Az Access és az Excel használata adatkezeléshez

Az Access és a Microsoft Excel sok hasonlóságot mutat, ami megnehezítheti a használni kívánt program kiválasztását. Mindkét program például nagy mennyiségű adat tárolására, hatékony lekérdezési és elemzőeszközök futtatására használható az adatok szeletelésére, felkockáztatására, és a szükséges adatokat visszaadó kifinomult számítások végrehajtására is alkalmas.

Azonban minden alkalmazásnak egyértelmű előnyei vannak attól függően, hogy milyen típusú adatokat kezel, és mit kíván tenni az adatokkal. Ha például egy olyan formátumban szeretné megőrizni az adatok integritását, amelyhez több felhasználó is hozzáférhet, az Access a legjobb választás. Az Excel jobban megfelel az összetett numerikus adatoknak, amelyeket mélyrehatóan elemezni szeretne.

Sok esetben mindkét programot használhatja, és mindkettőt a legmegfelelőbb célra alkalmazhatja. Általánosságban elmondható, hogy az Access jobb az adatkezelésre: segít az adatok rendszerezésében, a keresés megkönnyítésében, valamint az egyidejű felhasználók számára több felhasználó számára elérhető adatok tárolásában. Az Excel általában jobb az adatok elemzésére: összetett számításokat végez, feltárja a lehetséges eredményeket, és kiváló minőségű diagramokat hoz létre. Ha az Accesst használja az adatok tárolására, illetve az Excelt elemzésre, akkor mindkét program előnyeit kihasználhatja.

Az Excel támogatja a valós idejű társszerzőséget is, így egyszerre többen is szerkeszthetik ugyanazt a munkafüzetet, különböző eszközökön. Az Accesst általában strukturált többfelhasználós adatbázisok használatához használják Windows rendszeren.

Mielőtt kiválasztja a használni kívánt programot, hasonlítsa össze az egyes programok előnyeit, állapítsa meg, hogy mikor célszerű használni az egyiket vagy a másikat, és ismerje meg, hogyan lehet mindkét programmal együttműködve elérni a kívánt eredményt.

Az egyes programok előnyeinek összehasonlítása

A megfelelő program kiválasztása elengedhetetlen, ha maximális teljesítmény és pontosság mellett szeretné elérni és frissíteni az adatokat. Ha szeretné megállapítani, hogy melyik program a legalkalmasabb az adott feladatokra, hasonlítsa össze az egyes programok által nyújtott előnyöket az adattárolás, az adatelemzés, a többfelhasználós együttműködés és a biztonság terén.

Adattárolás

Lapos és relációs adatok Az adatok tárolására legalkalmasabb program kiválasztásához tegye fel magának az alábbi kérdést: Reltacionálisak az adatok? Azokat az adatokat, amelyeket hatékonyan elhelyezhet egyetlen táblázatban vagy munkalapon, egydimenziós vagy nem relációs adatoknak nevezzük. Ha például egyszerű ügyféllistát szeretne készíteni, amelyben minden vevőhöz csak egy cím és kapcsolattartó személy tartozik, az Excel lehet a megfelelő választás. Ha azonban egy összetettebb ügyféllistát szeretne tárolni, amely tartalmazza az egyes vevők számlázási és szállítási címét, vagy több kapcsolattartót is az egyes vevőkhöz, az Access a jobb megoldás.

Relációs adatbázisokban az információkat több táblában tárolja. Egy jól megtervezett relációs adatbázisban minden tábla egyszerű, és csak egy adattípusról tartalmaz információt. Ha például ügyféladatbázist hoz létre, a vevők neve egy táblába kerül, míg az ügyfelek számlázási és szállítási címe külön táblába kerül. A címeket érdemes a nevétől elkülönítve tárolni, mert minden ügyfélnek több címe is lehet, és minden ügyfélhez több címet is meg szeretne adni anélkül, hogy minden egyes címhez újra be kellene írnia az ügyfélnevet.

