Membuat kolom metadata terkelola

Kolom metadata terkelola adalah tipe kolom baru yang dapat ditambahkan ke daftar, pustaka, atau tipe konten untuk memungkinkan pengguna situs memilih nilai dari kumpulan istilah tertentu dari istilah terkelola dan menerapkan nilai ini ke kontennya. Anda bisa membuat dan mengonfigurasikan kolom metadata terkelola untuk dipetakan ke kumpulan istilah atau istilah yang sudah ada, atau Anda bisa membuat kumpulan istilah baru secara khusus untuk kolom metadata terkelola.

Kolom metadata terkelola mempromosikan penggunaan metadata yang konsisten di seluruh situs karena menyediakan daftar istilah yang bisa diterapkan pada konten miliknya. Ketentuan ini berasal dari kumpulan istilah yang dikelola secara terpusat di alat manajemen penyimpanan istilah oleh administrator penyimpanan istilah atau orang lain dengan izin untuk mengelola istilah.

Karena kumpulan istilah ini diperbarui dan dikelola secara terpisah dari kolom itu sendiri, tidak perlu memperbarui kolom (atau tipe konten, daftar, atau pustaka apa pun yang terkait dengannya) untuk membuat ketentuan yang diperbarui tersedia bagi pengguna. Setiap kali kumpulan istilah yang ditetapkan oleh kolom metadata terkelola tertentu diperbarui, ketentuan yang diperbarui akan secara otomatis tersedia untuk pengguna di mana saja kolom metadata terkelola tersedia. Ini membuat kolom metadata terkelola sangat berbeda dari kolom pilihan, yang harus diperbarui setiap kali Anda ingin mengubah daftar pilihan nilai yang bisa dipilih pengguna.

Kolom metadata terkelola juga memiliki beberapa fitur dan karakteristik unik yang membantu pengguna memilih dan menerapkan istilah ke konten, seperti dukungan untuk "tipe depan," serta dukungan untuk disambiguasi istilah, deskripsi, sinonim, dan nilai multibahasa.

Saat pengguna mulai mengetikkan nilai ke dalam bidang metadata terkelola, maka menampilkan semua istilah dalam kumpulan istilah terkait yang dimulai dengan karakter yang diketik pengguna. Nama kumpulan istilah dan posisi istilah dalam hierarki bisa diindikasikan bersama dengan istilah itu sendiri, yang bisa membantu pengguna memilih istilah yang sesuai.

Saat Anda mulai mengetikkan, beberapa istilah akan disarankan kepada Anda.

Pengguna dapat memindahkan penunjuk ke atas istilah yang disarankan untuk melihat teks deskriptif guna membantu mereka membuat keputusan yang tepat.

Teks penjelasan membantu pengguna memilih istilah yang benar.

Jika sinonim telah ditentukan untuk istilah, pengguna dapat memasukkannya, dan istilah yang benar akan ditetapkan.

Saat pengguna memperbarui kolom metadata terkelola, mereka bisa mengetikkan nilai yang diinginkan, atau mereka bisa mengklik ikon tag yang ditampilkan di samping bidang metadata terkelola untuk meluncurkan kotak dialog pemilih istilah, yang bisa mereka gunakan untuk memilih nilai dari dalam hierarki kumpulan istilah. Ini berguna untuk pengguna yang mungkin tidak terbiasa dengan ketentuan yang tersedia. Jika kumpulan istilah telah dikonfigurasikan untuk terbuka, dan kolom metadata terkelola untuk itu memperbolehkan nilai isian, pengguna mungkin memiliki opsi untuk menambahkan istilah baru untuk kumpulan istilah. Atau mereka mungkin hanya memiliki opsi untuk mengirimkan umpan balik ke kontak yang ditetapkan untuk kumpulan istilah.

Anda dapat memilih istilah terkelola dari pemilih kontrol percabangan.

Kolom metadata

Kolom metadata terkelola memungkinkan Anda mengontrol informasi yang dapat dimasukkan orang ke dalam kolom. Pengguna memilih istilah atau frasa yang mereka masukkan dalam kolom dari sekumpulan istilah terkelola yang sudah ditetapkan.

