Gambaran Umum: Tata kelola, izin, dan berbagi situs untuk pemilik situs

Tata kelola situs modern

Dalam SharePoint modern, tata kelola situs lebih penting daripada di versi sebelumnya karena ada lebih banyak kontrol dan opsi untuk pembuatan situs. Tata kelola organisasi Anda bergantung pada seberapa besar kontrol yang dibutuhkan organisasi Anda atas konten yang akan menentukan detail untuk pembuatan situs dan tata kelola pemilik situs. Administrator SharePoint Anda bisa membantu Anda memahami kebijakan tentang persyaratan keamanan, peraturan pemerintah, merek perusahaan, aksesibilitas, dan panduan pelatihan. Bekerja dengan administrator SharePoint Anda untuk mempelajari selengkapnya tentang kebijakan pembuatan dan penggunaan situs organisasi Anda sebelum membuat rencana tata kelola situs Anda.

Struktur navigasi situs SharePoint modern

Situs SharePoint yang paling efektif membantu pengguna menemukan apa yang mereka butuhkan dengan cepat sehingga mereka bisa menggunakan informasi yang mereka temukan untuk membuat keputusan, mempelajari tentang apa yang sedang terjadi, mengakses alat yang mereka butuhkan, atau terlibat dengan kolega untuk membantu menyelesaikan masalah. Pelajari selengkapnya tentang merencanakan navigasi situs di SharePoint.

Bagian dari arsitektur informasi Anda mungkin menyertakan klasifikasi informasi. Jika informasi yang Anda terbitkan memiliki nilai tinggi untuk perusahaan, memerlukan keamanan khusus, atau dicakup oleh aturan kepatuhan peraturan, pertimbangkan untuk menyiapkan skema klasifikasi untuk mengidentifikasi tipe konten tertentu yang perlu dikelola dengan hati-hati. Setelah Anda menata informasi ke dalam daftar dan pustaka tertentu, Anda bisa menggunakan fitur tata kelola untuk mengelola bagaimana konten ditampilkan.

Arsitektur SharePoint modern dirancang agar fleksibel dan adaptif terhadap perubahan kebutuhan organisasi Anda. Situs modern dapat dikaitkan dengan situs hub. Situs terkait berbagi navigasi dan pencatat merek dengan hub. Jika diaktifkan oleh pemilik situs hub dan pemilik situs menyetujui, situs terkait juga bisa berbagi izin hub.

Pertimbangkan hal berikut saat menentukan struktur navigasi situs Anda:

• Jenis konten apa yang akan Anda miliki di situs? Bagaimana cara menerjemahkannya ke dalam halaman, daftar, dan pustaka?
• Bagaimana informasi akan disajikan di situs?
• Bagaimana pengguna situs akan menavigasi melalui situs?
• Bagaimana informasi akan ditargetkan ke audiens tertentu?
• Bagaimana pencarian akan dikonfigurasi dan dioptimalkan?

Mengelola izin di situs modern

Integritas, kerahasiaan, dan privasi informasi misi-penting organisasi Anda berada pada seberapa aman Anda membuat situs Anda—khususnya, kepada siapa Anda memilih untuk memberikan akses ke situs Anda. Mengelola izin di situs modern melibatkan pengguna dan grup pengguna. Izin dalam komunikasi modern dan situs tim berasal dari templat situs yang menyediakan opsi yang berbeda. untuk setiap situs.

Situs komunikasi tidak terkait dengan grup Microsoft 365 dan memiliki tiga peran default - Pemilik situs, Anggota situs, dan Pengunjung situs.