Helyi és külső adatok Az Access segítségével számos külső adatforrásból származó adatokhoz csatlakozhat, így importálás nélkül megtekintheti, lekérdezheti és szerkesztheti az adatokat. Az Access parancsaival például csatlakozni lehet egy Microsoft SQL Server-adatbázis, dBASE-fájl vagy Outlook-mappa, valamint számos más adatforrás meglévő adataihoz. Az Excel segítségével számos különböző adatforráshoz csatlakozhat, például Access-, SQL Server- és Analysis Services-adatbázisokhoz, szöveg- és XML-fájlokhoz, valamint ODBC- és OLE DB-adatforrásokhoz. Az Excel felhasználói felületén azonban nem módosíthatja a forrásadatokat az adatok szerkesztésével.

Az Access és az Excel is parancsokat biztosít a Windows SharePoint Services-listákban tárolt adatokhoz való csatlakozáshoz. Az Excel azonban csak írásvédett kapcsolatot biztosít a SharePoint-listákhoz; ezzel szemben az Access lehetővé teszi a SharePoint-listákból való olvasást és adatok írását.

Adatintegritás és rugalmasság Az egyedi azonosítók segítenek megőrizni az adatok egységességét és biztosítják, hogy ne tartalmazza ugyanazokat az adatokat két sor (vagy rekord). Emellett az egyedi azonosítók biztosítják a leggyorsabb módszert az adatok kinyerésére, amikor adatokat keres vagy rendez. Az Access alkalmazásban a Számláló adattípussal automatikusan létrehozhat egy egyedi azonosítót az egyes rekordokhoz. Ezekkel az azonosítókkal kapcsolhatja az egyik tábla rekordjait egy másik tábla egy vagy több rekordjával.

Az a struktúra, amelyet az Access az adatokra alkalmaz, segít az adatok sértetlenségének biztosításában. Az Access képes megkövetelni, hogy az egyik tábla új rekordjainak egy másik táblában is megfelelő értéke legyen, hogy ne lehessen "árva" rekordokat létrehozni. Nem szeretne például olyan rendelést megadni, amely nem tartalmaz ügyféladatokat. Az Access képes megkövetelni, hogy a Rendelések tábla minden új rekordjához tartozzon vevőérték a Vevők táblában. Az értékeknek ezt a kötelező megfelelését hivatkozási integritásnak nevezzük.

Saját kényszerek és szabályok alkalmazásával is biztosíthatja az adatok helyességét. Az Excel lehetővé teszi az adatok szabadon történő bevitelét, de mivel az Excel nem támogatja a relációs adatokat, nem tudja támogatni a hivatkozási integritást sem. Az Adatok érvényesítése paranccsal azonban szabályozhatja az adatbevitelt az Excelben.

Adatelemzés

Lekérdezés Ha a változó körülményektől vagy eseményektől függően gyakran különféle módon kell megtekintenie az adatait, az Access lehet a jobb választás az adatok tárolásához és használatához. Az Access lehetővé teszi, hogy Structured Query Language (SQL) lekérdezésekkel gyorsan lekérdezze csak a kívánt adatsorokat és -oszlopokat, függetlenül attól, hogy az adatok egy vagy több táblában szerepelnek-e. A lekérdezésekben kifejezéseket használva is létrehozhat számított mezőket. A kifejezések használata az Accessben hasonló ahhoz, mint amikor az Excelben képleteket használ értékek kiszámítására. Az Access-lekérdezések segítségével adatokat összegezhet, valamint összesített értékeket (például összegeket, átlagokat és számlálásokat) is megjeleníthet.

Modellezés Az Excelben lehetőségelemzési eszközökkel előre jelezheti a munkalapmodellek kimenetelét. A lehetőségelemzéssel különböző eseteket futtathat az adatokon, például a legjobb és a legrosszabb eseteket, és egy összegző jelentésben összehasonlíthatja több eset adatait. Az Accessben nem található meg ehhez hasonló szolgáltatás.

