Planiranje određivanja verzija dokumenta, odobrenja sadržaja i kontrola odjavljivanja u sustavu SharePoint

O određivanju verzije, odobrenju sadržaja i odjave

SharePoint Server 2016 obuhvaća sljedeće značajke koje vam mogu pomoći pri kontroli dokumenata u biblioteci dokumenata:

• Verzija je način na koji se uzastopna iteracija dokumenta numerira i sprema.

• Odobravanje sadržaja jest način na koji članovi web-mjesta koji imaju dozvole odobravanja kontroliraju objavljivanje sadržaja.

• Odjava i prijava način su na koji korisnici mogu bolje kontrolirati kada se stvori nova verzija dokumenta i komentirati promjene koje su unijeli prilikom provjere dokumenta u programu.

Konfigurirate postavke za značajke upravljanja sadržajem koje se spominju u ovom članku u bibliotekama dokumenata. Da biste zajednički koristili te postavke u svim bibliotekama u rješenju, možete stvoriti predloške biblioteke dokumenata koji obuhvaćaju postavke upravljanja sadržajem. Time se osigurava da će nove biblioteke odražavati vaše odluke o upravljanju sadržajem.

Dodatne informacije o određivanju verzije potražite u članku Omogućivanje i konfiguriranje određivanja verzija za popis ili biblioteku.

Planiranje određivanja verzija

Zadana kontrola određivanja verzija za biblioteku dokumenata ovisi o predlošku zbirke web-mjesta. Možete, međutim, konfigurirati kontrolu određivanja verzija za biblioteku dokumenata, ovisno o određenim zahtjevima. Svaka biblioteka dokumenata može imati različitu kontrolu određivanja verzija koja najbolje odgovara vrsti dokumenata u biblioteci. SharePoint Server 2016 ima tri mogućnosti određivanja verzija:

• Nema određivanja verzija      Određuje da se ne spremaju starije verzije dokumenata. Kada se ne koristi određivanje verzije, starije verzije dokumenata neće se moći vratiti, a povijest dokumenata neće se zadržati jer se komentari koji prate svaku iteraciju dokumenta ne spremaju. Tu mogućnost koristite u bibliotekama dokumenata koje sadrže nebitan sadržaj ili sadržaj koji se nikad neće promijeniti.

• Stvaranje glavnih verzija      Određuje da se numerirane verzije dokumenata zadržavaju pomoću jednostavne sheme određivanja verzija (primjerice 1, 2, 3). Da biste kontrolirali učinak na prostor za pohranu, navedite koliko je starijih verzija moguće zadržati, računajući natrag iz sadašnje verzije.

  U glavnim verzijama prilikom svakog spremanja nove verzije dokumenta svi korisnici koji imaju dozvole za biblioteku dokumenata moći će pregledavati sadržaj. Tu mogućnost koristite ako ne želite razlikovati skice verzija dokumenata i objavljenih verzija. Primjerice, u biblioteci dokumenata koju koristi radna grupa u tvrtki ili ustanovi, glavna verzija je dobar izbor ako svi u timu moraju moći pregledavati sve iteracije svakog dokumenta.

• Stvaranje glavnih i pomoćnih (skica) verzija      Određuje da se numerirane verzije dokumenata zadržavaju pomoću glavne i pomoćne sheme određivanja verzija (kao što su 1,0, 1,1, 1,2, 2,0, 2,1). Verzije koje završavaju u .0 glavne su verzije, a verzije koje završavaju s proširenjima koja nisu nula jesu pomoćne verzije. Prethodne glavne i pomoćne verzije dokumenata spremaju se zajedno s trenutnim verzijama. Da biste kontrolirali učinak na prostor za pohranu, navedite koliko je prethodnih verzija moguće zadržati, računajući natrag iz sadašnje verzije. Možete odrediti i koliko će glavnih verzija biti sačuvane da bi trebala uključivati njihove pomoćne verzije. Ako, primjerice, navedete da bi se pomoćne verzije trebale čuvati za dvije glavne verzije, a sadašnja glavna verzija je 4,0, čuvat će se sve pomoćne verzije od 3,1.

  U glavnim i pomoćnim verzijama, svi korisnici koji imaju dozvole za čitanje mogu pregledavati glavne verzije dokumenata. Možete odrediti koji korisnici mogu vidjeti i pomoćne verzije. U pravilu preporučujemo da dodijelite dozvole za prikaz i rad s pomoćnim verzijama korisnicima koji mogu uređivati stavke i ograničiti korisnike koji imaju dozvole za čitanje da bi gledali samo glavne verzije.

  Koristite glavne i pomoćne verzije kada želite razlikovati objavljeni sadržaj koji može pregledavati publika i skica sadržaja koji još nije spreman za objavu. Na web-mjestu ljudskih resursa, primjerice, koja opisuje organizacijske pogodnosti, koristite glavne i pomoćne verzije da biste ograničili pristup opisima zaposlenih dok se opisi izmijenjuju.

