Webhelycsoportok és globális beállítások kezelése a SharePoint Felügyeleti központban

A webhelycsoportok kezelhetőségének megtervezése

Irányítási elveknek nevezzük azon szabályzatok, szerepkörök, felelősségek és folyamatok együttesét, amelyek szabályozzák a szervezetben az üzleti célok eléréséhez szükséges együttműködést. Ezek a célok a biztosított szolgáltatásokra és a dolgozók által létrehozott szellemi tulajdon kezelésére összpontosulnak. A webhelycsoportok megtervezésekor az azok irányítására vonatkozó tervet is ki kell dolgoznia.

A webhelycsoportok szerkezetének kialakításakor és irányításukkor vegye figyelembe az alábbi kérdésekre adott válaszokat.

Webhelycsoportok törlése és visszaállítása

A SharePoint rendszergazdájaként a törölt webhelycsoportokat is visszaállíthatja. Ehhez a Lomtár funkciót használhatja, ahonnan a 90 napnál nem régebben törölt webhelycsoportok visszaállíthatók. 90 nap elteltével a webhelycsoport automatikusan véglegesen törlődik. A Lomtár időt ad arra, hogy kiderüljön, tartalmaz-e a webhelycsoport olyan adatokat, amelyekre szervezetének szüksége van. További információt a Törölt webhelycsoport visszaállítása című témakörben találhat.

Webhelycsoport adminisztrátorok kezelése

A felügyeleti szolgáltatásban három SharePoint van:

• Globális rendszergazda    a felügyeleti Microsoft 365 rendszergazdája; kezelheti a szolgáltatáslicenceket, a felhasználókat, a csoportokat, a tartományokat és az előfizetett szolgáltatásokat. A Microsoft 365 a globális rendszergazdák egyben a SharePoint is.

• SharePoint-rendszergazda:    Globális rendszergazda, akinek az elsődleges feladata a SharePoint kezelése a felügyeleti SharePoint használatával; létrehozhat és kezelhet webhelycsoportokat, kijelölheti a webhelycsoportgazdát, meghatározhatja a bérlői beállításokat, és konfigurálhatja az Üzleti kapcsolatszolgáltatásokat és a Biztonságos tárolót, a Rekordkezelést, a Keresést és a Felhasználói profilokat.

• Webhelycsoportgazda:    Olyan felhasználó, aki rendszergazdai engedélyekkel kezelhet egy webhelycsoportot. Egy webhelycsoportnak több rendszergazdája lehet, de csak egyikük lehet elsődleges. A SharePoint rendszergazdának kell hozzárendelni az engedélyeket az elsődleges webhelycsoportgazdákhoz a webhelycsoport létrehozásakor, és később további rendszergazdákat is felvehet a webhelycsoporthoz.

Amikor létrehoz egy webhelycsoportot egy SharePoint globális rendszergazdának vagy rendszergazdának SharePoint a rendszergazda kijelöl egy elsődleges webhelycsoportgazdát. Jó biztonság, ha tartalékként kijelöl egy vagy több webhelycsoportgazdát, ahogyan azt is jó megoldás, ha egy másodlagos globális rendszergazdát is kijelöl a Microsoft 365.

További információt a Webhelycsoport rendszergazdáinak kezelése című témakörben találhat.

A belső webhelyek elérésének engedélyezése külső felhasználóknak

SharePoint lehetőséget nyújt a webhely felhasználóinak arra, hogy külső felhasználókat hívjanak meg (azaz olyan felhasználókat, akiknek nincs licencük az Ön Microsoft 365-előfizetéséhez) a webhelyek tartalmának megtekintésére vagy szerkesztésére. Ha nem biztos abban, hogy milyen típusú felhasználók minősülnek külső felhasználónak, és milyen jogai vannak a külső felhasználóknak, tekintse át a Mi a külső felhasználó?

A külső megosztás hatékony együttműködési funkció, amellyel a szervezet együtt dolgozhat külső beszállítóival, vásárlóival vagy ügyfeleivel. A külső megosztást azonban körültekintően kell kezelni, hogy a megosztani nem kívánt tartalmak kellőképpen védve maradjanak.

