Novosti u programu Microsoft® Access® 2010

Zajedničko korištenje baze podataka na webu

• Korištenje predloška    Pet predložaka isporučuju Access 2010: Kontakti, Imovina, Projekti, Događaji i Dobrotvorni doprinosi. Možete i izmijeniti bilo koji predložak, prije ili nakon objavljivanja.

• Počnite ispočetka    Kada stvorite praznu novu bazu podataka, odaberite između obične baze podataka i web-baze podataka. Taj odabir utječe na značajke dizajna i naredbe koje vidite da biste bili sigurni da je aplikacija kompatibilna s webom.

• Pretvaranje postojeće baze podataka u web-bazu podataka    Postojeću aplikaciju možete objaviti na webu. Na webu nisu podržane sve značajke baze podataka za stolna računala, pa ćete možda morati prilagoditi neke značajke aplikacije.

  Možete pokrenuti novu provjeru kompatibilnosti s webom da biste lakše prepoznali i riješili probleme s kompatibilnošću.

• Intranet ili internet    Možete objavljivati na vlastitom poslužitelju sustava SharePoint ili koristiti hostirano rješenje sustava SharePoint.

  Napomena: Za korištenje web-baze podataka potreban je korisnički račun. Anonimni pristup nije podržan.

Dodatne informacije o web-bazama podataka potražite u članku Stvaranje baze podataka za zajedničko korištenje na webu.

Novi sastavljač makronaredbi

Access 2010 nudi novi sastavljač makronaredbi koji sadrži IntelliSense i čisto, izravno sučelje.

1. Odaberite akciju s popisa...

2. ... ili dvokliknite akciju u katalogu akcija da biste je dodali u makronaredbu.

3. Kartica Dizajn prikazuje se kada radite na makronaredbi.

Kada dodate akciju, u sastavljač makronaredbi pojavit će se dodatne mogućnosti. Kada, primjerice, dodate akciju "If", vidjet ćete sljedeće:

Pogledajte sljedeći videozapis da biste vidjeli kako funkcionira novi sastavljač makronaredbi.

Osim tradicionalnih makronaredbi, pomoću novog sastavljača makronaredbi stvarate podatkovne makronaredbe, novu značajku.

Podatkovne makronaredbe: promjena podataka na temelju događaja

Podatkovne makronaredbe pomažu u podržavanju agregacija u web-bazama podataka te omogućuju implementaciju "okidača" u bilo kojoj Access 2010 bazi podataka.

Pretpostavimo, primjerice, da imate polje PercentComplete i polje Status. Podatkovnu makronaredbu možete koristiti za postavljanje funkcije PercentComplete na 100 kada status postavite na Dovršeno, a0 kada status postavite na Nije započeto.

Podatkovne makronaredbe možete vidjeti u akciji u sljedećem videozapisu.

Poboljšani sastavljač izraza

Sastavljač izraza sada sadrži IntelliSense, pa možete vidjeti mogućnosti dok tipkate. Prikazuje i pomoć za trenutno odabranu vrijednost izraza u prozoru Sastavljač izraza. Ako, primjerice, odaberete funkciju Skraćivanje, sastavljač izraza prikazat će:

Trim(string) vraća varijantu vrste niza koja sadrži kopiju navedenog niza bez početnih i završnih razmaka.

Dodatne informacije potražite u članku Korištenje sastavljača izraza.

Izračunata polja

Možete stvoriti polje koje prikazuje rezultate izračuna. Izračun se mora odnositi na druga polja u istoj tablici. Izračun možete stvoriti pomoću sastavljača izraza.

Novi predlošci baze podataka

Access 2010 obuhvaća paket profesionalno dizajniranih predložaka baze podataka za praćenje kontakata, zadataka, događaja, učenika i resursa, između ostalih vrsta podataka. Možete ih odmah koristiti ili ih poboljšati i suziti da biste pratili informacije točno onako kako želite.