Berikut adalah beberapa tips yang perlu diingat saat Anda mengembangkan strategi izin:

• Ikuti Prinsip Hak Istimewa Terkurang: Memberi orang-orang tingkat izin terendah yang mereka butuhkan untuk melakukan tugas yang ditetapkan.
• Gunakan grup default standar: Memberi orang akses dengan menambahkan mereka ke grup standar dan default (seperti Anggota, Pengunjung, dan Pemilik).
• Pertimbangkan untuk mensegmentasikan konten Anda menurut tingkat keamanan: Buat situs atau pustaka khusus untuk dokumen sensitif, daripada membuatnya tersebar di pustaka yang lebih besar dan diproteksi oleh izin unik.

Izin situs modern menurut judul

Sumber daya lainnya untuk pemilik situs:

• Mengustomisasi situs SharePoint
• Mengkustomisasi navigasi untuk situs SharePoint Anda
• Mencari di SharePoint modern
• Menyiapkan situs hub SharePoint
• Mengelola situs komunikasi SharePoint Anda
• Mengelola pengaturan situs SharePoint Anda
• Berbagi situs Anda
• Mengedit izin untuk daftar, pustaka, atau item individu

Tata kelola situs

Bagian penting namun seringkali tidak terlihat dari situs apa pun adalah model tata kelolanya—sekumpulan kebijakan, peran, tanggung jawab, dan proses yang Anda tetapkan untuk menentukan bagaimana orang-orang dalam grup Anda menggunakan SharePoint.

Banyak organisasi memiliki model tata kelola untuk situs baik di tingkat Administrasi Pusat atau kumpulan situs, yang mungkin dibuat dan dikelola oleh departemen TI atau tim. Sebagai pemilik situs, Anda perlu mencari tahu apakah model tata kelola sudah ada untuk kumpulan situs atau farm. Jika demikian, Anda bisa menggunakannya untuk memandu pengguna situs Anda atau membuat model tata kelola tambahan untuk mengatasi masalah tertentu Anda. Misalnya, jika Anda adalah pemilik situs untuk subsitus dalam kumpulan situs, seperti situs tim klasik, ada baiknya membuat model tata kelola tambahan Anda sendiri. untuk mengatasi masalah tertentu dalam subsitus.

Model tata kelola untuk situs, memudahkan pengguna situs untuk mengetahui kapan mereka harus membuat subsitus, daftar, atau konten situs baru lainnya. Memastikan bahwa subsitus dan konten dihentikan saat usang untuk menghemat ruang penyimpanan dan menjaga hasil pencarian tetap akurat. Memberi pengguna akses ke konten yang tepat, Mempertahankan merek situs tetap sama di seluruh area dengan memungkinkan pemilik subsitus mengetahui templat dan tema apa yang tersedia. Ini juga memudahkan untuk mengubah pemilik situs ketika orang-orang meninggalkan organisasi atau peran berubah.

Model tata kelola yang baik untuk situs, harus fokus pada bagian-bagian berikut:

• Pembuatan situs
• Manajemen izin
• Arsitektur informasi
• Siklus hidup dan penghentian situs
• Batas penyimpanan
• Klasifikasi informasi
• Kustomisasi
• Proteksi data
• Navigasi
• Pencarian
• Peran dan tanggung jawab untuk mendukung situs

Beberapa bagian dalam daftar sebelumnya mungkin sudah ditentukan untuk Anda menurut model tata kelola kumpulan situs atau tingkat organisasi, seperti berapa banyak ruang penyimpanan yang Anda miliki untuk situs Anda, dan jenis kustomisasi apa yang bisa Anda lakukan untuk tampilan dan nuansa situs. Orang lain mungkin tidak relevan, bergantung pada seberapa kompleks situs tim Anda, dan berapa banyak orang yang Anda gunakan. Tetapi bahkan jika Anda tidak perlu membuat keputusan tentang topik ini, ada baiknya mengetahui keputusan apa yang telah dibuat, sehingga Anda bisa menginformasikan pengguna situs Anda dan memberlakukan kebijakan dengan tepat.

Pembuatan subsitus

Anda mungkin ingin anggota tim Anda dapat membuat subsitus di bawah situs tim untuk digunakan pada proyek tertentu.

