|
Az útmutató olyan helyzetekben nyújt segítséget, amikor egy projekt ütemezése módosult, és ennek következményeként túl későre került a befejezési dátuma. A befejezési dátum korrigálásához az azt leginkább befolyásoló tevékenységeket kell módosítani. Ezek a projekt kritikus útján elhelyezkedő tevékenységek. A Project útikalauza című lapon további projektvezetési útmutatókat talál. |
|---|
Mindenekelőtt néhány projektvezetési tanács
Az ütemterv módosításakor három tényezőt kell figyelembe vennie: a projekt költségét, a termékek hatókörét és az időt. Ezek gyakran háromszögként jelennek meg. A háromszög egyik pontját nem módosíthatja anélkül, hogy a többit befolyásolná.
Íme, néhány példa, hogy ez a tény milyen hatást gyakorol a projekt befejezési dátumára:
- A befejezési dátum előbbre hozása esetén megnövekedhetnek a költségek, illetve csökkenhet a projekt műszaki tartalma.
- Ha a projekt költsége semmiképpen sem módosítható, a projekt átfutási ideje megnövekedhet vagy műszaki tartalma lecsökkenhet.
- A műszaki tartalom (az eredménytermékek számának) megnövelése a projekt átfutási idejének vagy – többleterőforrások bevonása esetén – költségének növekedését okozza.
Ha még nem ismerkedik a projektvezetéssel Nem számít, milyen jól tervez egy projektet, a dolgok rosszul fognak alakulni. Éppen ezért érdemes már a kezdetektől fogva figyelemmel kísérni a problémás területeket, mivel a kezeletlen helyzetek csak tovább romlanak.
Néhány alapvető lehetőség a projektek figyelemmel kísérésére és a problémák orvoslására:
- Először tekintse meg a legfontosabb feladatokat Egyes tevékenységek fontosabbak, mint mások, ha a projekt problémáit kell megoldania. Az ütemtervet leginkább befolyásoló tevékenységeket kritikus tevékenységeknek nevezik, és értelemszerűen ezekre kell a legnagyobb figyelmet fordítani.
- A projekt megfelelő nézetének lekérése A Project számos nézettel és jelentéssel rendelkezik, amelyek segítenek megállapítani, hogy mi a probléma a projekttel. Egyszerűbb projektek esetén a Gantt-diagramon is figyelemmel kísérhető a projekt befejezési dátuma. Nagyobb projektek esetén azonban már érdemes a varianciatáblázatokat és a megtermelt értéket összegző jelentéseket is elemezni.
- Heti állapotjelentések lekérése A munkahelyi állapotjelentések küldése nem egyszerű feladat. A haladás felmérésének legegyszerűbb módja a rendszeres heti státuszmegbeszélés. Az ennél gyakoribb adatgyűjtés a projekt előrehaladásáról gyakran kontraproduktívvá válik.
Ha Ön tapasztalt projektmenedzser Ön már régóta projektmenedzser, de most egy olyan projekttel szembesül, amelynek szoros monitorozásra van szüksége ahhoz, hogy a költségvetésen belül maradjon.
A projekt szponzora ráadásul havi rendszerességgel szeretne vezetői összefoglalót kapni a projektről.
Ilyenkor hasznos az alábbi néhány lehetőség a projektek figyelemmel kísérésére és a problémák orvoslására:
- Alapterv létrehozása a projekthez Az ütemezés létrehozása után mentsen egy alapverziót. Az alapterv a projekt eredeti verziója, amit később összehasonlíthat a tevékenységek előrehaladásával (a projekt tényleges állapotával).
- A projekt megfelelő nézetének lekérése A Project számos nézettel és jelentéssel rendelkezik, amelyek segítenek megállapítani, hogy mi a probléma a projekttel. A projektek komplexitásának növekedése esetén azonban már érdemes a varianciatáblázatokat és a megtermelt értéket összegző jelentéseket is elemezni.
- Heti állapotjelentések lekérése Ahogy a projektek egyre bonyolultabbak lesznek, kifinomultabb módszerekkel gyűjthet heti állapotjelentéseket. A csapattagok egy SharePoint-feladatlistában rögzíthetik előrehaladásukat, amit aztán szinkronizálni lehet a Microsoft Projecttel. A Project Professional használata esetén a Project Web Appon keresztül is bekérhetők az állapotjelentések a csapattagoktól. A heti egyszerinél gyakoribb adatgyűjtés a projekt előrehaladásáról gyakran kontraproduktívvá válik.
- A megtermelt érték elemzésének ismertetése A megtermelt érték elemzése segít megállapítani, hogy a projekt jó úton halad-e.
A projektek figyelemmel kísérése
| Az ütemterv végrehajtásának nyomon követése | A csapattagoktól a tevékenységekkel kapcsolatban érkező friss adatok hasznosak a problémák azonosításához. Az előrehaladás a Gantt-diagramon gyorsan áttekinthető, azonban a kifinomultabb megtermeltérték-elemzési funkció is igénybe vehető. Ezzel az elemzéssel tisztábban látható, hogy a projekt a várakozások szerint halad-e. |
| Ütemezési tényezők megtekintése és nyomon követése | Ismerje meg, hogyan van ütemezve a projekt. Láthatja, hogy a tevékenységütemezés módosításai hogyan befolyásolják a projekt befejezési dátumát. |
| A projekt kritikus útjának megjelenítése | Időnként érdemes megjeleníteni a projekt befejezési dátumát leginkább befolyásoló tevékenységeket. Az ütemezési problémák megoldását az ilyen tevékenységek vizsgálatával célszerű kezdeni. |
| A megfelelő nézet megválasztása a projekt ütemtervéhez | Használja bátran a Project különböző nézeteit és jelentéseit a problémák azonosítására és az ütemterv kiigazítására. |
| Alapterv beállítása és mentése | Ha új alapokra szeretné helyezni a haladás figyelemmel kísérését, készíthet egy új alaptervet, hogy a jövőben ehhez hasonlítsa a haladást. |
| Jelentés készítése a potenciális problémákról | Grafikus jelentések készítése és testreszabása a projekt előrehaladásáról. Tekintse meg ezeket a jelentéseket a Projectben, vagy exportálja őket más alkalmazásokba, például a PowerPointba, a Word vagy az Excelbe. |
| Problémák keresése a megtermelt értékek elemzésével | A megtermelt érték segít megválaszolni a következőhöz hasonló kérdéseket: "A projektben eddig elvégzett munka mennyiségét tekintve mennyi pénzt kellett volna elköltenünk?" vagy "Időben befejezzük?" |
Problémák orvoslása
| A kezdési vagy befejezési dátum módosítása | Olyan dátumot válasszon, amely az aktuális terv dátumánál korábbi dátummal kezdődik vagy fejeződik be. Ha ez a projekt egyik lehetősége, először próbálja meg módosítani a kezdési dátumot. |
|---|---|
| Tevékenység időtartamának módosítása | A befejezési dátum megjelenítéséhez csökkentse a tevékenységek időtartamát. Győződjön meg arról, hogy csökkenti a kritikus tevékenységek időtartamát, amelyek a legnagyobb hatással vannak a projekt befejezési dátumára. |
| Tevékenység máshoz rendelése | Ha egyszerre túl sok feladaton kell dolgoznia egy-egy munkatársának, a Project erőforrás-hozzárendeléseket kisimító funkciójával egyenletesebben oszthatja el a feladatokat a csapattagok között. |
| Tevékenység felosztása | Egyetlen tevékenységet feloszthat, ha több olyan elemet tartalmaz, amelyeken különböző erőforrások egyidejűleg dolgozhatnak. Ha egy kritikus útvonalú tevékenységet különböző hozzárendelésekkel rendelkező elemekre bont, akkor előfordulhat, hogy megfelel a befejezési dátumnak. |
| Újabb csapattagok felvétele egy projektbe | Ha van rá módja, újabb munkatársakat rendelhet a befejezési dátumot befolyásoló tevékenységekhez. |
| Csapattag eltávolítása egy projektből | Ha eltávolítja a személyeket a tevékenységekből, a projekt befejezési dátumát is behozhatja. Ha egy feladaton túl sok ember vagy nem megfelelő személyek dolgoznak, kommunikációs problémákat okozhatnak, amelyek növelhetik a feladat időtartamát. |
| A munkanapok módosítása a projektnaptárban | A projekt befejezési dátuma a munkatársak munkaidejét meghatározó naptárak módosításával is előbbre hozható. A naptárba rendkívüli munkanapokat vehet fel, illetve jelezheti, ha túlórázásra kéri a csapattagokat. |
| Tegyen fel egy kérdést a Project fórumában | A fórumban szakértői választ kaphat a Projecttel kapcsolatos kérdéseire. Az Answers.com portálon üzemelő Project fórumban tapasztalt felhasználók és a Projecttel kapcsolatos konzultációs szolgáltatásokat nyújtó tanácsadók várják, hogy segíthessenek. |
| Projektinformációk közlése | Ha módosította valaki munkarendjét vagy feladatai körét, közölje vele, hogy véletlenül se vesszenek el az információk. |
| A projektvezetés során kötendő kompromisszumok | A projektekben minden módosítás időbeli, költségbeli vagy tartalombeli (terjedelembeli) hatással jár. Ezek azok a tényezők, amelyeket nap mint nap figyelembe kell követnie, hogy a Project-terv nyomon legyen követve. Megtudhatja, hogyan dolgozhat ezekkel a korlátozásokkal. |
| A Project tevékenységütemezése | Ahogy a Project módosítja az ütemtervet, előfordulhat, hogy a tevékenységek váratlanul mozognak. Értse meg a nagy "Miért?" a Project hatékony ütemezési motorja mögött. |