A körlevélkészítés nagyszerű módja az Access-adatok működésének. Ez a videó bemutatja, hogyan hozhat létre egy tipikus űrlapbetűjelet a Microsoft Word az Access Word Merge parancsával kezdve. Vagy ha szeretné, tekintse meg a videó alatti alapvető lépéseket.
A videobemutató tartalma
Az alábbi általános eljárás szerint hozhat létre Word körlevelet az Accessből:
- Nyissa meg a Word egyesíteni kívánt címeket tartalmazó Access-adatbázist.
- Ha a navigációs ablak nincs megnyitva, az F11 billentyű lenyomásával nyissa meg.
- Jelölje ki a címeket tartalmazó táblát vagy lekérdezést. Ha a címmezők több táblában vannak elosztva, hozzon létre egy egyszerű választó lekérdezést , amely tartalmazza a szükséges mezőket, majd válassza ki a lekérdezést az egyesítési művelethez.
- A Külső adatok lap Exportálás csoportjában kattintson Word Egyesítés gombra.
- Megnyílik a Microsoft Word Körlevél varázsló párbeszédpanel.
- Adja meg, hogy a varázsló meglévő Word dokumentumhoz csatolja-e a címadatokat, vagy egy új, üres dokumentumot szeretne létrehozni.
- Kattintson az OK gombra.
Word elindul, és megjeleníti a Levelezés lapot és a Körlevél ablaktáblát.
A varázsló lépéseit a Körlevél ablaktábla alján található Következő és Előző hivatkozásra kattintva hajtja végre.
A varázsló 3. lépésében nem kell kiválasztania a címzettlistát. Ezt akkor határoztuk meg, amikor kiválasztotta az Accessben. A címzettlista szerkesztése gombra kattintva azonban érdemes lehet finomhangolni a listát. A megnyíló mezőben eltávolíthatja az egyes címzetteket az egyesítésből, szűrőket alkalmazhat, rendezheti a listát stb.
A varázsló 4. lépésében írja meg a levelet (kivéve, ha egy meglévő dokumentummal dolgozik).
Helyezze a kurzort arra a dokumentumra, ahol meg szeretné jeleníteni a címadatokat, majd a Körlevél ablaktáblában kattintson a Címterület, a Megszólítás vagy a További elemek elemre az Access-adatok dokumentumba való beszúrásához. A megjelenő mezőkben válassza ki a kívánt formátumot, majd kattintson a Mezők egyeztetése gombra a mezők megfelelő egyeztetéséhez.
A varázsló 5. lépésében kattintson a Tovább (>>) és az Előző (<<) gombra az egyesített adatok megjelenésének megtekintéséhez a dokumentum nyomtatásakor.
A varázsló 6. lépésében kattintson a Nyomtatás gombra, és adja meg a kívánt nyomtatási beállításokat.
Mentse és zárja be a Word dokumentumot.
Megjegyzés
- Ha a varázsló befejezése után vissza kell térnie, és módosítania kell az egyesítési beállításokat, az összes művelet elérhető a Word Levelezés lapján.
- Ha tervezési módosításokat végez az Access-adatbázisban, előfordulhat, hogy módosítania kell a Word egyes egyesítési beállításait, hogy az egyesítés ismét megfelelően működjön.
- A körlevél varázsló célja a levelezési címadatok kezelése. A körlevélfunkcióval azonban bármilyen adatot egyesíthet Word, például leltárrekordokkal, feladatokkal vagy bármivel, amit az Accessben tárol.
A Word körlevélfunkcióiról az alábbi cikkekben talál részletesebb információt: