Archiválás: Listanézet szűrése a SharePoint

A szűrőkkel csökkenthető a visszaadott adatok mennyisége úgy, hogy műveletek (például nagyobb vagy kisebb mint) alapján kijelöli az elemeket, és egyezteti az adatokat. Szűrt nézet létrehozásakor a szűrőkifejezésben az első indexelt oszlopnak csökkentenie kell az adatkészlet legnagyobb mennyiségét. Egy állapot vagy dátum mező szűrése például jelentősen csökkentheti az adatkészletet. Ha 15 000 elemet kapott, az első indexnek 5000-nél kevesebb elemet kell visszaadni. Ha az adatkészlete nem tartalmaz több mint 5000 elemet, továbbra is jó ötlet.

SharePoint kijelöli a lekérdezés első indexelt oszlopát, majd a többi oszlop segítségével kijelöli az adatokat. A nézetszűrőben megadott többi oszlop indexelt vagy nem indexelt. A nézet nem használja ezeket az indexeket, még akkor sem, ha a szűrt nézet eredménye kisebb, mint a listanézet küszöbértéke.

Tegyük fel például, hogy a következő lekérdezése van: méret = nagy ÉS szín = piros. A listában a méret nincs indexelve, a szín azonban igen. Ha a listában kevesebb mint 5000 "piros" elem szerepel, a lekérdezés sikeres lesz egy nagy listában. Ha azonban a lekérdezés mérete = nagy VAGY szín = piros, de előfordulhat, hogy az adatbázis megtalálja az összes piros elemet, a teljes listát át kell olvasnia, hogy megtalálja az összes nagy elemet. Ha a visszaadott érték több mint 5000, a lekérdezés le van szabályozásian.

Ha két vagy több oszlopot használ a szűrőkifejezésben, a meghatározó indexnek vagy indexeknek AND operátort kell használniuk. Ha például kutyákat szeretne visszaadni egy állatokat felsoroló nagy listából. Van egy Fajok nevű nem indexelt oszlopa, amelyben a Kutya az érték. Ha csak a Fajok = Kutya adatokatkérdezi, a lekérdezés le lesz szabályozásian. Ha azonban van egy Osztály nevű indexelt oszlopa, a lekérdezés osztály = Emlősök ÉS Fajok = Kutya lesz. Az Osztály = Emlősök ÉS Fajok = KUTYA VAGY Fajok = Macskák) lekérdezéssel is rákereshet macskákra és kutyákra. A második lekérdezés kijelöli az összes emlőst, majd kutyákra és macskákra szűr.

Ha a szűréshez használni kívánt oszlopokhoz nem tartalmaznak indexek, először hozzon létre indexeket. További információt az Index hozzáadása egy oszlophoz SharePoint.

Miután indexelt egy oszlopot, hozzáadhatja azt egy nézet létrehozásakor vagy módosításakor, majd szűrheti vele a nézetet. Mielőtt létrehoz egy nézetet, előfordulhat, hogy további oszlopokat szeretne felvenni a listára, hogy rugalmasabban rendezheti, csoportosíthatja és szűrheti az adatokat. A rendezéshez és szűréshez kiválaszthatja az adatkészletben lévő, de nem megjelenített oszlopokat.

Nézet létrehozása

Nyissa meg azt a listát vagy tárat, amelyben nézetet szeretne létrehozni.

A használt verziótól függően tegye a következők valamelyikét:

• ASharePoint a következő lehetőségek közül választhat:

1. Kattintson annak az oszlopnak a fejlécére, amely alapján szűrni szeretne, és a menüben válassza a Szűrés lehetőséget.
   
   

2. A lap jobb oldalán megnyíló szűrőpanelen válassza ki azt az oszlopértéke(et), amellyel a listát szűrni szeretné. Amikor elkészült, kattintson az Alkalmaz gombra.
   
   
   
   Most már észreveheti, hogy az oszlopfejléc mellett egy szűrőikon látható, amely jelzi, hogy a lista az oszlop értékei szerint van szűrve.
   
   
   
   Ha többet szeretne megtudni a szűrők ablaktábláról és arról, hogy miként szűrhet több különböző oszlopban tárolt értékek alapján, olvassa el a Mi a lista- és társzűrők ablaktáblája?