Svaki je predložak potpuna aplikacija za praćenje koja sadrži unaprijed definirane tablice, obrasce, izvješća, upite, makronaredbe i odnose. Predlošci su osmišljeni tako da odmah mogu biti korisni izvan okvira da biste mogli brzo početi s radom. Ako dizajn predloška zadovoljava vaše potrebe, spremni ste za rad. U suprotnom možete koristiti predložak da biste dobili početak stvaranja baze podataka koja odgovara vašim specifičnim potrebama.

Osim predložaka u sklopu programa Access 2010, možete se povezati s Office.com i preuzeti dodatne predloške.

Dijelovi aplikacije za dodavanje funkcija u postojeću bazu podataka

Funkcije u postojeću bazu podataka možete jednostavno dodati pomoću dijela aplikacije. Novo u programu Access 2010, dio aplikacije predložak je koji se sastoji od dijela baze podataka – na primjer, unaprijed oblikovane tablice ili tablice s pridruženim obrascem i izvješćem. Na primjer, dodajte dio aplikacije Zadaci u bazu podataka i dobit ćete tablicu Zadaci, obrazac Zadaci i mogućnost za povezivanje tablice Zadaci s drugom tablicom u bazi podataka.

Dodatne informacije potražite u članku Spremanje i ponovno korištenje elemenata dizajna baze podataka.

Poboljšani prikaz podatkovne tablice

Možete stvoriti tablicu i početi je koristiti bez definiranja polja unaprijed – samo kliknite Tablica na kartici Stvaranje i počnite unositi podatke u novu podatkovnu tablicu koja će se pojaviti. Access 2010 automatski određuje najbolju vrstu podataka za svako polje da biste za koji vrijeme mogli pokrenuti. U stupcu Kliknite da biste dodali prikazuje se mjesto na koje želite dodati novo polje , a ako morate promijeniti vrstu podataka ili oblik prikaza novog ili postojećeg polja, možete koristiti naredbe na vrpci na kartici Polja. Možete i zalijepiti podatke iz tablica programa Microsoft Excel u novu podatkovnu tablicu – Access 2010 stvara sva polja i automatski prepoznaje vrste podataka.

Okno Popis polja

Okno Popis polja omogućuje dodavanje polja iz drugih tablica. Možete povući polja iz tablice u izvoru zapisa, iz povezanih tablica ili iz nepovezanih tablica u bazi podataka. Ako je potreban odnos između tablica, automatski se stvara ili će se od vas zatražiti da to učinite.

Prikaz rasporeda ubrzava dizajn obrazaca i izvješća

Koristite prikaz rasporeda da biste promijenili dizajn dok pregledavate podatke u obrascu ili izvješću.

Prikaz izgleda sadrži nekoliko poboljšanja i potreban je ako dizajnirate obrazac ili izvješće za web.

Vrpca

Vrpca je zbirka kartica koje sadrže grupe naredbi koje su organizirane prema značajkama i funkcijama. Vrpca zamjenjuje slojeve izbornika i alatnih traka pronađenih u starijim verzijama programa Access. Na sljedećoj je slici prikazana vrpca s odabranom kartici Polazno.

Ključne značajke vrpce obuhvaćaju sljedeće:

• Kartice naredbi – kartice koje prikazuju naredbe koje se često koriste zajedno da biste pronašli potrebne naredbe kada su vam potrebne.

• Kartice kontekstnih naredbi – kartica naredbi koja se prikazuje ovisno o kontekstu – odnosno objektu na kojem radite ili zadatku koji izvodite. Kontekstna kartica naredbi sadrži naredbe koje će se najvjerojatnije primijeniti na ono što radite.

• Galerije – nove kontrole koje prikazuju pretpregled stila ili mogućnosti da biste mogli vidjeti rezultate prije nego što se posvetite odabiru.

