Sažetak: Informirajte se o elementima rješenja za upravljanje dokumentima i postupku planiranja upravljanja dokumentima SharePoint 2013.
Ovaj članak sadrži opis različitih elemenata rješenja za upravljanje dokumentima koji se temelje na SharePoint Server 2016.
Upravljanje dokumentima upravlja vijekom trajanja dokumenata u vašoj tvrtki ili ustanovi – način na koji se stvaraju, pregledavaju i objavljuju te kako se u konačnici odlagnu ili zadržavaju. Iako izraz "upravljanje" podrazumijeva da se podaci kontroliraju s vrha tvrtke ili ustanove, učinkovit sustav za upravljanje dokumentima trebao bi odražavati kulturu tvrtke ili ustanove koja ih koristi. Alati koje koristite za upravljanje dokumentima trebali bi biti dovoljno fleksibilni da bi vam omogućili da čvrsto upravljate životnim ciklusom dokumenta, ako to odgovara kulturi i ciljevima vaše tvrtke, ali i da biste omogućili implementaciju labavo strukturiranog sustava, ako to bolje odgovara vašoj tvrtki.
Elementi sustava za upravljanje dokumentima
Učinkovito rješenje za upravljanje dokumentima određuje sljedeće:
-
Vrste dokumenata i drugih sadržaja moguće je stvoriti u tvrtki ili ustanovi.
-
Koji predložak koristiti za svaku vrstu dokumenta.
-
Koje metapodatke treba navesti za svaku vrstu dokumenta.
-
Mjesto pohrane dokumenta u svakoj fazi životnog ciklusa.
-
Upravljanje pristupom dokumentu u svakoj fazi životnog ciklusa.
-
Premještanje dokumenata unutar tvrtke ili ustanove kao članova tima pridonosi stvaranju, pregledu, odobrenju, objavljivanju i raspoređenju dokumenata.
SharePoint Foundation 2013 obuhvaća značajke koje implementira sve te aspekte upravljanja dokumentima. SharePoint Server 2016 obuhvaća iste značajke i dodaje sljedeće:
-
Koje pravilnike treba primijeniti na dokumente da bi se akcije povezane s dokumentima pratilo, dokumenti se zadržavaju ili zbrajaju na odgovarajući način, a sadržaj koji je važan tvrtki ili ustanovi zaštićen.
-
Kako rukovati dokumentima kao korporativnim zapisima, koji se moraju zadržati u skladu s pravnim zahtjevima i korporativnim smjernicama.
Da bi zaposlenici koji rade na informacijama mogli jednostavno iskoristiti te mogućnosti, a da ne moraju odstupiti od svakodnevnog rada i poznatih alata, aplikacije u sustav Microsoft Office- kao što su Microsoft Outlook i Word – obuhvaćaju i značajke koje podržavaju svaku fazu životnog ciklusa dokumenta.
Postupak planiranja
Postupak planiranja upravljanja dokumentima sastoji se od sljedećih glavnih koraka:
-
Prepoznavanje uloga za upravljanje dokumentima Provjerite sadrže li vaše tarife povratne informacije ključnih zainteresiranih strana tvrtke ili ustanove, imate najbolji tim za implementaciju rješenja i znate tko će sudjelovati u procesima upravljanja dokumentima.
-
Analiza korištenja dokumenta Kada utvrdite tko radi na dokumentima, odredite vrste dokumenata na kojima rade i kako ih koriste. Dodatne informacije potražite u članku Prepoznavanje korisnika i analiza korištenja dokumenata (SharePoint Server 2010).
-
Planiranje organizacije dokumenata Dokumente možete organizirati u zbirkama web-mjesta, web-mjestima i bibliotekama. SharePoint Server 2016 nudi niz značajki koje omogućuju organiziranje i pohranu dokumenata, od specijaliziranih web-mjesta do labavo strukturiranih biblioteka dokumenata radi brzog stvaranja dokumenata i suradnje. U biblioteci možete dodatno organizirati sadržaj u mape i podmape. Dodatne informacije potražite u članku Planiranje biblioteke dokumenata (SharePoint Server 2010).
-
Planiranje premještaja sadržaja s mjesta na mjesta Možda će biti potrebno premjestiti ili kopirati dokument s jednog web-mjesta ili biblioteke na drugo u različitim fazama životnog ciklusa. Dodatne informacije potražite u članku "Planiranje tijekasadržaja " u članku Planiranje biblioteke dokumenata (SharePoint Server 2010).
-
Planiranje vrsta sadržaja Pomoću vrsta sadržaja organizirajte informacije o dokumentima, kao što su metapodaci, predlošci dokumenata i procesi tijeka rada. To je važan korak koji će vam pomoći da organizirate dokumente i nametnete dosljednost u cijeloj tvrtki ili ustanovi. Dodatne informacije potražite u članku Vrsta sadržaja i planiranje tijeka rada (SharePoint Server 2010).
-
Planiranje tijekova rada Kada planirate tijekove rada za svoju organizaciju, možete kontrolirati i pratiti kako se dokumenti premještaju s jednog člana tima na drugog dok svaki sudionik surađuje u životnom ciklusu dokumenta. SharePoint Server 2016 obuhvaća tijekove rada za uobičajene timski zadaci, kao što su pregledavanje i odobravanje dokumenata. SharePoint Server 2016 podržava i stvaranje i instalaciju prilagođenih tijekova rada. Dodatne informacije potražite u članku Vrsta sadržaja i planiranje tijeka rada (SharePoint Server 2010).
-
Planiranje upravljanja sadržajem Možete planirati odgovarajući stupanj kontrole koji se temelji na vrsti sadržaja ili mjestu za pohranu. Možda ćete, primjerice, zahtijevati odjavu dokumenata u određenoj biblioteci prije uređivanja. Dodatne informacije potražite u članku Verzija, odobravanje sadržaja i planiranje odjave (SharePoint Server 2010).
-
Planiranje pravilnika Za svaku vrstu sadržaja planirajte pravilnike za upravljanje informacijama da biste bili sigurni da su dokumenti nadzirani, zadržani i na drugi način obrađeni u skladu s institucijskim i pravnim zahtjevima vaše tvrtke ili ustanove. SharePoint Server 2016 obuhvaća pravilnike koji implementiraju nadzor, zadržavanje dokumenata i bar kodove (da biste bili sigurni da se ispisani sadržaj može u korelaciji s odgovarajućim elektroničkim verzijama). Dodatne informacije potražite u članku Planiranje pravilnika upravljanja informacijama (SharePoint Server 2010).
Napomena: Pravila nisu dostupna u programu SharePoint Foundation 2013.