Catatan: Anda harus menjadi Administrator Kumpulan Situs untuk membuat atau mengonfigurasi kolom-kolom situs. Anda harus mempunyai tingkat izin Mengelola Daftar untuk membuat kolom bagi daftar atau pustaka. Pemilik situs memiliki izin ini secara default.

Anda dapat memetakan kolom metadata terkelola ke kumpulan istilah, atau ke istilah individu yang mewakili subset kumpulan istilah (sesuatu yang mungkin berguna untuk kumpulan istilah hierarki). Jika Anda memetakan kolom ke kumpulan istilah, maka akan menampilkan semua istilah yang tersedia di bawah kumpulan istilah tersebut. Jika Anda memetakan kolom ke istilah individu dalam kumpulan istilah, maka kolom akan menampilkan istilah tersebut, dan setiap persyaratan di bawahnya dalam hierarki.

Bagaimana dan di mana Anda membuat kolom metadata terkelola harus diperhitungkan dalam perencanaan tingkat organisasi Anda untuk metadata terkelola, tipe konten, manajemen dokumen, dan tata kelola situs.

Membuat kolom metadata terkelola

Anda dapat membuat kolom metadata terkelola yang memetakan kumpulan istilah atau istilah yang sudah ada pada tingkat apa pun di situs (misalnya, sebagai kolom situs, atau sebagai kolom lokal untuk daftar atau pustaka tertentu). Namun, jika Anda ingin kolom metadata terkelola dapat digunakan kembali dan sangat berguna untuk orang lain yang mungkin membuat tipe konten situs baru atau mengonfigurasi daftar dan pustaka, maka Anda mungkin ingin membuatnya sebagai kolom situs.

Untuk membuat kolom situs metadata terkelola baru yang dipetakan ke kumpulan istilah yang sudah ada, lakukan hal ini:

Untuk membuat kolom metadata terkelola baru untuk daftar atau Pustaka yang dipetakan ke kumpulan istilah yang sudah ada, lakukan hal ini:

  1. Pada menu pengaturan Tombol Pengaturan SharePoint 2016 di bilah judul. atau tindakan situs , klik pengaturan situs.

  2. Di bawah galeri atau Galeridesainer web , klik kolom situs.

  3. Di kolom situs, klik buat.

  1. Masuk ke daftar atau pustaka di mana Anda ingin membuat kolom metadata terkelola baru.

  2. Pada tab Daftar atau Pustaka pada pita, klik Pengaturan Daftar atau Pengaturan Pustaka, mana yang sesuai.

  3. Di bagian kolom , klik buat kolomM

  1. Pada kolom situs baru atau halaman buat kolom (bergantung pada tipe kolom yang Anda buat) di bagian nama dan tipe , ketikkan nama yang Anda inginkan untuk kolom tersebut.

  2. Di bawah tipe informasi dalam kolom ini, klik metadata terkelola.

  3. Di bagian grup , pilih atau Buat grup tempat Anda ingin menata kolom.

  4. Di bagian pengaturan kolom tambahan , ketikkan Deskripsi dan tentukan Apakah Anda ingin meminta pengguna untuk menyediakan nilai untuk kolom ini. Anda juga dapat menentukan apakah ingin memaksakan nilai-nilai unik untuk kolom tersebut.

  5. Jika Anda menambahkan kolom ke daftar atau pustaka, maka Anda mungkin bisa menentukan apakah Anda ingin menambahkan kolom metadata terkelola baru ini ke semua tipe konten untuk daftar atau pustaka (jika beberapa tipe konten diaktifkan untuk pustaka). Anda juga bisa menentukan apakah Anda ingin menambahkan kolom ini ke tampilan default untuk daftar atau pustaka.

  6. Di bagian Bidang Multi Nilai, tentukan apakah Anda ingin memperbolehkan beberapa nilai dalam kolom. Jika Anda memperbolehkan beberapa nilai, pengguna tidak akan bisa mengurutkan pada kolom ini dalam tampilan daftar.

