Az Access és az Excel használata adatkezeléshez

Az Access és a Microsoft Excel számos hasonlóságot mutat, ami megnehezítheti a használni kívánt program kiválasztását. Mindkét program például nagy mennyiségű adat tárolására, hatékony lekérdezési és elemzőeszközök futtatására használható az adatok szeletelésére, felkockázására, és a szükséges adatokat visszaadó kifinomult számítások végrehajtására is alkalmas.

Mindkét programnak egyértelmű előnyei vannak azonban attól függően, hogy milyen típusú adatokat kezel, és mit szeretne tenni az adatokkal. Ha például egy olyan formátumban szeretné megőrizni az adatok integritását, amelyhez több felhasználó is hozzáférhet, az Access a legjobb választás, míg az Excel jobban megfelel a komplex numerikus adatoknak, amelyeket mélyrehatóan elemezni szeretne.

Sok esetben mindkét programot használhatja, és mindkettőt a legmegfelelőbb célra alkalmazhatja. Általánosságban elmondható, hogy az Access jobb az adatok kezelésére, mert segít rendszerezni és könnyen keresni őket, és egyszerre több felhasználó számára is elérhető. Az Excel általában jobb az adatok elemzésére: összetett számítások elvégzésére, a lehetséges eredmények feltárására és kiváló minőségű diagramok előállítására. Ha az Accesst használja az adatok tárolására, illetve az Excelt elemzésre, akkor mindkét program előnyeit kihasználhatja.

Mielőtt eldöntené, hogy melyik programot használja, érdemes összehasonlítani az egyes programok előnyeit, hogy kiderítse, mikor célszerű egyiket vagy másikat használni, és azt is kideríteni, hogyan lehet mindkét programmal együtt elérni a kívánt eredményt.

Az egyes programok előnyeinek összehasonlítása

A megfelelő program kiválasztása elengedhetetlen, ha maximális teljesítmény és pontosság mellett szeretné elérni és frissíteni az adatokat. Ha szeretné megállapítani, hogy melyik program a legalkalmasabb az elvégezni kívánt feladatokra, összehasonlíthatja az egyes programok által nyújtott előnyöket az adattárolás, az adatelemzés, a többfelhasználós együttműködés és a biztonság terén.

Adattárolás

Lapos és relációs adatok Az adatok tárolására legalkalmasabb program kiválasztásához tegye fel magának a következő kérdést: relációs vagy sem? Azokat az adatokat, amelyeket hatékonyan el lehet helyezni egyetlen táblázatban vagy munkalapban, egyszemélyes vagy nem relációs adatoknak nevezzük. Ha például egyszerű ügyféllistát szeretne készíteni, amelyben minden vevőhöz csak egy cím és kapcsolattartó személy tartozik, az Excel lehet a megfelelő választás. Ha azonban egy összetettebb ügyféllistát szeretne tárolni, amely tartalmazza az egyes vevők számlázási és szállítási címét, vagy több kapcsolattartót is az egyes vevőkhöz, az Access a jobb megoldás.

Relációs adatbázisokban az információkat több táblában tárolja. Egy jól megtervezett relációs adatbázisban minden tábla egyszerű, és csak egy adattípusról tartalmaz információt. Ha például ügyféladatbázist hoz létre, a vevők nevét egy táblában, a számlázási és szállítási címeket pedig külön táblában kell tárolnia. A címeket érdemes a nevétől elkülönítve tárolni, mert minden ügyfélnek több címe is lehet, és minden ügyfélhez több címet is meg szeretne adni anélkül, hogy minden egyes címhez újra be kellene írnia az ügyfélnevet.

Helyi és külső adatok Az Access segítségével számos külső adatforrásból származó adatokhoz csatlakozhat, így importálás nélkül megtekintheti, lekérdezheti és szerkesztheti az adatokat. Az Access parancsaival például csatlakozni lehet egy Microsoft SQL Server-adatbázis, dBASE-fájl vagy Outlook-mappa, valamint számos más adatforrás meglévő adataihoz. Az Excel segítségével számos különböző adatforráshoz csatlakozhat, például Access-, SQL Server- és Analysis Services-adatbázisokhoz, szöveg- és XML-fájlokhoz, valamint ODBC- és OLE DB-adatforrásokhoz. Az Excel felhasználói felületén azonban nem módosíthatja a forrásadatokat az adatok szerkesztésével.

Az Access és az Excel is parancsokat biztosít a Windows SharePoint Services-listákban tárolt adatokhoz való csatlakozáshoz. Az Excel azonban csak írásvédett kapcsolatot biztosít a SharePoint-listákhoz; ezzel szemben az Access lehetővé teszi a SharePoint-listákból való olvasást és adatok írását.

