Kako komunicirati putem različitih kanala za distribuciju

Microsoft Viva Amplify omogućuje slanje poruke putem više komunikacijskih platformi radi pojačanog interne komunikacije. Putem Viva Amplify možete stvoriti jednu poruku i izmijeniti je tako da odgovara različitim kanalima za raspodjelu kao što su Outlook, stranice sustava SharePoint i vijesti, Teams i Viva Engage (uskoro dostupno). Uz toliko mogućnosti može biti teško prepoznati najbolji oblik za svaki kanal. Prepoznavanje oblika koji najbolje funkcioniraju može poboljšati angažman u cijeloj tvrtki ili ustanovi.

Outlook
SharePoint
Teams
Viva Engage (uskoro dostupno)

Outlook

E-pošta je odlična za redovito zakazane i službene poruke koje mogu utjecati na više grupa osoba. Poruke e-pošte statične su poruke koje se ne mogu ažurirati nakon slanja, pa je najbolje zajednički koristiti sadržaj koji ne zahtijeva stalna ažuriranja i promjene putem e-pošte. Razmislite o korištenju e-pošte za komunikaciju o novostima kao što su poslovna ažuriranja, uvod u nove zaposlenike i brza ažuriranja statusa.

Prednosti komunikacije putem e-pošte

Komunikacija e-poštom skalabilna je. Primatelji poruke e-pošte mogu zajednički koristiti s bilo kime tko ima adresu e-pošte, a čitatelji mogu sudjelovati odgovaranjem ili prosljeđivanjem poruke e-pošte široj publici. Zbog toga izravni primatelji mogu pročitati vašu poruku e-pošte, a mogu je vidjeti i oni koji su proslijedili poruku e-pošte. Poruke e-pošte odličan su alat za držanje zapisa i praćenje vrijednih razgovora.

Prilikom izrade poruke e-pošte možete dodati veze na drugi sadržaj kao što su stranice sustava SharePoint i slike da biste dobili dodatnu vrijednost.

Što treba uzeti u obzir prilikom komunikacije putem e-pošte

Poruke e-pošte ne mogu biti poslane. Ako je došlo do pogreške, pošiljatelj mora poslati poruku e-pošte za daljnji rad s planiranim ispravcima ili opozivom, a zatim ponovno poslati poruku s ispravcima.. Preporučujemo da prije slanja pažljivo pročitate poruku e-pošte da biste provjerili jesu li sve informacije točne.

Poruke e-pošte statične su, što znači da podatke nije moguće ukloniti ni ažurirati, a sve poslane informacije predstavljaju najtočnije informacije koje su trenutno dostupne.

Poruke e-pošte mogu se filtrirati iz mape ulazne pošte čitača, zbog čega se poruke zanemaruju ili nepročitane.

Saznajte više o najboljim praksama prilikom pisanja sjajnih poruka e-pošte pomoću programa Outlook.

Najbolje prakse za komunikaciju s programom Outlook

Ton glasa	Održavajte poruke e-pošte profesionalnima, informativnima i neslužbenima Razmislite o publici prilikom izrade poruke i temeljite svoj ton oko predmeta.
Dužina	Kratke i jednostavne poruke e-pošte. Sažmite glavne točke u prvih nekoliko rečenica, počevši od najvažnijih.
Struktura	Ako za ciljnu skupinu postoji jasna stavka akcije, pomoću retka predmeta jasno je napišite. Odredite kome se obraćate u pozdravu. Započnite s glavnom porukom, a zatim sve dodatne informacije. Odvojite ključne točke pomoću odgovarajućeg proreda, numeriranja ili grafičkih oznaka. Ako je moguće, potpis e-pošte ostavite kratkim, profesionalnim i bez grafike.
Načini povećanja angažmana	Naglasite poziv na akciju tako da ga dodate u redak predmeta, dodate ga u prvu trećinu poruke e-pošte, napišite ga zasebno i lako vidljivo te ga podebljajte ili istaknite. Engage publici postavljanjem pitanja u poruci e-pošte.
Načini mjerenja angažmana	Angažman e-pošte može se mjeriti praćenjem odgovora i dovršetka poziva na akciju.