A webhelyek tartalmát a felhasználók háromféleképpen oszthatják meg szervezeten kívüli személyekkel:

• Megoszthatnak egy teljes webhelyet, ha meghívnak külső felhasználókat, hogy egy Microsoft-fiókkal* vagy egy Microsoft Office 365 használatával jelentkezzenek be a webhelyére.

• Az egyes dokumentumokat megoszthatják, ha meghívnak külső felhasználókat, hogy egy Microsoft-fiókkal* vagy egy Microsoft Office 365 használatával jelentkezzenek be a webhelyére.

• Vendéghivatkozást küldhetnek a felhasználóknak, akik ezzel a hivatkozással névtelenül tekinthetik meg a webhelyen az egyes dokumentumokat.

* A Microsoft-fiókokat (például Outlook.com és Hotmail.com) a Microsoft Corporation biztosítja, és a Microsoft feltételei és feltételei, valamint adatvédelmi nyilatkozatai vonatkoznak rá. Ezeknek az alkalmazásoknak és fiókoknak a használata az ügyféladatoknak az Amerikai Egyesült Államokban vagy bármely más olyan országban való átvitelét, tárolását és/vagy feldolgozását eredményezheti, ahol a Microsoft, társvállalatai vagy szolgáltatói létesítményeket fenntartani.

A külső megosztás alapértelmezés szerint nem engedélyezett a SharePoint-környezetben (bérlői webhelyen) és a webhelycsoportokban, de miután pontosan tudja, hogyan szeretné használni a funkciót, bekapcsolhatja azt. A külső megosztást bekapcsolhatja egyes webhelycsoportokban, míg másokban, amelyek bizalmas üzleti adatokat tárolnak, meghagyhatja kikapcsolt állapotban.

A SharePoint Felügyeleti központon belül két szinten állíthatja be a külső megosztást:

1. A külső megosztást globálisan be- és kikapcsolhatja a teljes SharePoint környezetben (vagy bérlői webhelyen).    Emellett a külső megosztás bekapcsolásakor megadhatja, hogy csak a hitelesített felhasználókkal szeretné-e engedélyezni a megosztást, vagy azt is engedélyezi a felhasználóknak, hogy a hitelesített felhasználók mellett vendéghivatkozások útján névtelen felhasználókkal is megoszthassák a tartalmat.

2. A külső megosztást be- és kikapcsolhatja egyéni webhelycsoportokban:    Ez lehetőséget nyújt a tartalom védelmére azoknál a webhelycsoportoknál, amelyeket nem kíván megosztani. Megadhatja azt is, hogy milyen megosztási szintet szeretne engedélyezni egy webhelycsoportban (csak hitelesített felhasználókkal történő megosztást, vagy hitelesített felhasználókkal és vendéghivatkozások révén a névtelen felhasználókkal történő megosztást is).

A külső megosztás engedélyezéséről és kezeléséről a Külső megosztás kezelése saját környezetben SharePoint információt.

A felhasználói profilok kezelése és egyéni profiltulajdonságok, illetve szabályok megtervezése

Ha a Microsoft 365-val hoz létre felhasználói fiókot, a rendszergazdák manuálisan megadhatjak a felhasználói adatokat, például a beosztást, a részleget, a telefonszámokat és a globális címlistában Microsoft 365 tulajdonságokat. Vagy egy rendszergazda a Microsoft Services Címtár-szinkronizáló eszközével replikálhatja a szervezet Active Directory-felhasználói fiókjait (és más Active Directory- Microsoft 365 ). Ezek az információk a felhasználó profilba SharePoint be.

Akár manuálisan adta meg a felhasználói profiladatokat az Microsoft 365 címtárszolgáltatásában, akár szinkronizálta az Active Directoryval, ha fel szeretne venni adatokat a felhasználói profilokba, de nincs hozzá mező, akkor célszerű létrehozni egy SharePoint-felhasználóiprofil-tulajdonságot. Létrehozhat szabályokat is, amelyek meghatározzák, hogy ezek a tulajdonságok hogyan viselkedjenek.

A további felhasználóiprofil-tulajdonságok növelhetik a szervezet SharePoint-alapú közösségi funkcióinak, például a személykeresésnek és a javaslatoknak a hatékonyságát. Létrehozhat például egy olyan tulajdonságot, amely a dolgozók aktuális munkáit tartalmazza, így mások könnyen találhatnak adott területeken jártas szakértőket.