  7. Di bagian format tampilan , tentukan Apakah Anda ingin kolom hanya menampilkan label istilah, atau istilah dan jalur lengkapnya dalam hierarki kumpulan istilah.
    Akan sangat berguna untuk menampilkan jalur hierarki penuh dalam situasi di mana konteks untuk istilah itu sendiri mungkin tidak jelas.

  8. Di bagian pengaturan kumpulan istilah , pilih gunakan kumpulan istilah terkelola, lalu lakukan salah satu hal berikut ini:

    • Untuk mencari kumpulan istilah yang berisi istilah yang ingin Anda gunakan, ketikkan nama istilah dan klik tombol temukan . Anda dapat memilih kumpulan istilah atau istilah yang Anda inginkan dari hasil yang ditampilkan dalam kotak. Jika Anda ingin mencari lagi, klik tombol reset .

      Untuk menelusuri kumpulan istilah atau istilah yang ingin Anda Petakan ke kolom ini, klik panah di sebelah kiri aplikasi Layanan metadata terkelola yang ditampilkan di dalam kotak untuk memperluasnya dan menelusuri kumpulan istilah yang Anda inginkan. Lanjutkan untuk memperluas node hingga Anda menemukan kumpulan istilah atau istilah yang Anda inginkan. Klik untuk memilih kumpulan istilah atau istilah.

  9. Di bagian Perbolehkan isian , tentukan Apakah Anda ingin memperbolehkan pengguna untuk menambahkan nilai baru ke kumpulan istilah. Jika kumpulan istilah yang Anda pilih ditutup, Anda tidak akan dapat memperbolehkan isian.

  10. Di bagian nilai default , Anda bisa secara opsional menentukan istilah yang ingin Anda gunakan sebagai nilai default untuk kolom tersebut. Anda dapat mengetikkan istilah tersebut, atau Anda bisa mengklik ikon Tag untuk menelusuri istilah menggunakan pemilih istilah.

  11. Klik OK.

Jika tidak ada kumpulan istilah yang ingin Anda gunakan, Anda juga bisa membuat kumpulan istilah baru untuk kolom metadata terkelola yang baru. Kumpulan istilah yang Anda buat akan menjadi kumpulan istilah "lokal" yang hanya dapat digunakan dalam kumpulan situs di mana Anda membuatnya. Setiap ketentuan yang Anda tambahkan ke kumpulan istilah lokal tidak akan ditawarkan sebagai saran dalam kolom kata kunci perusahaan (tidak seperti istilah dalam kumpulan istilah global).

Anda harus menjadi Administrator Kumpulan Situs untuk membuat atau mengonfigurasi kolom-kolom situs. Anda harus mempunyai tingkat izin Mengelola Daftar untuk membuat kolom bagi daftar atau pustaka. Pemilik situs memiliki izin ini secara default.

Untuk membuat kolom situs metadata terkelola baru yang dipetakan ke kumpulan istilah yang sudah ada, lakukan hal ini:

Untuk membuat kolom metadata terkelola baru untuk daftar atau Pustaka yang dipetakan ke kumpulan istilah yang sudah ada, lakukan hal ini:

  1. Pada menu pengaturan Tombol Pengaturan SharePoint 2016 di bilah judul. atau tindakan situs , klik pengaturan situs.

  2. Di bawah galeri atau Galeridesainer web , klik kolom situs.

  3. Di kolom situs, klik buat.

  1. Masuk ke daftar atau pustaka di mana Anda ingin membuat kolom metadata terkelola baru.

  2. Pada tab Daftar atau Pustaka pada pita, klik Pengaturan Daftar atau Pengaturan Pustaka, mana yang sesuai.

  3. Di bagian Kolom, klik Buat Kolom.

  1. Pada kolom situs baru atau halaman buat kolom (bergantung pada tipe kolom yang Anda buat) di bagian nama dan tipe , ketikkan nama yang Anda inginkan untuk kolom tersebut.