3. Nézze meg a nézetek menüjét a lista vagy tár jobb felső sarokban. Az aktuális nézet neve mellett egy csillag (*) látható. Ez azt jelzi, hogy a nézet nincs mentve. Új nézet létrehozásához jelölje ki az aktuális nézet nevét, majd a menüben válassza a Nézet mentése másként parancsot.
   
   

4. A megjelenő "Mentés másként" mezőbe írjon be egy új nevet a nézetnek. (Ha azt szeretné, hogy mindenki lássa a nézetét, hagyja bejelölve a "Legyen ez nyilvános nézet" jelölőnégyzetet. Ha magánjellegűvé szeretné tenni ezt a nézetet, hogy ön az egyetlen, aki láthatja, törölje a jelet a jelölőnégyzetből.) Az új nézet létrehozásához kattintson a Mentés gombra.
   
   
   
   Megjelenik a lista vagy tár szűrt nézete.

   Megjegyzés: A lista vagy a tár nézetként való mentése nélkül is szűrhető. 

• A SharePoint 2016-ban, 2013-ban, 2010-ben vagy SharePoint klasszikus felhasználói élményben tegye a következőket.

1. Kattintson a Lista vagy a Tár fülre, majd a Nézet létrehozása gombra.
   
   

2. A Nézet típusa lapon kattintson a használni kívánt nézetre. Ha nem biztos benne, válassza a Normál nézet lehetőséget.

   

3. Írja be a nézet nevét.

   

4. Szerkessze a nézet webcímét, vagy fogadja el az alapértelmezett beállítást. Később vissza visszatérve módosíthatja ezt a változtatást.

5. A Szűrés csoportban kattintson a Csak az alábbi igaz elemek megjelenítése elemre, majd adja meg, hogy miként szeretné szűrni az elemeket az indexelt oszlopok egyike alapján.

   Ha például csak a mai napon megváltozott elemekből hoz létre nézetet, válassza a Módosítva (indexelt) oszlopot, és az egyenlő feltétellel, majd írja be a [Ma] oszlopot.

   

   Megjegyzés: Ha nem látja az (Indexelt) oszlopot a név után, akkor az adott listához vagy tárhoz nem érhető el indexelt oszlop. Először egy egyszerű vagy összetett indexet kell létrehoznia.

6. Az egyes oldalakon megjelenített elemek számának korlátozáshoz görgessen le a Maximális elemszám beállításig, és állítsa be a Megjelenítendő elemek száma értéket. Nézet létrehozásakor a megjelenítendő elemek alapértelmezett száma 30.

   

7. Egy lapon két lehetőség közül választhat, ha elemkorlátot ad meg:

   • Elemek megjelenítése kötegben a megadott méretben, amely az adatok lapról lapra való megjelenítését hozza létre, amely akkor hasznos, ha nem interaktív módon böngészi az elemeket.

     Ha a beállított korlátnál több elem van, a megjelenítés lapként jelenik meg.

     

   • A visszaadott elemek teljes számának korlátozása a megadott mennyiségre csak nehezen korlátozva lehet, hogy a szűrőművelet teljes eredményét adja vissza. Ez akkor lehet hasznos, amikor teszteli a nézetet, létrehoz egy tesztelőt, vagy ha csak a legfelső értékeket szeretné beolvasni egy nézetben.

8. A Stílusalatt a Betekintő ablaktábla lehetőséget választva a lista elemeiből származó összes információt függőleges ablaktábla formátumban láthatja. A betekintő ablaktábla a nézetstílusok egyike, amely közül választhat a Nézet szerkesztésekor vagy létrehozásakor a Stílus csoportban.

   

   Gyorsabban navigálhat az adatok között, ha a lap bal oldalán egy görgethető területen az elem címére mutat, és az aktuális elem összes oszlopértékét függőlegesen felsorolja a lap jobb oldalán. Kevesebb kezdeti adat jelenik meg, és ez segíti a nézet gyorsabb megjelenítését. Ez a stílus akkor is nagyon hasznos, ha a lista széles vagy sok oszlopból áll, és vízszintes görgetést igényel az adatokhoz.

