Naptármegosztás a Microsoft 365-ben

Ha egy felhasználó most osztja meg a naptárát másokkal, az illető már a meghívás elfogadásától kezdve élvezheti a továbbfejlesztett naptármegosztás előnyeit. Ha azonban még a jelen változtatások előtt osztotta meg a naptárt másokkal, nem fogja látni automatikusan az újításokat.

Ha a meglévő naptármegosztási képességeket az új naptármegosztási lehetőségekre szeretné frissíteni, kérje meg a felhasználókat, hogy kövessék a jelen cikk Meglévő megosztott naptár frissítése az új modellre című részében található útmutatást. Miután a felhasználók az új modellre frissítettek, a megosztott naptárak szinkronizálódni fognak a mobiletelefonjukra. A jövőben a meglévő megosztott naptárakat automatikusan frissíteni fogjuk, de az automatikus frissítési eljárás ütemezéséről még nem született döntés.

Az azonnali szinkronizálás engedélyezése esetén azonnal láthatja a megosztott naptárakban mások által elvégzett módosításokat. Jelenleg a megosztott naptárak nem mindegyik típusa támogatja az azonnali szinkronizálást. A következő szakaszok azt ismertetik, hogy milyen típusú megosztott naptárak és naptáralkalmazások támogatják az azonnali szinkronizálást.

Az azonnali szinkronizálás csak akkor lehetséges, ha mindkét felhasználó ugyanazt az Microsoft 365-ös bérlői fiókot használja, vagy ha a naptárt egy Outlook.com-felhasználó osztotta meg.

Az alábbi táblázat további részletekkel szolgál arról, hogy milyen konfigurációkban lehetséges az azonnali szinkronizálás. A jövőben minden olyan naptár azonnali szinkronizálása lehetséges lesz, amely Microsoft 365- és Outlook.com-felhasználók között van megosztva.

Naptártulajdonos	A megosztott naptár címzettje	Azonnali szinkronizálás lehetséges	Megjegyzések
Microsoft 365	Microsoft 365 (azonos bérlő)	✔
Microsoft 365	Microsoft 365 (eltérő bérlő)	–	A szinkronizálás körülbelül három óránként történik. Ha nincs engedélyezve a külső megosztás a naptártulajdonos bérlői fiókjában, akkor a rendszer úgy kezeli a naptárt, mintha az egy külső szolgáltatás felhasználójával lenne megosztva.
Microsoft 365	Outlook.com vagy egy külső szolgáltatás, például Gmail.com	–	Ez a konfiguráció jelenleg egy internetesnaptár-előfizetési (Internet Calendar Subscription, ICS) URL-címet állít elő. A megosztott naptár címzettje az ICS URL-cím segítségével veszi fel a megosztott naptárt, a szinkronizálás időzítését pedig a címzett naptárszolgáltatása határozza meg. Ha például a címzett az Outlook.com felhasználója, akkor körülbelül három óránként fog frissülni a naptár. Ha a címzett a Gmail.com-ot használja, akkor a naptár frissítésére 24–48 óránként kerülhet sor.
Outlook.com	Outlook.com	✔
Outlook.com	Microsoft 365	✔
Outlook.com	Külső szolgáltatás, például Gmail.com	–	Ez a konfiguráció jelenleg egy ICS URL-címet hoz létre. A címzett az ICS URL-cím segítségével veszi fel a megosztott naptárt, a szinkronizálás időzítését pedig a címzett naptárszolgáltatása határozza meg. Ha például a címzett az Outlook.com felhasználója, akkor körülbelül három óránként fog frissülni a naptár. Ha a címzett a Gmail.com-ot használja, akkor a naptár frissítésére 24–48 óránként kerülhet sor.

Az azonnali szinkronizálást támogató alkalmazások:

• Windows Outlook

• Mac Outlook

• Webes Outlook (OWA)

• iOS Outlook

• Android Outlook

• REST és Exchange ActiveSync alkalmazások

Windows Outlook: A felhasználók ellenőrizhetik, hogy a megosztott naptárak fejlesztései engedélyezve vannak-e vagy le vannak-e tiltva a számukra az ebben a cikkben szereplő utasításokat követve. 

Mac Outlook: Ha a felhasználó a Mac Outlookban tekinti meg a megosztott naptárt, az új szinkronizálási felületet fogja látni, amennyiben a naptárt egy megosztási meghívás elfogadásával vette fel, vagy ha a felhasználó a megosztott naptárt a Fájl > Más felhasználó mappájának megnyitása lehetőségen keresztül vette fel. Ha azonban a felhasználó meghatalmazott fiókként vette fel a fiókot, akkor a régi szinkronizálási felületen lesz. A változások a Webes Outlookban, az iOS Outlookban és az Android Outlookban gyorsabban jelenhetnek meg.

