Stvaranje prostora za suradnju na projektu u sustavu SharePoint

SharePoint tvrtkama ili ustanovama omogućuje pronalaženje rješenja uobičajenih poslovnih problema pomoću spremnih web-dijelova i aplikacija. Vaši jedinstveni poslovni scenariji odredit će vrstu web-mjesta i web-dijelova koji će se koristiti.

Pregledajte ogledni članak u nastavku da biste saznali više o postupku stvaranja web-mjesta. Pomoću priča možete vidjeti kako različite vrste uloga i odjela unutar bilo koje tvrtke ili ustanove mogu surađivati u skladu s potrebama svojih korisnika i poslovnih ciljeva. Objašnjenje faza stvaranja web-mjesta – planiranje, stvaranje i upravljanje – i vrste zadataka u svakoj fazi. Zatim počnite stvarati web-mjesto sustava SharePoint.

Razmislite o brzom pokretanju korištenja i prilagodbe predloška web-mjesta za upravljanje projektima.

Više inspirativno resursa:

Pogledajte što je moguće pomoću knjige izgleda sustava SharePoint
Preuzmite detaljne upute za stvaranje web-mjesta pomoću vodiča s uputama
Dodatne informacije o stvaranju web-mjesta sustava SharePoint

Scenarij: tim za proizvode mora stvoriti zajednički i siguran prostor za pohranu dokumenata, zajedničko korištenje ažuriranja statusa i komunikaciju

Megan je voditelj projekta koji je odgovoran za vodeći tim koji radi na objavljivanju novog proizvoda u sljedećih 6 mjeseci. Zna da joj je potrebno mjesto za pohranu timskih dokumenata, suradnju na sadržaju, zajedničko korištenje ažuriranja na vijestima o projektu i komunikaciju s timom. Trenutno, Megan tim koristi e-poštu kao primarni oblik komunikacije, a neki projektni dokumenti pohranjuju se na zajedničko mjesto, ali se ne može sigurno pristupiti izvan ureda ili na mobilnom uređaju.

Novo timsko web-mjesto:

Slika timskog web-mjesta s mjeračem vremena odbrojavanja, člankom s vijestima i Planner

Ciljevi scenarija:

Uspostavite jedinstveno mjesto za projektne vijesti, timske suradnje i komunikaciju o projektima
Omogućivanje učinkovitijih načina komunikacije pomoću čavrljanja i videokonferencija u stvarnom vremenu
Ujediniti timske resurse kao što su timski kalendar, adresa e-pošte, OneNote i alat za upravljanje zadacima
Sigurno pohranite datoteke i mape na jednom mjestu kojem se može daljinski pristupiti na bilo kojem uređaju

Koraci za stvaranje web-mjesta:

Planiranje web-mjesta - 1/2 dan

Megan počinje razmjenom ideja s drugim voditeljem projekta koji je u prošlosti stvorio slično web-mjesto. Uči najbolji način pokretanja projektnog web-mjesta jest da od tima zatraži povratne informacije o tome kako preferiraju komunikaciju, suradnju i vrste značajki koje će biti najvrjednije za novo projektno web-mjesto. Megan identificira prioritete tima i počinje prikupljati dokumente, slike i drugi sadržaj.

Megan određuje da će timsko web-mjesto sustava SharePoint najbolje odgovarati potrebama njezina tima i projekta. Međutim, timsko web-mjesto sustava SharePoint ne dopušta čavrljanje u stvarnom vremenu osim ako ne integrirate Microsoft Teams. Megan radi zajedno s administratorom klijenta sustava SharePoint kako bi osigurala da je Microsoft Teams dostupan. Ona uči da njezina tvrtka ili ustanova već ima dozvolu za korištenje aplikacije Microsoft Teams i sve što treba učiniti jest osigurati da je njezino timsko web-mjesto povezano s Office 365 grupi.

Megan je spremna za početak izgradnje svog Office 365 projektnog prostora i timskog web-mjesta.

Izrada web-mjesta - 1/2 dan

Megan gradi timsko web-mjesto sustava SharePoint, povezuje web-mjesto s Office 365 i stvara povezani Microsoftov tim. Povezivanjem s grupom timu automatski omogućuje pristup zajedničkim resursima kao što su grupni kalendar, OneNote, Planner i adresa e-pošte.

Pomoću Planner web-dijela tim može pratiti i zajednički koristiti pojedinosti o napretku projekta
Web-dio Novosti pomaže u komunikaciji ažuriranja i ključnih faza projekta tvrtki ili ustanovi
Tim ima jednostavan pristup dostupnosti jedni drugima pomoću web-dijela grupnog kalendara
Pomoću web-dijela Brze veze često korištene interne veze istaknute su radi jednostavnog pristupa
Integracija Microsoftovih timova omogućuje nove načine komunikacije i suradnje s čavrljanjem u stvarnom vremenu, videokonferencijama, mogućnostima za snimanje sastanaka i pohranom zajedničkih resursa na timskom web-mjestu sustava SharePoint

Upravljanje web-mjestom – u tijeku

Tjedno, Megan objavljuje ažuriranja statusa projekta u obliku objava vijesti koje se mogu pretraživati, prikazati u web-dijelu Novosti i automatski objaviti na kanalu Teams
Megan reviews the team site semi-monthly to ensure project deadlines and news are a date
Kada se projekt pokrene, Megan planira revidirati dijelove sadržaja i web-dijelova web-mjesta kako bi se prilagodila novom ritmu poslovanja podrške proizvodu
Mjesečno, Megan hostira uživo Q&sesije koje hostira Microsoft Stream i automatski se sinkronizira s Stream u kanalu Teams

Rezultati:

Omogućuje članovima tima da ostanu povezani na ključnim ažuriranjima i prošivanju razgovora putem trajnog čavrljanja i videokonferencije
Veća produktivnost tima omogućivanjem članovima tima da surađuju na sadržaju u aplikaciji Teams ili u sustavu SharePoint gdje mogu raditi
Smanjena količina sastanaka i e-pošte prije pokretanja timskog web-mjesta povećanjem obaviještenosti o informacijama
Omogućeno je da članovi udaljenog tima učinkovitije rade