   

9. Kattintson az OK gombra.

A nézetekkel további lépéseket is végre lehet tenni, de ennyi is elegendő ahhoz, hogy megtekintse a listanézet küszöbértékét túllépő adatokat, ha le van tiltva. Rendezheti vagy csoportosíthatja az adatokat, összegeket állíthat be, mappákat kibonthat, és mobileszközön optimalizálhatja a nézetet.

Nézet módosítása

Nyissa meg azt a listát vagy tárat, amelyben nézetet szeretne létrehozni.

ASharePoint a következő lehetőségek közül választhat:

1. Módosíthatja a nézetet, például rendezheti, csoportosíthat vagy további szűrőket adhat hozzá.

2. A fenti 3. és 4. lépésben leírt utasításokat követve, de ezúttal ne módosítsa a nézet nevét. Kattintson a Mentés gombra. Ezzel felülírja a meglévő nézetet.
   
   Ha részletesebben szeretné szabályozni a nézetet, ezt a klasszikus nézetszerkesztőben módosíthatja. Válassza ki az aktuális nézet nevét a Nézet menüben, a menüben válassza a Jelenlegi nézet szerkesztése lehetőséget, majd kövesse a fenti utasításokat a klasszikus SharePoint megtekintéséhez.
   
   

A SharePoint 2016-ban, 2013-ban, 2010-ben vagy SharePoint klasszikus felhasználói élményben tegye a következőket:

1. Kattintson a Lista vagy a Tár fülre, jelölje ki a nézetet az Aktuálisnézet listában, majd kattintson a Nézet módosítása elemre.
   
   

2. Görgessen le a Nézetek szakaszhoz, és kattintson egy nézetre.

3. Ezután a fenti Nézet létrehozása eljárás 5–9. lépésében ismertetett beállításokat módosíthatja.

4. Kattintson az OK gombra.

Ahhoz, hogy egy nézet gyorsan szűrje a sok elemet, a szűrő első oszlopának indexeltnek kell lennie. A nézetszűrőben megadott egyéb oszlopok indexeltek is lehetnek, de a nézet nem használja ezeket az indexeket. A szűrő első oszlopának a listanézet küszöbértéknél kevesebb elemét kell visszaadni.

Ha a szűrő első oszlopa több elemet ad vissza, mint a listanézet küszöbértéke, akkor használhat két vagy több oszlopot tartalmazó szűrőt. Két vagy több oszlopot használó szűrt nézet definiálásakor egy ÉS operátorral korlátozhatja a visszaadott elemek számát. De még ebben az esetben is meg kell adnia a szűrő első oszlopát annak az oszlopnak, amely valószínűleg a legkevesebb adatot adja vissza. A VAGY szűrő használata szinte mindig növeli a visszaadott elemek számát, és e körülmények között nem lesz hatékony.

A nézetekről további információt a Lista vagy tár nézetének létrehozása,módosítása és törlése .

Két kulcsszót használhat az aktuális nap [Ma] vagy az aktuális felhasználó [Én] alapján való szűréshez. Ezek dinamikusak, mivel a felhasználóval vagy a dátummal együtt változnak.

Az [Én] használata akkor lehet hasznos, ha csak egy nagy tárban szeretné látni a dokumentumait. Az [Én] a személyeken alapuló oszlopokon (például Létrehozta vagy Módosította) működik. Ha például az összes Ön által létrehozott dokumentumot látni, állítson be egy szűrőt úgy, hogy a Létrehozta oszlop értéke [Én] lesz. Ha Szerkesztőként szeretné látni a legutóbb szerkesztett fájlokat, állítson be egy [Én] szűrőt a Módosítva oszlopban. Ha mindkettőt látni, hozzon létre két szűrőt a Vagy kapcsolóval összekapcsolva.

A [Ma] kulcsszó dátumalapú oszlopokon működik. Matematikai függvényekkel lekértheti az aktuális dátummal együtt megváltozó tartományokat. Ha például az összes olyan dokumentumot meg tudja jelenni, amely az elmúlt 30 napban lett módosítva, létrehozhat egy olyan szűrőt a Dátum oszlopban, amely nagyobb vagy egyenlő, mint [Ma] - 30. Ha ki szeretne hagyni egy napot, állítson be egy második szűrőt a Dátum oszlopban úgy, hogy kisebb legyen, mint [Ma], és kapcsolja össze őket az És függe-

A metaadatoszlopot SharePoint tartalmazó összes lista szűrhető. 

