Körlevél: Címzettek szerkesztése

Címzettek szerkesztése párbeszédpanel

Ezen a párbeszédpanelen kiválaszthatja, hogy mely címzetteknek szeretné elküldeni a leveleit.

• A címzettek listája    Megjeleníti a körlevélben használt összes rekordot. Alapértelmezés szerint minden sor ki van jelölve. Törölje azokat a neveket, amelyeknek nem szeretne üzenetet küldeni.

• Adatforrás    Az egyes mezők módosításához vagy rekordok hozzáadásához válassza a Szerkesztés lehetőséget. Ha létrehozta vagy birtokolta a listát, rekordokat is törölhet, vagy testre szabhatja az adatforrás oszlopait. A frissítés frissíti a címzettek listáját, ha szüksége van rá.

• Rendezés     Legfeljebb három mezőszintet jelölhet ki növekvő vagy csökkenő sorrendbe rendezéshez. A címzettek listája újra megjelenik, hogy tükrözze a rendezést. További információ: Lekérdezési beállítások rendezési párbeszédpanelje.

• Szűrő    Összehasonlítja a lista mezőit, és összehasonlítja őket egy vagy több megadott sztringgel. Összehasonlítások:

  • Egyenlő vagy Nem egyenlő

  • Kisebb vagy nagyobb, mint

  • Kisebb vagy egyenlő vagy Nagyobb, mint vagy egyenlő

  • Üres vagy Nem üres

  • Tartalmazza vagy Nem tartalmazza

  Az összehasonlítások nem különböztetik meg a kis- és nagybetűket, ezért a MEGAN megan, Megan vagy mEGAN egyezik. A címzettek listája újra megjelenik, hogy tükrözze a szűrés eredményeit. További információ: Lekérdezési beállítások szűrő párbeszédpanelje.

• Ismétlődések keresése    Megvizsgálja és megjeleníti az ismétlődő rekordokat az Utónév és a Vezetéknév alapján. A listában törölheti azoknak a jelölőnégyzetét, amelyeket nem szeretne felvenni a levelezésbe. Ha törli a jelet a mezőből, azzal nem távolítja el a rekordot a fő címzettek listájából, csak törli a névvel társított mezőt.

• Címzett keresése    Beolvassa és kiemeli a beírt szövegnek megfelelő mezőket tartalmazó rekordokat. Beolvashatja a rekordok összes mezőjét, vagy megadhat csak egyet, például Város vagy Állam. Ha egynél több találatot talál, és az első ki van emelve. Válassza a Következő keresése lehetőséget az összes egyezés görgetéséhez.

• Címek ellenőrzése    Külső címérvényesítési technológiát használ az adatforrás címének ellenőrzéséhez. Ha nincs beállítva egy beállítás, akkor ezzel a beállítással megnyithat egy oldalt, ahol további információt kaphat a szolgáltatás megvásárlásáról.

• OK    Kilép a párbeszédpanelből. A rendszer már menti a módosításokat a rendezés, a szűrők vagy más paraméterek alkalmazásakor.

A levelezőlista szerkesztése

A lista rendezése csoportok kereséséhez

A címzettek listáját rendezheti úgy, hogy bizonyos módokon, például adott városok szerint csoportosítsa az adatokat.

1. Lépjen a Levelezés >Címzettek szűrése elemre.

2. Válassza a Rekordok rendezése > a Rendezés szempontja lehetőséget, és válassza ki a rendezni kívánt mezőnevet.

   

   Ha több mező szerint szeretne rendezni – például állam, majd város szerint –, válassza a Majd a Szempont lehetőséget, majd jelölje ki a további mezőket, amelyeket rendezni szeretne.

   

3. Ha az összes mező a kívánt sorrendben van rendezve, válassza az OK gombot.

   További információ: Lekérdezési beállítások rendezési párbeszédpanelje.

A lista szűrése csak a megjeleníteni kívánt sorok megjelenítéséhez

A lista szűrésével megoldható, hogy csak azok a személyek vagy elemek – például egy adott városban élő személyek vagy adott árú leltárelemek – jelenjenek meg, akiket vagy amelyeket fel szeretne venni a körlevélre.

1. Válassza a Levelezés >Címzettekszűrése lehetőséget.

   

2. A Rekordok szűrése területen válassza ki azt az oszlopot, amely alapján szűrni szeretne.

   

3. Válassza az Összehasonlítás lehetőséget, majd a kívánt összehasonlítás típusát.

   

4. A Viszonyítási alap oszlopban lévő mezőbe írja be a szűrő értékét.

5. Válassza az És vagy a Vagy lehetőséget, majd igény szerint adjon hozzá egy másik feltételt a szűrőhöz. Válassza például a Vagy lehetőséget, a Mező listában válassza a Város lehetőséget, válassza az Egyenlő lehetőséget, majd írja be a második város nevét.

6. Kattintson az OK gombra.

7. További információ: Lekérdezési beállítások szűrő párbeszédpanelje.

Most már beszúrhat körlevélmezőket abban a dokumentumban, amelyben az e-mail-körlevélkészítéshez vagy a körlevélkészítéshez használja a Word.