Prikaz Backstage

Novo u Access 2010, prikaz Backstage sadrži naredbe koje primijenite na cijelu bazu podataka, kao što su sažimanje i popravak ili otvaranje nove baze podataka. Naredbe su raspoređene na karticama na lijevoj strani zaslona, a svaka kartica sadrži grupu povezanih naredbi ili veza. Ako, primjerice , kliknete Novo, vidjet ćete skup gumba koji vam omogućuju stvaranje nove baze podataka ispočetka ili odabirom iz biblioteke profesionalno dizajniranih predložaka baze podataka.

Mnoge naredbe koje pronađete u prikazu Backstage dostupne su na izborniku Datoteka u starijim verzijama programa Access, osim baza podataka koje ste nedavno otvorili i (ako ste povezani s internetom) veze na članke programa office.com.

Da biste došli do prikaza Backstage, kliknite karticu Datoteka.

okno za navigaciju

Navigacijsko okno sadrži popise i omogućuje jednostavan pristup svim objektima u trenutno otvorenoj bazi podataka.

Pomoću navigacijskog okna organizirajte objekte prema vrsti objekta, datumu stvaranja, datumu izmjene, povezanoj tablici (na temelju zavisnosti objekata) ili u prilagođenim grupama koje stvorite. Trebate li više prostora za rad na dizajnu obrasca? Navigacijsko okno možete jednostavno sažeti da bi zauzimalo malo prostora, ali i dalje dostupno.

Označeni objekti

Tablice, upiti, obrasci, izvješća i makronaredbe po zadanom se prikazuju kao objekti označeni karticama u prozoru programa Access.

Tu postavku možete promijeniti po bazi podataka, a umjesto tabulatora koristiti prozore objekata.

Klikom na kartice objekata možete se jednostavno prebacivati s jednog objekta na drugi.

Prozor pomoći

Access 2010 u istom prozoru pomoći sadrži i pomoć za Access i pristup referentnom sadržaju za razvojne inženjere. Ta dva sustava sadrže različite vrste sadržaja pomoći. Preglednik pomoći omogućuje vam odabir sadržaja koji će se prikazati. Opseg pretraživanja možete, primjerice, promijeniti u samo sadržaj Reference za razvojne inženjere programa Access. Bez obzira na postavke koje postavite u prozoru pomoći, sav sadržaj Pomoći za access i Pristup referenci za razvojne inženjere uvijek je dostupan na internetu, na web-mjestu Office.com msDN-u.

Stvaranje kartice

Pomoću kartice Stvaranje brzo stvarajte nove obrasce, izvješća, tablice, upite i druge objekte baze podataka. Ako u navigacijskom oknu odaberete tablicu ili upit, možete stvoriti novi obrazac ili izvješće utemeljeno na tom objektu jednim klikom pomoću naredbe Obrazacili Izvješće.

Novi obrasci i izvješća stvoreni jednim klikom koriste ažurirani dizajn da bi bili vizualno privlačniji i odmah korisni. Automatski generirani obrasci i izvješća imaju profesionalan dizajn sa zaglavljima koja sadrže logotip i naslov. Osim toga, automatski generirano izvješće obuhvaća i datum i vrijeme te informativna podnožja i ukupne zbrojeve.

Prikaz izvješća i prikaz rasporeda

Ti prikazi, poboljšani Access 2010, omogućuju interaktivno rad s obrascima i izvješćima. Pomoću prikaza izvješća možete pregledavati točno renderiranje izvješća bez potrebe za ispisom ili prikazom u pretpregledu ispisa. Da biste se usredotočili na određene zapise, upotrijebite značajku filtriranja ili pomoću operacije Traženja potražite odgovarajući tekst. Pomoću naredbe Kopiraj možete kopirati tekst u međuspremnik ili kliknuti aktivne hiperveze prikazane u izvješću da biste slijedili vezu u pregledniku.

Prikaz rasporeda omogućuje vam promjenu dizajna tijekom pregledavanja podataka. Prikaz rasporeda možete koristiti za brojne uobičajene promjene dizajna dok pregledavate podatke u obrascu ili izvješću. Na primjer, dodajte polje povlačenjem naziva polja iz novog okna Popis polja ili promjenom svojstava pomoću lista svojstava.

Prikaz rasporeda sada nudi poboljšane rasporede dizajna – grupe kontrola koje možete prilagoditi kao jednu da biste jednostavno razmjesli polja, stupce, retke ili cijele rasporede. Možete i ukloniti polje ili jednostavno dodati oblikovanje u prikazu rasporeda.

Pojednostavnjeno stvaranje grupiranje i sortiranje u izvješćima

Access ima novi način grupiranje i sortiranje podataka u izvješćima te dodavanje ukupnih zbrojeva. Sučelje je jednostavno za navigaciju i razumijevanje, a kada se koristi s novim prikazom rasporeda, odmah ćete vidjeti učinak promjena.

Pretpostavimo da želite vidjeti ukupnu prodaju po regiji u izvješću. Pomoću prikaza rasporeda i okna Grupiranje, sortiranje i ukupni zbroj dodajte razinu grupe i zatražite ukupan zbroj – i pogledajte promjene uživo u izvješću. Redak Ukupni zbroj pojednostavnjuje dodavanje zbroja, prosjeka, broja, maksimuma ili minimuma zaglavljima i podnožjima izvješća. Jednostavni ukupni zbrojovi više ne zahtijevaju ručno stvaranje izračunatog polja. Sada samo pokažete i kliknete.

Poboljšani rasporedi kontrola koji olakšavaju stvaranje dotjeranih obrazaca i izvješća

Forms izvješća često sadrže tablični podaci, kao što su stupci koji sadrže korisnička imena ili redak koji sadrži sva polja za kupca. Te kontrole možete grupirati u raspored s pomoću koji se jednostavno može u njima u rukovati kao jednom jedinicom, uključujući oznaku.

Budući da možete odabrati kontrole iz različitih sekcija, kao što je natpis u zaglavlju ili podnožju sekcije, postoji znatna fleksibilnost. Možete jednostavno učiniti sljedeće:

• Premještanje ili promjena veličine rasporeda. Primjerice, premjestite stupac ulijevo ili udesno.

• Oblikovanje rasporeda. Tako, primjerice, stupac s imenom korisnika postavite podebljano tako da se ističe.

• Dodavanje stupca (polja) u raspored.

• Brisanje stupca (polja) iz rasporeda.

• Spajanje ili podjela ćelija

Rasporedi se spremaju s vašim dizajnom tako da ostanu dostupni. U sljedećem je videozapisu prikazano kako rasporedi funkcioniraju u obrascima i izvješćima.

Podijeljeni obrasci za brzo pregledavanje podataka

Pomoću podijeljenog obrasca stvorite obrazac koji kombinira prikaz podatkovne tablice i prikaz obrasca. Svojstvo možete postaviti tako da access kaže da podatkovnu tablicu postavi na vrh, dno, lijevo ili desno.

Ugrađene makronaredbe u obrasce i izvješća

Koristite ugrađene makronaredbe da biste izbjegli pisanje koda. Ugrađena makronaredba pohranjuje se u svojstvo i dio je objekta kojem pripada. Dizajn ugrađene makronaredbe možete promijeniti bez brige o drugim kontrolama koje mogu koristiti makronaredbu – svaka je ugrađena makronaredba neovisna. Ugrađene makronaredbe pouzdane su jer se automatski onemogunjuju izvođenje potencijalno nesigurnih operacija.

Izračunata polja

Možete stvoriti polje koje prikazuje vrijednost izračunatu iz drugih podataka u istoj tablici. Sastavljač izraza koristite za stvaranje izračuna, pa ćete imati koristi od značajke IntelliSense i jednostavnog pristupa pomoći za vrijednosti izraza.

Podatke iz drugih tablica nije moguće koristiti kao izvor izračunatih podataka. Izračunata polja ne podržavaju neke izraze.

