Az Exportálás varázslóval adatokat exportálhat Access adatbázisból olyan fájlformátumba, amelyet a Excel olvashat. Ez a cikk bemutatja, hogyan készítheti elő és exportálhatja adatait Excel, és hibaelhárítási tippeket is ad az esetlegesen előforduló gyakori problémákhoz.
Tartalom
Adatok exportálása Excel: az alapok
Amikor adatokat exportál Excel, Access másolatot készít a kijelölt adatokról, majd a másolt adatokat egy olyan fájlban tárolja, amely Excel nyitható meg. Ha gyakran másol adatokat AccessExcel, mentheti az exportálási művelet részleteit későbbi használatra, és akár úgy is ütemezheti az exportálási műveletet, hogy a megadott időközönként automatikusan fusson.
Az adatok Excel való exportálásának gyakori forgatókönyvei
-
A részleg vagy munkacsoport Access és Excel is használ az adatok kezeléséhez. Az adatokat Access adatbázisokban tárolja, de a Excel az adatok elemzéséhez és az elemzés eredményeinek terjesztéséhez használja. A csapat jelenleg Excel exportálja az adatokat, mivel és mikor kell, de ön szeretné hatékonyabbá tenni ezt a folyamatot.
-
Ön a Access hosszú ideje felhasználója, de felettese szívesebben dolgozik a Excel adataival. Rendszeres időközönként elvégzi az adatok Excel való másolását, de ezt a folyamatot automatizálni szeretné, hogy időt takarítson meg.
Adatok exportálása Excel
-
Access nem tartalmaz "Mentés másként" parancsot a Excel formátumhoz. Az adatok Excel való másolásához az ebben a cikkben ismertetett Exportálás funkciót kell használnia, vagy Access adatokat a vágólapra másolhatja, majd beillesztheti egy Excel számolótáblába.
-
Táblák, lekérdezések, űrlapok és jelentések exportálhatók. Kijelölt rekordokat is exportálhat egy többrekordos nézetbe, például adatlapra.
-
Excel tartalmaz egy parancsot, amely adatokat importál egy Access-adatbázisból. Ezt a parancsot használhatja a Access exportálási parancsa helyett; az Excel importálási parancs azonban csak táblák vagy lekérdezések importálását teszi lehetővé. További információt a külső adatokhoz való csatlakozás (importálás)Excel súgócikkben talál.
-
Nem exportálhat makrókat vagy modulokat Excel. Ha segédűrlapot, segédjelentést vagy segédadatlapot tartalmazó űrlapot, jelentést vagy adatlapot exportál, csak a főűrlapot, a főjelentést vagy főadatlapot exportálja. Meg kell ismételnie az exportálási műveletet minden olyan segédűrlap, segédjelentés és segédadatlap esetében, amelyet Excel exportálni szeretne.
-
Egy exportálási művelettel csak egy adatbázis-objektumot exportálhat. Az egyes exportálási műveletek elvégzése után azonban több munkalapot egyesíthet Excel.
Az exportálási művelet előkészítése
Az exportálási eljárás végrehajtása előtt érdemes ellenőrizni az exportálni kívánt adatokat, hogy ne tartalmazzanak hibajelzőket vagy hibaértékeket. Ha hibák merülnek fel, próbálja meg elhárítani őket, mielőtt exportálná az adatokat Excel. Ellenkező esetben problémák léphetnek fel az exportálási művelet során, és null értékeket szúrhat be a Excel munkalap celláiba. A Excel exportálása során felmerülő problémákról a Hiányzó és helytelen értékek hibaelhárítása című szakaszban talál további információt.
Ha a forrásobjektum egy tábla vagy egy lekérdezés, döntse el, hogy a formázással együtt vagy anélkül szeretné-e exportálni. Ez a döntés két szempontból is befolyásolja az eredményül kapott munkafüzetet – az exportált adatmennyiség és az adatok megjelenítési formátuma szempontjából. Az alábbi táblázat a formázott és a nem formázott adatok exportálásának eredményét ismerteti.
|
Exportálás |
Forrásobjektum |
Mezők és rekordok |
Formázás |
|---|---|---|---|
|
Formázás nélkül |
Tábla vagy lekérdezés Megjegyzés: Az űrlapok és a jelentések csak a formázással együtt exportálhatók. |
A program az alapul szolgáló objektum minden mezőjét és rekordját exportálja. |
A művelet során a Formátum tulajdonság beállításait nem veszi figyelembe az alkalmazás. Keresőmezők esetében csak a keresési azonosító értékét exportálja az alkalmazás. A hivatkozást tartalmazó mezők tartalmát szöveges oszlopként exportálja a program úgy, hogy a hivatkozások a megjelenített szöveg#cím# alakban lesznek láthatók. |
|
Formázással |
Tábla, lekérdezés, űrlap vagy jelentés |
Csak az aktuális nézetben vagy objektumban megjelenített mezőket vagy rekordokat exportálhatja. A kiszűrt rekordokat, adatlapok rejtett oszlopait és az űrlapok vagy a jelentések meg nem jelenített vezérlőelemeit a művelet nem exportálja. |
A varázsló megőrzi a Formátum tulajdonság beállításait. Keresőmezők esetében a keresési értékeket exportálja a program. A hiperhivatkozás típusú mezők értékeit hiperhivatkozásként exportálja az Access. A Rich Text formázást tartalmazó mezők esetében a szöveget exportálja a rendszer, a formázást azonban nem. |
Válassza ki a célként megadott munkafüzetet és a fájlformátumot. Fontos tudni, hogy a jelentéseket csak a régebbi *.xls fájlformátumban lehet exportálni, az újabb *.xlsx formátumban nem.
