Az online archívumban – más néven archív postaládában – a régi üzeneteit tárolhatja, hogy azok ne foglaljanak helyet az elsődleges postaládájában. Az archív postaládát az informatikai vagy a Microsoft 365-rendszergazda hozza létre Önnek.
Megjegyzés
Ahhoz, hogy az archív postaláda működjön a Mac Outlook alkalmazással, az archív és az elsődleges postaládának is vagy egy Exchange Server-nek (helyben), vagy a Microsoft 365 Exchange Online-jának (felhőben) kell lennie. Ha például az elsődleges postaládája egy Exchange Server-en található, az archív fiókja pedig a Microsoft 365 Exchange Online-jában, akkor nem tudja használni az online archívumot. Kérje meg az informatikai vagy a Microsoft 365-rendszergazdát, hogy helyezze át ugyanoda a két helyet.
Az e-mailek archiválásának ajánlott eljárásai
Bár az egyes üzeneteket áthelyezheti egyenként a Mac Outlook archív postaládájába (egyszerre több elemet nem helyezhet át vagy másolhat át), hatékonyabban az Outlook Web App archiválási és adatmegőrzési házirendjeivel gondoskodhat az üzenetek archiválásáról.
Az Archívum- és adatmegőrzési házirendeket az informatikai vagy a Microsoft 365 rendszergazdája állítja be. Az archiválási házirendek azt szabályozzák, hogy mennyi ideig maradjanak az üzenetek egy levelezési mappában, mielőtt archiválja őket a rendszer. Az adatmegőrzési házirendek azt szabályozzák, hogy mennyi ideig őrződjenek meg az üzenetek. A rendszergazdák az egész szervezetre vonatkozóan beállítják ugyan a házirendeket, de Ön az igényeire szabhatja őket. Útmutatást az Adatmegőrzési házirendek az Outlook Web Appban című cikk tartalmaz.
Ha egyszerre több üzenetet szeretne archiválni, de nincsenek archiválási vagy adatmegőrzési házirendjei, az Outlook Web App használatával helyezze át az üzeneteket az elsődleges postaládájából az archívba. Mappákat nem tud így áthelyezni, de egy-egy mappa összes üzenetét igen.
Jelölje be minden olyan üzenet jelölőnégyzetét, amelyet archiválni szeretne.
Húzza őket a navigációs ablakban a Személyes Archívum – <az Ön neve> mappába.
Megjegyzés
Ha az Outlook bármely verziójában (például a Windows Outlookban) áthelyezett mappákat, naptárelemeket, névjegyeket, feladatokat vagy feljegyzéseket az archívumba, a Mac Outlook használatával nem fogja tudni őket áthelyezni vagy megtekinteni az archív postaládában.
További tippek
- Ha keresni szeretne az archívumban, jelöljön ki egy archív mappát a mappapanelen. Egyszerre nem kereshet a postaládájában és az archívumokban is.
- Levelezési szabályok segítségével automatikusan áthelyezheti az üzeneteket mappákba, kategorizálhatja az üzeneteket, illetve átirányíthatja őket más mappákba. A szabályok érvényessége azonban nem terjed ki az archív postaládára, és nem irányíthat át üzeneteket levelezési szabállyal az archívumba.