Mampu membuat subsitus baru secara spontan bisa menjadi manfaat besar bagi grup, tetapi pembuatan situs yang tidak terbatas bisa di luar kendali. Ketika subsitus menjamur dengan bebas, masalah dapat muncul. Misalnya:

• Sulit bagi pengguna untuk menemukan subsitus yang tepat, atau memastikan apakah mereka memilikinya.
• Informasi dapat diduplikasi dalam beberapa subsitus, menggunakan ruang penyimpanan yang mahal, dan memerlukan upaya duplikat untuk mempertahankan.
• Informasi kedaluarsa bisa berada di subsitus, berpotensi untuk bertahun-tahun, muncul dalam hasil pencarian. Mungkin sulit untuk mengetahui versi informasi apa yang benar.
• Mengelola izin untuk banyak subsitus dapat menjadi tugas utama, dan pengguna mungkin secara tidak sengaja berakhir dengan akses ke informasi yang seharusnya tidak mereka miliki.
• Saat karyawan keluar dari grup, subsitus yang mereka buat mungkin ditinggalkan, menciptakan hasil pencarian yang membingungkan dan berlumpur untuk pengguna situs yang tersisa.

Anda bisa menghemat waktu dan energi jika Anda mengatur beberapa kebijakan untuk pembuatan situs yang membahas area berikut:

• Siapa yang diperbolehkan membuat subsitus?
• Apakah subsitus baru perlu disetujui terlebih dahulu? Jika demikian, apa kriteria untuk persetujuan, dan siapa yang memberikan persetujuan?
• Haruskah subsitus baru menggunakan templat dan tema yang sudah mapan?
• Berapa banyak informasi yang mungkin disimpan di situs? Artinya, berapa banyak ruang disk server yang bisa dibutuhkan?
• Apa saja aturan untuk menyertakan strategi navigasi di situs?
• Berapa lama informasi akan disimpan pada subsitus sebelum dihapus atau diarsipkan?

Lihat Membuat situs atau subsitus untuk informasi selengkapnya.

Manajemen izin

Integritas, kerahasiaan, dan privasi informasi misi-penting organisasi Anda berada pada seberapa aman Anda membuat situs Anda—khususnya, kepada siapa Anda memilih untuk memberikan akses ke situs Anda.

Memberikan dan membatasi akses ke situs Anda disebut mengelola izin, dan merupakan salah satu tanggung jawab terpenting Anda sebagai pemilik situs.

Berikut adalah beberapa tips yang perlu diingat saat Anda mengembangkan strategi izin.

• Ikuti Prinsip Hak Istimewa Terkecil: Memberi orang tingkat izin terendah yang mereka perlukan untuk melakukan tugas yang ditetapkan.
• Memberi orang akses dengan menambahkan mereka ke grup standar dan default (seperti Anggota, Pengunjung, dan Pemilik). Buat sebagian besar orang menjadi anggota grup Anggota atau Pengunjung, dan batasi jumlah orang dalam grup Pemilik.
• Gunakan pewarisan izin untuk membuat hierarki yang bersih dan mudah divisualisasikan. Yaitu, hindari pemberian izin kepada individu, sebagai gantinya bekerja dengan grup. Jika memungkinkan, miliki subsitus hanya mewarisi izin dari situs tim Anda, daripada memiliki izin unik.
• Atur konten Anda untuk memanfaatkan pewarisan izin: Pertimbangkan segmenting konten Anda menurut tingkat keamanan - buat situs atau pustaka khusus untuk dokumen sensitif, daripada membuatnya tersebar di pustaka yang lebih besar dan diproteksi oleh izin unik.

Lihat Memahami tingkat izin di SharePoint atau Mengedit izin untuk daftar, pustaka, atau item individual untuk informasi tentang izin pengaturan.

