Project tervezés a Microsoft Whiteboardban
A Whiteboard lehetővé teszi a csapatok számára, hogy együtt gondolkodjanak, különböző ötleteket próbáljanak ki, és a legjobb tervet alakítsák ki. A Whiteboard teljes mértékben integrálva van a Microsoft Teamsbe, ami megkönnyíti a projektek tervezését a Teams-értekezletek előtt, alatt és után.
Tekintse meg ezeket a tippeket, hogy a lehető legtöbbet hozd ki a Whiteboardból a következő tervezési munkamenet során.
Készítse elő a rajztáblát előre
Íme néhány javaslat a rajztábla előkészítésére az értekezlet előtt:
- Hozzon létre egy új rajztáblát a táblaválasztó képernyőről.
- A Létrehozás panelen válassza a Sablonok>Projekttervezés lehetőséget.
- Válasszon az igényeinek leginkább megfelelő sablont. Válassza például a Napi stand-up sablont a számítási feladatok és a mindennapi feladatok nyomon követéséhez. Vagy válassza a Projekt kezdő lehetőséget, ha meg kell határoznia a csapat hosszú távú céljait.
- Igényeinek megfelelően testre szabhatja a sablont. Hozzáadhat például további jegyzeteket, módosíthatja a színeket, vagy kiemelő nyilakat adhat hozzá.
- Képek vagy kapcsolódó dokumentumok feltöltése PDF-ként.
- További információ: Whiteboard-funkciók és -funkciók
Ha elkészült a tábla, elküldhet egy hivatkozást a csapatának.
Az értekezlet irányításának átvétele
Az értekezlet megkezdése után kövesse az alábbi lépéseket a tábla megosztásához:
- Válassza a Megosztás ikont az értekezlet megosztási tálcáján.
- A Rajztábla csoportban válassza a Microsoft Whiteboard lehetőséget.
Ekkor megnyílik a táblaválasztó nézet. Kiválaszthatja a listából a már előkészített táblát, vagy új táblát indíthat.
Íme néhány további Whiteboard-funkció, amelyet az értekezlet vezetésekor használhat:
- Irányítsa a csapat figyelmét a lézermutató eszközzel.
- A kiemelő eszközzel vagy nyílalakzatokkal hívhatja fel a legfontosabb fogalmakat.
- Adjon hozzá új cetliket a vitafórum nyomon követéséhez.
A csapat kapcsolattartása
Emlékeztesse csapatát, hogy a következő eszközökkel valós időben működhetnek együtt:
- Cetlik hozzáadásával nyomon követheti az új ötleteket.
- Használjon cetlit, például pipát vagy mosolygós arcot az ötletekre való szavazáshoz.
- Rajzoljon a rajztáblára, vagy írja meg a jegyzeteket a szabadkézi eszközzel.
- Képek feltöltése, beleértve a Bingből származó stockképeket is.
Az együttműködési kurzorokkal könnyen nyomon követhető, hogy mely értekezlet résztvevői milyen módosításokat hajtanak végre.
A terv üzembe helyezéséhez
Íme néhány javaslat az értekezlet utáni nyomon követéshez a csapat tájékoztatása érdekében:
- Küldjön üzenetet a résztvevőknek az eredménnyel és az esetleges nyomon követéssel együtt. A rajztáblára mutató hivatkozást is felvehet.
- Emlékeztesse az értekezlet résztvevőit, hogy megtalálják a rajztáblát a táblaválasztóban.
- Küldjön pillanatképet a kész rajztábláról bárkinek, aki lemaradt az értekezletről. A Beállítások menüben válassza a Kép exportálása lehetőséget.
- További információ: Rajztáblán végzett munka folytatása értekezlet után.
Rendszeres tervezési munkamenetek futtatása
Ha rendszeres tervezési értekezleteket szeretne beállítani, tegye a következőket:
Tervezési csatorna létrehozása a Teamsben és rajztábla hozzáadása
- Lépjen a csapatához a Teamsben, válassza a . . menüt, és adjon hozzá egy csatornát. A tervezett időszak után kell elnevezni (például "Első negyedév").
- Ugyanebben a csatornában válassza a felső + gombot, keresse meg a Rajztáblát, majd válassza a Mentés lehetőséget.
- A rajztábla hozzá van csatolva a csatornához, és Ön megkezdheti a tervezést.
- A csapattagok megemlítésével biztosítsa, hogy mindannyian tudnak a csatornáról és a tábláról.
A tervezési folyamat befejezése
- Alakítsa ki a tábla szerkezetét egy projekttervezési sablonnal, vagy hozzon létre egy saját sablont.
- Írja be az utasításokat egy üres helyre a táblán, hogy a csapattagok megismerjék a használatát.
- Az utasítások közé tartozhat bizonyos színek megadása annak jelzésére, hogy az egyes funkciók mely területek alá esnek, illetve mely reakciók jelzik a funkció elfogadását stb.
- Utasíthatja a csapattagokat, hogy töltsenek fel teendőlista-elemeket a táblára színkódolt cetliken.
- A tervezéshez kapcsolódó értekezletek során áthelyezheti az elemeket a teendőlistán, és elősegítheti a hozzájuk kapcsolódó beszélgetéseket.
- Miután beállított egy tervet, át kell azt telepítenie a projektkezelő rendszerbe.