Stvaranje baze podataka programa Access radi zajedničkog korištenja na webu

Sadržaj članka

• Pregled

• Stvaranje web-baze podataka

• Objavljivanje i sinkroniziranje promjena u aplikaciji

Pregled

Access 2010 i Access Services (neobavezna komponenta sustava SharePoint) omogućuju vam stvaranje baza podataka koje možete koristiti na webu. Web-bazu podataka dizajnirate i objavljujete pomoću web- Access 2010 i sustava SharePoint, a osobe koje imaju račune sustava SharePoint koriste web-bazu podataka u web-pregledniku.

Način funkcioniranja

Kada objavite web-bazu podataka, Access Services stvara web-mjesto sustava SharePoint koje sadrži bazu podataka. Svi objekti baze podataka i podaci premještaju se na popise sustava SharePoint na tom web-mjestu. U sljedećem se videozapisu prikazuje postupak.

Nakon objavljivanja posjetitelji sustava SharePoint mogu koristiti vašu bazu podataka na temelju njihovih dozvola za web-mjesto sustava SharePoint.

• Potpuna kontrola    To vam omogućuje unos podataka i promjena dizajna.

• Doprinos    To vam omogućuje promjene podataka, ali ne i promjene dizajna.

• Čitanje    To vam omogućuje čitanje podataka, ali ništa ne možete promijeniti.

Web-bazu podataka možete otvoriti u programu Access, izmijeniti dizajn, a zatim učinkovito sinkronizirati promjene, spremiti ih na web-mjesto sustava SharePoint. U sljedećem se videozapisu prikazuje postupak promjene dizajna nakon objavljivanja web-baze podataka.

Možete i preuzeti web-bazu podataka izvan mreže, koristiti izvanmrežnu verziju, a zatim sinkronizirati podatke i promjene dizajna kada se ponovno uključite u mrežu.

Napomena: Da biste stvorili web-bazu podataka, potrebne su vam dozvole za potpunu kontrolu na web-mjestu sustava SharePoint na kojem je želite objaviti. Dodatne informacije o dozvolama sustava SharePoint potražite u odjeljku Vidi također.

Forms i izvješća koja se izvode u pregledniku

Forms, izvješća i većina makronaredbi pokreću se unutar preglednika. To programu Access omogućuje osvježavanje podataka na zaslonu bez potrebe za ponavljanjem cijele stranice.

Možete stvoriti obrazac da biste korisnicima pomogli u navigaciji aplikacijom. Nova kontrola, kontrola navigacije, olakšava dodavanje standardnih navigacijskih gumba web-stila u obrazac u tu svrhu.

Napomena: Navigacijsko okno (značajka koju koristite u programu Access za pregledavanje objekata u bazi podataka) nije dostupna u web-pregledniku.

Podaci se pohranjuju na popise sustava SharePoint

Sve tablice postaju popisi sustava SharePoint, a zapisi postaju stavke popisa. To vam omogućuje korištenje dozvola sustava SharePoint za upravljanje pristupom web-bazi podataka, kao i korištenje drugih mogućnosti sustava SharePoint.

Napomena o sigurnosti: Niz za povezivanje za povezane tablice nije šifriran, uključujući korisničko ime i lozinku ako su ti podaci spremljeni (a cilj veze podržava korisničke račune). U bazi podataka koja sadrži vezu na popis sustava SharePoint, a veza obuhvaća korisničko ime i lozinku, zlonamjerni korisnik može promijeniti popis koji je cilj veze pomoću spremljenih vjerodajnica. Čak i ako se vjerodajnice ne spremaju s nizom za povezivanje, zlonamjerni korisnik može mijenjati dozvole na web-mjestu sustava SharePoint uz pomoć suradnika koji već ima odgovarajuće dozvole. Budite oprezni prilikom zajedničkog korištenja kopija baze podataka koja sadrži veze na popise u objavljenoj web-bazi podataka.

Upiti i podatkovne makronaredbe izvode se na poslužitelju

Na poslužitelju se odvija sva SQL obrada. Zbog toga se promet ograničava na skupove rezultata te se time pridonosi poboljšanju mrežnih performansi.

Intranet ili internet

Možete objavljivati na vlastitom intranetnom poslužitelju sustava SharePoint ili na internetu. Microsoft nudi rješenje sustava SharePoint usmjereno na internet.