Ne feledje, hogy ezek a tulajdonságok csak a SharePoint, és a program nem replikálja ezeket munkahelyi vagy iskolai fiók adatokkal. Ez azt Microsoft 365, hogy Exchange szolgáltatások, például a Exchange vagy a Lync Online, nem látják ezeket az információkat, mert nem kerülnek be a globális címlistába.

A felhasználói profilok megtervezésekor legyen az az első lépés, hogy az alábbi kérdéseket átgondolva felméri a szervezet együttműködési igényeit. A tervezési feladatok mennyiségének korlátozásához olyan tulajdonságok felvételére összpontosítson, amelyek fontos üzleti igényeket vagy forgatókönyveket támogatnak a webhelycsoportokban. Ha egy tulajdonság nem egy meghatározott forgatókönyvhöz kell, inkább várjon, amíg a mindennapos működés során felmerül az igény rá, és ne tervezze be a tulajdonság felvételét csak azért, mert Ön úgy gondolja, hogy később még szükség lehet rá. Lehetséges, hogy nem is lesz szükség új tulajdonságokra.

A felhasználói profilok kezeléséről további információt a Felhasználói profilok kezelése a Felhasználói profiloka SharePoint.

Személyre szabott tartalom megjelenítése a felhasználóknak a célközönség kiválasztásával

SharePoint a célközönségek lehetővé teszik, hogy a munkakörük vagy feladatuk alapján jelenítsen meg tartalmat a felhasználóknak. A célközönségek egy vagy több elem kombinációjával is definiálhatóak: terjesztési lista tagsága, Windows biztonsági csoport, SharePoint csoport; szervezeti szerepkör; vagy nyilvános tulajdonságok a felhasználói profilokban: Célközönségnek is megcélhatja a navigációs hivatkozásokat, listaelemeket, tárelemeket és kijelzők.

Mielőtt a tartalom megcélzásához közönséget hozna létre, a webhelycsoportgazdákkal és a webhelyek tulajdonosaival közösen döntsék el, milyen webhelyelemeket használnak a webhelyeken. Ez alapján átgondolhatja, hogy a felhasználók hogyan fogják használni a különböző webhelyeket, és meghatározhatja a tartalom megcélzásának módját.

Ha definiálta a célközönségeket, segítségükkel többféleképpen célozhatja a tartalmakat. Például a Microsoft Office 2013-as programokhoz definiálhatja a Mentés másként > SharePoint Legutóbbi mappák területen megjelenő hivatkozásokat, és azt is, hogy az egyes hivatkozásokat mely célközönségek láthatják. A személyes webhelyeken (korábbi nevükön Saját helyeken) beállíthatja a célközönségeket a webhelyek navigációs hivatkozásaihoz, amelyek a felső hivatkozássávon láthatók. Olyan környezetben, ahol célközönségek vannak konfigurálva, a webhelygazdák kijelzőkkel irányíthatják a tartalmakat a célközönségekhez.

A célközönség tervezésekor a lehető legkevesebb kulcsközönséget kell megtalálni a szervezet igényei alapján.

SharePoint a célközönségek különböznek a SharePoint engedélyektől. Ha le szeretné tiltani valakinek a hozzáférését egy adott webhelyhez, dokumentumtárhoz vagy dokumentumhoz, állítson be engedélyeket. Ennek megtervezéséről további tudnivalókat Az engedélystratégia megtervezése című cikkben olvashat.

A célközönségek kezeléséről további információt a Célközönségek kezelése a szervezetben SharePoint.

Személyes webhelyek beállítása a felhasználóknak

A Saját helyek olyan személyes webhelyek, amelyek számos közösségi hálózati és együttműködési funkciót nyújtanak a szervezet minden tagja számára. A Saját helyek ezenkívül egy Microsoft 365 helyet biztosítanak a felhasználóknak, ahol tárolhatja, megoszthatják és nyomon követhetik a fontos információkat. A felhasználók úgy férhetnek hozzá személyes webhelyeikhez, hogy a SharePoint-webhely tetején a Webhelyek hivatkozásra kattintnak: A Hírcsatorna vagy a OneDrive elemre kattintva a felhasználók a saját webhelycsoport létrehozása után más saját helyeket fognak látni a saját helyen. Ha pedig egy lap jobb felső sarkában a felhasználónévre kattint, majd a Rólam elemre kattint, az a Saját hely lapra irányítja, amely a saját hely tulajdonosának tevékenységeit ismerteti.

