Rumus untuk situs yang sukses dan pengguna yang bahagia adalah pendekatan yang direncanakan dan berkelanjutan dengan baik untuk manajemen situs dan pengguna. Berikut adalah beberapa tugas dan konsep utama yang bisa Anda gunakan untuk merencanakan situs dan mengelola pengguna untuk organisasi Anda.
Tentang kumpulan situs
Tidak masalah jika Anda baru menggunakan SharePoint atau telah menggunakan banyak versi, pengalaman SharePoint modern memberikan fleksibilitas yang lebih besar, navigasi yang lebih mudah, dan semua situs ramah seluler. Sebaiknya buat kumpulan situs untuk setiap beban kerja di organisasi Anda. Pengalaman SharePoint modern mempermudah navigasi dan pemeliharaan karena setiap situs kini menjadi kumpulan situs. Pelajari selengkapnya tentang pengalaman modern di SharePoint dan manfaat menggunakan situs Hub. Kami menyarankan agar Anda membuat kumpulan situs untuk setiap beban kerja lalu mengaitkannya ke situs hub. Ini memberikan fleksibilitas yang lebih besar dan mengadopsi dengan mudah untuk mengubah kebutuhan organisasi Anda. Untuk informasi selengkapnya, lihat Apa itu situs hub SharePoint?.
Admin SharePoint mendelegasikan manajemen kumpulan situs untuk orang lain di organisasi Anda. Model izin SharePoint membantu dengan memungkinkan Anda menetapkan izin ke peran yang berbeda seperti administrator kumpulan situs, pemilik situs, dan peran lainnya. Lihat Mengelola administrator kumpulan situs untuk mempelajari cara menambahkan dan menghapus admin kumpulan situs.
Admin kumpulan situs memiliki tingkat izin Kontrol Penuh ke kumpulan situs. Ini berarti Anda bisa menambahkan atau menghapus situs atau mengubah pengaturan untuk situs apa pun dalam kumpulan situs. Selain itu, Anda bisa menampilkan, menambahkan, menghapus, atau mengubah semua konten di dalam situs tersebut. Administrator kumpulan situs sekunder bisa ditetapkan oleh administrator kumpulan situs. Sebagai administrator kumpulan situs, Anda bisa menambahkan administrator kumpulan situs lain, atau mengubah administrator kumpulan situs, melalui halaman Pengaturan. Untuk informasi selengkapnya tentang tugas ini, lihat Mengelola administrator kumpulan situs.
Kumpulan situs tradisional adalah sekelompok situs SharePoint yang memiliki pemilik dan pengaturan administrasi yang sama, seperti izin. Subsitus mewarisi navigasi, izin, dan desain situs dari kumpulan situs. jadi setiap kali anggota situs dan proyek Anda berubah, situs Anda juga harus berubah,
Memilih situs untuk setiap beban kerja
Penting bagi Anda untuk merencanakan tipe kumpulan situs SharePoint yang diperlukan untuk beban kerja Anda. Lalu Anda ingin memudahkan pengguna anda untuk menavigasi dan menemukan apa yang mereka butuhkan. Bagian ini memberikan detail tentang beberapa situs SharePoint modern yang tersedia dan juga berbicara tentang navigasi situs-situs ini. Artikel hebat tentang navigasi perencanaan adalah Navigasi Perencanaan untuk pengalaman SharePoint modern.
Anggaplah situs hub SharePoint sebagai bingkai atau fondasi yang membantu Anda menata situs komunikasi dan tim yang berbeda. Saat Anda membuat kumpulan situs untuk setiap beban kerja di organisasi Anda, situs hub menyambungkan kumpulan situs ini dengan cara logis yang memudahkan untuk menemukan dan mengelola. Anda kemudian dapat memindahkan dan mengelola kumpulan situs antar situs hub kapan saja beban kerja Anda berubah. Untuk informasi selengkapnya, lihat Merencanakan situs hub SharePoint Anda.
Situs tim SharePoint, dan halaman apa pun yang Anda buat di bawahnya, hanya tersedia untuk pengguna yang Anda undang dengan memberi mereka izin ke situs. Anda juga dapat menyambungkan Situs Tim ke Grup Microsoft 365. Dengan Situs Tim, organisasi, tim, atau grup Anda bisa terhubung satu sama lain dan berkolaborasi pada dokumen dan file lain, memposting pengumuman, menjadwalkan rapat, memelihara tugas, melacak masalah atau item tindakan, dan menyimpan informasi dalam daftar. Untuk informasi selengkapnya, lihat Apa itu situs tim SharePoint?
Situs komunikasi SharePoint memungkinkan Anda berbagi informasi seperti berita, laporan, dan status dengan orang lain. Situs komunikasi biasanya memiliki beberapa kontributor tetapi banyak anggota.
