Az Access asztali adatbázisok alapvető műveletei

Tartalom

• Sablon választása

• Teljesen új adatbázis létrehozása

• Tábla hozzáadása

• Adatok másolása és beillesztése

• Adatok importálása vagy csatolása

• Adatok rendszerezése a Táblaanalizáló használatával

• További lépések

Sablon választása

Access sablonok használatra kész beépített táblázatokkal, lekérdezésekkel, űrlapokkal és jelentésekkel rendelkeznek. A sablonok kiválasztása az első dolog, amit észrevehet, amikor elkezdi Access, és további sablonokat kereshet az interneten.

1. A Access kattintson a Fájl > Új elemre.

2. Válasszon egy asztali adatbázissablont, majd adjon nevet adatbázisának a Fájlnév mezőben. (Ha nem lát olyan sablont, amely működne, használja az Online sablonok keresése mezőt.)

3. Használhatja az alapértelmezett helyet, amelyet Access a Fájlnév mező alatt, vagy a mappa ikonra kattintva választhat egyet.

4. Kattintson a Létrehozás gombra.

A sablontól függően az elinduláshoz a következő lépések közül némelyiknek a végrehajtása lehet szükséges:

• Ha Access megjelenít egy bejelentkezési párbeszédpanelt a felhasználók üres listájával:

  1. Kattintson az Új felhasználó gombra.

  2. Töltse ki a Felhasználó adatai űrlapot.

  3. Kattintson a Mentés és bezárás gombra.

  4. Válassza ki az imént bejegyzett felhasználót, majd kattintson a Bejelentkezés gombra.

• Ha Access biztonsági figyelmeztetést jelenít meg az üzenetsávon, és megbízik a sablon forrásában, kattintson a Tartalom engedélyezése elemre. Ha az adatbázis használatához bejelentkezés szükséges, jelentkezzen be újra.

További információ: Asztali Access-adatbázis létrehozása sablonból.

Teljesen új adatbázis létrehozása

Ha egyik sablon sem felel meg az igényeinek, kiindulhat egy üres asztali adatbázisból.

1. A Access kattintson az Új > Üres asztali adatbázis elemre.

2. Írjon be nevet az adatbázis számára a Fájlnév mezőbe.

3. Használhatja az alapértelmezett helyet, amelyet Access a Fájlnév mező alatt, vagy a mappa ikonra kattintva választhat egyet.

4. Kattintson a Létrehozás gombra.

Tábla hozzáadása

Adatbázisában több kapcsolódó tábla tárolja adatait. Táblát a következő módon hozhat létre:

1. Amikor első alkalommal nyitja meg az adatbázist, egy üres tábla jelenik meg Adatlap nézetben, ahol adatokat adhat hozzá. Másik tábla hozzáadásához kattintson a Create > Table (> táblázat létrehozása) gombra. Elkezdhet adatokat beírni az üres mezőbe (cellába), vagy beillesztheti az adatokat egy másik forrásból, például egy Excel munkafüzetből.

2. Egy oszlop (mező) átnevezéséhez kattintson duplán az oszlop fejlécére, majd írja be az új nevet.

   Tipp:  Ha érthető neveket ad, azzal megkönnyíti az egyes mezők céljának felismerését anélkül, hogy a mezők tartalmát meg kellene tekintenie.

3. Kattintson a Fájl > Mentés parancsra.

• További mezők hozzáadásához írjon a Hozzáadás oszlopba.

• Ha át szeretne helyezni egy oszlopot, akkor a fejlécére kattintva válassza ki, majd húzza a kívánt helyre. Akár több egymás mellett található oszlopot is kijelölhet, majd együtt húzhatja át őket az új helyükre.

További információért tanulmányozza a Táblák – Bevezetés című cikket.

Adatok másolása és beillesztése

Adatokat másolhat és illeszthet be egy másik programból, például Excel vagy Word egy Access táblába. Ez akkor működik a legjobban, ha az adatok oszlopokban vannak elkülönítve. Ha az adatok szövegszerkesztő programban (például Word ) találhatóak, címkék használatával válassza el az oszlopokat, vagy másolás előtt alakítsa át táblázatos formátumba.