Webes Outlook, iOS és Android: Ha a felhasználó Webes Outlookban, iOS Outlooken vagy Android Outlookban tekinti meg, az új szinkronizálási felület van használatban.

A fejlesztések csak az Exchange Online felhasználói között megosztott naptárak esetén érvényesek. A megosztott naptárakat illetően semmi sem változik, amennyiben az egyik felhasználó naptára a helyszíni Exchange-kiszolgálón működik.

Jellemző	Régi modell	Új modell
A megosztott naptár tárolásának módja	Egy hivatkozásszerű bejegyzés van tárolva a címzett postaládájában. A bejegyzés a tulajdonos postaládájára mutat, de semmilyen naptári adatot sem tárol a címzett postaládájában.	A címzett postaládájában létrejön egy új naptár, és ez a naptár a tulajdonos naptárának másolatát tartalmazza (az elfogadástól számított egy évre visszamenőleg).
Hogyan éri el a címzett a megosztott naptárt?	Közvetlenül a címzett postaládájából olvassa be az adatokat, és követlenül abba ír.	A címzett saját postaládájában tárolt megosztott naptár helyi másolatából olvas. De közvetlenül a tulajdonos postaládájába ír, és szinkronizálja a megosztott naptár helyi példányát a címzett postaládájában.
Hogyan változik a megosztott naptárak szinkronizálása?	Az alkalmazás rendszeres időközönként lekérdezi, hogy történtek-e változások a tulajdonos postaládájában, és ha igen, szinkronizálja őket.	A szolgáltatás azonnal szinkronizálja a változásokat a címzett helyi példányába. Ennek hatására egy leküldéses értesítést kap az alkalmazás, amely azonnal szinkronizálja a módosításokat.
Milyen alkalmazásokkal érheti el a címzett a megosztott naptárt?	Windows Outlook Mac Outlook Webes Outlook	Windows Outlook Mac Outlook Webes Outlook iOS Outlook Android Outlook Minden REST- és EAS-alkalmazás

További részleteket a jelen cikk Működésbeli különbségek a naptármegosztás új modelljében című részében talál.

Azok a felhasználók, akik az Outlook-ügyfél legújabb verziójában fogadnak el új naptármegosztási meghívást, automatikusan az új naptármegosztási modellt kezdik el használni.

A felhasználó a legegyszerűbben úgy ellenőrizheti, hogy rendelkezik-e a továbbfejlesztett elemekkel (azaz hogy az új naptármegosztási modellt használja-e), ha ellenőrzi, hogy látja-e a megosztott naptárt a mobiltelefonján. Ha igen, akkor a megosztott naptár már frissült az új modellre. A Windows Outlook felhasználói ellenőrizhetik, hogy a megosztott naptárak fejlesztései engedélyezve vannak-e a számukra az ebben a cikkben szereplő utasításokat követve.

Az Outlook-ügyfél legújabb verziójának használatakor a felhasználókkal megosztott naptárak automatikusan áttérnek az új naptármegosztási fejlesztések használatára. Ha azonban ez nem történik meg, a felhasználók újból létrehozhatják a megosztott naptárat az alábbi két lehetőség egyikével:

• A naptár tulajdonosa újra megosztja a naptárát. A naptár tulajdonosa ezt bármelyik Outlook alkalmazásban megteheti, beleértve a(z) iOS Outlook és a(z) Android Outlook alkalmazást is. A felhasználónak ezután el kell fogadnia a megosztott naptármeghívót egy Outlook-ügyfél újabb verziójával (ha a felhasználó az Outlook egy régebbi verziójával fogadja el a meghívást, a frissített fejlesztések nem lesznek engedélyezve a megosztott naptárban). Az ismételt elfogadás előtt nem kell eltávolítani a meglévő megosztott naptárakat.

• A felhasználó törli és újra megnyitja a naptárt. Ez a beállítás nem igényli a tulajdonostól a naptár újbóli megosztását. A felhasználónak egyszerűen az Outlook-ügyfél egy újabb verzióját kell használnia a megosztott naptár törléséhez és újbóli megnyitásához. Ez automatikusan frissíti a naptárt, ha a felhasználó kifejezetten hozzáférést kapott a tulajdonos naptárához. Ha a felhasználó az Alapértelmezett (Saját szervezet) csoporton vagy egy Biztonsági csoporton keresztül szerzett hozzáférést, a naptár példánya nem frissül. Ha a felhasználó ezt a műveletet a Windows Outlookban hajtja végre, az Outlook-ügyfének engedélyt kell kapnia a fejlesztésekhez a jelen cikkben leírtak szerint.