  2. Di bawah tipe informasi dalam kolom ini, klik metadata terkelola .

  3. Di bagian pengaturan kolom tambahan , ketikkan Deskripsi untuk kolom, dan tentukan Apakah Anda ingin mengharuskan pengguna memasukkan nilai untuk kolom tersebut. Anda juga dapat menentukan apakah ingin memaksakan nilai-nilai unik untuk kolom tersebut.

  4. Jika Anda menambahkan kolom ke daftar atau pustaka, maka Anda mungkin juga bisa menentukan apakah Anda ingin menambahkan kolom metadata terkelola baru ini ke semua tipe konten untuk daftar atau pustaka (jika beberapa tipe konten diaktifkan untuk pustaka). Anda juga bisa menentukan apakah Anda ingin menambahkan kolom ini ke tampilan default untuk daftar atau pustaka.

  5. Di bagian Bidang Multi Nilai, tentukan apakah Anda ingin memperbolehkan beberapa nilai dalam kolom. Jika Anda memperbolehkan beberapa nilai, pengguna tidak akan bisa mengurutkan pada kolom ini dalam tampilan daftar.

  6. Di bagian format tampilan , tentukan Apakah Anda ingin kolom hanya menampilkan label istilah, atau istilah dan jalur lengkapnya dalam hierarki kumpulan istilah.
    Akan sangat berguna untuk menampilkan jalur hierarki penuh dalam situasi di mana konteks untuk istilah itu sendiri mungkin tidak jelas.

  7. Di bagian pengaturan kumpulan istilah , pilih kustomisasi kumpulan istilah Anda, lalu ketikkan Deskripsi untuk kumpulan istilah.

  8. Klik Edit menggunakan Manajer kumpulan istilah, lalu klik OK ketika Anda diminta untuk menyimpan perubahan Anda.

  9. Ikuti langkah-langkah di bagian membuat dan mengonfigurasikan kumpulan istilah baru untuk menyiapkan kumpulan istilah.

  1. Di panel properti dari alat manajemen penyimpanan istilah, tentukan informasi berikut ini tentang kumpulan istilah baru:
     

Dalam bidang ini

Lakukan ini:

Nama kumpulan istilah

Ketikkan nama untuk kumpulan istilah Anda. Bidang ini harus sudah diisi dengan nama kolom, tapi Anda bisa memperbaruinya atau mengubahnya

Deskripsi

Ketikkan deskripsi yang akan membantu pengguna memahami bagaimana mereka harus menggunakan ketentuan ini.

Pemilik

Jika Anda ingin pemilik kumpulan istilah menjadi seseorang selain Anda, Anda bisa mengubah pemiliknya ke orang lain atau grup. Anda hanya dapat memasukkan satu item.

Kontak

Ketikkan alamat email jika Anda ingin pengguna situs dapat memberikan umpan balik tentang kumpulan istilah saat mereka memperbarui nilai untuk kolom metadata terkelola.

Pendidikan

Tambahkan nama pengguna atau grup yang harus diberi tahu sebelum perubahan besar dilakukan pada kumpulan istilah.

Kebijakan pengiriman

Tentukan apakah Anda ingin kumpulan istilah ditutup atau terbuka.

Jika kumpulan istilah ditutup, maka pengguna tidak bisa menambahkan istilah baru ke dalamnya saat mereka memperbarui nilai untuk kolom metadata terkelola yang terikat pada kumpulan istilah ini, dan kumpulan istilah hanya bisa diperbarui oleh individu dengan izin untuk memperbarui metadata terkelola. Jika kumpulan istilah terbuka, maka pengguna bisa menambahkan istilah baru ke kumpulan istilah jika kolom tersebut juga dikonfigurasikan untuk memperbolehkan isian pilihan.

Tersedia untuk penandaan

Pilih kotak centang untuk membuat ketentuan dalam kumpulan istilah tersedia untuk penandaan. Jika Anda mengosongkan kotak centang, maka kumpulan istilah ini tidak akan terlihat oleh sebagian besar pengguna.

