Feladatlisták közzététele a szervezetben végzett munka meghatározásához és nyomon követéséhez

A tevékenységlistáknak két típusa van a tevékenység-közzétételben. Létrehozhat listákat az egyes csapatokhoz tartozó feladatokkal (más néven normál feladatlistákkal), valamint az egyes csapattagok tevékenységeit tartalmazó listákkal. Az alábbiakban további információt talál az egyes listatípusokról és azok használatáról.

A Közzététel lapon a következő szakaszok jelennek meg a Listák alatt: Piszkozatok, Ütemezett, Közzétett, Közzé nem tett. Minden szakasz a közzétételi folyamat listaállapotát jelöli.



Az alábbi táblázatból megismerheti az egyes szakaszokat.

1. A Közzététel lap bal alsó sarkában válassza az Új lista lehetőséget, majd válasszon az alábbiak közül.
   
   

   • Minden csapat számára. Olyan feladatokhoz használható, amelyeket csapatonként egyszer kell elvégezni, más néven normál feladatlistaként.

   • Minden csapattag számára. Olyan feladatokhoz használható, amelyeket a csapat minden tagja el kell végeznie, például betanítási vagy szabályzat-nyugtázási feladatokhoz.

     Fontos: Miután létrehozott egy listát az egyes csapatok feladataival, nem módosíthatja azt az egyes csapattagok listájára , és fordítva. Létre kell hoznia egy új listát.

2. Nevezze el a listát.

3. Ha több olyan csapathoz tartozik, amely közzétehető, válassza ki azt a csapatot, amelyből közzé szeretné tenni a közzétételt. Azok a csapatok, amelyek megkapják a feladatlista közzétételét, láthatják, hogy melyik csapatból lett közzétéve a feladatlista.

4. Válassza a Létrehozás lehetőséget. Az új lista a Piszkozatok területen jelenik meg.

5. A Feladat címe területen adjon címet az első tevékenységnek, majd válassza az Enter billentyűt.

6. Válassza ki a feladat címét a feladat megnyitásához és az alábbiak bármelyikének hozzáadásához vagy szerkesztéséhez.   

   • Cím

   • Vödör. A használatával kategorizálhatja a tevékenységeket. Például a Warehouse vagy a Sales Desk gyűjtőkkel azonosíthatja a feladatot elvégző munkacsoportot.

   • Elsőbbség. A beállítások sürgősek, fontosak, közepesek és alacsonyak.

   • Kezdő dátum vagy határidő

   • Megjegyzések

   • Legfeljebb 20 elemet tartalmazó ellenőrzőlista. Ön határozhatja meg, hogy az ellenőrzőlista szükséges-e a tevékenységek befejezéséhez. A feladat címzettjei szabályozzák az egyes elemek készként való megjelölését. 

   • Melléklet 

   • A feladat befejezésének követelményei. A feladat címzettjeinek teljesíteniük kell a követelményeket, mielőtt befejezettként jelölhetik meg a feladatot. További információt a Feladatlista feladatkiegészítési követelményeinek beállítása című témakörben talál. 

     • Kötelező űrlap: Csatoljon legfeljebb két űrlapot, amelyeket a feladat címzettjeinek ki kell tölteniük. Létrehozhat egy új űrlapot, vagy használhat egy meglévő űrlapot.

     • Szükséges jóváhagyás: Adja meg a feladat címzettjeinek jóváhagyási követelményét, hogy jóváhagyást kérjenek és fogadjanak egy felettestől. Ez csak az Egyes csoportokhoz (más néven standard feladatlisták) beállítással létrehozott feladatlistákhoz érhető el. 

7. Másik tevékenység hozzáadásához adjon meg egy tevékenységnevet az Új tevékenység mezőben.

   Tipp: A tevékenységek létrehozása után tömegesen szerkesztheti az összes kijelölt tevékenység prioritását, határidejét vagy gyűjtőét. 

8.  Ha a listát az Egyes csoportok számára beállítással (más néven normál feladatlistával) hozta létre, ismétlődővé teheti, hogy automatikusan ismétlődő ütemezés szerint tegye közzé. Ehhez válassza a Nem ismétlődik lehetőséget, válassza ki a lista ismétlődési beállításait, majd válassza a Mentés lehetőséget.
   
   Az ismétlődő feladatlisták használatáról az Ismétlődő feladatlisták használata című témakörben olvashat bővebben. 

