Microsoft Office InfoPath omogućuje stvaranje predložaka obrazaca za unos i zbirku podataka. Microsoft Office Excel 2007 korisnicima omogućuje izračunavanje, grafikon i analizu podataka. Pomoću oba programa i XML-a možete jednostavno stvoriti jednostavan, ali učinkovit, no-code poslovno rješenje za praćenje resursa u tvrtki.
Sadržaj članka
-
Prvi korak: Prilagodba predloška obrasca za praćenje imovine
-
Drugi korak: mapiranje datoteke sheme i prilagođavanje rasporeda tablice u programu Excel
-
Treći korak: stvaranje izvješća sažetka zaokretne tablice i zaokretnog grafikona
-
Završne misli: razmotrite korištenje popisa sustava SharePoint ili baze podataka programa Access
Uvod u stvaranje rješenja za praćenje resursa
XML podatke možete mijenjati između programa InfoPath i programa Excel. Iako je naredba Izvoz programa InfoPath jednostavan i jednostavan način slanja podataka iz obrasca u Excel, možete poduzeti još jedan pristup koji vam daje veću fleksibilnost. Eksplicitno preslikavanje datoteke XML sheme programa InfoPath (. xsd) u programu Excel, a zatim uvoz datoteka obrasca programa InfoPath (. xml) u Excel, možete prilagoditi izgled podataka i bolje utjecati na značajke u programu Excel da bi vam pomoglo da učinkovitije upravljate i analizirate podatke.
U ovom ćemo članku koristiti ogledni predložak obrasca programa InfoPath za praćenje resursa da bismo ilustrirali kako možete učiniti da InfoPath, XML i Excel funkcioniraju zajedno. Zamislite da svake godine vaša tvrtka ili ustanova radi na zalihama u uredu svakog zaposlenika. Zatim se pokreće izvješće programa Excel radi pomoći u odlučivanju o dodjeljivanja proračuna opreme za sljedeću godinu. Sljedeći dijagram pregled je kako možete okupiti, pratiti i prijaviti podatke o imovini u svom odjelu.
1. stvara se predložak obrasca za praćenje imovine.
2. datoteka sheme mapirana je u tablicu programa Excel, a raspored tablice je prilagođen.
3. stvorit će se prazno izvješće zaokretne tablice i sažetka zaokretnog grafikona.
4. obrazac za praćenje imovine koristi se za prikupljanje podataka od korisnika.
5. svi podaci obrasca izvezeni su u tablicu programa Excel i osvježavaju se Izvještaji zaokretne tablice i zaokretnog grafikona.
Ovo rješenje obuhvaća sljedeće korisničke uloge i proizvode:
|
Softverski preduvjeti |
|||
|
Uloge |
Office InfoPath 2007 |
Office Outlook 2007 |
Office Excel 2007 |
|
Dizajner rješenja |
|
|
|
|
Donositelju odluke |
|
|
|
|
Zaposlenici |
|
|
|
Prvi korak: Prilagodba predloška obrasca za praćenje imovine
Predložak obrasca za praćenje imovine, koji se nalazi u programu InfoPath, omogućuje prikupljanje podataka o svakom imovinom u uredu zaposlenika, odjelu kojem zaposlenik pripada, kategorijama sredstava i detaljima o svakom imovinom. U ovom rješenju dizajner obrasca šalje predložak obrasca na račun e-pošte proizvođača odluke pomoću Office Outlook 2007.
Prvi zadatak: otvaranje i prilagodba predloška obrasca za praćenje imovine
Budući da ne možete objaviti predložak obrasca na popisu primatelja e-pošte ako ima kontrolu obogaćenog tekstnog okvira koja sadrži povezane slike, morate napraviti malu promjenu u obrascu predloška praćenja resursa.
-
Na izborniku datoteka kliknite dizajniranje predloška obrasca.
-
U dijaloškom okviru dizajniranje predloška obrasca u odjeljku otvaranje predloška obrascakliknite Prilagodba uzorka.
-
U dijaloškom okviru početak rada kliknite ogledni alat za praćenje resursa, a zatim u odjeljku Zadaci obrascakliknite Dizajnirajte ovaj obrazac.
-
Desnom tipkom miša kliknite kontrolu Assetnotes , pokažite svojstva obogaćenog teksta , kliknite karticu Prikaz , a zatim u odjeljku dostupno oblikovanjeponištite potvrdni okvir povezane slike .
