A Access minden sablonja egy teljes nyomon követési alkalmazás, amely előre definiált táblákat, űrlapokat, jelentéseket, lekérdezéseket, makrókat és kapcsolatokat tartalmaz. Ezeket a sablonokat azonnal használatra szántuk, így létrehozhat egy sablonon alapuló új adatbázist, és gyorsan üzembe helyezheti őket. Előfordulhatnak azonban olyan esetek, amikor módosítani szeretné az új adatbázist – például egy mező hozzáadásához vagy átnevezéséhez, vagy egy jelentés módosításához.
Ez a cikk bemutatja, hogyan hajthatja végre a sablonból létrehozott adatbázisra alkalmazni kívánt leggyakoribb módosításokat. Az egyes területekre vonatkozó részletesebb információkért tekintse meg a cikkekre mutató hivatkozásokat.
Kapcsolódó műveletek
A táblák és mezők alapjai
Adatbázis létrehozásakor az adatokat táblákban – a sorok és oszlopok tárgyalapú listáiban – tárolja. A nyomon követni kívánt információs elemeket mezőkben (más néven oszlopokban) tárolja. A Névjegyek táblában például létrehozhat mezőket a Vezetéknév, az Utónév, a Telefonszám és a Cím mezőben. Termékek tábla esetén létrehozhat mezőket a Terméknév, a Termékazonosító és az Ár mezőben.
Fontos, hogy gondosan válassza ki a mezőket. Például általában nem jó ötlet olyan mezőt létrehozni, amely egy számított értéket tárol. A legtöbb esetben szükség esetén Access számíthatja ki az értéket. Amikor mezőket választ, próbálja meg a legkisebb hasznos részekben tárolni az információkat. Egy mező teljes neve helyett például érdemes lehet a vezeték- és utóneveket külön-külön is eltárolni. Általában, ha jelentést, rendezést, keresést vagy számítást kell végeznie egy információelemen, helyezze el önmagában egy mezőben.
Az adatbázisok tervezéséről és a mezők megválasztásáról további információt talál Az adatbázisok tervezésének alapjai című cikkben.
Egy mező bizonyos meghatározó jellemzőkkel rendelkezik. Például minden mezőnek van egy neve, amely egyedileg azonosítja a mezőt egy táblán belül. A mezők olyan adattípussal is rendelkeznek, amely a tárolandó adatoknak megfelelően van kiválasztva. Az adattípus határozza meg a tárolható értékeket és az ezen értékeken végrehajtható műveleteket, valamint azt, hogy mennyi tárterületet kell különíteni az egyes értékekhez. Minden mezőhöz tartozik egy tulajdonságnak nevezett beállításcsoport is, amely meghatározza a mező megjelenését vagy viselkedési jellemzőit. A Format tulajdonság például meghatározza egy mező megjelenítési elrendezését – vagyis azt, hogy hogyan jelenjen meg megjelenítéskor.
Új mező beszúrása, hozzáadása vagy létrehozása táblában
Adatlap nézetben egyszerűen felvehet mezőket egy táblába. Tervező nézetben azonban mezőket is hozzáadhat a táblákhoz. Adatlap nézetben úgy adhatja hozzá a mezőt, hogy beír néhány adatot a Kattintásra oszlopfejléc alatti cellába. Tervező nézetben is hozzáadhat egy mezőt a táblához.
Ha többet szeretne megtudni arról, hogyan adhat hozzá mezőt egy táblához Adatlap nézetben, olvassa el az Oszlop hozzáadása vagy törlése adatlapon című cikket.
Ha többet szeretne megtudni arról, hogyan adhat hozzá mezőt egy táblához Tervező nézetben, olvassa el a Tábla létrehozása és mezők hozzáadása című cikket.
Megjegyzés: Amikor új mezőt ad hozzá egy táblához, a rendszer nem adja hozzá automatikusan a mezőt a meglévő űrlapokhoz és jelentésekhez. Manuálisan kell hozzáadnia a mezőt ezekhez az űrlapokhoz és jelentésekhez, hogy azok megjelenjenek bennük.