Adatintegritás és rugalmasság Az egyedi azonosítók segítenek megőrizni az adatok egységességét és biztosítják, hogy ne tartalmazza ugyanazokat az adatokat két sor (vagy rekord). Emellett az egyedi azonosítók biztosítják a leggyorsabb módszert az adatok kinyerésére, amikor adatokat keres vagy rendez. Az Access alkalmazásban a Számláló adattípussal automatikusan létrehozhat egy egyedi azonosítót az egyes rekordokhoz. Ezekkel az azonosítókkal kapcsolhatja az egyik tábla rekordjait egy másik tábla egy vagy több rekordjával.

Az a struktúra, amelyet az Access az adatokra alkalmaz, segít az adatok sértetlenségének biztosításában. Az Access megkövetelheti, hogy az egyik tábla új rekordjainak megfelelő értéke legyen egy másik táblában, így nem hozhatók létre "árvarekordok". Nem szeretne például olyan rendelést megadni, amely nem tartalmaz ügyféladatokat. Az Access képes megkövetelni, hogy a Rendelések tábla minden új rekordjához tartozzon vevőérték a Vevők táblában. Az értékeknek ezt a kötelező megfelelését hivatkozási integritásnak nevezzük.

Saját kényszerek és szabályok alkalmazásával is biztosíthatja az adatok helyességét. Az Excel szabadabban adja meg az adatokat, de mivel az Excel nem támogatja a relációs adatokat, nem támogatja a hivatkozási integritást. Az Adatok érvényesítése paranccsal azonban szabályozhatja az adatbevitelt az Excelben.

Adatelemzés

Lekérdezés Ha a változó körülményektől vagy eseményektől függően gyakran különféle módon kell megtekintenie az adatait, az Access lehet a jobb választás az adatok tárolásához és használatához. Az Access lehetővé teszi, hogy Structured Query Language (SQL) lekérdezésekkel gyorsan lekérdezze csak a kívánt adatsorokat és -oszlopokat, függetlenül attól, hogy az adatok egy vagy több táblában szerepelnek-e. A lekérdezésekben kifejezéseket használva is létrehozhat számított mezőket. A kifejezések használata az Accessben hasonló ahhoz, mint amikor az Excelben képleteket használ értékek kiszámítására. Az Access-lekérdezések segítségével adatokat összegezhet, valamint összesített értékeket (például összegeket, átlagokat és számlálásokat) is megjeleníthet.

Modellezés Az Excelben lehetőségelemzési eszközökkel előre jelezheti a munkalapmodellek kimenetelét. A lehetőségelemzéssel különböző eseteket futtathat az adatokon, például a legjobb és a legrosszabb eseteket, és egy összegző jelentésben összehasonlíthatja több eset adatait. Az Accessben nem található meg ehhez hasonló szolgáltatás.

Kimutatások és diagramkészítés Mindkét programban lehetősége van arra, hogy kimutatásokat és kimutatásdiagramokat készítsen. Az Excel azonban az Accessnél fejlettebb kimutatáskészítési és diagramkészítési funkciókat kínál. Ha terjedelmes kimutatásokat tervez készíteni, vagy rendszeresen profi kinézetű diagramokat szeretne készíteni, az Access szokásos szolgáltatásai helyett az Excel kimutatás- vagy kimutatásdiagram-készítési funkcióit érdemes használnia.

Többfelhasználós együttműködés

Az Access és az Excel egyaránt használható együttműködési környezetekben, például a Windows SharePoint Services-ben és hálózati fájlmegosztásokban, de eltérnek attól, ahogyan az adatok több felhasználó számára elérhetők.

Több felhasználó hozzáférése az adatokhoz Normál üzemmódban az Access lehetővé teszi, hogy több felhasználó egyidejűleg nyissa meg ugyanazt az adatbázist; ez jól működik, mert az Access csak az éppen szerkesztett adatokat zárolja; Ennek következtében a többi felhasználó ütközés nélkül szerkesztheti a különböző rekordokat. Az Excelben megoszthatja a munkafüzeteket más felhasználókkal, de a többfelhasználós együttműködés akkor a legjobb, ha a felhasználók különböző időpontokban dolgoznak az adatokkal, nem pedig egyszerre. Ebben az értelemben az Access-adatbázisok felhasználói egy adathalmazon dolgoznak együtt, az Excel-munkafüzetek felhasználói pedig a dokumentumokon.

