Izvoz podataka u Excel

Sadržaj članka

Izvoz podataka u Excel: osnove

Kada podatke izvozite u Excel, Access stvara kopiju odabranih podataka, a zatim kopirane podatke pohranjuje u datoteku koja se može otvoriti u Excel. Ako podatke iz programa Access kopirate u Excel, detalje o postupku izvoza možete spremiti za buduću upotrebu, pa čak i zakazati automatsko pokretanje postupka izvoza u postavljenim vremenskim razmacima.

Uobičajeni scenariji izvoza podataka u Excel

Vaš odjel ili radna grupa koriste i Access i Excel za rad s podacima. Podatke pohranjujete u Access baze podataka, ali Excel podatke analizirali i raspodijelili rezultate analize. Vaš tim trenutno izvozi podatke Excel kao i kada moraju, ali vi želite taj postupak učiniti učinkovitijim.
Dugo ste korisnik programa Access, ali vaš rukovoditelj radije radi s podacima u Excel. U pravilnim vremenskim razmacima morate kopirati podatke u Excel, ali taj postupak želite automatizirati da biste uštedjeli vrijeme.

O izvozu podataka u Excel

Access ne sadrži naredbu "Spremi kao" za oblik Excel obliku. Da biste kopirali podatke u Excel, morate koristiti značajku izvoza opisanu u ovom članku ili možete kopirati Access podatke u međuspremnik, a zatim ih zalijepiti u proračunsku Excel tablicu.
Izvoziti možete tablice, upite, obrasce ili izvješća. Moguće je izvesti i odabrane zapise u prikazu više zapisa, kao što je podatkovna tablica.
Excel obuhvaća naredbu za uvoz podataka iz baze Access podataka. Tu naredbu možete koristiti umjesto naredbe izvoza u programu Access; no naredba Excel uvoz omogućuje uvoz samo tablica ili upita. Dodatne informacije potražite u članku Excel pomoći Povezivanje s vanjskim podacima (uvoz) s njima.
Makronaredbe ili module ne možete izvesti u Excel. Pri izvozu obrasca, izvješća ili podatkovne tablice koji sadrži podobrasce, podizvješća ili podatkovne podtablice, izvozi se samo glavni obrazac, izvješće ili podatkovna tablica. Morate ponoviti postupak izvoza za svaki podobrazac, podizvješće i podređenu podatkovnu tablicu koju želite izvesti u Excel.
Jednom operacijom izvoza možete izvesti samo jedan objekt baze podataka. No možete spojiti više radnih listova u Excel nakon dovršetka pojedinačnih operacija izvoza.

Vrh stranice

Priprema za operaciju izvoza

Prije izvoza preporučujemo da pregledate podatke koje želite izvesti da biste provjerili ne sadrže li pokazatelje pogrešaka ili vrijednosti pogrešaka. Ako postoje pogreške, pokušajte ih razriješiti prije izvoza podataka u Excel. U suprotnom se problemi mogu pojaviti tijekom postupka izvoza, a vrijednosti null mogu se umetnuti u ćelije na Excel radnom listu. Dodatne informacije o problemima koji se mogu pojaviti prilikom izvoza u Excel potražite u odjeljku Otklanjanje poteškoća s vrijednostima koje nedostaju i nisu točne.

Ako je izvorni objekt tablica ili upit, odlučite želite li podatke izvoziti s oblikovanjem ili bez njega. Ta odluka utječe na dva aspekta odredišne radne knjige – na količinu izvezenih podataka i na oblik prikaza podataka. U sljedećoj tablici opisuje se rezultat izvoza oblikovanih i neoblikovanih podataka.

Izvoz	Izvorišni objekt	Polja i zapisi	Oblikovanje
Bez oblikovanja	Tablica ili upit Napomena: Obrasce i izvješća nije moguće izvesti bez oblikovanja.	Izvoze se sva polja i zapisi iz izvorišnog objekta.	Postavke svojstva Oblikovanje zanemaruju se tijekom te operacije. Uz polja s vrijednostima izvoze se samo vrijednosti ID-a pretraživanja. Sadržaj polja hiperveza izvozi se kao tekstni stupac u kojem se prikazuju veze u obliku tekstzaprikaz#adresa#.
S oblikovanjem	Tablica, upit, obrazac ili izvješće	Izvoze se samo polja i zapisi koji su prikazani u trenutnom prikazu ili objektu. Filtrirani zapisi, skriveni stupci podatkovne tablice i polja koja nisu prikazana u obrascu ili izvješću se ne izvoze.	Čarobnjak se pridržava postavki svojstva Oblikovanje. Uz polja s vrijednostima izvoze se vrijednosti pretraživanja. Vrijednosti u poljima hiperveza izvoze se kao hiperveze. Uz polja obogaćenog teksta izvozi se tekst, ali ne i oblikovanje.

Izvoz

Izvorišni objekt

Polja i zapisi

Oblikovanje

Bez oblikovanja

Tablica ili upit

Napomena: Obrasce i izvješća nije moguće izvesti bez oblikovanja.