Arsitektur informasi

Arsitektur informasi situs seperti daftar isi buku: Ini menentukan bagaimana informasi di situs tersebut—halaman web, dokumen, daftar, dan datanya—ditata dan disajikan kepada pengguna situs. Arsitektur informasi sering direkam sebagai daftar hierarki konten situs, kata kunci pencarian, tipe data, dan konsep lainnya.

Untuk membuat arsitektur informasi, Anda harus menganalisis informasi yang akan disajikan di situs. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang dapat Anda gunakan untuk mengembangkan arsitektur informasi:

• Jenis konten apa yang akan Anda miliki di situs? Bagaimana cara menerjemahkannya ke dalam subsitus, daftar, pustaka, dan seterusnya?
• Bagaimana informasi akan disajikan di situs?
• Bagaimana pengguna situs akan menavigasi melalui situs?
• Bagaimana informasi akan ditargetkan pada audiens tertentu?
• Bagaimana pencarian akan dikonfigurasi dan dioptimalkan?

Bagian dari arsitektur informasi Anda mungkin menyertakan klasifikasi informasi.

Jika informasi yang Anda tangani memiliki nilai tinggi untuk perusahaan, memerlukan keamanan khusus, atau dicakup oleh aturan kepatuhan peraturan, Anda mungkin ingin menyiapkan skema klasifikasi untuk mengidentifikasi tipe konten tertentu yang perlu dikelola dengan hati-hati.

Setelah Anda menata informasi ke dalam daftar dan pustaka tertentu, Anda bisa menggunakan fitur tata kelola untuk mengelola bagaimana konten dikelola. Misalnya:

Mengharuskan check-out file

Saat Anda mengharuskan check-out file, Anda memastikan bahwa hanya satu orang yang bisa mengedit file hingga file di-check in. Mengharuskan dokumen untuk di-check out mencegah beberapa orang membuat perubahan pada saat yang sama, yang bisa membuat konflik pengeditan dan menyebabkan kebingungan. Mengharuskan check-out juga dapat membantu mengingatkan anggota tim untuk menambahkan komentar saat mereka melakukan check in file, sehingga Anda bisa lebih mudah melacak apa yang telah diubah dalam setiap versi. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menyiapkan pustaka untuk mengharuskan check out file.

Melacak versi

Jika Anda perlu menyimpan versi file sebelumnya, pustaka bisa membantu Anda melacak, menyimpan, dan memulihkan file. Anda dapat memilih untuk melacak semua versi dengan cara yang sama. Atau Anda bisa memilih untuk menetapkan beberapa versi sebagai utama, seperti menambahkan bab baru ke manual, dan beberapa versi sebagai minor, seperti memperbaiki kesalahan ejaan. Untuk membantu mengelola ruang penyimpanan, Anda bisa memilih jumlah setiap tipe versi yang ingin Anda simpan. Untuk informasi selengkapnya tentang penerapan versi, lihat Bagaimana cara kerja penerapan versi dalam daftar atau pustaka?.

Memerlukan persetujuan dokumen

Anda bisa menentukan persetujuan untuk dokumen diperlukan. Dokumen tetap berada dalam status tertunda hingga disetujui atau ditolak oleh seseorang yang memiliki izin untuk melakukannya. Anda bisa mengontrol grup pengguna mana yang bisa menampilkan dokumen sebelum disetujui. Fitur ini bisa sangat membantu jika pustaka Anda berisi panduan atau prosedur penting yang harus diselesaikan sebelum orang lain melihatnya. Untuk informasi selengkapnya tentang persetujuan dokumen, lihat Memerlukan persetujuan item dalam daftar atau pustaka situs.

