Mengatur persyaratan untuk penyelesaian tugas dalam daftar tugas

Pengalaman tim penerima 

Saat pengguna di tim penerima—biasanya pekerja atau manajer garis depan—membuka tugas, mereka akan melihat item daftar periksa, dengan indikasi bahwa item daftar periksa diperlukan. Mereka tidak bisa menandai tugas selesai hingga semua item daftar periksa ditandai selesai. Ketika semua persyaratan terpenuhi, setiap karyawan garis depan dapat menandai tugas sebagai selesai. 

Menampilkan respons formulir

Setelah menerbitkan daftar tugas, Anda mungkin ingin menampilkan respons formulir dari penerima tugas.

Buka formulir, lalu masuk ke tab Respons . Di sini, Anda dapat:

• Lihat informasi ringkasan tentang formulir dan respons Anda.

• Pilih Tampilkan hasil untuk melihat detail respons setiap responden.

• Pilih Detail Selengkapnya di bawah setiap pertanyaan untuk melihat nama setiap responden dan respons mereka.

• Pilih Buka di Excel untuk menampilkan respons dalam buku kerja Excel. Buku kerja menyediakan snapshot data respons saat ini.

  Tips: Saat menampilkan respons di Excel, urutkan menurut tanggal selesai atau diubah (atau menurut pengidentifikasi lalu tanggal selesai atau diubah) untuk meninjau respons terbaru dari setiap lokasi. Dalam beberapa kasus, lokasi mungkin mengirimkan lebih dari satu respons.

Untuk mempelajari selengkapnya, lihat Memeriksa dan berbagi hasil formulir Anda.

Respons formulir dengan file yang diunggah

Jika formulir Menyertakan satu atau beberapa pertanyaan pengunggah file, Anda dapat menampilkan gambar yang diunggah satu per satu dari tab Respons , seperti yang dijelaskan sebelumnya. Jika mau, Anda juga dapat mengakses folder tempat file diunggah. File yang diunggah disimpan di bawah file SharePoint tim penerbitan.

Folder SharePoint dibuat saat file pertama diunggah sebagai bagian dari pengiriman respons formulir.

Saat pengiriman unggahan file pertama diterima, pustaka dokumen untuk tim akan berisi folder Aplikasi. Dalam hal itu, folder Microsoft Forms berisi folder dengan nama formulir Anda. Di dalam folder ini adalah folder untuk setiap pertanyaan dalam formulir yang telah mengunggah file.

Misalnya, jika Anda menambahkan formulir bernama "Survei pembukaan bursa" yang menyertakan tiga pertanyaan pengunggahan file, file yang diunggah berada di folder berikut ini untuk grup di SharePoint:

• Documents\Apps\Microsoft Forms\Store opening survey\Question 

• Documents\Apps\Microsoft Forms\Store opening survey\Question 1

• Documents\Apps\Microsoft Forms\Store opening survey\Question 2

Setiap nama file yang diunggah menyertakan nama tim tempat tugas berada, nama gambar asli, dan nama tampilan akun pengguna yang mengunggah file dan mengirimkan formulir.

Misalnya, nama file gambar yang diunggah oleh Joni Sherman atas nama tim Seattle Store 121 adalah Seattle Store 121-20210219_183537_Joni Sherman.jpg.

Untuk melihat gambar mini dan bukan daftar gambar, masuk ke Semua Dokumen > Petak. 

(Opsional) Membantu tim penerima melihat gambar yang diunggah

Mungkin ada kasus di mana salah satu anggota tim menyelesaikan survei dan manajer atau kolega lain di tim tersebut ingin meninjau apa yang dikirimkan oleh rekan satu tim mereka. 

Untuk alasan ini, kami menyediakan pengalaman bagi seseorang dalam tim untuk melihat respons formulir yang dikirimkan untuk lokasi mereka. Ini berfungsi tanpa penyiapan tambahan untuk pertanyaan yang tidak memerlukan unggahan file. Untuk pertanyaan yang memerlukan unggahan file, file yang dikirim akan diunggah ke folder dalam tim penerbitan, yang biasanya tidak dapat diakses oleh anggota tim penerima. Jika pengguna melihat respons formulir yang dikirimkan oleh tim mereka dan mereka tidak memiliki akses ke file yang diunggah, mereka akan melihat tautan ke file, yang membawa mereka ke situs SharePoint yang memungkinkan mereka meminta izin.