Bármelyik feladatlista másolatát létrehozhatja a Duplikálás művelet használatával. Ez a művelet létrehoz egy új listát az eredeti listában szereplő feladatok másolatával. Kiválaszthatja az új lista nevét, valamint azt, hogy melyik csapatnak kell létrehoznia. Ezután szerkesztheti az új listában szereplő feladatokat, hogy előkészítse a közzétételre.

1. Jelölje ki a duplikálni kívánt feladatlistát, majd válassza a További műveletek > Duplikálás lehetőséget. 

2. Nevezze el a listát, és válassza a Közzététel csoportból lehetőséget. Ha egynél több csapat tagja a szervezet hierarchiájában, több választási lehetőség is megjelenik. Azok a csapatok, amelyek megkapják a feladatlista közzétételét, láthatják, hogy melyik csapatból lett közzétéve a feladatlista.

3. Válassza a Duplikálás lehetőséget. A lista duplikálása után a Piszkozatok területen jelenik meg. A listát ugyanúgy használhatja, mint a többi piszkozatlistát.  

1. A Piszkozatok vagy az Ütemezett csoportban válassza ki a szerkeszteni kívánt feladatlistát. 

2. Egy tevékenység módosításához válassza ki a beosztását a feladat megnyitásához, majd tegye a következők egyikét:

   • A tevékenységmezők módosításához jelölje ki a mezőt, és szükség szerint szerkessze. Mellékleteket és követelményeket is hozzáadhat vagy eltávolíthat.  

   • A feladat törléséhez válassza a tevékenységnév jobb oldalán található További műveletek > Törlés lehetőséget.

Közzététel előtt átnevezheti a piszkozatlistát. 

1. A Piszkozatok területen lépjen az átnevezni kívánt listára, majd válassza a További műveletek > Lista átnevezése lehetőséget.

2. Írja be az új nevet a Cím mezőbe, majd válassza a Mentés lehetőséget.

A Piszkozatok vagy a Közzététel visszavonása területen bármelyik feladatlistát törölheti.

1. A Piszkozatok vagy a Közzététel visszavonása csoportban lépjen a törölni kívánt feladatlistára.

2. Válassza a További műveletek > Törlés lehetőséget.

Ha a feladatlista készen áll az indulásra, tegye közzé azoknak a csapatoknak, amelyek tagjai elvégzik a munkát. 

1. A Piszkozatok területen válasszon ki egy feladatlistát, majd a jobb felső sarokban válassza a Közzététel vagy a Közzététel sorozatot (ha ismétlődő feladatlista). 

2. Válassza ki a címzett csapatok kiválasztásának módját. Kiválaszthatja a csapatokat egy hierarchiából, vagy feltöltheti a csapatok egyéni listáját. További információ ezekről a lehetőségekről. Az alábbi lépések egy hierarchia kiválasztását mutatják be.

3. Válassza ki azokat a csapatokat, akik megkapják a feladatlistát. A fő Teams-lista és/vagy az elérhető szűrők segítségével keresse meg a felvenni kívánt csapatokat.
   
   

   • Ha a hierarchia egy ágán belül az összes csapatot ki szeretné jelölni, jelölje be a mellette lévő jelölőnégyzetet. Ha például a "Észak-Amerika" lehetőséget választja, az adott régióban lévő összes helyet kijelöli. 

   • Ha csak bizonyos attribútumokkal rendelkező helyeken szeretne közzétenni, válasszon egy szűrőt. Ha például az összes nagy elrendezésű helyet szeretné kijelölni, válassza a "Nagy" szűrőt. A példaképben a feladatlista az Észak-Amerika összes nagy üzletében közzé lesz téve.

4. Adja meg, hogy értesítse-e a címzett csapatokat.

5. Válassza a Tovább gombot, majd tekintse át a kiadványtervet. A módosításokhoz válassza a Vissza gombot.  

6. Jelölje be a Kész, minden rendben van jelölőnégyzetet, majd válassza a Közzététel lehetőséget. 

   Megjegyzések: 

   • A közzétételi folyamat megkezdésekor a feladatlista a Piszkozatok helyről a Közzétéve állapotba kerül, jelezve, hogy a tevékenységek küldése folyamatban van, és láthatóvá válik a címzettek számára. 