Drugi zadatak: definiranje mogućnosti slanja
Sljedeći zadatak jest definiranje mogućnosti slanja tako da zaposlenici mogu poslati jedinstvenu datoteku obrasca (. xml) na račun e-pošte za donošenje odluka u obliku priložene datoteke.
-
Na izborniku Alati kliknite mogućnosti slanja.
-
U dijaloškom okviru mogućnosti slanja odaberite potvrdni okvir Dopusti korisnicima da pošalju ovaj obrazac .
-
Kliknite Pošalji podatke iz obrasca na jedno odredište, a zatim na popisu kliknite e-pošta.
-
Kliknite Dodaj.
Prikazat će se Čarobnjak za povezivanje s podacima .
-
U okvir Prima upišite pseudonim proizvođača odluke koji će primati sve poslane obrasce.
-
Da biste naveli jedinstveni redak predmeta, u okviru predmet :
-
Kliknite Umetni formulu
-
Upišite sljedeću formulu:
-
concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)
-
Kliknite potvrdi formulu, a zatim dvaput kliknite u redu .
-
U okvir Uvod upišite odgovarajuću poruku ili dodajte važne upute za ovo rješenje.
-
Kliknite Dalje.
-
Na sljedećoj stranici čarobnjaka kliknite Slanje podataka obrasca kao privitka, a zatim potvrdite okvir Priloži predložak obrasca da bi korisnici mogli otvoriti obrazac .
Time se osiguravaju da zaposlenici imaju pristup datoteci predloška obrasca (. xsn) u slučaju da mu ne mogu pristupiti s mrežnog mjesta.
-
Da biste naveli jedinstveni naziv datoteke za svaku datoteku obrasca (. xml) u okviru naziv privitka :
-
Kliknite Umetni formulu
-
Upišite istu formulu kao i ona u retku predmeta :
-
concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)
-
Kliknite potvrdi formulu, a zatim dvaput kliknite u redu .
-
Kliknite Dalje.
-
Na sljedećoj stranici čarobnjaka u okvir Unesite naziv ove podatkovne veze upišite opisni naziv za ovu podatkovnu vezu za slanje.
-
Provjerite jesu li podaci točni u odjeljku sažetka , a zatim kliknite završi.
-
Spremite obrazac na javnu mrežnu mapu dostupnu odlučitelju i svim zaposlenicima.
Drugi korak: mapiranje datoteke sheme i prilagođavanje rasporeda tablice u programu Excel
Postavljanje veze između programa InfoPath i programa Excel zahtijeva tri zadatka: izdvajanje datoteke sheme za predložak obrasca za praćenje imovine, mapiranje ove datoteke sheme u programu Excel i prilagođavanje zadanog raspored tablice programa Excel koji će sadržavati sve uvezene XML-ove. podatkovne datoteke obrasca.
Prvi zadatak: izdvajanje datoteke sheme iz programa InfoPath
-
U programu InfoPath otvorite datoteku predloška obrasca za praćenje imovine.
-
Na izborniku Alati kliknite Dizajnirajte ovaj obrazac.
-
Na izborniku datoteka kliknite Spremi kao izvorišne datoteke.
-
U dijaloškom okviru pregled mape odaberite mapu ili stvorite novu mapu u koju želite spremiti datoteku sheme.
Zapamtite mjesto mape u kojoj su spremljene sve izvorne datoteke i naziv datoteke sheme, u ovom slučaju, myschema. xsd, koja sadrži definiciju sheme XML podataka obrasca.
Drugi zadatak: mapiranje datoteke sheme programa InfoPath u programu Excel
-
Stvorite novu datoteku programa Excel, a zatim je spremite na mjesto dostupnu odlučitelju.
-
Ako kartica programiranje nije vidljiva u programu Excel, učinite sljedeće:
-
Kliknite gumb Microsoft Office
-
U kategoriji popularno u odjeljku glavne mogućnosti za rad s programom Excelodaberite potvrdni okvir Prikaži karticu programiranje na vrpci , a zatim kliknite u redu.
Napomena: Vrpca je komponenta korisničkog sučelja Korisničko sučelje Microsoft Office Fluent.
-
-
na kartici Programiranje u grupi XML kliknite Izvor.