Planiranje odobrenja sadržaja

Koristite odobrenje sadržaja za formaliziranje i kontrolu stvaranja sadržaja dostupnog publici. Ako, primjerice, Enterprise koji objavljuje sadržaj kao jedan od njegovih proizvoda ili usluga, može zahtijevati pravni pregled i odobrenje prije objavljivanja sadržaja.

Nacrt dokumenta koji čeka odobravanje sadržaja nalazi se u statusu neriješeni. Kada odobravatelj pregleda dokument i odobri sadržaj, on postaje dostupan za pregledavanje korisnika koji imaju dozvole za čitanje. Vlasnik biblioteke dokumenata može omogućiti odobrenje sadržaja za biblioteku dokumenata i, po želji, može povezati tijek rada s bibliotekom radi izvođenja postupka odobravanja.

Način na koji se dokumenti podnose za odobravanje varira ovisno o postavkama određivanja verzija u biblioteci dokumenata:

• Nema određivanja verzija      Ako se ne koristi određivanje verzije, a promjene u dokumentu se spremaju, status dokumenta postaje neriješen. SharePoint Server 2016 zadrži stariju verziju dokumenta da bi ih korisnici koji imaju dozvole za čitanje još uvijek mogli vidjeti. Nakon odobravanja promjena na čekanju, nova verzija dokumenta dostupna je za pregledavanje korisnika koji imaju dozvole za čitanje, a starija verzija nije sačuvana.

  Ako se ne koristi određivanje verzije, a novi se dokument prenese u biblioteku dokumenata, ona se dodaje u biblioteku u statusu neriješeni i ne može ga se pregledavati korisnici koji imaju dozvole za čitanje dok se ne odobri.

• Stvaranje glavnih verzija      Ako se koristi velika verzija i promjene u dokumentu, status dokumenta će biti na čekanju, a prethodna glavne verzije dokumenta bit će dostupna za pregledavanje korisnika koji imaju dozvole za čitanje. Nakon odobravanja promjena u dokumentu, stvorena je nova glavna verzija dokumenta i dostupna korisnicima koji imaju dozvole za čitanje, a prethodna je glavna verzija spremljena na popis povijesti dokumenta.

  Ako se koristi velika verzija, a novi se dokument prenese u biblioteku dokumenata, ona se dodaje u biblioteku u statusu neriješeni i ne može ga se pregledavati korisnici koji imaju dozvole za čitanje dok ga ne odobrite kao verziju 1.

• Stvaranje glavnih i pomoćnih (skica) verzija      Ako se koriste glavne i pomoćne verzije i promijene se u dokumentu, autor ima izbor spremanja nove pomoćne verzije dokumenta kao skice ili stvaranja nove glavne verzije, čime se status dokumenta mijenja u neriješeni broj. Nakon odobravanja promjena u dokumentu, stvara se nova glavna verzija dokumenta i dostupna je korisnicima koji imaju dozvole za čitanje. U glavnim i pomoćnim verzijama verzije dokumenata čuvaju se na popisu povijesti dokumenta.

  Ako se koristi glavna i pomoćna verzija i novi se dokument prenese u biblioteku dokumenata, može se dodati u biblioteku u statusu skice kao verzija 0,1 ili autor može odmah zatražiti odobrenje. U ovom slučaju status dokumenta postaje u tijeku.

Odjava iz tarife i prijava

Prije uređivanja dokumenata možete zatražiti od korisnika da provjere dokumente iz biblioteke dokumenata. Prednosti zahtjeva za odjave i prijave obuhvaćaju sljedeće:

• Bolja kontrola prilikom stvaranja verzija dokumenta. Kada je dokument odjavljen, autor može spremiti dokument bez prijave. Drugi korisnici biblioteke dokumenata neće moći vidjeti te promjene, a ne stvara se nova verzija. Nova verzija (vidljiva drugim korisnicima) stvorena je samo kada autor provjerava dokument. To autoru daje veću fleksibilnost i kontrolu.

• Bolje hvatanje metapodataka. Kada je dokument prijavljen, autor može pisati komentare koji opisuju promjene koje su napravljene u dokumentu. Time se stvara tekući povijesni zapis o promjenama koje su napravljene u dokumentu.

Ako rješenje zahtijeva od korisnika da se prijave i provjere dokumente da bi ih uređivali, možete koristiti značajke u Office 2016 klijentske aplikacije koje podržavaju ove akcije. Korisnici mogu odjaviti dokumente, poništiti odjavu i prijaviti dokumente iz Office 2016 klijentskih aplikacija.

Kada je dokument odjavljen, on je potvrđen radi ekskluzivnog uređivanja korisnika. Kada korisnik spremi uređivanja u tu datoteku, promjene se prenose i spremaju na poslužitelj. Promjene su privatne korisniku i nisu vidljive drugima. Kada korisnik bude spreman prijaviti dokument, posljednje promjene bit će vidljive drugima i objavljene.

U programu Office 2016 klijentske aplikacije korisnici mogu odabrati i dopust odjavnih dokumenata na poslužitelju promjenom mogućnosti uređivanja sadržaja.