Sadržaj članka
- Što se preporučuje
- Što se ne preporučuje
- Korištenje popisa za raspodjelu i grupa kontakata (DL-ova)
- Upotreba umetnutih komentara
- Korištenje retka Skrivena kopija
- Priprema za godišnji odmor
Što se preporučuje
Sljedeća će pravila omogućiti da poruke e-pošte izgledaju profesionalno i širo.
Prije slanja pročitajte poruku.
Neka predmet bude opisan i sadrži akciju. Na primjer: "Upravitelji: pošaljite datume za sastanak uprave" sadrži i naziv grupe i radnju pa primatelji brzo znaju što moraju učiniti. Ostali korisni prefiksi uključuju "Informativno:" i "Potrebna akcija".
Ako je potrebna akcija, u retku predmeta navedite što želite.
Ako se predmet razgovora promijeni, promijenite i predmet poruke.
Neka sve poruke budu kratke i jasne.
Sadržaj poruke organizirajte od najviše do najmanje važnog.
Preporučujemo da važne informacije navedete podebljanim fontom .
Akcije koje je potrebno poduzeti ili pitanja pišite u zasebnim recima da bi bili istaknuti i uočljiviji.
Prilikom postavljanja pitanja podebljajte imena osoba kojima ih upućujete. Na primjer: "Marko: koji je status projekta?" Ako koristite Outlook 2016 uz Microsoft 365, consider using @Mentions.
Poruku pošaljite samo onim osobama koje je moraju pročitati.
- Osobe koje želite samo informirati stavite u polje Kopija .
- Osobe koje moraju odgovoriti ili poduzeti neku akciju stavite u polje Primatelj .
Potpis koristiteako je to prikladno; neka bude jednostavan, kratak i profesionalan te, ako je moguće, bez grafičkih elemenata.
Ako želite da primatelj odmah odgovori, nemojte slati poruke e-pošte. Nazovite telefon ili pošaljite izravnu poruku.
Ako ste dio razgovora e-poštom koja sadrži više od deset poruka bez rješenja, preporučujemo da nazovete ili sazovete sastanak da biste razgovarali o problemu. E-pošta nije uvijek učinkovit medij za rješavanje složenih problema.
Potvrdite primitak poruke za koju je potreban opširniji odgovor. Ako ste prezauzeti da biste odgovorili u potpunosti, javite korisniku da razmatrate problem i da ćete mu odgovoriti do određenog vremena ili datuma. Poruku označite zastavicom da biste se podsjetili da morate odgovoriti kasnije.
Umjereno koristite visoku važnost (
).Napomena
Čak i ako ste postavili pravilo odgođenog slanja, označavanje poruke velikom važnošću uzrokuje njezino hitno slanje.
Ako postavljate pitanje, a na njega može odgovoriti više osoba, umjesto da pitanje pošaljete grupi osoba, odaberite samo jednu osobu .
Ključ pisanja dobrih poruka e-pošte je suosjećanje s primateljima.
Daljnje praćenje: označavanje zastavicom prilikom slanja
Kada poruku šaljete nekome od koga tražite odgovor, učinite sljedeće:
- Sami je označite zastavicom prilikom slanja.
- Promijenite naziv zadatka e-pošte označenog zastavicom na traci To-Do da biste započeli s daljnjim praćenjem.
- Označite ga kategorijom @Čekanje.
Kada poduzmete ta tri koraka, znate da je vaša sljedeća akcija slanje druge poruke ili traženje odgovora.
Savjet Podsjetiti samog sebe na slanje još jedne poruke često je učinkovitije od toga da primatelju poruku označite zastavicom. Slično tome, kada u poruci nešto obećate, radi svoje evidencije označite poruku zastavicom da bi se na traci s obvezama pojavio zadatak koji će vas na to podsjetiti.
Što se ne preporučuje
- Nemojte koristiti šablone.
- Svojeg šefa nemojte uvrstiti u svaku poruku koju šaljete.
- Nemojte slati poruke kada ste ljuti. Bolje je da poruku napišete, spremite je u mapu sa skicama, a zatim je kasnije pregledate.
- Ako pošaljete dugačku poruku (dulju od dva odlomka), nemojte očekivati brzi odgovor.
- Poruke za daljnje praćenje nemojte slati samo dan nakon slanja prve poruke. Ako vam se osoba ne javi u razumnom roku, uputite joj telefonski poziv ili izravnu poruku.
- Potvrdu o primitku ili pročitanoj poruci nemojte koristiti za svaku poruku koju šaljete. Koristite ih samo ako niste sigurni hoće li primatelji primiti poruku.
-
Nemojte prilagati zastavice ni svakoj poruci koju šaljete. Primatelji će ih ubrzo početi zanemarivati.
- Nemojte koristiti VELIKA SLOVA.
- Nemojte slati privitke, radije šaljite veze.
- Nemojte širiti popise za raspodjelu ni grupe kontakata. Proširivanjem popisa za raspodjelu otežava se čitanje poruka te se poruke isporučuju u pogrešne mape e-pošte.