A Windows SharePoint Services használata együttműködéshez Mindkét program integrálható a Microsoft Windows SharePoint Services-technológiákkal, például a SharePoint-listákkal és -dokumentumtárakkal.

Az Accessben sokféle lehetőség van a SharePoint-webhelyeken több felhasználóval való együttműködésre. Feltölthet például egy teljes adatbázist egy Windows SharePoint Services-dokumentumtárba, az űrlapokat és jelentéseket elérhetővé teheti Windows SharePoint Services-nézetként, vagy az adatbázist a SharePoint-listákban tárolt adatokhoz csatolhatja.

Az Excel csak egyetlen módot nyújt arra, hogy egy SharePoint Services-webhelyen több felhasználóval működjön együtt. A munkafüzeteket feltöltheti a Windows SharePoint Services dokumentumtárakba, ahol az egyes felhasználók kivehetik a munkafüzetet módosítások végrehajtásához, megakadályozva ezzel időben, hogy más felhasználók egyidejűleg módosíthassák azt. A felhasználók szerkeszthetik a munkafüzeteket anélkül, hogy kivennék azt a dokumentumtárból, amely esetben az adatütközések elkerülése érdekében egyeztetniük kell a többi felhasználóval.

Hálózati mappák használata együttműködéshez Ha egy Access-adatbázist egy megosztott hálózati mappában tárol, több felhasználó is megnyithatja az adatbázist, és dolgozhat az adataival egyszerre. Az egyes rekordok szerkesztése után a rendszer zárolja azokat. Ha egy Excel-munkafüzetet megosztott hálózati mappában tárol, egyszerre csak egy felhasználó szerkesztheti azt. A megtekintés céljából több felhasználó is megnyithatja a munkafüzetet, miközben egy másik felhasználó szerkeszti, de ezek a felhasználók nem módosíthatják az adatokat, amíg a munkafüzetet szerkesztő felhasználó be nem zárja.

Biztonság

Mindkét program hasonló funkciókat – jelszavakat és titkosítást – biztosít, amelyek segíthetnek megelőzni az adatvesztést, és megvédeni az adatokat a jogosulatlan hozzáféréstől. A felhasználói szintű adatvédelem működésében azonban van néhány különbség az Access és az Excel között.

Adatveszteség-megelőzés Az Access folyamatosan menti a munkáját, így váratlan hiba esetén nem valószínű, hogy sok munkát veszít el (ha egyáltalán veszít el). Mivel azonban az Access folyamatosan menti a munkáját, olyan módosításokat is végezhet, amelyeket később úgy dönt, hogy nem szeretne végrehajtani. Az adatbázist a kívánt módon kell visszaállítani, ha igényeinek megfelelő ütemezés szerint készít egy biztonsági másolatot az adatbázisfájlról. Biztonsági másolatból egy teljes adatbázist is helyreállíthat, vagy visszaállíthatja csak a szükséges táblát vagy más adatbázis-objektumot. Ha fájlrendszer biztonsági mentési segédprogramot használ, az adatok visszaállításához használhatja egy biztonsági másolatból származó adatbázispéldányt is. Az Excelben az adatok frissítése során megadott időközönként mentheti az automatikus helyreállítási információkat.

Felhasználói szintű adatvédelem Az Excelben eltávolíthatja a nézetből a fontos vagy magánjellegű adatokat az adatsorok elrejtésével, majd védelemmel láthatja el a teljes munkalapot, így szabályozhatja a felhasználók hozzáférését a rejtett adatokhoz. A munkalapok és elemeik védelme mellett zárolhatja is a cellákat, és feloldhatja azok zárolását, így megakadályozhatja, hogy más felhasználók véletlenül módosítsák a fontos adatokat.

Fájlszintű biztonság A fájlok szintjén mindkét programban használhat titkosítást, így megakadályozható, hogy illetéktelen felhasználók hozzáférjenek az adatokhoz. Emellett előírhatja egy adatbázisfájl vagy munkafüzet megnyitásához is a jelszó megadását. Ezenkívül digitális aláírással is hozzájárulhat az adatbázisfájlok és munkafüzetek biztonságához.