Polja s više vrijednosti

Polje s više vrijednosti može pohraniti više vrijednosti po zapisu. Pretpostavimo da zadatak morate dodijeliti jednom od zaposlenika ili izvođača, ali ga želite dodijeliti većem broju osoba. U većini sustava za upravljanje bazama podataka i u verzijama programa Access starijima od Office Access 2007, morali ste stvoriti odnos više-prema-više da biste to ispravno učinili.

Polja s više vrijednosti posebno su prikladna kada radite s popisom sustava SharePoint koji sadrži jednu od vrsta polja s više vrijednosti koje se koriste u Windows SharePoint Services. Access 2010 je kompatibilan s tim vrstama podataka.

Polja privitka za datoteke

Vrsta podataka Privitak omogućuje jednostavno spremanje svih vrsta dokumenata i binarnih datoteka u bazu podataka bez nepotrebnog rasta veličine baze podataka. Access automatski komprimira privitke, kada je to moguće, radi minimiziranja korištenja prostora. Želite li priložiti dokument Word zapisu ili spremiti niz digitalnih slika u bazu podataka? Korištenje privitaka olakšava ove zadatke. U jedan zapis možete dodati čak i više privitaka.

Polja dopisa sada pohranjuju obogaćeni tekst i podržavaju povijest revizije

Polja dopisa s obogaćenim tekstom znače da više niste ograničeni na običan tekst u zapisima. Tekst možete oblikovati pomoću mogućnosti (kao što su podebljano, kurziv, osim različitih fontova i boja te drugih uobičajenih mogućnosti oblikovanja) te pohraniti tekst u bazu podataka. Obogaćeni tekst pohranjuje se u polje Dopis u html obliku koji je kompatibilan s vrstom podataka obogaćenog teksta u Windows SharePoint Services. Novo svojstvo TextFormat postavite na RichText ili PlainText, a informacije se zatim pravilno oblikuju u kontrolama tekstnog okvira i u prikazu podatkovne tablice.

Polja dopisa korisna su za pohranu velikog broja informacija. Svojstvo Dodaj samo možete konfigurirati tako da zadržava povijest svih promjena polja Dopis. Nakon toga možete vidjeti povijest tih promjena. Ta značajka podržava i značajku praćenja u Windows SharePoint Services da biste mogli koristiti Access za prikaz povijesti sadržaja popisa sustava SharePoint.

Kalendar za odabir datuma

Polja i kontrole koje koriste vrstu podataka Datum/vrijeme automatski primaju podršku za ugrađeni interaktivni kalendar. Gumb kalendara automatski se prikazuje s desne strane datuma. Želite li saznati datum za ovaj dolazak u petak? Kliknite gumb i automatski će se prikazati kalendar da biste pronašli i odabrali datum. Kalendar za polje ili kontrolu možete isključiti pomoću svojstva.

Poboljšani alati za sortiranje i filtriranje

Pretpostavimo da morate brzo pronaći odgovarajuću vrijednost ili sortirati stupac podataka. Značajka automatskog filtriranja povećava već snažne sposobnosti filtriranja da biste se mogli brzo usredotočiti na potrebne podatke. Možete jednostavno odabrati jednu od jedinstvenih vrijednosti u stupcu, što je korisno u situacijama kada ne možete opozvati naziv koji vam je potreban ili ih sortirati pomoću mogućnosti kontekstnog izbornika na običnom jeziku, npr. Sortiraj od najstarijeg do najnovijeg ili Sortiraj od najmanjeg do najvećeg.

Najčešće mogućnosti filtra jednostavno su vidljive u naredbama izbornika ili pomoću brzih filtara možete ograničiti podatke na temelju podataka koje unesete. Mogućnosti brzog filtriranja automatski se mijenjaju na temelju vrste podataka da bi vam se prikazale dostupne mogućnosti za tekst, datum i numeričke informacije.

Ukupni zbrojevi i izmjenične boje pozadine u podatkovnim tablicama

Prikaz podatkovne tablice sadrži redak Ukupno u kojem možete prikazati zbroj, broj, prosjek, maksimum, minimalnu, standardnu devijaciju ili varijancu. Kada dodate redak Zbroj, pokažite na strelicu u ćeliji stupca i odaberite željeni izračun.