Prikazat će se okno zadatka XML izvor .
-
Kliknite XML karte, a zatim u dijaloškom okviru XML karte kliknite Dodaj.
-
Na računalu sa sustavom Windows Vista
-
Na adresnoj tracikliknite pogon ili mapu koja sadrži datoteku myschema. xsd koju ste stvorili u koraku 2 sekcije, zadatak 1: ekstrakt datoteke sheme iz programa InfoPath.
Na računalu na kojem je instaliran Microsoft Windows XP
-
Na popisu Pogledaj u kliknite pogon ili mapu koja sadrži datoteku myschema. xsd koju ste stvorili u koraku 2 sekcije, zadatak 1: ekstrakt datoteke sheme iz programa InfoPath.
-
-
Kliknite datoteku, a zatim kliknite Otvori.
-
Kada se prikaže dijaloški okvir više korijena , kliknite korijenski čvor assettracking koji je definiran u datoteci myschema. xsd, a zatim kliknite u redu.
XML karta prikazat će se u oknu zadatka XML izvor .
-
Odvucite okvir ns1: element čvora imovine, koji je ponavljajući XML element, na mjesto na radnom listu na kojem želite da se prikaže tablica programa Excel.
Treći zadatak: Prilagodba raspored tablice programa Excel
Excel po zadanom koristi nazive XML elemenata kao zaglavlja stupaca za tablicu. No naslove stupaca možete promijeniti tako da uređujete ćelije zaglavlja stupaca.
-
Da biste izmijenili zadana zaglavlja stupaca, zadržite odabranu tablicu programa Excel, pronađite sljedeći prefiks niza, ns1: Asseti uklonite ga. Na primjer, promijenili biste ns1: Assetd u ID.
-
Da biste prilagodili širinu stupca, kliknite gumb Odaberi sve , a zatim dvokliknite bilo koju granicu naslova stupca.
Treći korak: stvaranje izvješća sažetka zaokretne tablice i zaokretnog grafikona
Donositelji odluka koriste izvješća zaokretne tablice i zaokretnog grafikona da bi analizirali, istraživali i vizualizirali sažete podatke. Postavljanjem izvješća zaokretne tablice i zaokretnog grafikona koje želite unaprijed koristiti u ovom scenariju bit će jednostavna operacija za donositelju odluke da bi se izvješće kasnije prikazilo s dovršenim podacima.
-
Odaberite ćeliju u tablici programa Excel.
-
Na kartici Umetanje u grupi tablice kliknite Zaokretna tablica, a zatim Zaokretna tablica.
Excel će prikazati dijaloški okvir Stvaranje zaokretne tablice.
-
Da biste izvješće zaokretne tablice smjestili na novi radni list Počevši od ćelije a1, kliknite novi radni list, a zatim kliknite u redu.
Excel dodaje prazno izvješće zaokretne tablice na određeno mjesto i prikazuje popis polja zaokretne tablice da biste mogli dodati polja, stvoriti izgled i prilagoditi izvješće zaokretne tablice.
-
Da biste stvorili unakrsno tablično izvješće o podacima, odvucite polje ID u područje vrijednosti, polje odjel u područje natpisi stupaca, polje Kategorija u područje natpisi redaka i polje dodijeljeno u područje filtra izvješća.
-
Kliknite izvješće zaokretne tablice.
-
Na kartici Umetanje u grupi grafikoni kliknite vrstu trakastog grafikona.
-
U odjeljku 2D trakaodaberite grupirani trakasti.
-
Prilagodite veličinu i mjesto izvješća zaokretnog grafikona u željenu mogućnost.
Četvrti korak: prikupljanje podataka o imovini od korisnika
Sada, da je predložak obrasca spreman za ispunjavanje svih zaposlenih, morate objaviti obrazac i uputiti ga svakom zaposleniku. Kada svaki zaposlenik podnese dovršeni obrazac, on se šalje kao XML podatkovna datoteka (. xml) priložena u poruci e-pošte na račun e-pošte donošenja odluke. Donositelju odluke može se premjestiti sve poruke u namjensku mapu programa InfoPath u programu Outlook. U ovom scenariju preporučuje se da svakom korisniku dodijelite određeno vremensko razdoblje da biste dovršili obrasce da bi donositelju odluke mogao pokrenuti izvješće sa svim dovršenim obrascima kada se dosegne rok za prikupljanje podataka.