Vrh stranice

Stvaranje web-baze podataka

U ovom se odjeljku opisuju ključne nove značajke i koraci za osnovne zadatke dizajna koje morate dovršiti da biste stvorili web-bazu podataka.

Sadržaj odjeljka

• Prije početka

  • Razlike u dizajnu između baza podataka na radnoj površini i webu

  • Značajke samo za računala bez verzije komponente Access Services

• Razmislite o korištenju predloška

• Početak rada s praznom web-bazom podataka

• Dizajniranje web-tablice

  • Stvaranje nove web-tablice

  • Dodavanje polja iz galerije polja

  • Dodavanje polja klikom na podatkovnu tablicu

  • Promjena svojstava polja

• Dodavanje izračunatog polja

• Postavljanje pravila provjere valjanosti podataka

  • Postavljanje pravila provjere valjanosti polja i poruke

  • Postavljanje pravila provjere valjanosti zapisa i poruke

• Stvaranje odnosa između dvije web-tablice

  • Stvaranje polja s vrijednostima u prikazu podatkovne tablice

• Izmjena polja s vrijednostima u prikazu podatkovne tablice

• Održavanje integriteta podataka pomoću podatkovnih makronaredbi

• Stvaranje web-upita

• Stvaranje web-obrasca

• Stvaranje web-izvješća

• Stvaranje obrasca za navigaciju i postavljanje kao zadanog obrasca za prikaz na početnom zaslonu

Prije početka

Prije dizajniranja web-baze podataka potrebno je izvršiti nekoliko zadataka. Osim toga, postoje razlike u dizajnu između web-baza podataka i baza podataka za stolna računala koje biste trebali znati, osobito ako ste iskusni razvojni inženjer programa Access.

• Određivanje svrhe baze podataka    Imate jasan plan da biste prilikom rada na detaljima dizajna mogli donijeti dobre odluke.

• Traženje i organiziranje potrebnih informacija    Povezane tablice ne možete koristiti u web-bazi podataka. Prije objavljivanja moraju se uvesti svi podaci koje želite koristiti koji ne potječu iz baze podataka. Ako poravnate podatke prije početka dizajniranja, ne morate ponovno prilagoditi dizajn da biste odgovarali neočekivanim izazovima s podacima.

• Prepoznavanje web-mjesta sustava SharePoint koje ćete koristiti za objavljivanje    Ne možete objavljivati bez sustava SharePoint. Ako dizajn želite testirati u pregledniku dok ga dizajnirate (nije loša ideja), najprije ga morate objaviti.

• Planiranje sigurnosti    Možete iskoristiti prednosti sigurnosti sustava SharePoint da biste upravljali pristupom web-bazi podataka. Rano isplanirajte sigurnost da biste je mogli izgraditi u dizajnu.

Razmislite o korištenju predloška

Kada odredite što aplikacija mora učiniti, razmislite hoće li predložak baze podataka funkcionirati. Predlošci baze podataka unaprijed su ugrađene aplikacije koje možete koristiti u trenutnom obliku ili ih mijenjati da bi odgovarali vašim potrebama.

Dostupne predloške možete pregledati na kartici Novo u prikazu Backstage. Dodatne informacije o predlošcima koji se isporučuju Access 2010 potražite u članku Odabir i korištenje predloška programa Access.

Početak rada s praznom web-bazom podataka

• Na kartici Datoteka kliknite Novo.

  

Kartica Datoteka otvara prikaz Backstage, novi dio sučelja programa Access u kojem ćete pronaći naredbe koje se primjenjuju na cijelu bazu podataka, kao što je Objavljivanje u sustavu SharePoint.

U prikazu Backstage kartica Novo sadrži naredbe za stvaranje baze podataka.

1. U odjeljku Dostupni predlošci kliknite Prazna web-baza podataka.

2. Pregledajte predloženi naziv datoteke u okviru Naziv datoteke i put za datoteku baze podataka, naveden neposredno ispod. Naziv datoteke možete promijeniti tako da upišete u okvir Naziv datoteke.

3. Da biste promijenili put, kliknite ikonu mape pokraj okvira Naziv datoteke da biste potražili mjesto za stavljanje datoteke baze podataka.

4. Kliknite Stvori. Otvorit će se nova web-baza podataka i prikazat će se nova prazna tablica.

Dizajniranje web-tablice

Za dizajniranje web-tablice koristite prikaz podatkovne tablice.