Jika kumpulan istilah masih dalam pengembangan, atau tidak siap digunakan, Anda mungkin ingin mengosongkan kotak centang.

  1. Klik Simpan untuk menyimpan pembaruan properti Anda.

  2. Untuk menambahkan istilah ke kumpulan istilah, arahkan ke kumpulan istilah dalam kontrol pohon di sebelah kiri, klik panah yang muncul, lalu klik buat istilah, lalu ketikkan nama yang Anda inginkan untuk istilah Anda.

  3. Di panel properti , tentukan informasi berikut ini tentang istilah baru Anda:

Dalam bidang ini:

Lakukan ini:

Tersedia untuk penandaan

Pilih kotak centang untuk membuat istilah ini tersedia untuk penandaan. Jika Anda mengosongkan kotak centang, maka istilah ini akan terlihat, tetapi dinonaktifkan di alat penandaan.

Language

Pilih bahasa untuk label ini untuk istilah tersebut.

Deskripsi

Ketikkan Deskripsi untuk membantu pengguna memahami cara menerapkan istilah ini, atau untuk membedakannya dari istilah yang serupa.

Label default

Masukkan kata atau frasa yang ingin Anda gunakan sebagai label default untuk istilah dalam bahasa ini.

Label lain

Tentukan sinonim untuk istilah ini. Lakukan ini jika Anda menginginkan beberapa kata atau frasa dengan arti yang sama sebagai entitas tunggal untuk tujuan manajemen metadata. Untuk menambahkan beberapa sinonim, ketikkan kata, lalu tekan ENTER untuk membuat baris tambahan.

Misalnya, jika Anda membuat istilah untuk warna "biru" dan "biru" adalah label default untuk istilah tersebut, Anda bisa menambahkan "Azure," "safir," "nila," dan "kobalt" sebagai mungkin sinonim.

Anggota dari

Menjelaskan nama kumpulan istilah induk, deskripsi, pemilik, dan Info lainnya.

  1. Klik Simpan.

  2. Ulangi langkah 3 -5 untuk menambahkan istilah baru.

  3. Untuk membuat sub-istilah di bawah istilah, arahkan ke istilah individu di bawahnya yang ingin Anda gunakan istilah lain, klik panah yang muncul, lalu klik buat istilah, dan ketikkan nama yang Anda inginkan untuk istilah Anda.

  4. Ulangi langkah 4 dan 5 untuk menentukan properti untuk sub-istilah Anda (pilih istilah yang ingin Anda perbarui terlebih dahulu).

  5. Secara default, ketentuan dalam kumpulan istilah ditampilkan dalam urutan pengurutan default untuk bahasa tersebut. Jika Anda ingin menentukan susunan urutan kustom sehingga istilah muncul dalam urutan yang konsisten, terlepas dari bahasa atau perubahan pada label istilah, Anda bisa melakukannya dengan memilih kumpulan istilah dalam kontrol pohon, lalu mengklik tab pengurutan kustom di sebelah kanan. Klik gunakan susunan urutan kustom, lalu gunakan kotak Daftar untuk menyusun istilah dalam urutan numerik yang diinginkan.

Kolom metadata terkelola memungkinkan Anda mengontrol informasi yang dapat dimasukkan orang ke dalam kolom. Pengguna memilih istilah atau frasa yang mereka masukkan dalam kolom dari sekumpulan istilah terkelola yang sudah ditetapkan.

Contoh berikut ini memperlihatkan cara kerjanya.

Pustaka dokumen dalam ilustrasi di atas memiliki kolom metadata terkelola yang disebut "Discover ECM". Untuk memasukkan nilai dalam kolom, pengguna mengedit properti untuk sebuah item dalam pustaka (dalam hal ini, item tersebut adalah sebuah lembar bentang).

Nama kolom metadata terkelola, Temukan ECM, adalah label bidang pada halaman properti. Untuk melihat daftar istilah, pengguna cukup pilih ikon tag.

