Ha egy webhely tartalma logikusan rendezett és könnyen megtalálható, könnyebben karbantartható és kezelhető, a felhasználók pedig hatékonyabban dolgozhatnak. Webhelycsoportgazdaként vagy webhelytulajdonosként célszerű lehet még a webhely létrehozása előtt kidolgozni a webhelystratégiát. Ebben a cikkben a következőket vizsgáljuk meg:
- Milyen típusú tartalmakat fog elhelyezni a webhelyeken?
- Hogyan fogják a felhasználók megtalálni és elérni a tartalmakat?
- Milyen műveleteket végezhetnek el a felhasználók a tartalmakkal?
Milyen típusú tartalmakat fog elhelyezni a webhelyeken?
Miután átgondolta, hogy hány webhelyet és webhelytípust szeretne létrehozni, tervezze meg az ezeken a webhelyeken tárolni kívánt tartalmat. A tartalomtervezés során az alábbiakat kell meghatároznia:
- Milyen típusú listákat, tárakat vagy lapokat szeretne létrehozni a webhelyeken a tartalom rendszerezéséhez ? A tárakban dokumentumok és más fájlok tárolhatók, míg a listák a feladatok és a problémák követéséhez hasznosak. A lapok a webhelyek önálló elemei, ahol tartalmat, alkalmazásokat, hivatkozásokat és egyebeket jeleníthet meg.
- A felvenni kívánt alkalmazások típusaA beépített SharePoint-appok (például dokumentumtárak és listák), de Ön is létrehozhat saját alkalmazásokat, illetve harmadik felektől is vásárolhat alkalmazásokat a SharePoint Áruházban.
- Kíván-e tartalomtípusokat létrehozni A tartalomtípusok segítségével testre szabhatja a különböző típusú tartalmak kezelését és nyomon követését.
Előfordulhat, hogy szervezete a tervezésnek ezt a részét központilag szeretné elvégezni (különösen, ami a tartalomtípusokat illeti), de szintén ösztönöznie kell az egyes webhelytulajdonosokat, amikor testre szabják a rájuk vonatkozó webhelyeket.
Milyen típusú alkalmazásokat szeretne felvenni?
A tartalomtípusokon kívül azt is gondolja át, hogy a webhelyeken milyen egyéb információkat szeretne tárolni, illetve hogy a szervezet felhasználói milyen feladatokat fognak végezni. Ez alapján megtervezheti, hogy milyen típusú alkalmazásokat célszerű a webhelyeken kezdetben elhelyezni. Ha például szüksége van egy helyre, ahol dokumentumokat tárolhat, akkor célszerű felvenni egy dokumentumtárat. Ha fontos dátumokat szeretne nyomon követni, naptárra lesz szüksége.
Nem feltétlenül kell azonnal felvennie az összes olyan alkalmazást, amelyre szüksége van. Az üzleti igények változása miatt a webhelytulajdonosok idővel új alkalmazásokat vehetnek fel és régieket távolíthatnak el. Ha azonban idejekorán megtervezi, hogy miként szeretné testre szabni a tartalmakat a webhelyeken, elérheti, hogy a webhelyek már a kezdet kezdetén hasznosak legyenek a felhasználóknak.
A SharePoint beépített alkalmazásai számos üzleti célra használhatók, például dokumentumtárolásra és -kezelésre, projektvezetésre és projektek nyomon követésére, valamint kommunikációra. Ezekből az alkalmazásokból több példányt is elhelyezhet a webhelyen. A SharePoint Áruházból harmadik felektől származó alkalmazásokat is vásárolhat, és felveheti őket a webhelyre.
További információért olvassa el az Alkalmazás felvétele a webhelyre és az Alkalmazás vásárlása a SharePoint Áruházból című témakört.
Szükség van-e tartalomtípusok meghatározására?