Anda juga bisa berbagi folder file yang diunggah dengan semua pengguna di organisasi Anda. Jika Anda terbiasa berbagi folder dengan semua orang di organisasi Anda, Anda bisa secara proaktif menyelesaikan langkah ini dan pengguna juga akan melihat gambar apa pun yang diunggah oleh anggota tim mereka sebagai bagian dari pengiriman respons formulir.

Untuk berbagi folder SharePoint yang berisi file yang diunggah:

1. Masuk ke folder Documents\Apps\Microsoft Forms dalam file tim penerbitan.

   Tips: Ingatlah bahwa folder ini tidak akan muncul hingga formulir dengan pertanyaan unggahan file memiliki respons yang dikirimkan. 

2. Temukan dan pilih tombol Bagikan untuk folder. Jika Anda ingin, pilih ikon pensil untuk mengubah izin dari Dapat mengedit ke Bisa menampilkan.

3. Dalam kotak untuk menambahkan nama atau grup, masukkan Semua Orang kecuali pengguna eksternal.
   
   

4. Pilih grup tersebut, lalu pilih Kirim.

Setelah Anda menyelesaikan langkah-langkah ini, folder dan semua subfoldernya dibagikan dengan grup tersebut, yang harus menyertakan anggota tim penerima. Karena semua formulir berikutnya juga akan mengunggah file di bawah folder Microsoft Forms, menyelesaikan langkah ini satu kali harus berfungsi untuk semua formulir sebelumnya dan yang akan datang yang digunakan sebagai persyaratan penyelesaian oleh tim penerbitan tersebut.

Untuk mempelajari selengkapnya tentang cara berbagi folder SharePoint, lihat Berbagi file atau folder SharePoint.

Pengalaman tim penerima

Ketika pengguna di tim penerima—biasanya pekerja atau manajer garis depan—membuka tugas, mereka akan melihat bahwa pengiriman formulir diperlukan. Mereka bisa membuka formulir dan menyelesaikan pertanyaan tanpa meninggalkan tugas. Ingatlah bahwa mengambil foto untuk diunggah sebagai bagian dari pengiriman formulir memerlukan izin perangkat untuk mengakses kamera. Setelah formulir dikirim, tugas mencerminkan bahwa persyaratan formulir terpenuhi. Setiap anggota tim yang melihat tugas juga dapat menampilkan respons yang dikirimkan oleh tim mereka. Ketika semua persyaratan terpenuhi, setiap karyawan garis depan dapat menandai tugas sebagai selesai.

Pengalaman tim penerima

Ketika pengguna di tim penerima—biasanya pekerja atau manajer garis depan—membuka tugas, mereka akan melihat bahwa mereka harus meminta dan menerima persetujuan untuk pekerjaan pada tugas sebelum mereka bisa menandai tugas selesai.

Karyawan garis depan tersebut dapat memilih anggota tim untuk meminta persetujuan. Biasanya, ini adalah manajer mereka. Namun, karyawan dapat memilih anggota tim yang berbeda, yang mungkin berguna jika manajer mereka sedang berlibur. Tugas mencerminkan pengguna mana yang membuat permintaan dan dari siapa mereka meminta persetujuan, sehingga tim memiliki visibilitas ke dalam permintaan mereka. Pemberi persetujuan yang ditunjuk menerima pemberitahuan dari aplikasi Persetujuan, dan mereka dapat memberikan persetujuan saat menampilkan tugas itu sendiri atau dari aplikasi Persetujuan.

Karyawan garis depan yang melihat tugas dapat melihat status permintaan persetujuan saat ini. Mereka tidak bisa menandai tugas selesai hingga permintaan persetujuan mencerminkan bahwa tugas disetujui. Jika diperlukan, karyawan garis depan dapat membatalkan permintaan dan membuat permintaan baru. Ketika permintaan persetujuan yang terkait dengan tugas diperlihatkan sebagai Disetujui, persyaratan tersebut terpenuhi. Ketika semua persyaratan terpenuhi, setiap karyawan garis depan dapat menandai tugas sebagai selesai.