SharePoint

Prilikom komunikacije putem sustava SharePoint poruke se mogu stvarati dinamičnim sadržajem koji se često mijenja. Komunikacija u sustavu SharePoint omogućuje vam da uvrstite teme stranica, web-dijelove i prilagodbu robnih marki radi stvaranja interaktivnih elemenata koji će povećati mogućnosti za angažman čitatelja.

Komunikacija s ciljnom publiku pomoću stranice sustava SharePoint

Stranica sustava SharePoint jest web-stranica unutar web-mjesta sustava SharePoint koja koristi razne elemente kao što su gumbi, veze, videozapisi, slike i još mnogo toga za stvaranje i objavljivanje poruke koja se može ažurirati i mijenjati u vremenu (npr. važnim događajima ili promjenama pravilnika). Stranice mogu posjetiti svi koji imaju pristup web-mjestu na kojem je stranica stvorena.

Saznajte više o stvaranju moderne stranice sustava SharePoint.

Komunikacija s publikom pomoću objave vijesti sustava SharePoint

Objava vijesti sustava SharePoint stranica je sustava SharePoint koja će se prikazati u Viva Connections sažetku sadržaja i na drugim stranicama koje koriste web-dio novosti, uključujući središnju stranicu tvrtke ili ustanove. Bilo koju stranicu sustava SharePoint možete jednostavno pretvoriti u objavu novosti. Objave na vijestima omogućuju vam i da svoje podatke usmjeravate na određene demografske podatke koji su kategorizirani unutar vaše tvrtke ili ustanove, kao što su marketinški tim, tim za ljudske resurse ili izvršno vodstvo. Ovo ciljanje ciljne skupine autoru omogućuje prilagodbu osoba koje vide objavu vijesti nakon objave.

Saznajte više o stvaranju i zajedničkom korištenju objave vijesti sustava SharePoint.

Saznajte više o ciljanju ciljne skupine u sustavu SharePoint.

Prednosti komunikacije putem sustava SharePoint

Poruke izrađene u sustavu SharePoint moguće je jednostavno mijenjati ili ažurirati koliko god je puta potrebno. SharePoint vam omogućuje i prikaz analitičkih podataka stranice te promjenu postavki dozvola. Što je još važnije, SharePoint korisniku nudi mogućnost uvrštavanja poziva akcijama pomoću web-dijela Pozivanje na akciju, što nadahnjuje gledatelje za angažiranje. Korištenje dinamičnih web-dijelova omogućuje vam da zatražite od čitača da se dodatno angažira pomicanjem po slikama, interakcijom s grafikonima, pristupom vanjskim resursima putem veza te omogućivanje čitateljima da vam se dodu dojmu i ostavite komentare povratnih informacija za stranicu sustava SharePoint. SharePoint vam omogućuje i prikaz analitičkih podataka stranica te promjenu postavki dozvola da biste odredili tko ima pristup vašem web-mjestu.

Što treba uzeti u obzir prilikom komunikacije putem sustava SharePoint

Čitatelji moraju imati pristup za prikaz web-mjesta na kojem je objavljena stranica ili objava vijesti. Iako korisnici mogu zatražiti pristup vašem web-mjestu, njihov će zahtjev biti na čekanju dok netko ne odgovori.