Kimutatások és diagramkészítés Mindkét programban lehetősége van arra, hogy kimutatásokat és kimutatásdiagramokat készítsen. Az Excel azonban az Accessnél fejlettebb kimutatáskészítési és diagramkészítési funkciókat kínál. Ha terjedelmes kimutatásokat tervez készíteni, vagy rendszeresen profi kinézetű diagramokat szeretne készíteni, az Access szokásos szolgáltatásai helyett az Excel kimutatás- vagy kimutatásdiagram-készítési funkcióit érdemes használnia.

Többfelhasználós együttműködés

Az Access és az Excel egyaránt támogatja az együttműködési környezeteket, például a Windows SharePoint Services-t és a hálózati fájlmegosztásokat. Abban azonban különböznek, hogy több felhasználó miként fér hozzá az adatokhoz.

Több felhasználó hozzáférése az adatokhoz Normál üzemmódban az Access lehetővé teszi, hogy több felhasználó egyidejűleg nyissa meg ugyanazt az adatbázist. Ez a módszer azért működik jól, mert az Access csak azokat az adatokat zárolja, amelyeket a felhasználó szerkeszt. Ennek következtében a többi felhasználó ütközés nélkül szerkesztheti a különböző rekordokat. Az Excelben megoszthat munkafüzeteket más felhasználókkal, de a több felhasználón keresztüli együttműködés akkor működik a legjobban, ha a felhasználók nem egyszerre, hanem különböző időpontokban dolgoznak az adott munkafüzet adatain. Ebben az értelemben az Access-adatbázisok felhasználói egy adathalmazon dolgoznak együtt, az Excel-munkafüzetek felhasználói pedig a dokumentumokon.

A Windows SharePoint Services használata együttműködéshez Mindkét program integrálható a Microsoft Windows SharePoint Services-technológiákkal, például a SharePoint-listákkal és -dokumentumtárakkal.

Az Access számos lehetőséget kínál a SharePoint-webhelyeken több felhasználóval való együttműködésre. Feltölthet például egy teljes adatbázist egy Windows SharePoint Services-dokumentumtárba, az űrlapokat és jelentéseket elérhetővé teheti Windows SharePoint Services-nézetként, vagy az adatbázist a SharePoint-listákban tárolt adatokhoz csatolhatja.

Az Excel csak egyetlen módot nyújt arra, hogy egy SharePoint Services-webhelyen több felhasználóval működjön együtt. A munkafüzeteket feltöltheti a Windows SharePoint Services dokumentumtárakba, ahol az egyes felhasználók kivehetik a munkafüzetet módosítások végrehajtásához, megakadályozva ezzel időben, hogy más felhasználók egyidejűleg módosíthassák azt. A felhasználók szerkeszthetik a munkafüzeteket anélkül, hogy kivennék azt a dokumentumtárból, amely esetben az adatütközések elkerülése érdekében egyeztetniük kell a többi felhasználóval.

Hálózati mappák használata együttműködéshez Ha egy Access-adatbázist egy megosztott hálózati mappában tárol, több felhasználó is megnyithatja az adatbázist, és dolgozhat az adataival egyszerre. Az adatbázis zárolja az egyes rekordokat, amikor egy felhasználó szerkeszti azokat. Ha egy Excel-munkafüzetet megosztott hálózati mappában tárol, egyszerre csak egy felhasználó szerkesztheti azt. A megtekintés szempontjából több felhasználó is megnyithatja a munkafüzetet, miközben egy másik felhasználó szerkeszti, de nem módosíthatja az adatokat, amíg a munkafüzetet szerkesztő felhasználó be nem zárja.