Az exportálási művelet során Access kéri a célmunkafüzet nevének megadását. Az alábbi táblázat azt foglalja össze, hogy mikor jön létre új munkafüzet (ha még nem létezik), és mikor írja fölül az alkalmazás (ha már létezik).
|
Ha a célként megadott munkafüzet |
És a forrásobjektum |
Exportálni kívánt tartalom |
Eredmény |
|---|---|---|---|
|
Nem létezik |
Tábla, lekérdezés, űrlap vagy jelentés |
Adatok formázással együtt vagy anélkül |
A munkafüzet az exportálás során jön létre. |
|
Már létezik |
Tábla vagy lekérdezés |
Adatok formázás nélkül |
A művelet nem írja felül a munkafüzetet. Egy új munkalapot hoz létre benne, és annak az objektumnak a nevét adja neki, amelyből az adatokat exportálja. Ha már létezik ilyen nevű munkalap a munkafüzetben, Access megkéri, hogy cserélje le a megfelelő munkalap tartalmát, vagy adjon meg egy másik nevet az új munkalapnak. |
|
Már létezik |
Tábla, lekérdezés, űrlap vagy jelentés |
Adatok formázással együtt |
Az exportálás során az Access felülírja a munkafüzetet. Minden létező munkalap eltűnik, és létrejön egy új munkalap, amelynek neve megegyezik az exportált objektuméval. A Excel munkalapon lévő adatok öröklik a forrásobjektum formátumbeállításait. |
Az adat mindig új munkalapba kerül. Nem fűzheti hozzá az adatokat létező munkalaphoz vagy megnevezett tartományhoz.
Az exportálási művelet futtatása
-
Ha a cél Excel munkafüzet meg van nyitva, a folytatás előtt zárja be.
-
A forrásadatbázis navigációs ablakában jelölje ki az exportálni kívánt objektumot.
Az adatok egy részének exportálása
Ha tábla, lekérdezés vagy űrlap típusú objektum esetén csak az adatok egy részét szeretné exportálni, nyissa meg az objektumot Adatlap nézetben, és jelölje ki a kívánt rekordokat.
Űrlap megnyitása Adatlap nézetben:
-
Dupla kattintással nyissa meg az űrlapot.
-
Kattintson az űrlapra a jobb gombbal, és válassza az Adatlap nézet parancsot. Ha a parancs nem érhető el:
-
Kattintson a Tervező nézet parancsra.
-
A Tulajdonságlap munkaablak megjelenítéséhez nyomja meg az F4 billentyűt.
-
A Tulajdonságlap munkaablak tetején lévő legördülő listában válassza az Űrlap elemet.
-
A Tulajdonságlap Formátum lapján az Adatlap nézet engedélyezése tulajdonságot állítsa Igen értékűre.
-
A Tervezés lap Nézetek csoportjában válassza az Adatlap nézet lehetőséget.
Megjegyzés: A jelentések egyes részei külön-külön nem exportálhatók. Kijelölheti vagy megnyithatja azonban azt a táblát vagy lekérdezést, amelyen a jelentés alapul, és exportálhatja az adott objektumban lévő adatok egy-egy részét.
-
-
-
A Külső adatok lap Exportálás csoportjában kattintson a Excelelemre.
-
Az Exportálás – Excel Számolótábla párbeszédpanelen tekintse át a Excel munkafüzet javasolt fájlnevét (Access a forrásobjektum nevét használja). A fájlnév tetszés szerint módosítható.
-
A Fájlformátum listában válassza ki a kívánt fájlformátumot.
-
Ha táblát vagy lekérdezést exportál, és szeretne formázott adatokat exportálni, jelölje be az Adatok exportálása formázással és elrendezéssel jelölőnégyzetet. További információt a Felkészülés az exportálásra című szakaszban találhat.
Megjegyzés: Ha űrlapot vagy jelentést exportál, ez a jelölőnégyzet mindig be van jelölve, de nem aktív (szürke).
-
Ha az exportálási művelet befejezése után meg szeretné tekinteni Excel munkafüzetet, jelölje be A célfájl megnyitása az exportálási művelet befejezése után jelölőnégyzetet.