1. Ha az adatok szerkesztést igényelnek, például teljes neveket vezeték- és utónevekre kell felbontani, akkor ezt előbb el kell végeznie a forrásprogramban.

2. Nyissa meg a forrást, és másolja a vágólapra az adatokat (Ctrl+C).

3. Nyissa meg azt a Access táblát, ahová fel szeretné venni az adatokat Adatlap nézetben, és illessze be (Ctrl + V).

4. Kattintson sorban duplán az oszlopfejlécekre, és adjon meg érthető neveket.

5. Kattintson a Fájl > Mentés parancsra, és adjon nevet az új táblának.

   Megjegyzés:  Access az egyes mezők adattípusát az egyes oszlopok első sorába beillesztett információk alapján állítja be, ezért győződjön meg arról, hogy a következő sorokban szereplő információk megegyeznek az első soréval.

Adatok importálása vagy csatolása

Importálhat adatokat más forrásokból, vagy csatolhatja az adatokat Access anélkül, hogy áthelyezi az adatokat a tárolási helyről. A kapcsolódás akkor a megfelelő választás, ha az adatokat több felhasználó is frissíti, és biztos szeretne lenni abban, hogy az adatok legfrissebb verzióját látja, illetve akkor is, ha tárterületet szeretne megtakarítani. A legtöbb formátumnál választhat, hogy kapcsolódik az adatokhoz, vagy importálja őket. További információt a Másik Access-adatbázisban tárolt adatok importálása vagy csatolása című témakör tartalmaz.

A pontos eljárás adatforrásonként némileg eltér, de az alábbi kezdő lépések minden esetre alkalmazhatók:

1. A Külső adatok lap Importálás & csatolása csoportjában kattintson az Új adatforrás elemre, majd válassza ki azt az adatformátumot, amelyből importálni vagy csatolni szeretné azokat a felsorolt almenü-beállítások közül.

   Megjegyzés: Ha továbbra sem találja a megfelelő formátumot, előfordulhat, hogy először exportálnia kell az adatokat egy Access támogatott fájlformátumba (például egy tagolt szövegfájlba).

2. Kövesse a Külső adatok átvétele párbeszédpanel utasításait.

Ha a csatolás mellett dönt, akkor egyes formátumokat csak írásvédetten érhet el. Íme a külső források, ahonnan adatokat lehet importálni vagy csatolni:

További információt a Másik Access-adatbázisban tárolt adatok importálása vagy csatolása című témakörben talál.

Adatok rendszerezése a Táblaanalizáló használatával

A Táblaanalizáló varázslóval gyorsan azonosíthatók a felesleges adatok. A varázsló aztán egyszerű módot ad az adatok külön táblákban történő rendszerezésére. Access megőrzi az eredeti táblát biztonsági másolatként.

1. Nyissa meg az elemezni kívánt táblát tartalmazó Access adatbázist.

2. Kattintson az Adatbáziseszközök > Tábla analizálása parancsra.

   A varázsló első két lapja egy rövid oktatóprogramot tartalmaz, példákkal. Ha látja a Bevezető lapok megjelenítése jelölőnégyzetet, akkor jelölje be, majd a bevezető megjelenítéséhez kattintson kétszer a Vissza gombra. Ha nem szeretné látni a bevezető lapokat, törölje a jelet a Bevezető lapok megjelenítése jelölőnégyzetből

További információ: Adatok normalizálása a Táblaelemző használatával.

Vissza a lap tetejére

További lépések

A tervezés hátralévő lépései a céltól függően változnak, de várhatóan szüksége lesz lekérdezések, űrlapok, jelentések és makrók létrehozására. A következő témakörökben segítséget találhat mindezekhez:

• Táblák – Bevezetés

• Lekérdezések – Bevezetés

• Access-űrlap létrehozása

• Az Access jelentései – Bevezetés

• Az adatok védelme biztonsági mentéssel és visszaállítással

Vissza a lap tetejére