Kada prvi put stvorite praznu web-bazu podataka, Access stvara novu tablicu i otvara je u prikazu podatkovne tablice. Pomoću naredbi na kartici Polja i kartice Tablica možete dodavati polja, indekse, pravila provjere valjanosti i podatkovne makronaredbe – novu značajku koja vam omogućuje promjenu podataka na temelju događaja.

Kada uredite i koristite novu tablicu, vjerojatno ćete htjeti stvoriti više tablica.

Dodavanje izračunatog polja

Možete dodati polje koje prikazuje vrijednost izračunatu iz drugih podataka u istoj tablici. Podatke iz drugih tablica nije moguće koristiti kao izvor izračunatih podataka. Izračunata polja ne podržavaju neke izraze.

1. Kada je tablica otvorena, kliknite Kliknite da biste dodali.

2. Pokažite na Izračunato polje, a zatim kliknite željenu vrstu podataka za polje.

   Otvorit će se sastavljač izraza.

3. Pomoću sastavljača izraza stvorite izračun za polje. Imajte na umu da za izračun možete koristiti samo druga polja iz iste tablice kao i izvori podataka. Pomoć za korištenje sastavljača izraza potražite u članku Korištenje sastavljača izraza.

Postavljanje pravila provjere valjanosti podataka

Pomoću izraza možete provjeriti valjanost unosa za većinu polja. Možete koristiti i izraz za provjeru valjanosti unosa za tablicu, što može biti korisno ako želite provjeriti valjanost unosa za polje koje ne podržava provjeru valjanosti ili ako želite provjeriti valjanost unosa polja na temelju vrijednosti drugih polja u tablici. Temeljitije objašnjenje provjere valjanosti potražite u članku Ograničavanje unosa podataka pomoću pravila provjere valjanosti.

Možete navesti i poruku koja se prikazuje kada pravilo provjere valjanosti sprječava unos, poznat pod nazivom poruka provjere valjanosti.

Stvaranje odnosa između dvije web-tablice

Da biste stvorili odnos u web-bazi podataka, pomoću čarobnjaka za pretraživanje stvorite polje s vrijednostima. Polje s vrijednostima nalazi se u tablici koja se nalazi na strani odnosa s više vrijednosti i pokazuje na tablicu koja se nalazi na jednoj strani odnosa.

Izmjena polja s vrijednostima u prikazu podatkovne tablice

1. Otvorite tablicu koja sadrži polje s vrijednostima koje želite izmijeniti.

2. Napravite nešto od sljedećeg:

   • Na kartici Polja u grupi Svojstva kliknite Izmjena polja s vrijednostima.

   • Desnom tipkom miša kliknite polje s vrijednostima, a zatim kliknite Izmijeni pretraživanja.

3. Slijedite korake čarobnjaka za traženje vrijednosti.

Održavanje integriteta podataka pomoću podatkovnih makronaredbi

Kaskadna ažuriranja i brisanja možete implementirati pomoću podatkovnih makronaredbi. Pomoću naredbi na kartici Tablica možete stvoriti ugrađene makronaredbe koje modificiraju podatke. U sljedećem su videozapisu navedene osnove.

Dodatne informacije o stvaranju podatkovnih makronaredbi potražite u članku Stvaranje podatkovne makronaredbe.

Stvaranje web-upita

Upit možete koristiti kao izvor podataka za obrasce i izvješća. Upiti se izvode na poslužitelju, što pomaže u minimiziranju mrežnog prometa.

Pretpostavimo, primjerice, da koristite web-bazu podataka za praćenje dobrotvornih doprinosa. Želite vidjeti tko je doniran novac dok se događaj odvijao. Pomoću upita možete odabrati podatke i pripremiti ih za korištenje u obrascima i izvješćima.

1. Na kartici Stvaranje u grupi Upiti kliknite Upit.

2. U dijaloškom okviru Prikaz tablice dvokliknite svaku tablicu koju želite uvrstiti, a zatim kliknite Zatvori.

   U ovom primjeru dvokliknite Sastavni dijelovi, Donacije, Događaji i EventAttendees.

3. Stvorite sva obavezna pridruživanja povlačenjem polja iz jednog objekta u drugi u prozoru dizajna upita.

   U ovom primjeru povucite polje ID iz sastavnih izvora u polje DonorConstituentID u odjeljku Donacije, a zatim povucite polje DonorConstituentID iz donacija u polje KonstitutivniID u EventAttendees.

