SharePoint menawarkan pengalaman kaya fitur yang dapat diskalakan untuk mengelola konten. Jika Anda memiliki file dalam jumlah besar untuk dikelola, pertimbangkan untuk menggunakan templat situs Pusat Dokumen. Templat ini dioptimalkan untuk manajemen dokumen berskala besar. Ini dapat menghemat waktu dan membantu Anda menjadi lebih efisien. Versi, ID dokumen, kumpulan dokumen, navigasi metadata, dan tipe konten disertakan dengan templat.
Situs Pusat Dokumen berfungsi untuk kedua skenario ini:
- Lingkungan penulisan Dalam lingkungan penulisan Pusat Dokumen, pengguna membuat dan mengedit ribuan dokumen atau aset media yang disimpan di penyimpanan pusat.
- Arsip konten Dalam arsip konten, seperti Pangkalan Pengetahuan, pengguna menyimpan atau menampilkan dokumen.
Artikel ini memberi tahu Anda tentang fitur dalam templat situs Pusat Dokumen.
Untuk membuat pusat dokumen, lihat Menggunakan templat untuk membuat berbagai jenis situs SharePoint
Apa yang ada di situs Pusat Dokumen?
Templat situs Pusat Dokumen berisi fitur yang memudahkan dan lebih efisien untuk membuat dan mengelola kumpulan dokumen yang besar. Biasanya, pemilik situs bisa menambahkan setiap fitur ini secara terpisah. Templat situs Pusat Dokumen secara otomatis mengaktifkan fitur manajemen dokumen yang direkomendasikan. Bagian berikut ini menjelaskan fitur ini secara singkat.
Anda bisa menggunakan situs Pusat Dokumen sebagai lingkungan penulisan atau arsip konten: Di lingkungan penulisan, pengguna seringkali check-in dan check-out file serta membuat struktur folder untuk file tersebut. Penerapan versi diaktifkan, dan versi setiap dokumen yang lebih lama akan disimpan. Selain itu, alur kerja bisa mengontrol siklus hidup dokumen.
Sebaliknya, penulisan yang sangat sedikit terjadi dalam arsip konten. Pengguna hanya menampilkan atau mengunggah dokumen. Templat situs Pusat Dokumen mendukung pembuatan tipe arsip konten yang disebut arsip Pangkalan Pengetahuan. Biasanya, basis pengetahuan berisi versi tunggal dokumen, dan situs dapat diskalakan hingga jutaan file. Dalam skenario umum, seperti pusat dukungan teknis untuk organisasi besar, ribuan orang mungkin mengakses konten, terutama untuk membacanya. Hanya beberapa yang akan mengunggah konten baru ke situs.
Item berikut ini menjelaskan beberapa fitur SharePoint yang bisa Anda sertakan dalam situs Pusat Dokumen. Selain kapabilitas ini, beberapa organisasi mengkustomisasi tampilan dan navigasi Pusat Dokumen. Beberapa menambahkan Komponen Web kustom.
Navigasi metadata
Metadata terkelola adalah sistem yang menetapkan istilah tertentu ke dokumen di SharePoint. Kemudian, Anda dapat menggunakan istilah tersebut untuk mengklasifikasikan dokumen. Anda juga dapat menggunakan metadata untuk membuat alat navigasi canggih bagi pengguna yang dapat membantu mereka menemukan apa yang mereka inginkan dengan cepat.
Misalnya, anggaplah perusahaan Anda memiliki Pangkalan Pengetahuan yang berisi artikel yang membantu orang memecahkan masalah dengan produk. Anda mungkin membuat istilah metadata yang memungkinkan pengguna memfilter informasi menurut produk, berdasarkan tipe masalah, atau properti lainnya.
ID dokumen
Di situs Pusat Dokumen, setiap bagian konten mendapatkan ID unik yang tidak terkait dengan lokasi dokumen, seperti tautan URL. Artinya, jika Anda memindahkan atau mengganti nama dokumen, ID tetap sama. Anda bisa menggunakan ID untuk membuat link permanen untuk dokumen dan meminimalkan link yang rusak.
Versi
Versi diaktifkan secara otomatis di situs Pusat Dokumen. Artinya, Anda secara otomatis memiliki riwayat semua versi file yang berbeda. Dalam proses peninjauan dokumen, misalnya, ini berarti Anda memiliki catatan semua pembaruan yang dimasukkan selama siklus peninjauan. Anda bisa melacak pembaruan, responden kontak, dan sebagainya. Selain itu, jika muncul masalah dengan versi artikel saat ini, Anda dapat kembali dengan cepat ke versi terakhir yang diketahui baik.
Tipe konten
Tipe konten adalah jenis konten tertentu bersama dengan sekelompok pengaturan untuk konten. Saat seseorang membuat dokumen dari tipe konten yang ditentukan, dokumen akan secara otomatis menerima semua pengaturan yang sesuai untuk tipe konten tersebut. Pusat Dokumen mungkin memiliki kumpulan tipe konten – berbagai jenis dokumen, video, templat, dan lain sebagainya.
Pengatur Konten
Pengatur Konten tidak disertakan secara otomatis dalam situs Pusat Dokumen, namun, banyak pengguna menambahkannya. Pengatur Konten adalah fitur SharePoint yang memungkinkan Anda mengelola keseluruhan organisasi dan struktur item. Dengan menggunakan metadata atau tipe konten, Pengatur Konten bisa merutekan dokumen dan item lain secara otomatis ke lokasi tertentu. Misalnya, dalam Pangkalan Pengetahuan, Anda mungkin memiliki Pengatur Konten secara otomatis merutekan semua pengiriman baru ke pustaka khusus yang mengumpulkan artikel untuk produk tertentu.