A Microsoft Teams feladat-közzétételével az üzemeltetési vezetők és más üzleti vezetők központilag definiálhatják a feladatokat, és eloszthatják azokat a szervezeten belüli csapatoknak, akiknek el kell végezniük a munkát. Létrehozhat egy listát a Planner alkalmazás Közzététel lapján, feladatokat adhat hozzá, majd közzéteheti a listát a kiválasztott csapatokban (helyeken).A feladat-közzététel részeként teljesítési követelmények adhatók hozzá a tevékenységekhez. A befejezési követelmények lehetővé teszik, hogy bizonyos műveleteket a tevékenységek befejezésének előfeltételeként kényszerítsen ki, így a tevékenységek csak akkor jelölhetők meg befejezettként, ha először befejezettként vannak végrehajtva. Ez növeli az átláthatóságot és az első sikeres befejezést az élvonalbeli vezetők és a dolgozók számára. Emellett segít megelőzni, hogy a tevékenységek helytelenül legyenek befejezve megjelölve az összes szükséges lépés elvégzése előtt.A feladat-közzétételben háromféle teljesítési követelmény érhető el: ellenőrzőlista-követelmény, űrlapkövetelmény és jóváhagyási követelmény.
Egy vagy több teljesítési követelményt alkalmazhat a tevékenységekre, amikor tevékenységeket ad hozzá vagy szerkeszt egy közzétehető feladatlistában. A tevékenység közzétételekor a feladat címzettjeinek teljesíteniük kell a feladat összes befejezési követelményét, mielőtt befejezettnek jelölhetik. A feladat címzettjei az asztali, webes vagy mobil Teams Planner alkalmazásával teljesíthetik a teljesítési követelményeket.Ez a képesség segít abban, hogy az alkalmazott és az üzleti vezetők is nyugodtak lehessenek arról, hogy a megfelelő lépések a feladat befejezése előtt lettek végrehajtva
Tartalom
Ellenőrzőlista-követelmény beállítása
Ellenőrzőlista-követelmény beállítása
Ellenőrzőlista-követelmény beállításakor a feladat címzettjeinek be kell fejezniük az ellenőrzőlista összes elemét, mielőtt befejezettként jelölhetik meg a feladatot.
-
A feladatlistában válassza ki a feladat címét a tevékenység megnyitásához.
-
A Checklist alatt adja hozzá az elemeket. Legfeljebb 20 elemet adhat hozzá.
-
Kapcsolja be a Kötelező kapcsolót.
Megjegyzés: A Kötelező váltógomb rejtett, ha a tevékenység nem tartalmaz ellenőrzőlista-elemeket.
A címzettek csapatának élménye
Amikor a címzett csapat egy felhasználója – jellemzően egy frontvonalbeli feldolgozó vagy felettes – megnyitja a feladatot, látni fogja az ellenőrzőlista elemeit, jelezve, hogy az ellenőrzőlista elemeire szükség van. A feladat nem jelölhető meg befejezettként, amíg az összes ellenőrzőlista-elemet befejezettként nem jelöli meg. Ha minden követelmény teljesül, bármely frontvonalbeli alkalmazott befejezettként megjelölheti a feladatot.
Űrlapkövetelmény hozzáadása
Egy feladathoz legfeljebb két űrlapot adhat hozzá, hogy a feladat címzettjei kitöltsék a feladatokat, mielőtt befejezettként jelölhetik meg őket. Létrehozhat egy új űrlapot, vagy használhatja a feladat-közzététel során korábban létrehozott űrlapokat.Ezt a funkciót a Microsoft Forms működteti, és lehetővé teszi, hogy anélkül gyűjtsön adatokat a csapatoktól, hogy külön-külön kapcsolatba kellene lépnie az egyes helyekkel.
-
A feladatlistában válassza ki a feladat címét a tevékenység megnyitásához.
-
A Követelmények területen válassza a Kötelező űrlap lehetőséget.
-
A Csoport kiválasztása területen válasszon ki egy csoportot. A csoport tagjai megtekinthetik az űrlapválaszokat. Ügyeljen arra, hogy olyan csoportot válasszon, amely tartalmazza azokat a személyeket, akikkel meg szeretné osztani az űrlapválaszokat.
