Oblik datoteke određuje način na koji se podaci pohranjuju za određenu aplikaciju. Primjerice, datoteka .docx je dokument programa Microsoft Word Open XML. Ne mogu sve aplikacije čitati sve oblike datoteka; a u nekim slučajevima aplikacija može samo čitati dijelove datoteke. Aplikacija, primjerice, može pročitati tekst, ali ne i oblikovanje datoteke koja koristi oblik koji nije vlastiti.
OpenDocument Format (ODF) izvorno je razvijen za podršku značajkama i ponašanju paketa za produktivnost utemeljenih na sustavu OpenOffice, a Open XML izvorno je razvijen radi podrške značajkama i ponašanju sustava Microsoft Office.
Microsoft Office sada podržava ODF te korisnicima sustava Microsoft Office omogućuje spremanje datoteka sustava Office u obliku ODF. No budući da značajke sustava Microsoft Office i OpenOffice nisu potpuno jednake ili se ne implementiraju na isti način, korisnici koji koriste nepodržane značajke i spremili datoteke sustava Office u ODF mogu imati promjene u načinu na koji mogu raditi s datotekom, a ponekad i gubitak sadržaja.
Oblik Open XML (.docx/.xlsx/.pptx) zadani je oblik u svim podržanim verzijama sustava Microsoft Office i, osim ako nemate specifičan razlog za korištenje nekog drugog oblika, to je oblik koji preporučujemo za datoteke sustava Office.
Dodatne informacije o obliku Open Document Format (ODF) općenito potražite u članku OAZA open document format za aplikacije sustava Office.
