Cirkularna pisma: uređivanje primatelja

Dijaloški okvir Uređivanje primatelja

U tom dijaloškom okviru odaberite primatelje kojima želite poslati poštu.

• Popis primatelja Prikazuje sve zapise koji će se koristiti u cirkularnom pismu. Po zadanom je odabran svaki redak. Očistite sva imena kojima ne želite slati.

• Izvor podataka Odaberite Uredi da biste promijenili pojedinačna polja ili dodali zapise. Ako ste stvorili popis ili ste vlasnik popisa, možete i brisati zapise ili prilagođavati stupce u izvoru podataka. Osvježavanje će ažurirati popis primatelja ako je potrebno.

• Sortiranje Odaberite do tri razine polja za sortiranje uzlaznim ili silaznim redoslijedom. Ponovno će se prikazati popis primatelja da bi odražavao sortiranje. Dodatne informacije potražite u dijaloškom okviru Mogućnosti upita – sortiranje.

• filtar Uspoređuje polja na popisu i uspoređuje ih s nizovima koje navedete. Usporedbe uključuju:

  • Jednako ilinije jednako
  • manje od ili veće od
  • manje od ili jednako ili veće od ili jednako
  • Is blank or Is Not Blank
  • Sadrži ili ne sadrži

  Usporedbe ne ovise o veličini slova, pa se MEGAN podudara s Megan, Megan ili mEGAN. Popis primatelja ponovno će se prikazati da bi odražavao rezultate filtriranja. Dodatne informacije potražite u dijaloškom okviru Filtar mogućnosti upita.

• Pronalaženje duplikata Pregledava i prikazuje sve duplicirane zapise utemeljene na imenu i prezimenu. Na popisu možete poništiti okvir za sve stavke koje ne želite uvrstiti u poruku. Poništavanjem potvrdnog okvira ne uklanja se zapis s glavnog popisa primatelja, već se samo poništava potvrdni okvir povezan s imenom.

• Pronalaženje primatelja Pregledava i ističe zapise s poljima koja odgovaraju unesenom tekstu. Možete pregledati sva polja u zapisima ili navesti samo jedno, primjerice Grad ili Županija. Kada se pronađe više od jednog, a prvi je istaknut. Odaberite Traži sljedeće da biste se pomicali kroz sva podudaranja.

• Provjera adresa Koristi tehnologiju za provjeru valjanosti adrese treće strane da bi provjerio adresu u izvoru podataka. Ako ga nemate, odabirom ove mogućnosti prikazat će vam se mogućnost otvaranja stranice s dodatnim informacijama na kojoj možete kupiti servis.

• U redu Izlazi iz dijaloškog okvira. Promjene se već spremaju kada primijenite sortiranja, filtre i druge parametre.

Uređivanje popisa za slanje poruka e-pošte

Sortiranje popisa radi pronalaženja grupa

Sortirajte popis primatelja da biste grupirali podatke na određeni način, primjerice po određenim gradovima.

1. Idite naFiltriranje primatelja>pošte.
2. Odaberite Sortiraj zapise> Pokojem želite sortirati, a zatim naziv polja prema kojem želite sortirati.
   
   Da biste sortirali po većem broju polja, primjerice po županiji pa zatim po gradu, odaberite Zatim po pa odaberite dodatna polja prema kojima želite sortirati.
   
3. Kada se sva polja sortiraju na željeni način, odaberite U redu.
   Dodatne informacije potražite u dijaloškom okviru Mogućnosti upita – sortiranje.

Filtriranje popisa radi prikaza samo onih redaka koje želite uvrstiti

Filtrirajte popis tako da vam se prikazuju samo osobe ili stavke koje želite uvrstiti u cirkularno pismo, primjerice, samo osobe u određenom gradu ili stavke inventara s određenom cijenom.

1. Odaberiteprimatelje filtra> pošte.
2. U odjeljku Filtriranje zapisa odaberite stupac prema kojem želite filtrirati.
   
3. Odaberite Usporedba i vrstu željene usporedbe.
   
4. U okvir Usporedi s upišite vrijednost filtra.
5. Odaberite And ili Or, a zatim po želji dodajte još jedan uvjet filtru. Na primjer, odaberite Ili odaberite Grad na popisu Polje , odaberite Jednako, a zatim upišite ime drugoga grada.
6. Odaberite U redu.
7. Dodatne informacije potražite u dijaloškom okviru Filtar mogućnosti upita.

Sada ste spremni za umetanje polja cirkularnih pisama u dokument koji koristite za cirkularnu e-poštu ili cirkularna pisma u programu Word.