Jelentés terjesztése

Kapcsolódó műveletek

• Jelentés küldése a Email paranccsal

• Jelentés exportálása mappába vagy SharePoint-dokumentumtárba

• Tudnivalók a Jelentésközpontok létrehozásáról a SharePointban

Jelentés küldése a Email paranccsal

A jelentések terjesztésének egyik leggyorsabb módja a Email parancs használata. Mindössze néhány kattintással az Access exportálja a jelentést, majd létrehoz egy új e-mailt a fájllal együtt.

1. A navigációs ablakban válassza ki az elküldeni kívánt jelentést.

2. Válassza a Külső adatok > Email lehetőséget.

3. Az Objektum küldése másként párbeszédpanelen válassza ki a használni kívánt kimeneti formátumot (például PDF), majd kattintson az OK gombra.

   Megjegyzés:    Bár többféle formátumot is választhat, érdemes lehet a PDF formátumot használni, amely mára defacto szabványsá vált, megőrzi az eredeti Access-jelentés elrendezését és formátumát, valamint beépített módszerekkel szabja testre a lapokat megtekintésre és nyomtatásra. További információt az Adobe Reader telepítése és a PDF nyomtatása című témakörben talál.

   Az Access megnyit egy új e-mail üzenetet az Outlookban a csatolt fájllal.

4. Írja be a címzettek e-mail címét a Címzett és a Másolatot kap mezőbe, egy leírást a Tárgy mezőbe, valamint egy üzenetet az üzenetterületre.

   Tipp:    Alapértelmezés szerint az ezzel a módszerrel küldött fájl nem lesz mentve a számítógépre. Ha a fájl másolatát a számítógépre szeretné menteni, kattintson a jobb gombbal a mellékletre a Csatolt mezőben, majd válassza a Mentés másként parancsot.

5. Válassza a Küldés gombot.

Megjegyzés:    A folyamat automatizálásához használhatja az EMailDatabaseObject makróműveletet. Létrehozhat például egy makrót a műveletek sorozatával, amellyel különböző jelentéseket e-mailben elküldhet a különböző felhasználóknak.

Vissza a lap tetejére

Jelentés exportálása mappába vagy SharePoint-dokumentumtárba

1. A navigációs ablakban válassza ki az exportálni kívánt jelentést.

2. Válassza a Külső adatok > PDF vagy XPS lehetőséget a Közzététel PDF vagy XPS formátumban párbeszédpanel megnyitásához.

3. Tegye a következők valamelyikét:

   • Keresse meg a mappát a navigációs panelen.

   • Keresse meg a SharePoint-webhelyet a navigációs ablak SharePoint elemére kattintva, vagy írja be a webhely URL-címét a felső címmezőbe. Például:

     https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

     További információt a Tartalom felfedezése a SharePoint kezdőlapján című témakörben talál.

4. A Fájltípus mezőben győződjön meg arról, hogy a PDF-fájltípus van kiválasztva.

5. A jelentés alapértelmezett nevének módosításához írjon be egy új fájlnevet a Fájlnév mezőbe.

6. Ha közvetlenül az exportálás után szeretné megnyitni a jelentést, jelölje be a Fájl megnyitása közzététel után jelölőnégyzetet.

7. Az Optimalizálás területen hajtsa végre az alábbi műveletek egyikét:

   • Ha egy nagyobb, nagyobb felbontású fájlra szeretné optimalizálni a jelentést (nyomtatáshoz ajánlott), válassza a Standard lehetőséget.

   • Ha a jelentést kisebb, kisebb felbontású fájlra szeretné optimalizálni (online közzétételhez ajánlott), válassza a Minimális méret lehetőséget.

8. Válassza a Közzététel lehetőséget. Az Access létrehozza a fájlt. Ha a közzététel után úgy döntött, hogy az Access megnyitja a fájlt, az Adobe Reader megjeleníti a fájlt.

9. Ha menteni szeretné a művelet lépéseit, hogy futtathassa és ütemezhesse ugyanazt a műveletet, jelölje be az Exportálási lépések mentése jelölőnégyzetet:

   • Adja meg a lépések nevét és leírását.

   • Ha olyan Outlook-feladatot szeretne létrehozni, amely egy későbbi időpontban ütemezi az exportálási műveletet, jelölje be az Outlook-feladat létrehozása jelölőnégyzetet.

   További információt az Importálási vagy exportálási művelet mentése specifikációként című témakörben talál.