Saat Anda menyiapkan kolom metadata terkelola, Anda dapat menggunakan kumpulan istilah yang ada, atau Anda dapat menambahkan kumpulan istilah khusus untuk keperluan ini. Untuk mempelajari cara menambahkan kumpulan istilah baru, lihat menyetel kumpulan istilah baru.

Anda dapat membuat kolom untuk daftar dan pustaka, atau Anda bisa membuat kolom situs. 

Membuat kolom situs untuk metadata terkelola

  1. Pada halaman Beranda, pilih Konten Situs.

  2. Pada halaman konten situs, pilih pengaturan Tombol Pengaturan SharePoint 2016 di bilah judul. .

  3. Di bawah Galeri desainer web, pilih kolom situs.

  4. Pada halaman kolom situs , pilih buat.

  5. Pada halaman kolom situs baru , di bagian nama dan tipe , masukkan nama kolom.

  6. Masuk ke langkah 5 dalam prosedur berikutnya.

Membuat kolom daftar atau pustaka untuk metadata terkelola

  1. Buka daftar atau pustaka di mana Anda ingin membuat kolom.

  2. Pada tab Daftar atau pustaka di pita, pilih pengaturan Daftar atau pengaturan pustaka.

  3. Di bagian kolom , pilih buat kolom.

  4. Pada halaman buat kolom , di bagian nama dan tipe , masukkan nama kolom.

  5. Dalam bagian tipe informasi dalam kolom ini adalah , pilih metadata terkelola.

  6. Di bagian grup , pilih grup untuk kolom atau Buat grup untuk kolom tersebut.

  7. Di bagian pengaturan kolom tambahan , masukkan Deskripsi dan Tentukan apakah nilai diperlukan. Anda juga dapat menentukan apakah ingin memaksakan nilai-nilai unik untuk kolom tersebut.

  8. Di bagian Bidang Multi Nilai, tentukan apakah Anda ingin memperbolehkan beberapa nilai dalam kolom.

    1. Jika Anda memperbolehkan beberapa nilai dalam kolom, pengguna tidak akan dapat mengurutkan kolom ini.

  9. Di bagian Format tampilan, tentukan apakah menampilkan label istilah saja, atau menampilkan istilah dan jalur lengkapnya dalam hierarki kumpulan istilah.

  10. Di bagian Pengaturan Kumpulan Istilah, lakukan salah satu hal berikut ini:

    1. Untuk menggunakan kumpulan istilah yang ada, pilih Gunakan kumpulan istilah terkelola, lalu cari atau telusuri nama kumpulan istilah tersebut. Sesudah Anda memilih nama kumpulan istilah, Anda dapat menentukan apakah memperbolehkan pengguna mengisikan nilai-nilai, dan mengatur nilai default untuk kolom.

    2. Untuk membuat kumpulan istilah untuk kolom ini, pilih kustomisasi kumpulan istilah Anda, dan masukkan Deskripsi untuk kumpulan istilah. Lalu, pilih Edit menggunakan Manajer kumpulan istilah, dan ikuti langkah-langkah dalam menyetel kumpulan istilah baru.

  11. Pilih OK.

Tips: Untuk mengelola kolom metadata, ikuti langkah sebelumnya untuk masuk ke halaman kolom situs, pustaka, atau kolom daftar Anda. Pada halaman tersebut, gulir melewati kolom yang ditentukan dan pilih kolom yang ingin Anda ubah. Anda akan kembali ke halaman pengeditan tempat Anda dapat mengubah atau memperbarui pengaturan

Tugas terkait

Atas Halaman

Catatan:  Halaman ini diterjemahkan menggunakan mesin dan mungkin terdapat kesalahan tata bahasa atau masalah keakuratan. Kami bertujuan menyediakan konten yang bermanfaat untuk Anda. Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah informasi ini bermanfaat untuk Anda? Berikut adalah artikel dalam bahasa Inggris untuk referensi.

Perlu bantuan lainnya?

Kembangkan keterampilan Office Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung ke Office Insiders

Apakah informasi ini bermanfaat?

×