Najbolje prakse za komunikaciju sa sustavom SharePoint

Ton glasa	Ton komunikacije putem sustava SharePoint trebao bi se uskladiti sa smjernicama za robnu marku vaše tvrtke. Tone će ovisiti i o temi i cilju komunikacije. Komunikacija putem sustava SharePoint obično je neslužbena i neformalna. Ton bilo koje stranice sustava SharePoint ili objave vijesti trebao bi odgovarati tonu web-mjesta sustava SharePoint na koje će stranica ili objava novosti biti objavljena.
Dužina	Stranice sustava SharePoint odgovaraju duljim porukama koje se sastoje od dvije ili više tema. Razmislite o prelamanju velikih poruka u manje, vizualno segmentane sekcije na stranici sustava SharePoint da bi poruka bila sažeta za vašu publiku.
Struktura	Koristite sekcije stranica, predloške i web-dijelove sustava SharePoint da biste čitateljima olakšali interakciju s informacijama putem gumba, videozapisa, galerija slika, obrazaca, biblioteka dokumenata i još mnogo toga. Predlošci su dobar temelj za početak. Pomoću web-dijelova generirajte zanimljive i interaktivne poruke.
Načini povećanja angažmana	Koristite web-dijelove i oblikovanje teksta da biste obliko nešto što je jednostavno čitati i vizualno privlačno. Uvrstite naslov stranice koji sadrži dovoljno informacija o predmetu i svim pozivima na akciju. Web-dio poziva na radnju koristite da biste korisnike potaknuli na djelovanje klikom na vezu koju odaberete.
Načini mjerenja angažmana	Analitiku stranica sustava SharePoint možete koristiti za mjerenje angažmana.

Teams

Teams je odličan za brzu komunikaciju koja dostigne članove vaše tvrtke ili ustanove bez prekidanja njihova tijeka rada.

Prednosti komunikacije putem aplikacije Teams

Zaposlenici u mnogim tvrtkama ili ustanovama većinu svog radnog dana provode uz otvorenu aplikaciju Teams. Zbog toga, kada komunicirate putem aplikacije Teams, vjerojatno ćete brzo kontaktirati osobe jer ne moraju otvarati drugu aplikaciju ili stranicu da bi vidjeli vašu objavu.

Stvari koje treba uzeti u obzir prilikom komunikacije putem aplikacije Teams

Ovisno o načinu na koji vaša tvrtka ili ustanova koristi Teams, korisnici mogu primati mnogo obavijesti aplikacije Teams svaki sat. Važno je istaknuti objave u aplikaciji Teams tako da privuku pozornost i ne zanemaruju se.

Najbolje prakse za komunikaciju s aplikacijom Teams

Ton glasa	Primijenite neslužbeni i ležeran ton prilikom pisanja poruka aplikacije Teams. Razmislite o korištenju emotikona da biste ilustrirali emocije i dodali šarene, zabavne elemente u poruku.
Dužina	Neka objave u aplikaciji Teams bude kratke i jednostavne za pregled. Po potrebi sažmite ključne točke i povežite se s dodatnim informacijama.
Struktura	Započnite objave pomoću ključne točke. Pomoću alata za oblikovanje stilizirajte tekst i dodajte grafičke oznake za objave s više ključnih točaka. Navedite kratak sažetak i vezu prilikom pozivanja na postojeći sadržaj (kao što je stranica ili članak sustava SharePoint). Razmislite o dodavanju znakova u poruke pomoću GIF-ova, ilustracija i slika koje pruža Teams.
Načini povećanja angažmana	Zatražite čitatelje da se uključe u vašu objavu u aplikaciji Teams postavljanjem pitanja ili tako da ih potaknete da vam se sviđa i komentiraju ispod vaše objave. Stvarajte ankete ili objavljujte pitanja da bi svi mogli vidjeti odgovore drugih čitatelja i stupati u interakciju s tim odgovorima. Koristite @mentions da biste dobili pozornost određenih pojedinaca ili grupa ljudi.
Načini mjerenja angažmana	Pratite reakcije aplikacije Teams, kao što su palčevi prema gore. Zabilježite razgovore koji se odvijaju na vašoj objavi.

Viva Engage (uskoro dostupno)

Viva Engage je komunikacijska platforma koja povezuje osobe u cijeloj tvrtki ili ustanovi tako što im omogućuje stvaranje zajednica, razmjenu informacija i angažiranje zaposlenika, povezivanje osoba radi brzog dovršavanja zajedničkih ciljeva i pristupa informacijama. Viva Engage omogućuje svim članovima tvrtke ili ustanove da postavljaju pitanja javno, komuniciraju stručnjacima i sudjeluju u društvenim diskursima o raznim temama.