-
Az Űrlapbeállítások területen adja meg, hogy új űrlapot szeretne-e létrehozni, vagy egy meglévő űrlapot szeretne használni a csoportban.
Fontos: Ha a Csoport meglévő űrlapjai közül választ, választhat a csoport azon űrlapjai közül, amelyeket korábban ezzel az űrlapkövetelmény-funkcióval hoztak létre. A kijelölés a csoportban ezzel a funkcióval létrehozott űrlapokra korlátozódik, mert az űrlapot bizonyos automatikus konfigurációkkal kell létrehozni, hogy a várt módon működjön, ami más módon létrehozott űrlapok esetében nem lehetséges.
-
Ha új űrlapot hoz létre
-
A Feladaton megjelenítendő szöveg csoportban adja meg az űrlap nevét, majd válassza a Létrehozás és hozzáadás a feladathoz lehetőséget.
-
A rendszer létrehoz egy új üres űrlapot, és hozzáadja a tevékenységhez. Válassza a Megnyitás lehetőséget az űrlap megnyitásához, majd adja hozzá a kérdéseit.
Megjegyzések:
-
Adjon meg egy kérdést, amely azonosítja a csapat helyét, például a kiskereskedelmi üzlet számát, így a válasz megfeleltethető a helynek.
-
Győződjön meg arról, hogy az űrlapbeállítások lehetővé teszik a válaszadók számára a válaszaik szerkesztését.
-
Ha meglévő űrlapot használ
-
A Hozzáadni kívánt űrlap kiválasztása területen keresse meg és jelölje ki a hozzáadni kívánt űrlapot.
-
A Feladaton megjelenítendő szöveg csoportban adja meg az űrlap nevét, majd válassza a Hozzáadás a feladathoz lehetőséget.
-
Űrlapválaszok megtekintése
A feladatlista közzététele után meg kell tekintenie a feladat címzettjeitől kapott űrlapválaszokat.
Nyissa meg az űrlapot, és lépjen a Válaszok lapra. Innen a következő műveleteket végezheti el:
-
Tekintse meg az űrlapra és a válaszokra vonatkozó összefoglaló információkat.
-
Válassza az Eredmények megtekintése lehetőséget az egyes válaszadók válaszadatainak megtekintéséhez.
-
Az egyes kérdések alatt válassza a További részletek lehetőséget az egyes válaszadók nevének és válaszának megtekintéséhez.
-
Válassza a Megnyitás az Excelben lehetőséget a válaszok Excel-munkafüzetben való megtekintéséhez. A munkafüzet pillanatképet biztosít az aktuális válaszadatokról.
Tipp: A válaszok Excelben való megtekintésekor rendezze a sorrendet a befejezett vagy módosított dátum (vagy az azonosító, majd a befejezett vagy módosított dátum) szerint az egyes helyekről érkező legutóbbi válaszok áttekintéséhez. Bizonyos esetekben egy hely több választ is elküldhet.
További információ: Űrlaperedmények ellenőrzése és megosztása.
Űrlapválaszok feltöltött fájlokkal
Ha az űrlap egy vagy több fájlfeltöltési kérdést tartalmaz, a feltöltött képeket egyenként megtekintheti a Válaszok lapon, a korábban leírtak szerint. Ha szeretné, azt a mappát is elérheti, ahová a fájlokat feltölti. A feltöltött fájlokat a közzétételi csapat SharePoint-fájljai tárolják.