-
U programu InfoPath otvorite predložak obrasca (. xsn) koji ste spremili u prvom koraku: Dizajnirajte ogledni predložak obrasca za praćenje imovine
-
Na izborniku Alati kliknite Dizajnirajte ovaj obrazac.
-
Na izborniku datoteka kliknite Objavi.
-
U čarobnjaku za objavljivanje kliknite na popis primatelja e-pošte, a zatim kliknite dalje.
-
Na sljedećoj stranici čarobnjaka u okvir naziv predloška obrasca upišite naziv predloška obrasca, a zatim kliknite dalje. Naziv predloška obrasca prikazat će se u naslovu predmeta poruke koja se šalje primateljima poruka e-pošte.
-
Po želji, na sljedećoj stranici čarobnjaka možete stvarati stupce koji će se prikazivati u mapama programa Outlook da bi vam pomogao organizirati poruke e-pošte.
-
Kliknite Dalje.
-
Kliknite Objavi.
-
Kada čarobnjak za objavljivanje dovrši objavljivanje predloška obrasca, otvorit će se poruka e-pošte s obrascem.
-
Unesite poruku, upišite imena zaposlenika ili koristite popis za raspodjelu, a zatim Poљaljite poruku.
U programu Outlook, donositelju odluke možete organizirati sve poslane XML obrasce na jedan od dva načina:
-
Ako se pojavi okvir poruke mape obrasca programa InfoPath prvi put kada se poruka otvori, kliknite Stvori mapu obrasca.
-
Stvaranje pravila u programu Outlook za premještanje svih srodnih obrazaca programa InfoPath u mapu programa InfoPath.
Dodatne informacije potražite u članku Upravljanje porukama pomoću pravila.
Peti korak: Uvoz obrazaca u Excel
Budući da ste već stvorili korake radne knjige programa Excel 2 i 3, jednostavno je da donositelju odluke izvezite i pregledate podatke obrasca. Donositelju odluke jednostavno je potrebno izvoziti XML datoteke (. xml) iz programa Outlook, uvesti sve datoteke obrasca (. xml) u radnu knjigu programa Excel, a zatim osvježavati podatke.
Prvi zadatak: izvoz obrazaca iz programa Outlook u mapu sustava Windows
-
U programu Outlook odaberite mapu koja sadrži sve obrasce koje ste primili od zaposlenika, a zatim pritisnite CTRL + A da biste odabrali sve poruke e-pošte obrasca.
-
Desnom tipkom miša kliknite Odabir, pokažite na akcije programa InfoPath, a zatim kliknite Izvezi obrasce.
-
U dijaloškom okviru Izvoz obrazaca odaberite mapu, a zatim pritisnite u redu.
Drugi zadatak: Uvoz obrazaca u Excel
-
U radnoj knjizi programa Excel koju ste stvorili u koraku 2: mapirati datoteku sheme i prilagoditi raspored tablice u programu Excel, odaberite neku od mapiranih ćelija u tablici programa Excel.
-
Na kartici programiranje u grupi XML kliknite Uvoz.
Prikazat će se dijaloški okvir Uvoz XML -a.
-
Na računalu sa sustavom Windows Vista
-
Na adresnoj tracikliknite mapu koja sadrži XML podatkovne datoteke (. xml) stvorene u zadatku 1: izvezite obrasce iz programa Outlook u mapu sustava Windows.
Na računalu na kojem je instaliran Microsoft Windows XP
-
Na popisu Pogledaj u kliknite Mapa koja sadrži XML podatkovne datoteke (. xml) stvorene u zadatku 1: izvezite obrasce iz programa Outlook u mapu sustava Windows.
-
-
Učinite nešto od sljedećeg:
-
Ako su datoteke neprekinutih, pritisnite SHIFT, a zatim kliknite prvu i zadnju datoteku na popisu.
-
Ako datoteke nisu susjedne, pritisnite CTRL, a zatim kliknite svaku datoteku koju želite uvesti na popisu.
-
-
Kliknite Uvezi.
Excel po zadanom prebrisuje sve postojeće podatke u mapiranim ćelijama, što je željeni konačni rezultat za ovo rješenje poslovanja. Međutim, donositelju odluke može se, primjerice, nekoliko puta uvesti podatke da bi izmjerili napredak prije planiranog roka.