Mező törlése táblából
Ha lehetséges, ne töröljön egy mezőt egy olyan adatbázisból, amelyet az egyik megadott sablonból hoztak létre – valószínű, hogy a mezőt más adatbázis-objektumokban, például űrlapokban és jelentésekben használják. Így a mező törlése következményekkel jár, ha a mezőt használó többi adatbázis-objektumot próbálja használni – az adatbázis-objektumok nem a várt módon fognak működni. A többi objektum megfelelő működéséhez el kell távolítania a mezőre mutató hivatkozásokat az azt alkalmazó összes objektumból.
Amikor úgy dönt, hogy törölnie kell egy mezőt egy sablonból létrehozott adatbázisból, ezt Adatlap vagy Tervező nézetben teheti meg. Ne feledje, hogy ha más adatbázis-objektumok hivatkoznak a törölt mezőre, módosítania kell ezeket a többi objektumot a hivatkozás eltávolításához. Ha például egy jelentés tartalmaz egy vezérlőt, amely a törölt mezőhöz van kötve, és Ön futtatja a jelentést, hibaüzenet jelenik meg, mert az Access nem találja a mező adatait.
Amikor töröl egy mezőt, véglegesen törli az adott mezőben tárolt összes adatot. Ezért körültekintően kell eljárnia a mezők törlésekor, és a mező törlése előtt készítsen biztonsági másolatot az adatbázisról.
Mielőtt törölhet egy mezőt, győződjön meg arról, hogy nem vesz részt táblakapcsolatokban. Ha olyan mezőt próbál törölni, amelyhez kapcsolatok léteznek, az Access figyelmezteti, hogy először törölnie kell a kapcsolatokat.
A táblakapcsolatok törlésére vonatkozó részletes útmutatást a Kapcsolat létrehozása, szerkesztése vagy törlése című cikkben találja.
A mezők táblákból való törlésére vonatkozó részletes útmutatásért tekintse meg a Mező törlése című cikket.
Mező vagy tábla átnevezése
Ha lehetséges, ne nevezze át egy mezőt vagy táblát egy olyan adatbázisban, amelyet az egyik megadott sablonból hoztak létre – valószínű, hogy a mezőt vagy táblát más adatbázis-objektumokban, például űrlapokon és jelentésekben használják. Így a mező vagy tábla átnevezése következményekkel járhat, ha a mezőt vagy táblát használó többi adatbázis-objektumot próbálja használni. Előfordulhat, hogy a többi objektum nem a várt módon működik, ha továbbra is a régi névre hivatkoznak. Ahhoz, hogy a többi objektum megfelelően működjön, a régi nevet új névre kell módosítani. Ha a Név automatikus javítási művelete jelölőnégyzet be van jelölve az Access beállításai párbeszédpanel Aktuális adatbázis kategóriájában, a művelet nagy része automatikusan el lesz végezve.
Érdemes lehet módosítani az Oszlopfejlécben megjelenő szöveget Adatlap nézetben. Ezt anélkül teheti meg, hogy át kellene neveznie a mezőt. Ha csak az oszlopfejléc szövegét szeretné módosítani, és nem szeretné átnevezni a mezőt, olvassa el az Oszlopfejlécben megjelenő szöveg módosítása című szakaszt.
Szükség esetén átnevezhet egy táblát a navigációs ablakban, vagy átnevezhet egy mezőt Adatlap vagy Tervező nézetben. Mielőtt ezt tenné, érdemes bekapcsolnia az Automatikus névjavítás beállítást, ha még nincs bekapcsolva.
Az automatikus névjavítás bekapcsolása
Amikor átnevez egy adatbázis-objektumot, például egy mezőt, táblát, űrlapot vagy jelentést, általában azt szeretné, hogy a névváltoztatás propagálva legyen az egész adatbázisban. Ellenkező esetben a régi névre hivatkozó objektumok nem a várt módon fognak működni. Access biztosítja a Név automatikus javítási funkcióját, amely segít a névmódosítások propagálásában. Alapértelmezés szerint az automatikus névjavítás be van kapcsolva az Access összes új adatbázisához. Ha azonban ki van kapcsolva, az alábbiak szerint kapcsolhatja be.
Az automatikus névjavítás bekapcsolása
-
Kattintson a Fájl > Beállítások elemre.