Biztonság

Mindkét program hasonló funkciókat – jelszavakat és titkosítást – biztosít, amelyek segítenek megelőzni az adatvesztést és az illetéktelen hozzáférés elleni védelmet. A felhasználói szintű adatvédelem működésében azonban van néhány különbség az Access és az Excel között.

Adatveszteség-megelőzés Az Access folyamatosan menti a munkáját, így váratlan hiba esetén nem valószínű, hogy sok munkát veszít el (ha egyáltalán veszít el). Mivel azonban az Access folyamatosan menti a munkáját, olyan módosításokat is végezhet, amelyeket később úgy dönt, hogy nem szeretne végrehajtani. Az adatbázist mindenképpen a kívánt módon tudja visszaállítani, ha az adatbázisfájlról készít biztonsági másolatot az igényeinek megfelelő ütemezés szerint. Biztonsági másolatból egy teljes adatbázist is helyreállíthat, vagy visszaállíthatja csak a szükséges táblát vagy más adatbázis-objektumot. Ha fájlrendszer biztonsági mentési segédprogramot használ, az adatok visszaállításához használhatja egy biztonsági másolatból származó adatbázispéldányt is. Az Excelben az adatok frissítése során megadott időközönként mentheti az automatikus helyreállítási információkat.

Felhasználói szintű adatvédelem Az Excelben eltávolíthatja a nézetből a fontos vagy magánjellegű adatokat az adatsorok elrejtésével, majd védelemmel láthatja el a teljes munkalapot, így szabályozhatja a felhasználók hozzáférését a rejtett adatokhoz. A munkalapok és elemeik védelme mellett zárolhatja is a cellákat, és feloldhatja azok zárolását, így megakadályozhatja, hogy más felhasználók véletlenül módosítsák a fontos adatokat.

Fájlszintű biztonság A fájlok szintjén mindkét programban használhat titkosítást, így megakadályozható, hogy illetéktelen felhasználók hozzáférjenek az adatokhoz. Emellett előírhatja egy adatbázisfájl vagy munkafüzet megnyitásához is a jelszó megadását. Ezenkívül digitális aláírással is hozzájárulhat az adatbázisfájlok és munkafüzetek biztonságához.

Korlátozott hozzáférés az adatokhoz Az Excelben megadhat az adatokhoz való hozzáférésre vonatkozó felhasználói engedélyeket, vagy írásvédett jogosultságokat állíthat be, amelyek megakadályozzák, hogy más felhasználók módosítsák a számukra elérhető adatokat. Az Access nem nyújt felhasználói szintű biztonsági funkciókat, de támogatja bármely olyan adatbázis-kiszolgáló felhasználói biztonsági modelljét, amelyhez csatlakozik. Ha például SharePoint-listát csatol, az Access tiszteletben tartja a SharePoint-listára vonatkozó felhasználói engedélyeket. Ha szeretné távol tartani a jogosulatlan felhasználókat az Access-adataitól, jelszó beállításával titkosítsa az adatbázist. A felhasználóknak meg kell adniuk a jelszót az adatbázis adatainak beolvasásához még akkor is, ha egy másik programmal, például az Excellel férnek hozzá.

Az adatok védelmének elősegítéséről további információt Az Access 2003 felhasználói szintű biztonsági beállításainak beállítása és módosítása az Access 2007-es és újabb verzióiban , valamint az Excel Védelem és biztonság funkciója című témakörben talál.

Mikor érdemes használni az Accesst?

Általánosságban elmondható, hogy az Access a legjobb választás, ha rendszeresen nyomon kell követnie és rögzítenie az adatokat, majd meg kell jelenítenie, exportálnia vagy kinyomtatnia ezen adatok részhalmazát. Az Access-űrlapok az Excel-munkalapoknál kényelmesebb felületet biztosítanak az adatok kezeléséhez. Az Access segítségével automatizálhatja a gyakran végrehajtott műveleteket, az Access-jelentések pedig lehetővé teszik az adatok összegzését nyomtatott vagy elektronikus formában. Az Access strukturáltabbá teszi az adatokat. Megadhatja például, hogy milyen típusú adatokat lehessen bevinni, milyen értékek legyenek elfogadhatók, és megadhatja, hogy az egyik tábla adatai hogyan kapcsolódjanak a többi tábla adataihoz. Ez a szerkezet segít biztosítani, hogy csak a megfelelő adattípusokat írja be.