Izvoze se sva polja i zapisi iz izvorišnog objekta.

Postavke svojstva Oblikovanje zanemaruju se tijekom te operacije.

Uz polja s vrijednostima izvoze se samo vrijednosti ID-a pretraživanja.

Sadržaj polja hiperveza izvozi se kao tekstni stupac u kojem se prikazuju veze u obliku tekstzaprikaz#adresa#.

S oblikovanjem

Tablica, upit, obrazac ili izvješće

Izvoze se samo polja i zapisi koji su prikazani u trenutnom prikazu ili objektu. Filtrirani zapisi, skriveni stupci podatkovne tablice i polja koja nisu prikazana u obrascu ili izvješću se ne izvoze.

Čarobnjak se pridržava postavki svojstva Oblikovanje.

Uz polja s vrijednostima izvoze se vrijednosti pretraživanja.

Vrijednosti u poljima hiperveza izvoze se kao hiperveze.

Uz polja obogaćenog teksta izvozi se tekst, ali ne i oblikovanje.

Odaberite odredišnu radnu knjigu i oblik datoteke. Imajte na umu da je izvješća moguće izvesti samo u starijem obliku datoteke *.xls, a ne i u novijem obliku *.xlsx.

Tijekom postupka izvoza Access od vas traži da navedete naziv odredišne radne knjige. U sljedećoj je tablici prikazano kada se radna knjiga stvara (ako već ne postoji), a kada je prebrisuje druga radna knjiga (ako već postoji).

Stanje radne knjige	Izvorišni objekt	Elementi koje želite izvesti	Rezultat
Ne postoji	Tablica, upit, obrazac ili izvješće	Podaci, s oblikovanjem ili bez njega	Tijekom operacije izvoza stvara se radna knjiga.
Već postoji	Tablica ili upit	Podaci, ali ne i oblikovanje	Preko radne knjige se ne piše. Radnoj knjizi se dodaje novi radni list koji dobiva naziv objekta iz kojeg se izvoze podaci. Ako radni list s tim nazivom već postoji u radnoj knjizi, Access će od vas zatražiti da zamijenite sadržaj odgovarajućeg radnog lista ili navedete neki drugi naziv za novi list.
Već postoji	Tablica, upit, obrazac ili izvješće	Podaci s oblikovanjem	Izvezeni podaci pišu se preko radne knjige. Svi postojeći radni listovi se uklanjaju, a stvara se novi radni list istog naziva kao izvezeni objekt. Podaci na radnom Excel nasljeđuju postavke oblikovanja izvorišnog objekta.

Podaci se uvijek dodaju u novi radni list. Ne može ih se dodati bilo kojem postojećem radnom listu ili imenovanom rasponu.

Vrh stranice

Pokretanje operacije izvoza

Ako je odredišna Excel radna knjiga otvorena, zatvorite je prije nastavka.
U navigacijskom oknu izvorišne baze podataka odaberite objekt koji želite izvesti.

Izvoz samo dijela podataka

Ako je objekt tablica, upit ili obrazac i želite izvesti samo dio podataka, otvorite objekt u prikazu podatkovne tablice i odaberite željene zapise.

Otvaranje obrasca u prikazu podatkovne tablice:
1. Dvokliknite obrazac da biste ga otvorili.
2. Desnom tipkom miša kliknite obrazac, a zatim kliknite Prikaz podatkovne tablice. Ako ta mogućnost nije dostupna, učinite sljedeće:
  1. Kliknite Prikaz dizajna.
  2. Pritisnite F4 da biste otvorili okno zadatka List svojstava.
  3. Na padajućem popisu pri vrhu lista svojstava odaberite Obrazac.
  4. Na kartici Oblikovanje na listu svojstava svojstvo Dopusti prikaz podatkovne tablice postavite na Da.
  5. Na kartici Dizajn u grupi Prikazi kliknite Prikaz podatkovne tablice.
    
    Napomena: Nije moguće izvesti samo dio izvješća. Možete, međutim, odabrati ili otvoriti tablicu ili zapis na kojem je izvješće utemeljeno te izvesti dio podataka iz tog objekta.
Na kartici Vanjski podaci u grupi Izvoz klikniteExcel.
U dijaloškom okviru Izvoz Excel proračunske tablice pregledajte predloženi naziv datoteke radne knjige Excel (Access koristi naziv izvorišnog objekta). Po želji možete izmijeniti naziv datoteke.
U okviru Oblik datoteke odaberite željeni oblik.
Ako izvozite tablicu ili upit i želite izvesti oblikovane podatke, odaberite Izvoz podataka uz zadržavanje oblika i izgleda. Dodatne informacije potražite u odjeljku Priprema za operaciju izvoza.

Napomena: Ako izvozite obrazac ili izvješće, ta je mogućnost uvijek potvrđena, ali nije dostupna (zasivljena je).
Da biste pogledali odredišnu Excel nakon dovršetka postupka izvoza, potvrdite okvir Otvori odredišnu datoteku nakon dovršetka postupka izvoza.