Korlátozott hozzáférés az adatokhoz Az Excelben megadhat az adatokhoz való hozzáférésre vonatkozó felhasználói engedélyeket, vagy írásvédett jogosultságokat állíthat be, amelyek megakadályozzák, hogy más felhasználók módosítsák a számukra elérhető adatokat. Az Access nem nyújt felhasználói szintű biztonsági funkciókat, de minden olyan adatbázis-kiszolgáló felhasználói biztonsági modelljét támogatja, amelyhez csatlakozik. Ha például SharePoint-listát csatol, az Access figyelembe veszi a SharePoint-listára vonatkozó felhasználói engedélyeket. Ha szeretné távol tartani a jogosulatlan felhasználókat az Access-adataitól, jelszó beállításával titkosíthatja az adatbázist. A felhasználóknak meg kell adniuk a jelszót az adatbázis adatainak beolvasásához még akkor is, ha egy másik programmal, például az Excellel férnek hozzá.

Az adatok védelmének elősegítéséről további információt Az Access 2003 felhasználói szintű biztonsági beállításainak beállítása és módosítása az Access 2007-es és újabb verzióiban , valamint az Excel Védelem és biztonság funkciója című témakörben talál.

Mikor érdemes használni az Accesst?

Általánosságban kifejezve az Access a legjobb választás azokban az esetekben, amikor rendszeresen nyomon kell követnie és rögzítenie az adatokat, majd meg kell jelenítenie, exportálnia vagy kinyomtatnia az adatok részhalmazát. Az Access-űrlapok az Excel-munkalapoknál kényelmesebb felületet biztosítanak az adatok kezeléséhez. Az Access segítségével automatizálhatja a gyakran végrehajtott műveleteket, az Access-jelentések pedig lehetővé teszik az adatok összegzését nyomtatott vagy elektronikus formában. Az Access több struktúrát biztosít az adatok számára; Megadhatja például, hogy milyen típusú adatokat lehessen bevinni, milyen értékeket lehessen beírni, és megadhatja, hogy az egyik tábla adatai hogyan kapcsolódjanak a többi tábla adataihoz. Ez a szerkezet segít biztosítani, hogy csak a megfelelő adattípusokat írja be.

Az Access olyan táblákban tárolja az adatokat, amelyek nagyjából ugyanúgy néznek ki, mint a munkalapok, de az Access-táblák más táblákban tárolt adatokkal kapcsolatos összetett lekérdezésekre alkalmasak.

Az Access használata az alábbi esetekben:

• Számítson előre arra, hogy sok ember fog dolgozni az adatbázisban, és hatékony beállításokat szeretne használni, amelyekkel biztonságosan kezelhetik az adatok frissítéseit, például rekordzárolást és ütközésfeloldást.
• Számítson előre arra, hogy szükség lesz további táblák hozzáadására egy olyan adatkészlethez, amely egybefüggő vagy nem relációs táblaként jött létre.
• Összetett lekérdezéseket szeretne futtatni.
• Különféle jelentéseket vagy levélcímkéket szeretne készíteni.

Az Access használatának tipikus esetei

• Partnerek kezelése Kezelheti névjegyeit és levelezési címeit, majd jelentéseket hozhat létre az Accessben, vagy egyesítheti az adatokat a Microsoft Office Word alkalmazással formalevelek, borítékok vagy levélcímkék kinyomtatása céljából.
• Készlet- és eszközkövetés Létrehozhat egy leltárt az otthoni vagy üzleti tárgyakból, és az adatok mellett fényképeket vagy más kapcsolódó dokumentumokat is tárolhat.
• Rendelés nyomon követése Megadhat adatokat a termékekkel, vevőkkel és megrendelésekkel kapcsolatban, majd létrehozhat jelentéseket az alkalmazotti értékesítések, a régió, az időszak vagy más értékek megjelenítésére.
• Tevékenység nyomon követése Nyomon követheti adott személyek feladatait, és megadhat új feladatokat ugyanakkor, amikor mások frissítik meglévő feladataikat ugyanabban az adatbázisban.
• Kölcsönkönyvtárak rendszerezése Az Access segítségével adatokat tárolhat a könyveiről és CD-iről, és nyomon követheti, hogy kinek kölcsönözte azokat.
• Eseménytervezés Megadhat információkat az események dátumával, helyszínével és résztvevőivel kapcsolatban, majd kinyomtathatja az események ütemtervét vagy összegzését.
• Táplálkozás nyomon követése Kövesse nyomon a recepteket, és kövesse nyomon az étrendjét és a testmozgással kapcsolatos tevékenységeket.

Mikor célszerű használni az Excelt?