A tartalomtípusok lehetővé teszik, hogy a webhely felhasználói a megfelelő lista vagy tár Új elem vagy Új dokumentum parancsával gyorsan létrehozzanak speciális tartalmakat. A tartalomtípusok hasznosak, mert segítségükkel a webhelytulajdonosok biztosíthatják, hogy a tartalmak konzisztensek legyenek a különböző webhelyeken. Lehetővé teszik azt is, hogy egy lista vagy tár többféle elem-, illetve dokumentumtípust befogadjon. A webhelytulajdonosok a webhely, lista vagy tár tartalomtípusainak beállításakor előre konfigurálhatják a tartalmak bizonyos részleteit.
A webhelytulajdonosok listaelemekhez, dokumentumokhoz és mappákhoz állíthatnak be tartalomtípusokat.
Tartalomtípusokat akkor lehet hasznos definiálni néhány tartalomhoz, ha a tartalom megfelel az alábbi feltételek valamelyikének:
| Feltétel | A tartalomtípusok használati módja |
|---|---|
| Speciális dokumentumtípusokat használ, amelyek formátuma vagy rendeltetése szabványos, és biztosítani szeretné konzisztens megjelenésüket szervezetszerte. | Az ilyen típusú dokumentumokhoz állítson be webhely-tartalomtípusokat a csoportwebhely szintjén, hogy a tartalomtípusok a csoportwebhely összes alwebhelyén elérhetők legyenek. Ebben az esetben a szervezet összes felhasználója azonos módon hozza létre a dokumentumokat. |
| Meghatározott típusú dokumentumokhoz speciális sablonokat kell használniuk a felhasználóknak. | A dokumentumsablonokat rendelje a megfelelő tartalomtípusokhoz, hogy az ezek alapján készített új dokumentumok ugyanazt a sablont használják. |
| Bizonyos típusú dokumentumok vagy elemek esetében szabványos információkészletet szeretne nyomon követni. | Az információk nyomon követéséhez rendeljen oszlopokat a tartalomtípushoz. Ha az információk közül bármelyik különösen fontos, jelölje meg kötelezőként a megfelelő oszlopokat. A tartalomtípus beállításakor egyes oszlopoknak alapértelmezett értékeket is megadhat. |
| Meghatározott üzleti folyamat szabályozza, hogy bizonyos típusú dokumentumokat hogyan kell kezelni vagy véleményezni. | A tartalomtípusokhoz állítson be munkafolyamatokat. Munkafolyamatok alkalmazásával kezelheti az olyan üzleti folyamatokat, mint a dokumentumok véleményezése vagy jóváhagyása. |
Miután meghatározta azokat a tartalmakat, amelyekhez tartalomtípusokat szeretne rendelni, gondolja át, hogy hol célszerű a tartalomtípusokat beállítani. Ha a webhely-tartalomtípusokat a csoportwebhely szintjén határozza meg, akkor azok széles körben elérhetők lesznek a csoportwebhely összes alwebhelyének listáiban és táraiban. Az egyes webhelyek tulajdonosai szintén megadhatnak webhely-tartalomtípusokat a webhelyeiken, bár ezek a tartalomtípusok csak az adott webhelyeken és alwebhelyeiken lévő listákban, illetve tárakban lesznek elérhetők.
Hasznos lehet, ha egy táblázatban összefoglalja azokat az információkat, amelyeket a tartalomtípusok megadásakor fel szeretne venni. Kezdetként készíthet valami egyszerűt, mint amilyen az alábbi táblázat, majd annak megfelelően módosíthatja azt, hogy milyen további információkat szeretne nyomon követni, például hogy mely webhelyeken vagy mely csoportok használják majd a tartalomtípusokat:
| Új tartalomtípus | Szülő-tartalomtípus | Oszlopok | Dokumentumsablon | Munkafolyamatok |
|---|---|---|---|---|
| Adja meg a létrehozni kívánt tartalomtípus nevét. | Adja meg azt a szülő-tartalomtípust, amelyből a tartalomtípust létre szeretné hozni. | Sorolja fel azokat az új vagy létező oszlopokat, amelyeket a tartalomtípushoz szeretne rendelni. | Adja meg, hogy a tartalomtípussal társít-e dokumentumsablont. | Adja meg, hogy a tartalomtípussal társít-e munkafolyamatot. |
A tartalomtípusokkal végzett munkáról részletesebben a SharePoint Online súgójában, a Tartalomtípus létrehozása és testreszabása című témakörben tájékozódhat.