A bérlői fiókon kívüli megosztás esetén egyelőre nem támogatjuk az azonnali szinkronizálást. Ilyen konfigurációban is lehetséges ugyan a megosztás, de a szinkronizálás rendszeres időközönként történik. A több-bérlős megosztásnak két típusa létezik:

• Egy Microsoft 365-felhasználó és egy másik Microsoft 365-felhasználó között (ha engedélyezve van a külső megosztás).

  Egy teljes megosztott naptár jön létre, de a szinkronizálásra körülbelül három óránként kerül sor. A jövőben valamikor ehhez a beállításhoz is engedélyezhető lesz az azonnali szinkronizálás.

• Egy Microsoft 365-felhasználó és egy Outlook.com-felhasználó között. Ha a külső megosztás le van tiltva, a más Microsoft 365-felhasználókkal történő megosztás is ebbe a csoportba tartozik.

  A megosztáskor egy ICS URL-cím jön létre, amelyet a címzett bármely naptárszolgáltatásba felvehet. Az ICS előfizetések esetében a címzett naptárszolgáltatása választja meg, hogy mikor szinkronizálja az ICS előfizetést az új frissítések fogadása érdekében. Ha a címzett Outlook.com- vagy Microsoft 365-felhasználó, akkor a szinkronizálásra körülbelül három óránként kerül sor.

A külső felhasználókkal vagy szolgáltatásokkal (például a Gmaillel) történő megosztás egy másik típusú naptármegosztásnak számít. Ezekben az esetekben létrejön egy, a tulajdonos naptárára mutató ICS URL-cím. A címzettek ezzel az URL-címmel megnézhetik a naptárt egy webböngészőben, vagy felvehetik saját naptárszolgáltatásukba úgy, hogy az ICS URL-címmel megadnak egy internetes naptárt. Az ICS előfizetések esetében a címzett naptárszolgáltatása választja meg, hogy mikor szinkronizálja az ICS előfizetést az új frissítések fogadása érdekében. Ha a címzett Outlook.com-felhasználó, akkor a szinkronizálásra körülbelül három óránként kerül sor. Ha a címzett más naptárszolgáltatást használ (például a Gmail.com-ot), előfordulhat, hogy ritkábban megy végbe a szinkronizálás.

Korábban nem voltak egységesek az engedélyszintek beállításai a különböző Outlook ügyfélprogramokban. A jelen fejlesztések következtében a frissített Outlook ügyfélprogramokban egyszerűsített és konzisztens megosztási engedélyszintek állnak rendelkezésre.

A megosztott naptár fejlesztései részeként a frissített Outlook-ügyfelek mostantól a megosztási jogosultsági szintek egyszerűsített készletét jelenítik meg az alábbi táblázatban leírtak szerint. Az "írásvédett" és a "szerkesztés" közötti jogosultsági szintek továbbra is konfigurálhatók, de csak egy rendszergazda használhatja az Add-MailboxFolderPermission vagy a Set-MailboxFolderPermission parancsmagokat. Minden köztes engedély "Egyéni" néven jelenik meg, amikor a naptár tulajdonosa megtekinti a megosztási engedélyeiket.
 
A megosztott naptár fejlesztései eltávolították az összetett és hibalehetőségeket rejtő ügyféloldali logikát a köztes engedélyek kiértékeléséhez. Az ügyfelek csak arról kapnak tájékoztatást, hogy a felhasználó megtekintheti vagy szerkesztheti-e a megosztott naptárt. A köztes engedélyeket az ügyfelek nem kényszerítik ki. A szerzők például nem tiltják le, hogy szerkeszthessenek eseményeket a megosztott naptárban. A szolgáltatás kiértékeli az összes jogosultsági szintet, és megakadályozza, hogy a szerző szerkessze az eseményeket a naptárban. Ha speciális engedélyeket kap, javasoljuk, hogy tájékoztassa a felhasználókat arról, hogy mit tehetnek és mit nem tehetnek a naptár eseményeihez.

Régi engedélyszintek	Egyszerűsített engedélyszintek
Nincs megosztva	Nincs megosztva
Nincs	Nincs
Elfoglaltsági időpontok Csak elérhetőség	Láthatja a foglalt időszakokat
Elfoglaltságok ideje, tárgya és helye Kevés részlet	Láthatja a címeket és a helyszíneket
Véleményező Minden részlet	Az összes információt láthatja
Szerkesztő	Szerkesztheti a tartalmat
Tulajdonos Közzétevő szerkesztő Közzétevő szerző Szerző Nem szerkesztő szerző Munkatárs Egyéni	Egyéni
Meghatalmazott	Meghatalmazott

Ha a tulajdonos Webes Outlookot, iOS Outlookot, Android Outlookot vagy Mac Outlookot használ az engedélyek módosításához, a naptár címzettnél lévő példánya azonnal újraszinkronizálódik az új engedélyszintre.