   • A feladat-közzététel eltarthat egy kis ideig, ha nagy számú feladat szerepel a feladatlistában, vagy ha nagy számú címzettcsoportot választ ki. Nyugodtan kiléphet a közzétételi képernyőről, és később visszatérhet – a feladatok a háttérben folytatják a közzétételt. 

7. Amikor a közzététel befejeződött, a Közzététel lap tetején egy üzenet jelenik meg, amely jelzi, hogy a feladatok sikeresen le lettek hajtva.

   Fontos: Ha megjelennek a riasztási ikonok, válassza a Részletek megtekintése lehetőséget a problémák megoldásához.

A közzétett listában lévő feladatokat szerkesztheti a lista szerkesztési módba helyezésével. Ha a lista szerkesztési módban van, frissítheti a listában szereplő feladatokat, törölheti a feladatokat a listából, vagy új feladatokat vehet fel a listára. A módosítások mindaddig nem lesznek közzétéve a címzett csapatok számára, amíg ki nem választja a Módosítások közzététele lehetőséget, és meg nem erősíti az összegzést. 

Ha közzétett listában tesz közzé módosításokat egy tevékenységen, a frissített tevékenység tevékenységmezőinek értékei felülírják az egyes címzettek csapatában lévő tevékenységmezők értékeit, azzal a kivétellel, hogy a tevékenység állapota nem áll alaphelyzetbe. Ezért azt javasoljuk, hogy szerkesszen egy feladatot egy közzétett listában, ha tisztázni szeretné, hogy mit kell tennie.

Ha olyan javítás van, amely a tevékenység ismételt befejezését igényli, még akkor is, ha az előző tevékenység adatai szerint befejeződött, javasoljuk, hogy törölje az eredeti tevékenységet, és hozzon létre egy újat.

1. A Közzétett területen jelölje ki a szerkeszteni kívánt listát, majd válassza a Lista szerkesztése lehetőséget.

2. Jelölje ki a szerkeszteni kívánt feladatot. Új feladatot is hozzáadhat, vagy a törléshez választhatja a További műveletek elemet egy meglévő tevékenység mellett.

3. Ha készen áll a módosítások közzétételére, a jobb felső sarokban található Módosítások közzététele lehetőséget választva közzéteheti a módosításokat az összes eredeti címzett csapatban.  
   
   Azt is megteheti, hogy megszakítja a módosításokat, és a lista visszaáll a korábban közzétett állapotára.

Ha meg kell szüntetnie egy feladatlista közzétételét, érdemes a lehető leghamarabb elvégeznie, hogy csökkentse a törölt feladatok hozzárendelését és befejezését. A közzé nem tette listák a Közzé nem tette szakaszra kerülnek, és duplikálhatók, de nem ismételhetők meg.   

1. A közzéteendő lista mellett válassza a További műveletek > a Közzététel visszavonása lehetőséget.

2. Erősítse meg, hogy meg szeretné szüntetni a lista közzétételét, majd válassza a Közzététel visszavonásah lehetőséget.

Miután a lista megjelenik a Közzé nem adott területen, törölheti vagy duplikálhatja, szerkesztheti a másolatot, és közzéteheti a szerkesztett példányt.

Miután közzétett egy feladatlistát, valószínűleg nyomon szeretné követni a csapatok előrehaladását az elküldött feladatok hozzárendelése és/vagy befejezése során. Válasszon ki egy listát a Közzétett szakaszban. Itt a közzétett feladatok részleteit többféleképpen tekintheti meg. 

• A Feladatjelentés nézetben megtekintheti a listában szereplő adott tevékenység előrehaladását.
  
  
  
  Válassza a elemet a feladat jobb oldalán, és válassza a Jelentés megtekintése lehetőséget az adott feladat hozzárendelési és befejezési állapotának megtekintéséhez az azt megkapó csapatok között.

• A Lista jelentés nézet használatával megtekintheti a lista egészének előrehaladását. A hozzárendelés és a befejezés állapota a listában szereplő tevékenységek között jelenik meg.
  
  

Bármelyik nézetben kijelölheti a hierarchia bármely ágát a kibontásához, vagy kiválaszthat egy csapatot az adott csapat állapotának megtekintéséhez. Ha a részletek megtekintése után vissza szeretne térni egy magas szintű nézethez, válassza ki a feladatlista nevét, amely a csapat neve fölött jelenik meg.