A SharePoint-mappák akkor jönnek létre, amikor az első fájlt feltöltik egy űrlap válaszküldésének részeként.Az első fájlfeltöltés beérkezésekor a csapat dokumentumtára tartalmazni fog egy Alkalmazások mappát. Ezen belül a Microsoft Forms mappája tartalmaz egy mappát az űrlap nevével. Ebben a mappában található egy mappa az űrlap minden olyan kérdéséhez, amely fájlokat töltött fel.Ha például hozzáadott egy "Store opening survey" nevű űrlapot, amely három fájlfeltöltési kérdést tartalmaz, a feltöltött fájlok a SharePoint-csoport alábbi mappáiban találhatók:
-
Documents\Apps\Microsoft Forms\Store nyitó felmérés\Kérdés
-
Documents\Apps\Microsoft Forms\Store opening survey\Question 1
-
Documents\Apps\Microsoft Forms\Store opening survey\Question 2
Minden feltöltött fájlnév tartalmazza a csapat nevét, ahol a feladat található, az eredeti kép nevét, valamint a fájlt feltöltő és az űrlapot beküldő felhasználói fiók megjelenítendő nevét.A Joni Sherman által a Seattle Store 121 csapata nevében feltöltött kép fájlneve például a Seattle Store 121-20210219_183537_Joni Sherman.jpg.Ha miniatűrképeket szeretne látni a képek listája helyett, lépjen a Minden dokumentum > Csempék lapra.
(Nem kötelező) Segítség a címzett csapatoknak a feltöltött képek megtekintéséhez
Előfordulhatnak olyan esetek, amikor a csapat egyik tagja befejezte a felmérést, és a csapat egyik vezetője vagy egy másik munkatársa szeretné áttekinteni a csapattársa által beküldött elemet.
Ezért a csapat egyik tagja számára biztosítunk egy felületet a tartózkodási helyére küldött űrlapválaszok megtekintéséhez. Ez további beállítások nélkül működik olyan kérdések esetén, amelyekhez nincs szükség fájlfeltöltésre. A fájlfeltöltést igénylő kérdések esetén a rendszer feltölti az elküldött fájlokat a közzétételi csapat egy mappájába, amelyhez a címzett csapatok tagjai általában nem férnek hozzá. Ha egy felhasználó megtekinti a csapata által küldött űrlapválaszokat, és nem fér hozzá a feltöltött fájlhoz, megjelenik a fájlra mutató hivatkozás, amely egy SharePoint-webhelyre nyitja meg, ahol engedélyeket kérhet.
A feltöltött fájlok mappáját megoszthatja a szervezet összes felhasználójával. Ha szívesen osztaná meg a mappát a szervezet minden tagjával, proaktív módon elvégezheti ezt a lépést, és a felhasználók az űrlapválasz beküldése során a csapattagok által feltöltött képeket is látni fogják.
A feltöltött fájlokat tartalmazó SharePoint-mappa megosztása:
-
Nyissa meg a Documents\Apps\Microsoft Forms mappát a közzétételi csapat fájljaiban.
Tipp: Ne feledje, hogy ez a mappa csak akkor jelenik meg, ha egy fájlfeltöltési kérdést tartalmazó űrlapra válasz érkezett.
-
Keresse meg és válassza a mappa Megosztás gombját. Ha szeretné, a ceruza ikonra kattintva módosítsa az engedélyeket a Szerkesztheti a tartalmat nézetre.
-
A nevek vagy csoportok hozzáadásának mezőjébe írja be a Mindenki kifejezést, kivéve a külső felhasználókat.
-
Jelölje ki a csoportot, majd válassza a Küldés lehetőséget.
A lépések elvégzése után a mappa és annak almappái meg lesznek osztva a csoporttal, amelynek tartalmaznia kell a címzett csapatok tagjait. Mivel az összes további űrlap a Microsoft Forms mappájában is feltölt fájlokat, a lépés egyszeri elvégzésének a közzétételi csapat által befejezési követelményként használt összes korábbi és jövőbeli űrlapon működnie kell.A SharePoint-mappák megosztásáról további információt a SharePoint-fájlok vagy -mappák megosztása című témakörben talál.
A címzettek csapatának élménye
Amikor a címzett csapat egy felhasználója – jellemzően egy frontvonalbeli feldolgozó vagy felettes – megnyitja a feladatot, látni fogja, hogy az űrlap elküldése szükséges. Megnyithatják az űrlapot, és a feladat elhagyása nélkül kitölthetik a kérdéseket. Ne feledje, hogy az űrlap beküldésének részeként feltöltendő fénykép készítéséhez eszközengedélyek szükségesek a kamerához való hozzáféréshez. Az űrlap elküldése után a feladat azt tükrözi, hogy az űrlapra vonatkozó követelmény teljesült. A csapat bármely tagja, aki megtekinti a feladatot, megtekintheti a csapata által küldött válaszokat is. Ha minden követelmény teljesül, bármely frontvonalbeli alkalmazott befejezettként megjelölheti a feladatot.