-
Az Access beállításai párbeszédpanel bal oldali ablaktábláján kattintson az Aktuális adatbázis elemre.
-
A Név automatikus javítási beállításai csoportban jelölje be a Név automatikus javítási adatainak nyomon követése jelölőnégyzetet, majd jelölje be a Név automatikus javításának végrehajtása jelölőnégyzetet.
-
Ha meg szeretne tartani egy táblát, amely naplózza az automatikus névjavítás által végrehajtott összes módosítást, jelölje be a Naplónév automatikus javítási módosításai jelölőnégyzetet.
-
Kattintson az OK gombra.
-
A módosítások mentéséhez kattintson a Gyorselérési eszköztárMentés gombjára.
Megjegyzés: Az automatikus névjavítási funkció nem ugyanaz, mint az automatikus javítási funkció. Az Automatikus névjavítás funkció javítja az objektumok közötti hivatkozásokat. Az Automatikus javítás funkció kijavítja a gyakran hibásan írt szavakat vagy kifejezéseket.
Mező átnevezése Adatlap nézetben
-
A navigációs ablakban kattintson duplán arra a táblára, amelyben át szeretné nevezni a mezőt.
A tábla Adatlap nézetben nyílik meg.
-
Kattintson a jobb gombbal az átnevezni kívánt mező oszlopfejlécére, majd kattintson a helyi menü Mező átnevezése parancsára.
-
Írja be a mező új nevét, majd nyomja le az ENTER billentyűt.
Mező átnevezése Tervező nézetben
-
A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal arra a táblára, amelyben át szeretné nevezni a mezőt, majd kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.
A tábla Tervező nézetben nyílik meg.
-
Kattintson az átnevezni kívánt mező Mezőnév oszlopának cellájára.
Tipp: A teljes mezőnév kijelöléséhez mutasson a név első karakterétől balra, amíg a mutató nyílra nem változik, majd kattintson rá.
-
Szerkessze a szöveget a mező átnevezéséhez.
-
A módosítások mentéséhez kattintson a Gyorselérési eszköztárMentés gombjára.
Tábla átnevezése
A táblákat és a legtöbb más adatbázis-objektumot közvetlenül a navigációs ablakból nevezheti át.
-
A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal az átnevezni kívánt táblára, majd kattintson a helyi menü Átnevezés parancsára.
Megjegyzés: Az átnevezés előtt be kell zárnia a táblára hivatkozó összes megnyitott objektumot.
-
Írja be az új nevet, majd nyomja le az ENTER billentyűt.
-
A módosítások mentéséhez kattintson a Gyorselérési eszköztárMentés gombjára.
Oszlopfejlécben megjelenő szöveg módosítása
A képaláírás olyan cím vagy címsor, amelyet a mező Caption (Felirat) tulajdonságának megadásával rendelhet hozzá egy mezőhöz. A képaláírás független a mező nevével – minden mezőnek van mezőneve, és képaláírás is lehet. Előfordulhat például, hogy azt szeretné, hogy a mező neve egyetlen szó legyen beágyazott szóközök nélkül. Ezután a Caption tulajdonság használatával létrehozhat egy leíróbb nevet, amely szóközöket tartalmaz. Az Access megjeleníti a képaláírás a mező neve helyett Adatlap nézetben, valamint címkékben és fejlécekben a lekérdezésekben, űrlapokon és jelentésekben.
Ha nem ad meg szöveget a Caption tulajdonsághoz, a rendszer alapértelmezés szerint a mezőnevet használja.
Ha adatlap nézetben módosítani szeretné egy oszlop fejlécében megjelenő nevet, ezt a mező Felirat tulajdonságának megadásával teheti meg anélkül, hogy módosítaná a mező nevét. Egy mező Caption (Felirat ) tulajdonságának módosításához tegye a következőket:
-
A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal arra a táblára, amelyben módosítani szeretné a képaláírás, majd kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.
A tábla Tervező nézetben nyílik meg.
-
Kattintson annak a mezőnek a Mezőnév oszlopában lévő cellára, amelynek a Caption tulajdonságát be szeretné állítani.
-
Az alsó szakasz Mezőtulajdonságok területén, az Általános lapon kattintson a Felirat elemre.
-
Írjon be egy új képaláírás a mezőhöz.
