Projektet vezetni ritkán egyszerű. Ez az útmutató azonban segít megérteni a projektvezetést a Project használata közben. Minden alábbi hivatkozás egy lapra mutat, ahol a projektvezetés adott részfeladatát ismertetjük alaposan cikkekkel és rövid oktatóagyagokkal.
A projekttervezés kezdeti fázisa
Minél bonyolultabb egy projekt, annál többet kell terveznie a Project használatba vétele előtt. A projekt kezdeti szakaszában jellemzően a Word, az Excel és a SharePoint segíti a gondolkodást.
| Projektcél | LEÍRÁS |
|---|---|
| A projekttervezés kezdeti fázisa | Gyakran kudarcba fulladnak azok a projektek, amelyek a kezdeti fázisban nélkülözik a korai tervezést. Ezen a ponton fontolja meg, kik az érdekeltek és a támogatók, és vázolja fel a projekt alapító dokumentumát, korai specifikációit és esetleg a költségvetést. Kisebb projekteken ennek a munkának jelentős részét elvégezheti a Microsoft Projectben. Nagyobb projekteken használja a Wordöt, az Excelt, a SharePointot vagy akár a telefonját is gondolatai rögzítésére. |
| A tervek megismertetése az érdekeltekkel | Nem mindig egyszerű az érdekeltekkel fenntartott kommunikációs csatornák működtetése. Ez azonban létfontosságú a projekt sikere érdekében. |
| Projektjelentések készítése és megosztása | A kommunikáció időrabló részéhez a Project néhány kattintással elérhető jelentésekkel nyújt segítséget. Rögzítheti a kezdeti terveket, a projekt főbb mérföldköveit, a költségvetési elvárásokat, a személyi szükségleteket és így tovább. |
Projektütemezés felállítása
A projekt ütemezése hosszadalmas munka lehet. A projekt menetrendjét könnyebben felállíthatja, ha a lépéseket az alábbi négy kategóriára bontja:
- Tevékenységek hozzáadása
- A tevékenységek rendszerezése
- Személyek felvétele
- Csapaton belüli kommunikáció
| Projektcél | LEÍRÁS |
|---|---|
| Ütemterv készítése a projekthez | A kezdeti tervezési fázis befejezése után ideje elindítani a Projectet, és felállítani az új ütemezést. Kiindulhat üres projektből, vagy használhat sablonokat, amelyeket projektmenedzselésben jártas vagy az Önéhez hasonló vállalkozásokban dolgozó projektvezetők készítettek. |
| Tevékenységek felvétele | A tevékenységek a projektek során elvégzett feladatok. Ismerje meg, hogy miként vehet fel tevékenységeket, módosíthatja a tulajdonságaikat és becsülheti meg az időtartamukat. |
| A tevékenységek rendszerezése | Amikor először felveszi a tevékenységeket, sorrendjük nem feltétlenül felel meg a kezeléshez. Ismerje meg, hogy összefoglaló tevékenységekkel, altevékenységekkel és a tevékenységek összekapcsolásával hogyan rendszerezheti őket. |
| Személyek felvétele és tevékenységekhez rendelése | Miután felvette a tevékenységeket a projektbe, gondolja át, hogy kikkel szeretné elvégeztetni őket. Felhívjuk a figyelmét arra, hogy a személyek felvétele és tevékenységekhez rendelése két különböző művelet a Projectben. |
| Az erőforrások megosztása erőforráskészletek és főprojektek használatával | A személyek projektek közötti kezelését megkönnyíti, ha a projektekben részt vevő összes személyt egyetlen projektfájlba helyezi. Ez a fájl erőforráskészletként működik. Az erőforráskészlet-fájlból megoszthatja az erőforrásokat több projekt között (a Project Server nélkül). |
| A projekt költségeinek meghatározása | A projektköltségek kezelése bármelyik projektkezelő dolgát megnehezítheti. A Project használatával rá fog jönni, hogy ez nem is olyan nehéz feladat. Ismerje meg tippjeinket, amelyekkel tarthatja a költségvetést. |
A projekt vezetése
A munka nem áll le az ütemezés összeállítása után. A projekt kezelése több időt vesz igénybe, mint felépíteni. Például a tevékenységek megváltoznak, a felhasználók fel lesznek véve, a befejezési dátumnak vissza kell lépnie, és így tovább. A Projectben minden eszközzel figyelheti az előrehaladást, és módosításokat hajthat végre a sikeres eredmény érdekében.
| CÉL | LEÍRÁS |
|---|---|
| Az ütemterv megfelelő nézetének kiválasztása | Az ütemezés összetettségén a megfelelő nézet kiválasztásával vághat rendet. Gantt-diagramokkal egyfajta képet kaphat a projekt alakulásáról. A különböző szintű részletek megtekintéséhez használhatja a naptárnézetet, a hálódiagramot és az ütemtervet is. |
| Az ütemterv végrehajtásának nyomon követése | A kezdeti ütemezés létrehozása után ideje látni, hogyan haladnak a dolgok. Az alapterv létrehozása és a megfelelő nézetek használata segít nyomon követni a projekt előrehaladását. |
| A tevékenységek készültségi százalékának követése | Az előrehaladás nyomon követése bonyolultnak tűnhet, de a Gantt-diagram folyamatjelző sávjának használatával gyorsan megjelenítheti a készültségi százalékot. |
| Erőforrás-foglalási problémák megoldása | Az erőforrások legjobb teljesítményének és eredményeinek eléréséhez kezelnie kell az erőforrás-számítási feladatokat, hogy elkerülje a túlterheléseket és az alulterheltségeket. |
| A projekt befejezési dátumának közelebbre hozása | A projektvezetők legrosszabb rémálma, ha az ütemterv módosításakor csúszik a befejezési dátum. Ismerkedjen meg a projekt befejezési dátumának kézben tartására vonatkozó stratégiákkal. |
| A projektállapot jelentése | Gyakran nem könnyű a kommunikáció, különösen rossz hírek esetén. Az érintettekkel és a vezetőkkel való kommunikációt segítik a Project vonzó és profi jelentései, amelyek néhány egyszerű lépésben elkészíthetők és elküldhetők. |
| A projektköltségek kezelése | Túllépte a költségvetést? Ki kell igazítania a költségeket? Tudja meg, hogyan oldhatja meg az ütemterv költségproblémáit. |
| Megtermeltérték-elemző jelentések tanulmányozása | A megtermelt érték speciális nyomkövetési módszer. Mindazonáltal nem csak szakértők használhatják. A projekt figyelésére Ön is bevetheti. |
| Kockázatkezelés | A kockázatok a projekt minden pontján fennállnak. Idejekorán azonosítsa a problémás pontokat, és keressen rájuk megoldást, mielőtt a gondok elhatalmasodnak. |
| Több projekttel végzett munka | A Project olyan eszközöket biztosít, amelyekkel kezelheti a projektközi függőségeket, még azokat a tevékenységeket is, amelyek egy másik projekt befejezésétől függenek. |