Hogyan fogják a felhasználók megtalálni és elérni a tartalmakat?
Gondolja végig, hogy a felhasználók hogyan fogják megtalálni és használni a SharePoint-webhelyek tartalmát. A tervezés e szakaszában dönthet arról, hogy miként konfigurálja a navigálást és a keresést a csoportwebhelyen és alwebhelyein.
Mely webhelyeket szeretne felvenni a globális navigálásba?
A navigálás megtervezéséhez hasznos, ha készít egy diagramot a webhely-hierarchia webhelyeiről. Ha a webhelyek tervezésekor már létrehozott egy diagramot, induljon ki abból, és módosítsa azt. Vegye fel rá a csoportwebhely összes alwebhelyét. Célszerű, ha a csoportwebhelyen és alwebhelyein található fontosabb listákat és tárakat is feltünteti. Így egy pillantással azonosíthatja azokat a helyeket, amelyeket a webhely felhasználói megpróbálnak majd megtalálni a csoportwebhely kezdőlapjáról indulva.
A webhelyek felső navigációs sávja biztosítja az úgynevezett globális navigálást.
Alapértelmezés szerint minden webhely saját felső navigációs területet használ, de engedélyezheti, hogy a webhelyek ezt az elemet a szülőwebhelyüktől örököljék, így konzisztens navigálási rendszert biztosíthat a különböző webhelyeken. Testre szabhatja, hogy mely webhelyek jelenjenek meg a felső navigációs területen. Tetszőleges URL-címekre mutató hivatkozásokat is elhelyezhet rajta, ha például külső források hivatkozásait be szeretné építeni a webhely navigálási rendszerébe. A felső navigációs terület testreszabásáról további információt A csoportwebhely navigációs elemeinek testreszabása című témakörben találhat.
Ha csoportwebhelyének sok alwebhelye van, nem célszerű mindet feltüntetni a felső hivatkozáspulton, mert az megterhelné a felhasználókat. Ugyanakkor a fontos webhelyeket és tartalmakat elrejteni sem szabad. A webhely-hierarchiát ábrázoló diagram segítségével azonosítsa azokat a fontos webhelyeket, amelyeket a globális navigálási rendszerben fel szeretne tüntetni.
Hogyan navigálnak majd a felhasználók a webhelyeken?
A felső navigációs sáv mellett a webhelyek a lap bal oldalán, az úgynevezett Fontos rovatok sávon is találhatók navigációs elemek.
A Fontos rovatok sáv jellemző módon az adott webhellyel kapcsolatos hivatkozásokat tartalmazza, és a legfontosabb tartalmak kiemelésére szolgál. Új lista vagy tár létrehozásakor automatikusan megjelenik egy új hivatkozás a Fontos rovatok sáv Legutóbbiak területén. A Legutóbbiak szakaszban csak a legutóbbi öt hivatkozás látható.
A Fontos rovatok sáv testreszabásával hozzáadhat vagy eltávolíthat a webhelyen található listákra és tárakra mutató hivatkozásokat. A hivatkozásokat egyéni kategóriákba is sorolhatja. Ha azt állítja be, hogy az összes alwebhely a globális navigálási rendszert örökölje, akkor fontos, hogy a webhelytulajdonosok testre szabják a Fontos rovatok sávon elhelyezett navigálási elemeket, mert a felhasználók elsősorban ezek segítségével találják meg a webhelyen lévő tartalmakat, amikor felkeresik azt. Ha úgy dönt, hogy az alwebhelyek nem öröklik a globális navigálási rendszert a csoportwebhelytől, akkor a felhasználók az alwebhelyeken a felső hivatkozáspultot és a Fontos rovatok sávot is használhatják a tartalmak megtalálásához. A Fontos rovatok sávon lévő hivatkozások szerkesztéséről további információt A csoportwebhely navigációs elemeinek testreszabása című témakörben talál.