Metaadatoszlop hozzáadása a listához

Menjen a listára, és válassza a +Oszlop hozzáadása lehetőséget.

Válassza az Egyéb... a Felügyelt metaadatok választógombot, majd kattintson az OK gombra.

Másik lehetőségként, miután létrehozott egy Felügyelt metaadatok oszlopot, és hozzáadott elemeket a listához, metaadatcímkéket alkalmazhat a Listaelemek szerkesztése ablaktáblában a Címke ikonra kattintva.

Metaadatcímkék alkalmazása a fanézet ablaktáblán

Szűrhet a felügyelt metaadatok címkéivel

1. A szűrőpanel eléréséhez szűrőikont.

   

   Megjegyzés: A Fanézet lehetőséget az ablaktábla tetején található legördülő listából választhatja ki, amely hierarchikus nézetet biztosít a kijelölt oszlophoz társított kifejezésekről.

2. Jelölje ki azokat a metaadatcímké(k)t, amelyekre szűrni szeretne.

   

3. Ha a Felügyelt metaadatok oszlopban legalább 5 érték van definiálva, a szűrőpanel megtekintéséhez válassza Az összes megtekintése hivatkozást.

   

4. Ellenőrizze a metaadatcímké(k)t, amelyekre szűrni szeretne, és válassza az Alkalmaz gombot.

Az alábbiakban néhány javaslatotunk van az indexelt oszlopokkal jól működik tipikus nézetekre:

Szűrés a következő szerint:	Indexelés:	Például:
Nemrég módosított elemek	Módosítva oszlop	Ha csak az elmúlt héten módosult elemeket is meg kell tekintenie, alkalmazza a Módosítvanagyobb, mint[Ma]-7 szűrőt.
Új elemek	Létrehozva oszlop	Ha csak az elmúlt héten hozzáadott elemekről hoz létre nézetet, alkalmazza a Létrehozva nagyobb, mint[Ma]-7 szűrőt.
Saját elemek	Létrehozta oszlop	Ha csak az Ön által hozzáadott elemekről hoz létre nézetet, alkalmazza a Létrehozta egyenlő[Én] szűrőt.
Ma esedékes tételek	Határidő oszlop (amelyet Ön hozott létre egy listában vagy tárban)	Ha csak a mai napon esedékes elemekről hoz létre nézetet, alkalmazza aHatáridő egyenlő [Ma] szűrőt.
Vitafórum-frissítések	Legutóbb frissítve oszlop	Ha csak az elmúlt hónapban frissített vitafórumokról hoz létre nézetet, alkalmazza az Utolsó frissítés nagyobb, mint[Ma]-30 szűrőt.
Dokumentumtárban lévő fájlok archiválása	Módosítás dátuma	Ha a 2016 óta nem módosított (archiválható) dokumentumok nézetét szeretné létrehozni, alkalmazza a Módosítás dátuma kisebb, mint 2016. december 31. szűrőt.
Pénzügyi adatok alkészletének megkeresása	Régió, Év (két egyszerű indexként)	Az északkeleti régió 2015-ös pénzügyi adatainak megtekintéséhez alkalmazza a Régió egyenlő "NE" AND Év egyenlő 2015 szűrőt, mivel a Régió oszlop valószínűleg kevesebb értéket tartalmaz, mint az Év oszlop.
Metaadatok	Felügyelt metaadatok oszlop	A felügyelt metaadatok nézetének létrehozásához alkalmazzon egy olyan szűrőt, amely a lista- és társzűrők ablaktáblájában definiált metaadatcímkéken alapul. További információt a Mi a lista- és társzűrők ablaktáblája?

Támogatott oszloptípusok Egysoros szöveg Választási lehetőség (egyetlen érték) Szám Pénznem Dátum és idő Személy vagy csoport (egyetlen érték) Felügyelt metaadatok Igen/Nem Keresés

Nem támogatott oszloptípusok Többsoros szöveg Választási lehetőség (többértékű) Számított Hivatkozás vagy kép Egyéni oszlopok Személy vagy csoport (többértékű) Külső adatok