Ha a forrásobjektum meg van nyitva, és a nézetben egy vagy több rekordot kijelölt az exportálás megkezdése előtt, bejelölheti a Csak a kijelölt rekordok exportálása jelölőnégyzetet. Ha a nézetben látható összes rekordot exportálni szeretné, hagyja üresen.
Megjegyzés: Ha nincs kijelölve rekord, a jelölőnégyzet továbbra sem használható (azaz szürke marad).
-
Kattintson az OK gombra.
Ha az exportálási művelet hiba miatt meghiúsul, Access megjelenít egy üzenetet, amely leírja a hiba okát. Ellenkező esetben Access exportálja az adatokat, és a 7. lépésben megadott beállításoktól függően megnyitja a célmunkafüzetet Excel. Access ekkor megjelenik egy párbeszédpanel, amelyen létrehozhat egy specifikációt, amely az exportálási művelet adatait használja.
További tudnivalók az exportálásról
-
További információt az exportálás részleteinek később újra használható specifikációban való mentéséről az Importálási vagy exportálási művelet mentése specifikációként című cikkben találhat.
-
További információt a mentett exportálási specifikációk futtatásáról a Mentett importálási vagy exportálási művelet futtatása című cikkben találhat.
-
További információ a specifikációk adott időre történő ütemezéséről az Importálási vagy exportálási művelet ütemezése című cikkben találhat.
-
További információt a specifikációk nevének módosításáról, a specifikációk törléséről és a specifikációk forrásfájlneveinek frissítéséről az Adatokkal kapcsolatos feladatok kezelése című cikkben találhat.
Hiányzó vagy téves értékekkel kapcsolatos hibák elhárítása
A következő táblázat a gyakori hibák elhárításához nyújt segítséget.
Tipp: Ha azt tapasztalja, hogy csak néhány érték hiányzik, javítsa ki őket a Excel munkafüzetben. Ellenkező esetben javítsa ki a forrásobjektumot a Access adatbázisban, majd ismételje meg az exportálási műveletet.
|
Probléma |
Leírás és megoldás |
|---|---|
|
Számított mezők |
Az Access exportálja a számított mezők eredményét, a számításokat elvégző alapkifejezéseket azonban nem. |
|
Többértékű mezők |
Az Access a többértékű mezőket pontosvesszővel (;) elválasztott értéklista formájában exportálja. |
|
Képek, objektumok és mellékletek |
A grafikus elemeket (például emblémát, OLE-objektummezők tartalmát, vagy a forrásadatokhoz tartozó csatolt fájlokat) az Access nem exportálja. Ezeket az exportálás befejezése után, manuálisan veheti fel a munkalapba. |
|
Grafikon |
Ha Microsoft Graph-objektumot tartalmazó űrlapot vagy jelentést exportál, a gráfobjektum nem lesz exportálva. |
|
Nem megfelelő oszlopban megjelenő adatok |
Az eredményül kapott munkalap celláinak #NULLA! értéke helyett esetenként a következő oszlop adatai jelennek meg. |
|
Hiányzó dátumértékek |
Az 1900. január 1-jét megelőző dátumértékeket nem exportálja a program. A munkalap megfelelő cellái null értéket fognak tartalmazni. |
|
Hiányzó kifejezések |
Az értékek kiszámításához használt kifejezések nem lesznek exportálva Excel. Csak a számítások eredményét exportálja. Az exportálási művelet befejezése után manuálisan adja hozzá a képletet a Excel munkalaphoz. |
|
Hiányzó segédűrlapok, segédjelentések és segédadatlapok |
Ha űrlapot, jelentést vagy adatlapot exportál, csak a főűrlapot, főjelentést vagy főadatlapot exportálja. A műveletet minden exportálni kívánt segédűrlap, segédjelentés és segédadatlap esetében meg kell ismételni. |
|
Hiányzó vagy nem megfelelően formázott oszlopok |
Ha a létrehozott munkalapon egyik oszlop sincsen formázva, ismételje meg az exportálási műveletet, és győződjön meg róla, hogy bejelölte az Adatok exportálása formázással és elrendezéssel jelölőnégyzetet a varázslóban. Ezzel szemben, ha úgy tűnik, hogy csak néhány oszlop formázása különbözik a forrásobjektum verzióitól, alkalmazza a manuálisan kívánt formázást a Excel. Oszlop formázása Excel
|
|
Kettős kereszt (#) egy oszlopban |
Előfordulhat, hogy egy űrlap Igen/Nem mezőjének megfelelő oszlopban # értéket lát. Ez akkor fordulhat elő, ha az exportálást a navigációs ablakból vagy Űrlap nézetből indítja el. A problémát úgy oldhatja meg, hogy az adatok exportálása előtt megnyitja az űrlapot Adatlap nézetben. |
|
Hibajelölők és hibaértékek |
Ellenőrizze, hogy nincsenek-e a cellákban hibajelzők (zöld háromszögek a cella sarkában) vagy hibaértékek (a megfelelő adat helyett # karakterrel kezdődő karaktersorozatok). |