Napomena: U programu Excel možete i dodati podatke pomoću mogućnosti Dodavanje novih podataka u postojeće XML tablice (na kartici programiranje u grupi XML kliknite Svojstva karte), što može biti prikladno za druga rješenja.
Dodatne informacije potražite u članku Povezivanje s XML datotekom.
Treći zadatak: Osvježavanje izvješća zaokretne tablice i zaokretnog grafikona
-
Kliknite ćeliju u izvješću zaokretne tablice.
-
Na kartici mogućnosti u grupi Podaci kliknite strelicu pokraj mogućnosti Osvježi sve, a zatim kliknite Osvježi.
Radna knjiga programa Excel sada sadrži sve podatke i sažetke izvješća koja su vam potrebna da biste mogli dodijeliti proračun opreme za sljedeću godinu. Naravno, ako je potrebno, možete učiniti i daljnje analize u radnoj knjizi programa Excel, kao što su sortiranje, filtriranje i uvjetno oblikovanje podataka.
Završne misli: razmotrite korištenje popisa sustava SharePoint ili baze podataka programa Access
Kao alternativu, razmotrite korištenje popisa sustava SharePoint ili baze podataka programa Access, umjesto XML-a, za prijenos podataka između programa InfoPath i programa Excel.
Korištenje popisa sustava SharePoint
U programu InfoPath možete jednostavno koristiti popis sustava SharePoint kao izvor podataka samo za čitanje. Možete učiniti jednu od dvije mogućnosti:
-
Na popisu sustava SharePoint izvezite podatke u Excel, čime se automatski stvara podatkovna veza u programu Excel.
-
U programu Excel eksplicitno stvorite podatkovnu vezu na popis sustava SharePoint.
Kada se stvori podatkovna veza, možete osvježiti podatke u programu Excel da biste dohvatili ažurirane podatke.
Popis sustava SharePoint možete koristiti da biste dodali i ažurirali podatke, pomoću obrasca programa InfoPath da biste prikazali stavku s popisa (na primjer, kompleksna ili dugačka stavka koja se najbolje prikazuje okomito), a zatim pomoću programa Excel dodatno Analizirajte podatke.
1. Prikažite jednu stavku radi jednostavnog pregleda u programu InfoPath.
2. Dodavanje i ažuriranje podataka na popisu sustava SharePoint.
3. osvježavanje i izvješće o ažuriranjem u programu Excel.
Dodatne informacije potražite u članku Dodavanje podatkovne veze u biblioteku ili popis dokumenata sustava SharePoint
Korištenje baze podataka programa Access
U programu InfoPath možete stvoriti vezu za čitanje/zapisivanje u bazu podataka programa Access. U programu Excel možete eksplicitno stvoriti podatkovnu vezu u bazu podataka programa Access koju možete osvježiti da biste dohvatili ažurirane podatke. Možete čak definirati vezu koja će se automatski osvježiti prilikom otvaranja radne knjige ili povremeno osvježavanja, kao što je svakih 5 minuta.
Bazu podataka programa Access možete koristiti kao posrednika između programa InfoPath i programa Excel. Kada pošaljete obrazac programa InfoPath u Access, ažurirate bazu podataka programa Access. Prilikom osvježavanja podatkovne veze u programu Excel dohvaćate ažurirane podatke iz programa Access. U tijeku je slanje podataka indirektno iz programa InfoPath u radnu knjigu programa Excel.
1. Prikažite i pošaljite obrazac u bazu podataka programa Access.
2. pohranjujte podatke u bazu podataka programa Access.
3. osvježavanje i izvješće o ažuriranjem u programu Excel.
Dodatne informacije potražite u članku dizajniranje predloška obrasca koji se temelji na bazi podataka programa Microsoft Access.
Savjet: Jeste li znali da možete stvoriti obrazac programa InfoPath izravno iz programa Access? Ako korisnici imaju Outlook 2007 ili 2010 i InfoPath 2007 ili 2010 instalirane na svojim računalima, podatke iz različitih korisnika možete prikupiti izravno iz programa Access pomoću čarobnjaka za prikupljanje podataka iz poruka e-pošte . Dodatne informacije potražite u temi pomoći za Access, dodajte podatke prikupljene putem e-pošte u bazu podataka programa Access.