Táblázatkezelő programként az Excel nagy mennyiségű adatot képes tárolni olyan munkafüzetekben, amelyek egy vagy több munkalapot tartalmaznak. Azonban nem adatbázis-kezelő rendszerként, mint például az Access, hanem adatelemzésre és -számításra van optimalizálva. Ezzel a rugalmas programmal modelleket készíthet az adatok elemzéséhez, egyszerű és összetett képleteket írva számításokat végezhet rajtuk, tetszőleges módon megjelenítheti az adatokat, és változatos, profi megjelenésű diagramokon jelenítheti meg az adatokat. A Microsoft Create számos Excel-sablon közül választhat

Az Excel használata az alábbi esetekben:

• Ha azt szeretné, hogy az adatok egydimenziós vagy ne relációs nézetben jelenjenek meg, több táblát használó relációs adatbázis helyett, és ha az adatok túlnyomórészt numerikusak.
• Gyakran futtathat számításokat és statisztikai összehasonlításokat az adatain.
• kimutatásokkal szeretné kompakt és rugalmas elrendezésben megjeleníteni a hierarchikus adatokat.
• Rendszeresen tervezi létrehozni a diagramokat, és használni szeretné az Excelben elérhető új diagramformátumokat.
• Ha feltételes formázási ikonokkal, adatsávokkal és színskálákkal szeretné hangsúlyozni adatait.
• Ha bonyolultabb lehetőségelemzési műveleteket szeretne végrehajtani az adatain, például statisztikai, mérnöki és regressziós elemzést.
• Ha egy egyszerű lista elemeit szeretné nyilvántartani, akár személyes használatra, akár korlátozott együttműködési célokra,

Az Excel használatának tipikus esetei

• Könyvelés Az Excel hatékony számítási funkciói számos pénzügyi számlakivonathoz használhatók – például pénzforgalmi kimutatás, eredménykimutatás vagy eredménykimutatás esetén.
• Költségvetés Legyen szó akár személyes, akár üzleti igényekről, bármilyen típusú költségvetést elkészíthet az Excelben, például marketing-, esemény- vagy nyugdíjcélú költségvetést.
• Számlázás és értékesítés Az Excel a számlázási és értékesítési adatok kezelésére is használható, és könnyedén létrehozhatja a szükséges űrlapokat – például értékesítési számlákat, szállítóleveleket vagy vételi megrendeléseket.
• Jelentéskészítés Az Excelben különféle típusú jelentéseket hozhat létre, amelyek tükrözik az adatelemzést, vagy összegzik az adatokat – például projektek teljesítményének mérésére, adatok előrejelzésére, adatok összegzésére vagy eltérések megjelenítésére.
• Tervezés Az Excel kiváló eszköz profi tervek vagy hasznos tervezők létrehozásához – például heti óratervek, marketingkutatási tervek, éves adózási tervek, illetve olyan tervezők létrehozásához, amelyekkel könnyebben tervezheti meg heti étkezéseit, összejöveteleit vagy nyaralását.
• Nyomon követés Az Excel segítségével nyomon követheti az adatokat munkaidő-nyilvántartásokban vagy listákban – például egy munkaidő-nyilvántartásban a munka nyomon követésére szolgáló nyilvántartásban, vagy egy inventárlistában, amely a berendezéseket követi nyomon.
• Naptárak használata Rácsszerű jellegének köszönhetően az Excel bármilyen típusú naptár létrehozására alkalmas: például iskolai naptár az iskolai tevékenységek nyomon követésére, vagy pénzügyi évre vonatkozó naptár az üzleti események és mérföldkövek nyomon követésére.

Az e kategóriák bármelyikébe tartozó hasznos Excel-sablonokról a Microsoft Office Online webhely Excel-sablonok című cikkében tájékozódhat.

Az Access és az Excel együttes használata

Előfordulhat, hogy ki szeretné használni a mindkét program előnyeit. Tegyük fel például, hogy létrehozott egy Excel-munkalapot, amelyben ki tudja számítani és elemezni tudja az adatokat, a munkalap azonban túl nagy és bonyolult lett, és sok más felhasználónak kell hozzáférést biztosítania az adatokhoz. Ezen a ponton érdemes lehet importálni vagy csatolni a munkalapot az Accessbe, és adatbázisként használni ahelyett, hogy az Excelben dolgozna vele. Esetleg olyan adatai vannak egy Access-adatbázisban, amelyekhez részletes Excel-kimutatásokat és profi kinézetű Excel-diagramokat szeretne készíteni.

Függetlenül attól, hogy melyik programot használja először, mindig átviheti az adatokat egyik programból a másikba, ahol folytathatja velük a munkát. Adatkapcsolattal és anélkül is átviheti az adatokat az Accessbe az Excelből (és fordítva) másolással, importálással vagy exportálással.

A két program közötti adatcseréről további információt az Adatok áthelyezése az Excelből az Access alkalmazásba című témakörben talál.