|
A projektek tervezésének első lépéseihez nincs szükség a Microsoft Projectre. A projekt céljával kapcsolatos első gondolatok rögzítéséhez célszerű inkább a Wordöt, az Excelt, a OneNote-ot vagy az Outlookot használnia. Ha minden érintett támogatja a tervezett projekt mögött meghúzódó gondolatokat, akkor itt az ideje, hogy a Projecttel elkezdje megtervezni a tevékenységeket. A Project útikalauza lapon további projektvezetési cikkeket talál. |
|---|
Mindenekelőtt néhány projektvezetési tanács. . .
Győződjön meg arról, hogy rendelkezik projektel Győződjön meg arról, hogy a tényleges projektre gondol. Egy projekt három jellemzővel rendelkezik:
- Ideiglenes és egyedi Egy autógyártó üzem tervezése projekt, mert egyszeri tevékenység. A gépjárművek előállítása a gyárban azonban már nem projekt, hanem egy ismétlődő tevékenységsorozat.
- Egyértelműen meghatározott termékekkel rendelkezik A termékek a projekt fókuszát és célját adják. A projekt anyagi forrásait biztosító érintettek nem fogják értékesnek vagy megvalósításra érdemesnek tartani a projektet, ha nem tiszta a projekt műszaki tartalma és eredménye.
-
Van egy kezdete és vége A projekt záró dátuma nélkül az érdekelt felek és a befektetők nem fogják élvezni a projekt eredményeit és előnyeit, amelyeket a befektetésük lehetővé tett.
Néhány példával is szeretnénk segíteni, hogyan mérhető fel, hogy egy feladat projektként valósítható-e meg:
| Nem projektjellegű tevékenységek | Pontosan definiált projektek |
|---|---|
| Gépjárműgyártás |
|
| Versenyhelyzetből eredő kockázat csökkentése |
|
Projektkorlátozások azonosítása A korlátozások olyan tényezők, amelyek korlátozzák a projektmenedzser lehetőségeit a projekt tervezésében és kezelésében. A legtöbb projekt három korlátozást jelent:
- Korlátozott időtartam A főbb termékek záró dátumai általában a projekt teljes hosszát rögzítik.
- Korlátozott személyek és egyéb erőforrások A projektmenedzsereknek általában korlátozott számú személyük van, akik egy projekten dolgoznak, vagy korlátozott a költségvetésük.
- Kis hatókör A projekteket általában az korlátozza, hogy a csapat mennyit tud elérni. Ha egy projektnek túl sok terméket kellene előállítania, nem biztos, hogy a kitűzött időkeretbe belefér minden szükséges tevékenység.
Egy-egy korlátozó tényező változása rendszerint a másik kettő változását is maga után vonja, és minőségbeli hatása is van. A projekt átfutási idejének csökkentése esetén például a projektvezető kénytelen átgondolni, az új keretek között hány munkatárs szükséges a termékek előállításához. Ha nem áll rendelkezésére elegendő mennyiségű humán erőforrás, a vezető különböző kompromisszumokra kényszerülhet, például csökkentenie kell a projekt műszaki tartalmát.
- Az érintettek korai azonosítása Semmi sem árt jobban egy projektnek, mint ha nem sikerül azonosítani, hogy kik a kritikus érdekeltek, és hogyan lehet a legjobban kommunikálni velük. Ha a projekt elején nem sikerül felismerni egy fontos érintettet, a teljes projekt leállhat, vagy éppen túllépheti a költségvetését, mivel a későn felismert érintett csak későn tudja kitűzni a projekttel kapcsolatos saját céljait, és közölni az általa várt módszereket.
1. lépés: Az első gondolatok feljegyzése
| Korai gondolatok rögzítése a OneNote-ban | A OneNote remek ötlet a jegyzetelésre, miközben az új projektjéről és az elérendő célokról gondolkozik. A jegyzetekhez leveleket, webes hivatkozásokat, videókat és előzetes terveket is mellékelhet. |
|---|---|
| Excel-adatok importálása a Projectbe | A projektek gyakran egy Excelbeli egyszerű listaként kezdik életüket. A lista növekedésével azonban az adatok a Projectbe importálhatók, ahol a tevékenységek hatékonyan rendszerezhetők és ütemezhetők. |
| A Microsoft 365 használata bármely pc-n a projektjegyzetek bárhol történő rögzítéséhez | Korai projektspecifikációk használata a Microsoft 365 használatával. Csak egy internetkapcsolattal rendelkező PC-re van szüksége, hogy bárhonnan és bármikor dolgozhasson dokumentumain a Word, az Excel, a PowerPoint és a OneNote teljes verzióiban. |
| Az Office Online használata böngészőprogramban | A Webes Office használata a Microsoft 365 nélkül. Mindössze egy Microsoft-fiókra van szüksége a Word, az Excel, a PowerPoint és a OneNote webes verzióinak használatához, amelyekben szintén rendszerezheti a projekttel kapcsolatos előzetes információkat. |
2. lépés: Kommunikáció az érintettekkel
| Beszámolás az előzetes tevékenységekről | Bárhol is jár a tervezésben, egy jó megjelenésű beszámoló segít elfogadtatni az érintettekkel a projekt eredménytermékeit. |
|---|---|
| Bekapcsolódás online értekezletbe | Ha személyesen nem tud találkozni az említett érintettekkel, szervezhet online értekezletet. Ezeken a projektterv megbeszéléséhez szükséges PowerPoint-diákat, Excel-munkalapokat és OneNote-jegyzeteket is megoszthatja a résztvevőkkel. People részt vehetnek a Microsoft Teams online értekezletein az irodájukban, útközben vagy mobileszközükön. |
| Csevegés a projektcsapat egyik tagjával | Amikor kérdések merülnek fel a projektütemezés során, csevegjen velük online a Teams használatával. |
3. lépés: A projekt létrehozása
| Másolás és beillesztés a Wordből, az Outlookból vagy a PowerPointból a Projectbe | Másolja a tevékenységek listáját Word, Outlook vagy PowerPoint alkalmazásba, és illessze be a Projectbe az ütemezés gyors megkezdéséhez. A Project megőrzi a tevékenységek hierarchiáját és formázását. |
|---|---|
| Új projekt létrehozása másik projektből vagy sablonból | Az új projekthez választhat egy sablont, ami a tervezettekhez hasonló tevékenységekkel előre fel van töltve. Sok sablont iparági szakértők készítettek, így ezek jó kiindulási alapok lehetnek. |
| Excel-adatok importálása a Projectbe | Az Excelben elkezdett tevékenységlisták is importálhatók a Projectbe. A Project megőrzi a tevékenységek hierarchiáját és formázását. |
| SharePoint-feladatlista importálása egy projekt kezdeti terveként | A projektek néha feladatlistaként indulnak el a SharePointban a Project nélküli személyekkel való megosztáshoz. Egy bizonyos méret felett azonban érdemes áttérni a Projectre. |
| Projektvezetői cél: Új projekt tevékenységeinek tervezése | Miután elindította a projektet a Projectben, elkezdheti a tevékenységek hozzáadását, rendszerezését, összekapcsolásukat, személyek hozzáadását stb. |