Mire érdemes figyelni a keresés megtervezésekor?
A felhasználók nagyobb valószínűséggel használják a SharePointot, ha könnyen megtalálják a szükséges információkat. Tartalomkezelési funkciók (például tartalomtípusok) használatával, illetve azzal, hogy metaadatoszlopokat vesz fel a listákba és tárakba, elősegítheti a tartalom kereséssel történő felfedezését.
A webhelycsoportgazdák és a webhelygazdák számos konfiguráció segítségével szabhatják testre a keresési felületet a felhasználók számára.
| Ehhez tegye a következőket: | Tekintse meg a következő témakört: |
|---|---|
| A keresési eredményeket befolyásoló stílus és beállítások testreszabásával testre szabhatja a keresőközpontot és a Keresőközpont lapjain használt kijelzőket. | A keresőközpont kezelése a SharePointban |
| Lekérdezési szabályok létrehozásával hatékonyabban reagálhat a felhasználók szándékaira. | Lekérdezési szabályok kezelése |
| Testre szabhatja a keresési találatforrásokat. | Találatforrások kezelése |
| Megtekintheti, létrehozhatja vagy módosíthatja a felügyelt tulajdonságokat, illetve megfeleltetheti a bejárt tulajdonságokat a felügyelt tulajdonságoknak. | A keresési séma kezelése a SharePointban |
| Testre szabott kereséskonfigurációs beállítások exportálása és importálása webhelyek között. Az exportálandó és importálható beállítások közé tartozik az összes testre szabott lekérdezési szabály, a találatforrás, a találattípus, a rangsorolási modell és a webhely keresési beállításai. | Testre szabott kereséskonfigurációs beállítások exportálása és importálása |
Hogyan lesz elérhető a tartalom a keresésben?
A keresési szolgáltatás a SharePoint-tartalmak ötpercenkénti bejárására van ütemezve. Egy elem SharePoint-webhelyre való felvétele után bizonyos idő elteltével történik meg az indexelése és megjelenítése a keresési eredményekben. Ez az időtartam az aktuális felhasználói tevékenységtől függ. Az olyan feladatok, mint a webhelyek áttelepítése, frissítése és kezelése növelik az indexelési csatorna terhelését. Az új tartalomelemek általában egy órán belül megjelennek a keresési eredmények között.
Milyen műveleteket végezhetnek el a felhasználók a tartalmakkal?
Ha feltesz néhány alapvető kérdést arról, hogy mit kell tenniük a tartalmak felhasználóinak, eldöntheti, hogy miként lehet szükség az egyes webhelyek, listák és tárak konfigurálására, illetve hogy a felhasználóknak milyen konkrét funkciókat kell használniuk.
| Megvizsgálandó kérdések | A tartalom konfigurálásával kapcsolatos szempontok |
|---|---|
| Szükség van-e bizonyos típusú dokumentumok vagy listaelemek verzióinak követésére? |
|
| A webhely felhasználóinak szükségük van-e arra, hogy bizonyos típusú dokumentumokon egyidejűleg dolgozzanak vagy együttműködjenek? |
|
| Kell-e bizonyos típusú tartalmakat jóváhagyni, mielőtt azok széles körben elérhetők lennének? |
|
| Kiterjed-e bizonyos típusú tartalmakra valamilyen üzleti folyamat vagy humán munkafolyamat? |
|
| Használ-e listákat folyamatok irányítására vagy kezelésére? |
|
| Lesznek-e bizalmas tartalmak a webhelyeken, amelyeket el kell tiltani az általános hozzáféréstől? |
|
| Szükség van-e arra, hogy a felhasználók értesítéseket kapjanak a tartalmak változásairól? |
|