Podatkovne tablice, izvješća i kontinuirani obrasci podržavaju izmjenične boje pozadine za retke, koje možete konfigurirati neovisno o zadanoj boji pozadine. Sjenčanje svakog drugog retka jednostavno je i možete odabrati bilo koju boju.

Uvjetno oblikovanje

Access 2010 dodaje nove značajke uvjetnog oblikovanja, što omogućuje postizanje nekih istih stilova oblikovanja koji su dostupni u programu Excel. Sada, primjerice, možete dodati trake podataka da bi stupac brojeva bio čitljiviji, kao što je prikazano na sljedećoj slici:

Prikupljanje podataka pomoću obrazaca programa InfoPath i programa Outlook

Značajka prikupljanja podataka olakšava prikupljanje povratnih informacija pomoću programa Outlook i, ako želite, programa InfoPath. Možete automatski generirati obrazac programa InfoPath ili HTML obrazac i ugraditi ga u tijelo poruke e-pošte. Obrazac zatim možete poslati primateljima odabranima iz kontakata programa Outlook ili na imena primatelja pohranjenih u polju u bazi podataka programa Access.

Vi odabirete želite li prikupljati nove podatke ili ažurirati postojeće podatke. Primatelji zatim ispunite obrazac i vratite ga. Outlook prepoznaje dolazne obrasce i automatski sprema podatke u bazu podataka programa Access – nije potrebno ponovno upisivanje.

Izvoz u PDF i XPS

U programu Access 2010 podatke možete izvesti u obliku datoteke PDF (Portable Document Format) ili XPS (XML Paper Specification) za ispis, objavljivanje i raspodjelu e-pošte, pod uvjetom da prvi put instalirate dodatak Objavi kao PDF ili XPS. Izvoz obrasca, izvješća ili podatkovne tablice u datoteku programa .pdf ili .xps omogućuje vam snimanje podataka u obrascu koji se jednostavno distribuira, a zadržava sve karakteristike oblikovanja, ali ne zahtijeva da drugi korisnici instaliraju Access na svoja računala radi ispisa ili pregleda vašeg izlaza.

• Portable Document Format    PDF je elektronički oblik datoteke s fiksnim rasporedom koji zadržava oblikovanje dokumenta i pomaže u zajedničkom korištenju datoteka. PDF oblik jamči da će, kada se datoteka bude prikazivana na internetu ili ispisivati, zadržati točno željeni oblik, a podaci u datoteci ne mogu se jednostavno kopirati ni mijenjati. PDF je koristan i za dokumente koji se reproduciraju pomoću komercijalnih metoda tiska.

• Specifikacija XML papira    XPS je elektronički oblik datoteke koji zadržava oblikovanje dokumenta i pomaže u zajedničkom korištenju datoteka. OBLIK XPS jamči da će, kada se datoteka bude prikazivana na internetu ili ispisivati, zadržati točno željeni oblik, a podaci u datoteci ne mogu se jednostavno kopirati ni mijenjati.

Jednostavniji rad s vanjskim podacima

Sada se s web-servisom možete povezati kao vanjski izvor podataka. Trebat će vam datoteka definicije web-servisa koju vam je dao administrator web-servisa. Kada instalirate datoteku definicije, možete se povezati s podacima web-servisa kao povezanom tablicom.

Nove značajke olakšavaju uvoz i izvoz podataka. Operaciju uvoza ili izvoza možete spremiti, a zatim ponovno upotrijebiti spremljenu operaciju kada sljedeći put želite izvršiti isti zadatak. Čarobnjak za uvoz proračunske tablice omogućuje vam da nadjačate vrstu podataka koju je odabrao Access, a možete uvoziti, izvoziti i povezavanja s datotekama koje imaju Office Excel 2007 barem datotečne oblike.