Az Access olyan táblákban tárolja az adatokat, amelyek nagyjából ugyanúgy néznek ki, mint a munkalapok, de az Access-táblák úgy vannak kialakítva, hogy összetett lekérdezéseket végezzenek más táblákban tárolt adatokkal kapcsolatban.

Az Access használata az alábbi esetekben:

• Számítson előre arra, hogy sok ember fog dolgozni az adatbázisban, és hatékony beállításokat szeretne használni, amelyekkel biztonságosan kezelhetik az adatok frissítéseit, például rekordzárolást és ütközésfeloldást.
• Számítson előre arra, hogy szükség lesz további táblák hozzáadására egy olyan adatkészlethez, amely egybefüggő vagy nem relációs táblaként jött létre.
• Összetett lekérdezéseket szeretne futtatni.
• Különféle jelentéseket vagy levélcímkéket szeretne készíteni.

Az Access használatának tipikus esetei

• Partnerek kezelése Kezelheti névjegyeit és levelezési címeit, majd jelentéseket hozhat létre az Accessben, vagy egyesítheti az adatokat a Microsoft Office Word alkalmazással formalevelek, borítékok vagy levélcímkék kinyomtatása céljából.
• Készlet- és eszközkövetés Létrehozhat egy leltárt az otthoni vagy üzleti tárgyakból, és az adatok mellett fényképeket vagy más kapcsolódó dokumentumokat is tárolhat.
• Rendelés nyomon követése Megadhat adatokat a termékekkel, vevőkkel és megrendelésekkel kapcsolatban, majd létrehozhat jelentéseket az alkalmazotti értékesítések, a régió, az időszak vagy más értékek megjelenítésére.
• Tevékenység nyomon követése Nyomon követheti adott személyek feladatait, és megadhat új feladatokat ugyanakkor, amikor mások frissítik meglévő feladataikat ugyanabban az adatbázisban.
• Kölcsönkönyvtárak rendszerezése Az Access segítségével adatokat tárolhat a könyveiről és CD-iről, és nyomon követheti, hogy kinek kölcsönözte azokat.
• Eseménytervezés Megadhat információkat az események dátumával, helyszínével és résztvevőivel kapcsolatban, majd kinyomtathatja az események ütemtervét vagy összegzését.
• Táplálkozás nyomon követése Kövesse nyomon a recepteket, és kövesse nyomon az étrendjét és a testmozgással kapcsolatos tevékenységeket.

Mikor célszerű használni az Excelt?

Táblázatkezelő programként az Excel nagy mennyiségű adatot képes tárolni olyan munkafüzetekben, amelyek egy vagy több munkalapot tartalmaznak. Azonban nem adatbázis-kezelő rendszerként, mint például az Access, hanem adatelemzésre és -számításra van optimalizálva. Ezzel a rugalmas programmal modelleket készíthet az adatok elemzéséhez, egyszerű és összetett képleteket írva számításokat végezhet rajtuk, tetszőleges módon megjelenítheti az adatokat, és változatos, profi megjelenésű diagramokon jelenítheti meg az adatokat. A Microsoft Create számos Excel-sablon közül választhat.