- Nemojte biti sarkastični . Vaš se smisao za humor može pogrešno shvatiti.
- Nemojte pisati ono za što ne želite da svi u tvrtki pročitaju. Nikada ne znate gdje vaša poruka e-pošte može završiti.
- Nemojte koristiti kurziv ni izrazito umjetničke fontove koji su teško čitljivi.
- Nemojte koristiti crveni font jer ga je teško čitati i moguće ga je protumačiti kao kritiku.
- Nemojte slati odgovor svima na popis za raspodjelu ili u grupu kontakata tražeći da vas se ukloni. Nikada.
Pravila za grupe kontakata i popise za raspodjelu (DL-ove)
- Ako odgovarate velikoj grupi kontakata, pridržavajte se svih napomena e-pošte.
- Ako vam su vam potrebne dodatne informacije od jednog pojedinca ili problem zasebno proučavate, odgovorite na cijeli popis za raspodjelu da bi svi znali da odgovarate na poruke, a zatim određenoj osobi odgovorite zasebno. Nakon što riješite problem, obavezno odgovorite na popis za raspodjelu. Na taj se način omogućuje da se na rješenje pozivaju drugi ljudi na popisu za raspodjelu.
Preusmjeravanje osoba
Ako netko na popis za raspodjelu čiji ste član pošalje poruku na koju bi bolje mogao odgovoriti netko drugi ili netko drugi ili neki drugi popis za raspodjelu, učinite sljedeće:
- Odgovorite, a u redak Primatelj uvrstite odgovarajući popis za raspodjelu ili odgovarajuću osobu.
- Neka se odgovori šalju odgovarajućem popisu za raspodjelu ili odgovarajućoj osobi.
- Izvorni popis za raspodjelu nemojte staviti u redak Skrivena kopija jer pravila drugih osoba neće filtrirati tu poruku. Popis za raspodjelu ostavite u retku Primatelj ili Kopija .
Uklanjanje iz DL-a
Ako primite poštu s popisa za raspodjelu na kojem ne želite biti, pošaljite poruku administratoru mreže ili vlasniku popisa za raspodjelu te zatražite da vas iz nje uklone. Ne odgovarajte na cijeli popis za raspodjelu. Da biste pronašli vlasnika DL popisa, dvokliknite naziv popisa za raspodjelu.
Upotreba umetnutih komentara
Dodavanje umetnutih komentara u poruku e-pošte koju primate prikladan je način odgovaranja na pitanja i izravno rješavanje problema. Preporučujemo da učinite sljedeće:
U poruci napomenite da komentirate umetnutim komentarima. Na primjer, napišite "U nastavku potražite dodatne komentare".
Neka se vaš tekst razlikuje od izvornog teksta. Na primjer:
- Promjena boje fonta
- Prije komentara navedite svoje ime ili inicijale u uglatim zagradama, na primjer [Zrinka], [MM]
- Promjena fonta u kurziv, podebljano ili oboje
Nemojte brisati ništa što vi niste napisali.
Korištenje retka Skrivena kopija
Značajku skrivene kopije koristite da biste uklonili osobe iz razgovora e-pošte ako smatrate da im dodatna poruke e-pošte više nije potrebna ili da se tema promijenila.
Na primjer, ako ste jedna od pet osoba kojima je upućeno pitanje i želite na njega odgovoriti, ostale četiri osobe premjestite u redak Skrivena kopija i navedite nešto poput "Ivan, Ivica, Iva i Ivana. Evo odgovora..." Buduće ćete poruke razmjenjivati samo vi i izvorni pošiljatelj.
Skrivenu kopiju nemojte koristiti da bi netko treći (na primjer, šef) vidio neku povjerljivu poruku. Primatelj skrivene kopije možda neće shvatiti da je primio skrivenu kopiju pa će odgovoriti svima te time otkriti da je primio skrivenu kopiju. Ostali bi mogli otkriti da ste se nepošteno ponijeli.
Umjesto da pomoću skrivene kopije obavještavate neku treću osobu o problemu, poruku nakon slanja proslijedite.
Priprema za godišnji odmor
Ako koristite Outlook uz Microsoft 365, račun za Outlook.com, Hotmail.com ili Live.com račun ili račun sustava Microsoft Exchange, možete postaviti poruku o odsutnosti kako bi osobe iz vaše tvrtke ili ustanove znale da vas nema.
Najbolje je slijediti savjete iz članka Dodavanje vremena odsutnosti u kalendare programa Outlook suradnika.
Ako ste vi ili administrator stvorili zajednički kalendar godišnjih odmora, svakako na njemu objavite godišnji odmor. Ako svi koriste zajednički kalendar, ne morate slati zasebni zahtjev za sastanak da biste svima dali do znanja da ste izvan ureda, kao što se ranije navodi u članku, ali poruka e-pošte može vas dobro podsjetiti.