sadržaja, on automatski prima sve odgovarajuće postavke za tu vrstu sadržaja. Centar za dokumente može sadržavati zbirku vrsta sadržaja – različite vrste dokumenata, videozapise, predloške itd.
Organizator sadržaja
Organizator sadržaja ne dodaje se automatski na web-mjesto centra za dokumente, no mnogi ga korisnici dodaju. Organizator sadržaja značajka je sustava SharePoint koja omogućuje upravljanje cjelokupnom organizacijom i strukturom stavki. Pomoću metapodataka ili vrsta sadržaja organizator sadržaja može automatski usmjeravati dokumente i druge stavke na određena mjesta. U baza znanja, primjerice, organizator sadržaja možda automatski usmjerava sve nove poslane stavke u posebnu biblioteku koja prikuplja članke za određeni proizvod.