4. Dodajte polja koja želite koristiti. Možete povući polja u rešetku ili dvokliknete polje da biste ga dodali.

   U ovom primjeru dodajte događaj iz tablice Događaji, Datum Donacije iz tablice Donacije i Pozdrav, Ime i Prezime iz konstitutivnih tablica.

5. Dodajte sve kriterije koje želite primijeniti.

   U ovom primjeru želite ograničiti Datum Donacije tako da se nalazi između početnih datuma i datuma završetka događaja. U rešetki dizajna upita u retku Kriteriji u odjeljku Datum Donacije upišite >=[StartDatum] And <=[EndDate].

Stvaranje web-obrasca

Forms su glavni način unosa i uređivanja podataka u web-bazi podataka te su korisni i za pregled podataka. Forms se u pregledniku, što pomaže optimizirati performanse. Kada otvorite obrazac, preglednik dohvaća potrebne podatke s poslužitelja sustava SharePoint. Podatke u obrascu možete filtrirati i sortirati bez potrebe za ponovnim dohvaćanje podataka s poslužitelja.

1. Odaberite tablicu ili upit koji želite koristiti kao izvor podataka.

   Napomena: Ako želite stvoriti nepovezan obrazac, preskočite ovaj korak.

2. Na kartici Stvaranje u grupi Forms kliknite jedan od sljedećih gumba:

   • Obrazac    Stvorite jednostavan obrazac koji prikazuje jedan po jedan zapis pomoću objekta koji ste odabrali kao izvor podataka.

     Napomena: Ako stvarate nepovezan obrazac, taj gumb nije dostupan.

   • Više stavki    Stvorite obrazac koji prikazuje više zapisa istodobno pomoću objekta koji ste odabrali kao izvor podataka.

     Napomena: Ako stvarate nepovezan obrazac, taj gumb nije dostupan.

   • Obrazac    Stvorite obrazac koji nema ništa na njemu.

   • Podatkovna tablica    Stvorite obrazac koji izgleda i ponaša se kao podatkovna tablica pomoću objekta koji ste odabrali kao izvor podataka.

     Napomena: Ako stvarate nepovezan obrazac, taj gumb nije dostupan.

Stvaranje web-izvješća

Izvješća su glavni način pregleda ili ispisa podataka iz web-baze podataka. Izvješća se izvode u pregledniku, što olakšava optimiziranje performansi. Kada otvorite izvješće, preglednik dohvaća potrebne podatke s poslužitelja sustava SharePoint. Podatke u izvješću možete filtrirati i sortirati bez potrebe za ponovnim dohvaćanje podataka s poslužitelja.

1. Odaberite tablicu ili upit koji želite koristiti kao izvor podataka.

2. Na kartici Stvaranje u grupi Izvješća kliknite jedan od sljedećih gumba:

   • Izvješće    Stvorite osnovno izvješće pomoću objekta koji ste odabrali kao izvor podataka.

   • Prazno izvješće    Stvorite izvješće koje nema ništa na njemu.

Stvaranje obrasca za navigaciju i postavljanje kao zadanog obrasca za prikaz na početnom zaslonu

Osobe vam način navigacije aplikacijom. Zapamtite – navigacijsko okno nije dostupno u web-pregledniku. Da bi korisnici mogli koristiti vaše objekte baze podataka, morate im dati sredstvo. Možete stvoriti obrazac za navigaciju i odrediti da se prikazuje svaki put kada netko otvori aplikaciju u web-pregledniku. Osim toga, ako ne navedete obrazac koji će se prikazati prilikom pokretanja aplikacije, neće se otvoriti obrazac, što svima otežava korištenje aplikacije.

1. Na vrpci kliknite karticu Stvaranje.

2. U Forms kliknite Navigacija, a zatim s popisa odaberite raspored navigacije.

3. Da biste dodali stavku, povucite je iz navigacijskog okna u navigacijsku kontrolu.

   Napomena: Obrasce i izvješća možete dodavati samo u navigacijsku kontrolu.

4. Dodajte sve druge kontrole koje želite u tijelo obrasca za navigaciju. Možda, primjerice, želite omogućiti funkcije pretraživanja u svim obrascima dodavanjem nekih kontrola u obrazac za navigaciju.

Objavljivanje i sinkroniziranje promjena u aplikaciji