Voditelji organizacije mogu koristiti Viva Engage za poticanje kulture i poravnanje organizacije hostiranjem događaja na razini tvrtke putem videozapisa uživo i na zahtjev. Communicatori mogu stvarati i društvene kampanje koje mogu informirati i zapaliti razgovore koji utječu na tvrtku ili ustanovu.

Prednosti komunikacije putem Viva Engage

Viva Engage je sjajna komunikacijska platforma za energiziranje i promicanje suradnje među zaposlenicima u cijeloj tvrtki ili ustanovi. Članovi zajednice mogu otvoreno surađivati, zajednički koristiti ideje, informacije i povezivati se s uobičajenim interesima.

Prilikom komunikacije sa zaposlenicima putem Viva Engage, komunikatori mogu jednostavno potaknuti i izmjeriti angažman....

Vaša tvrtka ili ustanova može vidjeti koliko angažmana određenih tema generira broj korisnika koji su vidjeli objavu i gledateljima omogućiti reagiranje na sadržaj u poruci putem komentara, sviđanja ili reakcije. Angažman se može dodatno povećati označavanjem pojedinaca koji koriste @ i njihovo ime; o stalnom razgovoru i ohrabrujući ih na sudjelovanje.

Saznajte više o brojima prikaza.

Što treba uzeti u obzir prilikom komunikacije putem Viva Engage

Prilikom komunikacije Viva Engage, važno je da informacije imajte kratke i jednostavne. Podijelite veze na dulje oblike sadržaja i potaknite korisnike da komuniciraju postavljanjem pitanja publici, poticanjem čitatelja da vole, komentiraju i dijele vašu objavu na servisu Viva Engage te da uvrste interaktivne elemente kao što su ankete i ankete.

Zadržite ton svoje Viva Engage postove neslužbene, informativne i casual. Ovisno o veličini tvrtke ili ustanove i komunikacijskoj skali, možda će biti korisno imati moderatora ili dvoje koji mogu nadzirati objave i voditi razgovor ako se počne spremiti na temu, uključiti temu polariziranja ili onemogućiti komentare ako je to potrebno.

Budite poštovanja ako critiquing tuđe pogled, ne pokrivaju teme koje bi mogle sramota ili otuđeti druge, i izbjeći polariziranje teme kao što su politika i religija. Nemojte objavljujte ništa što je privatno, povjerljivo ili ne može na negativan način objaviti određenu stranu.

Ton glasa	Pogledajte smjernice robne marke tvrtke koje su specifične za vašu tvrtku ili ustanovu. Ton vašeg post bi trebao biti prijateljski, informativni, i casual. Budite poљtovanje, ako critiquing. Nemojte pokrivati teme koje bi mogle posramiti ili otuđeti čitatelje i izbjegavajte polariziranje tema kao što su politika ili religija. Nemojte objavljujte ništa što je privatno ili povjerljivo. Izbjegavajte šmugućivati određenu stranu na negativan način.
Dužina	Neka objave bude kratke i jednostavne za pregled. Po potrebi sažmite ključne točke i povežite se s dodatnim informacijama.
Struktura	Započnite objave pomoću ključne točke. Navedite kratak sažetak i vezu prilikom pozivanja na postojeći sadržaj (kao što je stranica ili članak sustava SharePoint). Po potrebi koristite slike i videozapise. Koristite @mentions oznake i oznake sa znakom # da biste privucite pozornost određenih pojedinaca ili grupa osoba.
Načini povećanja angažmana	Omogućite čitateljima da se uključe u vašu objavu postavljanjem pitanja ili tako da ih potaknete da im se sviđa, dijele i komentiraju. Potaknite članove da pozivaju druge osobe u vašu Viva Engage zajednicu. Stvarajte ankete ili objavljujte pitanja da bi svi mogli vidjeti odgovore drugih čitatelja i stupati u interakciju s tim odgovorima.
Načini mjerenja angažmana	Zabilježite razgovore koji se odvijaju na vašoj objavi.