Rendszergazdaként SharePoint testre szabhatja a saját hely tartalmát minden felhasználóhoz bármely szervezetben, és házirendeket engedélyezhet az adatvédelem érdekében.

A Saját helyek alapértelmezés szerint a következő elsődleges összetevőkkel vannak megjelölve:

• A Saját hírcsatorna az alapértelmezett lap. Itt látható a felhasználó megadott munkatársaihoz és érdeklődési köreihez kapcsolódó legutóbbi tevékenységek hírcsatornája. A felhasználók munkatársaik követésével, érdeklődési körök megadásával és a követni kívánt tevékenységek beállításával testre szabhatják hírcsatornájukat.

• A Saját tartalom a OneDrive Munkahelyi vagy iskolai verzióban Olyan kijelzőlap, amely a felhasználó saját helyén tárolt tartalmat jeleníti meg.

• A Saját helyek lap hivatkozásokat tartalmaz a felhasználók által követett webhelyekre és a javasolt webhelyekre.

• A Rólam beállítás megjeleníti a felhasználó profillapját a szervezet többi tagja számára, ahol a felhasználók megoszthatják tapasztalatukat, profilképeiket stb. Bár a Saját hírcsatorna és a Saját OneDrive Munkahelyi vagy iskolai verzió tartalom lap csak a felhasználó számára érhető el, a Saját profil lap az, amit a felhasználó és a szervezet más tagjai látnak, amikor a felhasználó saját webhelyéhez férnek hozzá.

A Saját helyek hatékony tervezéséhez egy rendszergazdának SharePoint meg, hogy a Saját helyek mekkora kvótát igényel. A SharePoint-rendszergazda megadhatja a fontos konfigurációs adatokat is, például a megbízható állomáshelyeket, az előnyben részesített keresőközpontot, a saját helyeken olvasási engedélyekkel rendelkező fiókokat vagy csoportokat, valamint a SharePoint Felügyeleti központ felhasználói profilok területén található egyéb adatvédelmi és biztonsági beállításokat. A SharePoint rendszergazda szabályozza a saját hely felhasználói profiloldalán található profiltulajdonságokat is.

A webhelycsoportgazdák és a webhelytulajdonosok megadhatják, hogy a csoportwebhelyek Webhelyhírcsatorna funkcióját engedélyezik-e az adott webhelyen. Ha igen, létrejön egy webhelyspecifikus hírcsatorna és mikrohírcsatorna, amely a webhelyen olvasható vagy a Saját helyről követhető.

A közösségi szolgáltatásokhoz szükséges engedélyeket az alábbi táblázat ismerteti:

A közösségi szolgáltatások kezeléséről további információt a Személyes és közösségi szolgáltatások kezelése.

Speciális szempontok

A saját webhelyek alábbi szolgáltatásai esetén speciális szempontokat is figyelembe kell vennie:

• Hírcsatorna:    Alapértelmezés szerint a Hírcsatorna szolgáltatás engedélyezett, így a webhelyhasználók saját webhelyük Hírcsatorna lapján nyomon követhetik munkatársaik tevékenységét. A felhasználók csak azon tevékenységeket láthatják a hírcsatornán, amelyekhez rendelkeznek megfelelő engedéllyel. A Saját helyek tervezésekor figyelembe kell vennie a szolgáltatás adatvédelmi vonatkozásait, és a követelményeknek megfelelő megoldásokat kell biztosítania.

• Címkék és megjegyzések eszköz:    A Címkék és megjegyzések eszköz a SharePoint Online Felügyeleti központban a „Címkék és üzenetek használata” engedély segítségével kapcsolható be és ki. Ez a beállítás a „Címkék és üzenetek használata” engedéllyel rendelkező összes felhasználóra vonatkozik.

A saját helyek kezeléséről további információt A saját hely beállításainak kezelése a webhelyhez és SharePoint a Személyes és közösségi szolgáltatások kezelése lapon.