Pemerintahan
Tata kelola adalah sekumpulan kebijakan, peran, tanggung jawab, dan proses yang membimbing, mengarahkan, dan mengontrol bagaimana divisi bisnis dan tim teknis organisasi bekerja sama untuk mencapai tujuan bisnis. Berkenaan dengan kumpulan situs SharePoint Anda, rencana tata kelola bisa menjadi panduan untuk membantu merencanakan peran, tanggung jawab, dan kebijakan yang diperlukan untuk mendukung kumpulan situs Anda. Ini mungkin termasuk, tetapi tidak terbatas pada, pertimbangan berikut:
- Arsitektur informasi, termasuk halaman Web, dokumen, daftar, dan data
- Aktivitas pemeliharaan, termasuk mengelola akun pengguna
- Kebijakan pencapaian dan kustomisasi
- Pelatihan
Penting untuk menyiapkan rencana tata kelola untuk organisasi Anda. Dengan berpartisipasi dalam pengembangan rencana tata kelola, Anda dapat membantu mengidentifikasi kepemilikan untuk tim bisnis dan teknis, menentukan siapa yang bertanggung jawab untuk bidang sistem apa. Untuk informasi selengkapnya tentang mengembangkan rencana tata kelola, lihat Gambaran Umum: praktik terbaik untuk mengelola cara orang menggunakan situs tim Anda.
Mengelola pengguna
Catatan
Anda mungkin perlu bekerja dengan admin SharePoint untuk mengelola pengguna. Misalnya, admin SharePoint mengelola profil pengguna.
Akun pengguna di Microsoft 365
Admin global menambahkan pengguna baru ke Microsoft 365 menggunakan pusat admin Microsoft 365, yang merupakan portal untuk mengelola pengguna dan mengonfigurasi layanan. Untuk informasi selengkapnya, lihat Pengguna dan peran. Saat menambahkan pengguna baru, admin global melakukan hal berikut:
- Menentukan apakah pengguna tersebut juga bisa mengakses pusat administrasi
- Mengatur lokasi geografis untuk pengguna
- Memilih tipe lisensi pengguna
- Membuat nama pengguna dan kata sandi untuk pengguna
Pengguna situs tim
Anda bisa menambahkan pengguna ke situs Tim Anda dan menyesuaikan izin untuk pengguna. Tingkat izin dan keanggotaan grup SharePoint dapat ditemukan di bawah Pengaturan. Namun, Microsoft 365 kini membuat grup keamanan yang disebut Semua Orang kecuali pengguna eksternal yang berisi semua orang dalam direktori Microsoft 365 (kecuali orang-orang eksternal organisasi Anda dan yang diundang melalui fitur berbagi eksternal). Grup keamanan ini secara otomatis diberi akses sebagai Anggota di SharePoint. Artinya, pengguna yang Anda tambahkan ke Direktori Microsoft 365 dapat mengedit situs, daftar, dan pustaka secara default.
Tingkat izin dan keanggotaan grup
Tingkat izin adalah kumpulan hak SharePoint yang memungkinkan pengguna untuk melakukan sekumpulan tugas terkait. Misalnya, tingkat izin Baca menyertakan izin Tampilkan Item, Buka Item, Tampilkan Halaman, dan Tampilkan Versi (antara lain), yang semuanya diperlukan untuk menampilkan halaman, dokumen, dan item di situs SharePoint. Izin bisa disertakan dalam lebih dari satu tingkat izin. Untuk informasi selengkapnya, lihat Merencanakan strategi izin Anda.
Kami tidak menyarankan Agar Anda menetapkan tingkat izin secara langsung kepada pengguna individual karena hal ini dapat menyulitkan untuk melacak dan mengelola siapa yang memiliki akses ke situs. Terkadang perlu, tetapi harus dijaga seminimal mungkin untuk menghindari kerumitan. Sebagai gantinya, tetapkan izin ke grup, lalu tetapkan pengguna individual ke grup yang sesuai. Grup adalah sekumpulan pengguna yang ditentukan pada tingkat kumpulan situs untuk kemudahan pengelolaan izin. Untuk informasi selengkapnya, lihat Grup SharePoint default dan Mengkustomisasi izin situs. Setiap grup diberi tingkat izin default. Misalnya, beberapa grup SharePoint default inti menyertakan tingkat izin berikut:
| Grup | Tingkat izin |
|---|---|
| Pemilik | Kontrol penuh |
| Pengunjung | Bacaan Anda |
| Anggota | Kontribusi |
Siapa pun dengan izin Kontrol Penuh bisa membuat grup kustom.
Saat Anda menetapkan tingkat izin ke grup SharePoint pada tingkat kumpulan situs, secara default, semua situs dan konten situs mewarisi tingkat izin tersebut. Perilaku default ini disebut pewarisan izin. Anda bisa menentukan apakah akan mengatur izin unik saat membuat subsitus, atau memutuskan pewarisan izin di situs, daftar atau pustaka, atau item. Untuk informasi selengkapnya, lihat Apa itu pewarisan izin?
Karena tingkat izin pengguna menentukan apa yang bisa dia lihat dan akses dalam situs, Anda harus mempertimbangkan keanggotaan grupnya dengan hati-hati. Misalnya, pengguna yang bertanggung jawab untuk membuat dan mengkustomisasi situs minimal harus menjadi anggota grup Designer. Di sisi lain, pengguna yang hanya perlu membaca dan mengunduh konten dan mungkin hanya perlu menjadi anggota grup Pengunjung. Untuk informasi selengkapnya, lihat Memahami tingkat izin di SharePoint.
Rencana untuk menggunakan fitur situs dan kumpulan situs
Sebagai administrator kumpulan situs untuk Anda mungkin perlu MembukaPoint, kelola fitur di kumpulan situs dan tingkat situs. Tugas ini mungkin mencakup mengaktifkan atau menonaktifkan fitur sesuai dengan rencana tata kelola Anda. Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengaktifkan atau menonaktifkan fitur kumpulan situs. Lihat juga Mengelola Keranjang Sampah kumpulan situs SharePoint.