Tetap dapatkan informasi tentang perubahan

Pustaka mendukung teknologi RSS, sehingga anggota grup kerja Anda bisa secara otomatis menerima dan menampilkan pembaruan, atau umpan, berita dan informasi di lokasi yang dikonsolidasikan. Anda bisa menggunakan teknologi RSS untuk memperingatkan Anda tentang perubahan apa pun pada pustaka, seperti ketika file yang disimpan di pustaka berubah. Umpan RSS memungkinkan anggota grup kerja Anda untuk melihat daftar file terkonsolidasi yang telah berubah. Anda juga bisa membuat pemberitahuan email, sehingga Anda diberi tahu saat file berubah. Untuk informasi selengkapnya tentang umpan RSS, lihat Mengelola umpan RSS untuk situs atau kumpulan situs.

Membuat alur kerja

Pustaka dokumen atau tipe konten bisa menggunakan alur kerja yang telah ditentukan organisasi Anda untuk proses bisnis, seperti mengelola persetujuan dokumen atau tinjauan. Grup Anda bisa menerapkan proses bisnis ke dokumennya, yang dikenal sebagai alur kerja, yang menentukan tindakan yang perlu diambil secara berurutan, seperti menyetujui atau menerjemahkan dokumen. Alur kerja adalah cara otomatis untuk memindahkan dokumen atau item melalui urutan tindakan atau tugas. Tiga alur kerja tersedia untuk pustaka secara default: Persetujuan, yang merutekan dokumen ke sekelompok orang untuk disetujui; Kumpulkan Umpan Balik, yang merutekan dokumen ke sekelompok orang untuk mendapatkan umpan balik dan mengembalikan dokumen kepada orang yang memulai alur kerja sebagai kompilasi; dan Kumpulkan Tanda Tangan, yang merutekan dokumen ke sekelompok orang untuk mengumpulkan tanda tangan digital mereka. Untuk informasi selengkapnya tentang alur kerja, lihat Gambaran umum alur kerja yang disertakan dengan SharePoint

Menentukan tipe konten

Jika grup Anda bekerja dengan beberapa tipe file, seperti lembar kerja, presentasi, dan dokumen, Anda bisa memperluas fungsi pustaka Anda dengan mengaktifkan dan menetapkan beberapa tipe konten. Tipe konten menambahkan fleksibilitas dan konsistensi di beberapa pustaka. Setiap tipe konten bisa menentukan templat dan bahkan proses alur kerja. Templat bertindak sebagai titik awal, untuk pemformatan dan teks boilerplate apa pun dan untuk properti yang berlaku untuk dokumen tipe tersebut, seperti nama departemen atau nomor kontrak. Untuk informasi selengkapnya tentang tipe konten, lihat Pengenalan tipe konten dan penerbitan tipe konten

Pelacakan Audit

Jika Anda memiliki sekelompok file sensitif, dan akan sangat membantu untuk mengetahui bagaimana dokumen sedang digunakan, Anda bisa menentukan kebijakan yang memungkinkan Anda mengaktifkan pelacakan 'Audit' kejadian, seperti perubahan file, salinan atau penghapusan. Untuk informasi tentang menyiapkan pengauditan, lihat Mengonfigurasi pengaturan audit untuk kumpulan situs

Siklus hidup dan penghentian situs

Situs seperti tempat kerja dokumen dan situs diskusi cenderung berkeliaran setelah situs tersebut tidak lagi berguna, menggunakan ruang penyimpanan yang berharga dan hasil pencarian yang berlumpur. Ada baiknya mengatur jadwal untuk meninjau situs dan kontennya (setidaknya sekali dalam setahun) untuk melihat apakah situs tersebut layak disimpan.

Ada baiknya untuk diingat juga, bahwa model tata kelola organisasi Anda yang lebih besar mungkin juga sedang mencari situs basi. Misalnya, administrator mungkin secara otomatis menghapus situs yang belum tersentuh selama 90 hari. Sebagai pemilik situs, Anda akan menerima peringatan email bahwa hal ini akan terjadi. Untuk informasi selengkapnya tentang kebijakan siklus hidup dan pensiun, lihat Kebijakan penutupan situs.