-
A módosítások mentéséhez kattintson a Gyorselérési eszköztárMentés gombjára.
Amikor legközelebb Adatlap nézetben nyitja meg a táblát, a mezőnév helyett a képaláírás jelenik meg az oszlopfejlécben.
Mező hozzáadása űrlaphoz vagy jelentéshez
Amikor sablon alapján hoz létre adatbázist, az adatbázis számos beépített, előre elkészített űrlapot és jelentést fog tartalmazni, amelyekkel azonnal dolgozhat. Előfordulhat azonban, hogy egy további mezőt szeretne hozzáadni egy űrlaphoz vagy jelentéshez. Amikor mezőt ad hozzá egy űrlaphoz vagy jelentéshez, létrehoz egy úgynevezett vezérlőt.
A vezérlőelemek olyan objektumok, amelyek adatokat jelenítenek meg, műveleteket hajtanak végre, illetve lehetőséget nyújtanak a kezelőfelületet bővítő információk (például címkék és képek) megtekintésére és használatára. A vezérlők kötöttek, kötetlenek és kiszámíthatók.
Az űrlapokon és jelentésekben használható vezérlőtípusok teljes listáját a Bevezetés a vezérlők használatába című cikkben találja.
Mező hozzáadása űrlaphoz vagy jelentéshez Elrendezés nézetben
Miután létrehozott egy űrlapot vagy jelentést, egyszerűen finomhangolhatja annak tervét az Elrendezés nézetben. A tényleges élő adatok útmutatóként való használatával módosíthatja a mezők szélességét, és átrendezheti a mezőket. Új mezőket helyezhet el az űrlapon vagy jelentésen, és beállíthatja az űrlap vagy jelentés tulajdonságait és vezérlőit.
Ha Elrendezés nézetre szeretne váltani, a navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal az űrlapra vagy jelentésre, majd kattintson a helyi menü Elrendezési nézet parancsára. Azt is megteheti, hogy az Access állapotsorán az Elrendezés nézet gombra kattint, vagy a jobb gombbal az űrlap vagy jelentés dokumentumfülére kattint, majd a helyi menü Elrendezési nézet parancsára kattint.
A tulajdonságlap megnyitása
-
Kattintson a Tervezés lap Eszközök csoportjának Tulajdonságlap gombjára.
Billentyűparancs Nyomja le az F4 billentyűt.
A Mezőlista panelen mezőket adhat hozzá a mögöttes táblából vagy lekérdezésből a tervhez. A Mezőlista panel megjelenítéséhez kattintson a Formátum lap Vezérlők csoportjában a Meglévő mezők hozzáadása elemre. Ezután közvetlenül a Mezőlista panelről húzhatja a mezőket a tervbe.
A Mezőlista panel megjelenítése
-
A Tervezés lap Eszközök csoportjában kattintson a Mezők felvétele gombra.
Mező hozzáadása a Mezőlista panelről
-
Egyetlen mező hozzáadásához húzza a mezőt a Mezőlista panelről arra a szakaszra, ahol meg szeretné jeleníteni az űrlapon vagy jelentésben.
-
Több mező egyszerre való hozzáadásához tartsa lenyomva a CTRL billentyűt, és kattintson sorban a hozzáadni kívánt mezőkre. Húzza a kijelölt mezőket az űrlapra vagy jelentésre.
Amikor a mezőket egy szakaszra helyezi, az Access minden mezőhöz létrehoz egy kötött szövegdoboz-vezérlőt, és automatikusan elhelyez egy címkevezérlőt az egyes mezők mellett.
Az űrlapokról és jelentésekről további információt a Mező hozzáadása űrlaphoz vagy jelentéshez, Űrlap létrehozása az Accessben és Egyszerű jelentés létrehozása című témakörben talál.
Dokumentumok, fájlok vagy képek tárolására használható mező hozzáadása
A Access segítségével hozzáadhat egy Melléklet adattípusú mezőt egy vagy több dokumentum, fájl vagy kép tárolásához. Egy mellékletmezővel több fájlt tárolhat egyetlen mezőben. Ebben a mezőben több fájltípust is tárolhat. Egy állásra jelölt adatbázisban például egy vagy több önéletrajzot is csatolhat az egyes kapcsolattartók rekordjaihoz egy fénykép mellett.