Ha a tulajdonos egy másik alkalmazásban módosítja az engedélyeket, a naptár nem azonnal, hanem néhány óra múlva fog újraszinkronizálódni.

Ha a tulajdonos visszavonja valakitől a naptárra szóló engedélyeket, ezt a rendszer néhány órán belül észleli, és a következő három dolog egyike történhet:

• Ha a címzett ugyanabba a szervezetbe tartozik, és a naptár tulajdonosa a Nincs értéktől eltérőre állította be a Saját szervezet (alapértelmezett) felhasználó engedélyét, a címzett naptára frissülni fog az alapértelmezett felhasználó engedélyszintjének megfelelően. A megosztott naptár továbbra is az új modellt fogja használni, de az engedélyszintje eltérő lehet.

• Ha a címzett ugyanabba a szervezetbe tartozik, és a naptár tulajdonosa nem osztotta meg a naptárt a Saját szervezet (alapértelmezett) felhasználóval, a megosztott naptár el lesz távolítva a címzett postaládájából. A címzett ezt követően nem fogja látni a megosztott naptárt a naptárlistájában.

• Ha a címzett más szervezetbe tartozik, akkor a naptár szinkronizálása abbamarad, de maga a naptár nem törlődik.

A meghatalmazottak mindig is meg tudták nézni a mobiletelefonjukon a delegált értekezletekkel kapcsolatos üzeneteket, mert megkapták a meghívásokat a postaládájukba. A meghatalmazottak azonban korábban nem kaptak arra utaló jelzést, hogy nekik szól-e a meghívó vagy annak, akinek a meghatalmazottjai.

Az ilyen helyzetek hatékonyabb kezelése érdekében az iOS Outlook és az Android Outlook felülete olyan elemekkel egészült ki, amelyek egyértelműsítik, hogy kinek szól az értekezletmeghívó. Az alábbi képernyőképeken szereplő „Címzett: Fehér Zsolt” megjegyzés például jelzi, hogy a meghívó és az e-mail Zsoltnak szól, és nem a meghatalmazottnak.

A naptármegosztás új modellje néhány esetben másképp működik a külső levelezési ügyfélprogramokban. Ezek leírását alább találja.

• Az EAS-ügyfélprogramokban a csak olvasási engedéllyel rendelkező címzetteknél az írásvédett naptárban is megjelenik az értekezletek létrehozására vagy megválaszolására szolgáló beállítás. Ha használják a beállítást, a program a módosításokat menti ugyan az ügyfél helyi gyorsítótárába, de a kiszolgáló elutasítja őket. A címzett módosításai nem jelennek meg a tulajdonos naptárában, mert a címzettnek nincs szerkesztési engedélye. A problémát az okozza, hogy az EAS-ügyfélprogramok nem különböztetik meg a megosztott naptárak esetében a csak olvasási engedélyeket az írási-olvasási engedélyektől, így minden naptárt szerkeszthetőként kezelnek.

• Egyes külső ügyfélprogramok úgy lettek kialakítva, hogy mindig felvegyék az aktuális felhasználót az értekezletek résztvevői közé. Ezért ha a felhasználó a natív naptárappokat használja a telefonján, és megnéz egy értekezletet valaki másnak a naptárában, előfordulhat, hogy a saját nevét is látja a résztvevők listájában. Ez csak akkor történik így, ha a naptárt egy külső naptárappban tekinti meg – ugyanezt az értekezletet az iOS Outlookban vagy az Android Outlookban megjelenítve nem fogja látni a saját nevét a résztvevők listájában.

• Az EWS-alapú ügyfélprogramokban nem támogatjuk a megosztott naptárakat érintő fejlesztéseket, így az EWS-t használó naptáralkalmazásokban (például a Mac OS X-en) nem érhetők el az újítások.

  Megjegyzések: 

  • A Mac Outlook korábbi verziói használják az EWS-t, ezért azokat a régi megosztott naptárakat jeleníti meg, amelyek még nem rendelkeznek az itt ismertetett fejlesztésekkel.

  • A Mac OS X Naptár appja jelenleg használja az EWS-t, ezért azokat a régi megosztott naptárakat jeleníti meg, amelyek még nem rendelkeznek az itt ismertetett fejlesztésekkel.