Ako je izvorni objekt otvoren te ako ste odabrali jedan ili više zapisa u prikazu prije početka postupka izvoza, možete odabrati Izvezi samo odabrane zapise. Da biste izvezli sve prikazane zapise, ostavite potvrdni okvir praznim.

Napomena: Potvrdni okvir nedostupan je (zasivljen) sve dok ne odaberete neki zapis.
Kliknite U redu.

Ako postupak izvoza ne uspije zbog pogreške, Access prikazuje poruku koja opisuje uzrok pogreške. U suprotnom Access podatke i, ovisno o vašem odabiru u sedmom koraku, otvorit će odredišnu radnu knjigu u Excel. Access zatim prikazuje dijaloški okvir u kojem možete stvoriti specifikaciju koja koristi pojedinosti iz postupka izvoza.

Vrh stranice

Što još trebam znati o izvozu?

Upute za spremanje pojedinosti o izvozu u specifikaciju koju kasnije možete ponovno upotrijebiti potražite u članku Spremanje pojedinosti o postupku uvoza i izvoza u obliku specifikacije.
Upute za pokretanje spremljenih specifikacija izvoza potražite u članku Pokretanje spremljenog postupka uvoza ili izvoza.
Upute za zakazivanje izvođenja specifikacija u određeno vrijeme potražite u članku Zakazivanje postupka uvoza ili izvoza.
Upute za promjenu naziva specifikacije, brisanje specifikacija ili ažuriranje naziva izvornih datoteka u specifikacijama potražite u članku Upravljanje zadacima podataka.

Vrh stranice

Rješavanje problema s vrijednostima koje nedostaju ili nisu ispravne

U sljedećoj tablici opisuju se razni načini rješavanja najčešćih pogreški.

Savjet: Ako pronađete da nedostaje samo nekoliko vrijednosti, ispravite ih u radnoj Excel knjizi. U suprotnom ispravite izvorišni objekt u Access, a zatim ponovite postupak izvoza.

Problem	Opis i rješenje
Izračunata polja	Izvoze se rezultati izračunatih polja, ali ne i izrazi na kojima se temelje izračuni.
Polja s više vrijednosti	Polja koja podržavaju više vrijednosti izvoze se kao popis vrijednosti razdvojenih točkom sa zarezom (;).
Slike, objekti i privici	Svi grafički elementi (primjerice logotipi, podaci u poljima OLE objekata i privici koji su dijelovi izvornih podataka) se ne izvoze. Dodavanje akcija koje želite izvršiti prvom makronaredbom:
Grafikon	Kada izvozite obrazac ili izvješće koje sadrži objekt Microsoft Graph, objekt grafikona se ne izvozi.
Podaci u pogrešnom stupcu	Vrijednosti null na odredišnom radnom listu katkad se zamijene podacima koji bi se trebali nalaziti u sljedećem stupcu.
Nedostaju vrijednosti datuma	Vrijednosti se datuma prije 1. sij. 1900. ne izvoze. Odgovarajuće ćelije na radnom listu sadržavat će vrijednost null.
Nedostaju izrazi	Izrazi koji se koriste za izračun vrijednosti ne izvoze se u Excel. Izvoze se samo rezultati izračuna. Ručno dodajte formulu na radni Excel nakon dovršetka operacije izvoza.
Nedostaju podređeni obrasci, podređena izvješća i podređene podatkovne tablice	Pri izvozu obrasca, izvješća ili podatkovne tablice izvozi se samo glavni obrazac, izvješće ili podatkovna tablica. Morate ponoviti postupak izvoza za svaki podobrazac, podizvješće ili podatkovnu podtablicu koje želite izvesti.
Nedostaju stupci ili nisu pravilno oblikovani	Ako nijedan stupac odredišnog radnog lista ne izgleda oblikovano, ponovite postupak izvoza i svakako odaberite potvrdni okvir Izvoz podataka s oblikovanjem i izgledom u čarobnjaku. Isto tako, ako se čini da su samo neki stupci drugačije oblikovani od verzija izvorišnog objekta, primijenite oblikovanje koje želite ručno u Excel. Oblikovanje stupca u Excel Otvorite odredišnu Excel, a zatim prikažite radni list koji sadrži izvezene podatke. Desnom tipkom miša kliknite stupac ili odabrani raspon ćelija, a zatim kliknite Oblikuj ćelije. Na kartici Broj u odjeljku Kategorije odaberite oblik, kao što je Tekst, Broj, Datum ili Vrijeme. Kliknite U redu.
Vrijednost "#" u stupcu	Vrijednost # možete vidjeti u stupcu koji odgovara Da/Ne polju u obrascu. To može biti rezultat započinjanja postupka izvoza iz navigacijskog okna ili prikaza obrasca. Za izbjegavanje ove situacije otvorite obrazac u prikazu podatkovne tablice prije izvoza podataka.
Pokazatelji pogreški i vrijednosti pogrešaka	Provjerite sadrže li ćelije pokazatelje pogreški (zeleni trokutići u kutovima) ili vrijednosti pogreški (nizovi koji započinju znakom # umjesto odgovarajućih podataka).

Vrh stranice

Sadržaj članka