Jóváhagyási követelmény hozzáadása
Amikor jóváhagyási követelményt ad hozzá egy tevékenységhez, a feladat címzettjeinek jóváhagyást kell kérniük és jóváhagyást kell kapniuk egy vezetőtől, mielőtt befejezettnek jelölhetik.
Megjegyzés: Csak a szabványos feladatlistákban szereplő tevékenységekhez adhat hozzá jóváhagyási követelményt. A jóváhagyási követelmények nem engedélyezettek a listákban szereplő olyan feladatokon, amelyeket mindenkinek végre kell hajtania. További információ a feladatlistákról a feladat-közzétételben.
Ezt a funkciót a Jóváhagyások alkalmazás működteti, és lehetővé teszi a kezelők számára, hogy ellenőrizzék, hogy a munka a szokásos módon történik-e, ami segít növelni a figyelmet a részletekre és az elszámoltathatóságra, különösen a fontos feladatok esetében.
-
A feladatlistában válassza ki a feladat címét a tevékenység megnyitásához, majd a Követelmények területen válassza a Kötelező jóváhagyás lehetőséget.
-
A Jóváhagyási követelmény területen megjelenik egy üzenet, amely jelzi, hogy jóváhagyásra van szükség.
A címzettek csapatának élménye
Amikor a címzett csapat egy felhasználója – jellemzően egy élvonalbeli feldolgozó vagy felettes – megnyitja a feladatot, látni fogja, hogy jóváhagyást kell kérnie a feladathoz, és jóváhagyást kell kapnia ahhoz, hogy befejezettként megjelölje azt.
Az előtérbeli alkalmazott kiválaszthatja a csapat egy tagját, akitől jóváhagyást kérhet. Általában ez a felettese. Az alkalmazott azonban választhat egy másik tagot a csapatból, ami hasznos lehet, ha a felettese szabadságon van. A feladat azt tükrözi, hogy melyik felhasználó és kitől kért jóváhagyást, így a csapat betekintést nyújt a kérésébe. A kijelölt jóváhagyó értesítést kap a Jóváhagyások alkalmazástól, és jóváhagyást adhat magának a feladatnak vagy a Jóváhagyások alkalmazásnak a megtekintésekor.
A feladatot megtekintő frontvonalbeli alkalmazott láthatja a jóváhagyási kérelem aktuális állapotát. Nem jelölhetik meg a feladatot befejezettként, amíg a jóváhagyási kérelem azt nem tükrözi, hogy jóváhagyták. Ha szükséges, az előtérbeli alkalmazott megszakíthatja a kérést, és új kérést kezdeményezhet. Ha a tevékenységhez társított jóváhagyási kérelem Jóváhagyva állapotúként jelenik meg, a követelmény teljesül. Ha minden követelmény teljesül, bármely frontvonalbeli alkalmazott befejezettként megjelölheti a feladatot.
Egyéb Planner-ügyfelek
A teljesítési követelményekkel rendelkező feladatokat a Teams Planner alkalmazásában való használatra tervezték. Jelenleg nem támogatottak más Planner szolgáltatásokban, például az iOS-hez vagy Androidhoz készült Planner alkalmazásban.Ha egy felhasználó a Teamsen kívüli alkalmazást használ a feladat végrehajtásához, a teljesítési követelmény továbbra is érvénybe lép. Ha azonban valaki olyan feladatot próbál végrehajtani, amelynek teljesíthetetlen teljesítési követelménye van, nem tudja befejezettként megjelölni a feladatot. Ehelyett hibaüzenetet kapnak. Ha minden teljesítési követelmény teljesül, a felhasználó sikeresen megjelölheti a feladatot egy másik, a Teamsen kívüli Planner ügyfélből.
Lásd még
Feladatlisták közzététele a szervezetben végzett munka meghatározásához és nyomon követéséhez