Mellékletmező hozzáadása táblához
-
A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal arra a táblára, amelyhez hozzá szeretné adni a mezőt, majd kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.
A tábla Tervező nézetben nyílik meg.
-
A Mezőnév oszlopban kattintson az első üres sorra, és írja be az új mező nevét.
-
Kattintson a szomszédos cellára az Adattípus oszlopban, majd válassza a Melléklet lehetőséget a listában.
-
A módosítások mentéséhez kattintson a Gyorselérési eszköztárMentés gombjára.
Az Access megjeleníthet egy üzenetet, amely szerint a tábla mentése után nem vonhatja vissza a módosításokat. Ez azt jelenti, hogy a mezőt nem konvertálhatja másik adattípusra, de törölheti a mezőt, ha úgy gondolja, hogy hibát jelzett.
-
Kattintson az Igen gombra a módosítás megerősítéséhez.
Miután hozzáadta a Melléklet mezőt a táblához, a Mellékletek párbeszédpanelen dokumentumokat, fájlokat vagy képeket adhat hozzá egy rekordhoz.
Melléklet hozzáadása mezőhöz
-
A navigációs ablakban kattintson duplán arra a táblára, amelyhez hozzá szeretné adni a mellékletet.
A tábla Adatlap nézetben nyílik meg.
-
A táblázatban kattintson duplán a mellékletmezőre.
Ekkor megjelenik a Mellékletek párbeszédpanel.
-
Kattintson a Hozzáadás gombra.
Ekkor megjelenik a Fájl kiválasztása párbeszédpanel.
-
A Keresés listában keresse meg a rekordhoz csatolni kívánt fájlt vagy fájlokat, jelölje ki a fájlt vagy fájlokat, majd kattintson a Megnyitás gombra.
Vegye figyelembe, hogy a támogatott adattípusok közül több fájlt is kijelölhet.
-
A Mellékletek párbeszédpanelen kattintson az OK gombra a fájlok táblába történő felvételéhez.
Az Access hozzáadja a fájlokat a mezőhöz, és ennek megfelelően növeli a mellékleteket jelző számot.
-
A lépéseket szükség szerint ismételve adhat további fájlokat az aktuális mezőhöz vagy a tábla többi mezőjéhez.
A mellékletmezőkről további információt a Fájlok és ábrák csatolása az adatbázis rekordjaihoz című témakörben talál.
Mező megjelenésének módosítása
Testre szabhatja, hogyan jelenjen meg egy mező, amikor megjelenik. Beállíthatja például az adatbázis teljes területén használható megjelenítési formátumokat, például űrlapokon és jelentésekben, vagy ha egy tábla Adatlap nézetben van megnyitva. A megjelenítési formátum beállításához meg kell adnia egy mező Formátum tulajdonságát. A mező Format tulajdonságát ezután automatikusan örökli az Ön által létrehozott új űrlapok és jelentések.
Megjelenítési formátum beállítása Adatlap nézetben
-
A navigációs ablakban kattintson duplán arra a táblára, amely a beállítani kívánt formátumot tartalmazó mezőt tartalmazza.
A tábla Adatlap nézetben nyílik meg. -
Kattintson arra a mezőre, amelynek a megjelenítési formátumát be szeretné állítani.
-
A Mezők lap Formázás csoportjában kattintson a Formátum melletti legördülő lista nyilára, majd válasszon egy formátumot.
A mező az új megjelenítési formátummal jelenik meg.
Megjelenítési formátum beállítása Tervező nézetben
-
A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal arra a táblára, amely azt a mezőt tartalmazza, amelynek a megjelenítési formátumát módosítani szeretné, majd kattintson a helyi menü Tervező nézet parancsára.
A tábla Tervező nézetben nyílik meg.
-
Kattintson arra a mezőre, amelynek a megjelenítési formátumát be szeretné állítani.
-
A Mezőtulajdonságok területen az Általános lapon kattintson a Formátum mezőre.
-
Kattintson a legördülő listára, és válassza ki a megjelenítési formátumot.
-
A módosítások mentéséhez kattintson a Gyorselérési eszköztárMentés gombjára.