Az Excel használata az alábbi esetekben:

• Ha azt szeretné, hogy az adatok egydimenziós vagy ne relációs nézetben jelenjenek meg, több táblát használó relációs adatbázis helyett, és ha az adatok túlnyomórészt numerikusak.
• Gyakran futtathat számításokat és statisztikai összehasonlításokat az adatain.
• kimutatásokkal szeretné kompakt és rugalmas elrendezésben megjeleníteni a hierarchikus adatokat.
• Rendszeresen tervezi létrehozni a diagramokat, és használni szeretné az Excelben elérhető új diagramformátumokat.
• Ha feltételes formázási ikonokkal, adatsávokkal és színskálákkal szeretné hangsúlyozni adatait.
• Ha bonyolultabb lehetőségelemzési műveleteket szeretne végrehajtani az adatain, például statisztikai, mérnöki és regressziós elemzést.
• Ha egy egyszerű lista elemeit szeretné nyilvántartani, akár személyes használatra, akár korlátozott együttműködési célokra,

Az Excel használatának tipikus esetei

• Könyvelés Az Excel hatékony számítási funkciói számos pénzügyi számlakivonathoz használhatók – például pénzforgalmi kimutatás, eredménykimutatás vagy eredménykimutatás esetén.
• Költségvetés Legyen szó akár személyes, akár üzleti igényekről, bármilyen típusú költségvetést elkészíthet az Excelben, például marketing-, esemény- vagy nyugdíjcélú költségvetést.
• Számlázás és értékesítés Az Excel a számlázási és értékesítési adatok kezelésére is használható, és könnyedén létrehozhatja a szükséges űrlapokat – például értékesítési számlákat, szállítóleveleket vagy vételi megrendeléseket.
• Jelentéskészítés Az Excelben különféle típusú jelentéseket hozhat létre, amelyek tükrözik az adatelemzést, vagy összegzik az adatokat – például projektek teljesítményének mérésére, adatok előrejelzésére, adatok összegzésére vagy eltérések megjelenítésére.
• Tervezés Az Excel kiváló eszköz profi tervek vagy hasznos tervezők létrehozásához – például heti óratervek, marketingkutatási tervek, éves adózási tervek, illetve olyan tervezők létrehozásához, amelyekkel könnyebben tervezheti meg heti étkezéseit, összejöveteleit vagy nyaralását.
• Nyomon követés Az Excel segítségével nyomon követheti az adatokat munkaidő-nyilvántartásokban vagy listákban – például egy munkaidő-nyilvántartásban a munka nyomon követésére szolgáló nyilvántartásban, vagy egy inventárlistában, amely a berendezéseket követi nyomon.
• Naptárak használata Rácsszerű jellegének köszönhetően az Excel bármilyen típusú naptár létrehozására alkalmas: például iskolai naptár az iskolai tevékenységek nyomon követésére, vagy pénzügyi évre vonatkozó naptár az üzleti események és mérföldkövek nyomon követésére.

Az e kategóriák bármelyikébe tartozó hasznos Excel-sablonokról a Microsoft Office Online webhely Excel-sablonok című cikkében tájékozódhat.

Az Access és az Excel együttes használata

Érdemes kihasználni a mindkét program előnyeit. Létrehozhat például egy olyan munkalapot az Excelben, amelyen számításokat végezhet és elemezhet az adatokat. A munkalap azonban túl nagy és bonyolult lett, és sok más felhasználónak is szüksége van hozzáférésre az adatokhoz. Ezen a ponton érdemes lehet importálni vagy csatolni a munkalapot az Accessbe, és adatbázisként használni ahelyett, hogy az Excelben dolgozna vele. Esetleg olyan adatai vannak egy Access-adatbázisban, amelyekhez részletes Excel-kimutatásokat és profi kinézetű Excel-diagramokat szeretne készíteni.

Függetlenül attól, hogy melyik programot használja először, mindig átviheti az adatokat egyik programból a másikba, ahol folytathatja velük a munkát. Adatkapcsolattal és anélkül is átviheti az adatokat az Accessbe az Excelből (és fordítva) másolással, importálással vagy exportálással.

A két program közötti adatcseréről további információt az Adatok áthelyezése az Excelből az Access alkalmazásba című témakörben talál.