   Megjegyzés:    A folyamat automatizálásának másik módja az ExportálásFormatting makróművelet használata. Létrehozhat például egy kifejező fájlnevet a jelentés címe és az exportálás dátuma alapján. Ez segít a felhasználóknak megtalálni a megfelelő jelentést egy SharePoint-tárban vagy több jelentésből álló mappában. Ehhez adja meg a következő kifejezést a Kimeneti fájl argumentumban:

   =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

   Ahol az RptQC5 a jelentésobjektum neve, Auto_Header0 a jelentés fejlécszakasza, a Caption tulajdonság pedig a jelentés címe.

Vissza a lap tetejére

Tudnivalók a Jelentésközpontok létrehozásáról a SharePointban

Fontolja meg egy dedikált jelentésközpont létrehozását egy SharePoint-dokumentumtárban, hogy a felhasználók könnyebben megtalálhassák és megtekinthessek a szükséges jelentéseket. Ha oszlopokat ad hozzá, az Accessből csatolja a tárat, és nézetekkel szabja testre a dokumentumtárat, első osztályú élményt biztosíthat a felhasználóknak. Az alábbiakban azokat az alapvető lépéseket követjük, amelyeket elvégezhet.

Dokumentumtár létrehozása    A dokumentumtár egy biztonságos fájlhely, amely leegyszerűsíti az együttműködést. Oszlopokat adhat a tárakhoz, például kategóriákhoz, személyekhez vagy csoportokhoz, valamint számított oszlopokhoz, amelyekkel nézetek és szűrők hozhatók létre.

További információ: Mi az a dokumentumtár?

Tároszlopok frissítése az Accessből    Ha összekapcsolja a tárat az Accesslel, frissítheti a dokumentumtár oszlopait az Accessből, hogy a felhasználók könnyebben megtalálják a kívánt jelentéseket, és további információkat adjanak meg.

További információ: Adatok importálása, csatolása vagy áthelyezése a SharePointba.

Rendezett és szűrt nézetek létrehozása    Ahelyett, hogy e-mailben küldené el a jelentést az Accessből, küldjön egy hivatkozást a dokumentumtár megfelelő nézetére. Például:

• Rendezze a nézetet növekvő sorrendbe a Módosítva oszlop szerint, hogy a legfrissebb jelentés jelenjen meg először. További információ: SharePoint-nézet módosítása rendezéssel.

• Ha a FeladatFüggvény nevű erőforrástárban van egy Választási lehetőség oszlop három értékkel: Lineworker, Foreman és Supervisor, hozzon létre külön nézeteket az egyes feladatszerepküldő szerepkörök szűrőkifejezése alapján:

  JobFunction is equal to Lineworker
  JobFunction is equal to Foreman
  JobFunction is equal to Supervisor
  

  Amikor a Felügyelő nézetre mutató hivatkozást küld, és a felhasználó rá kattint, a nézetben megjelennek a felügyelőkre vonatkozó jelentések. A tárnézet hivatkozásának beszerzéséhez jelenítse meg a nézetet, majd másolja az URL-címet a címsorból.

• Ha a tárban van egy OurEmployees nevű személyoszlop, hozzon létre egy nézetet egy szűrőkifejezés alapján, amely az Én függvénnyel csak az aktuális felhasználó jelentéseit jeleníti meg:

  OurEmployees is equal to [Me]

  Amikor a nézetre mutató hivatkozást küld, és a felhasználó rá kattint, a nézet megjeleníti az adott felhasználóhoz tartozó jelentéseket.

További információ: SharePoint-nézet módosítása szűréssel és Listanézet szerkesztése a SharePointban.

Kijelzők összekapcsolása modern lapon   A Fájlmegjelenítő kijelző és a Dokumentumtár kijelző összekapcsolásával egy modern lapot is létrehozhat, amely a felhasználó által a dokumentumtárban kiválasztottak alapján jeleníti meg a fájlokat. A felhasználók böngészhetnek a jelentések között, hogy megtalálják a kívánt jelentést.

További információ: Kijelzők használata SharePoint-lapokon és Kijelzők csatlakoztatása a SharePoint Online-ban.

A Microsoft Flow kihasználtság    A kódtár használatát és kezelését a Microsoft Flow használatával automatizálhatja. Leküldéses értesítéseket küldhet, napi emlékeztetőket küldhet, tervezőfeladatot hozhat létre, és archiválhatja a lejárt fájlokat egy mappába.

A SharePointban kijelölt elemhez hozzon létre egy Planner feladatot a SharePoint-elemre mutató hivatkozással.

További információ: Folyamat létrehozása listákhoz vagy tárakhoz a SharePoint Online-ban vagy OneDrive Vállalati verzió.

Vissza a lap tetejére