Artikel ini berlaku untuk manajer garis depan.
Anda bisa menggunakan buku kerja Excel untuk membawa jadwal Anda ke Shifts. Mengimpor jadwal anda dari Excel ke Shifts bisa membantu anda menyiapkan tim anda lebih cepat, terutama jika Anda mengelola tim besar.
Dalam artikel ini
Gambaran Umum
Impor Excel bisa melakukan tindakan berikut ini, yang akan Anda lakukan secara manual di Shifts:
-
Tetapkan shift dan cuti untuk setiap anggota tim Anda.
-
Tambahkan shift yang terbuka.
-
Mengatur shift menurut grup.
-
Tambahkan anggota tim ke grup.
-
Tambahkan catatan untuk hari itu.
Jika Anda lebih suka mengisi jadwal secara manual, lihat Mengisi jadwal di Shifts.
Catatan:
-
Impor Excel memungkinkan Anda menambahkan info jadwal seperti shift, waktu libur, dan shift yang terbuka. Mengedit atau menghapus info jadwal yang sudah ada di Shifts tidak dimungkinkan melalui impor Excel.
-
Jika Anda menonaktifkan shift terbuka di pengaturan Shifts, atau jika Anda tidak memiliki izin untuk menambahkan grup ke Shift, Anda tidak akan bisa menambahkan shift terbuka atau mengatur shift menurut grup melalui impor Excel.
-
Anda tidak dapat mengimpor jadwal yang lebih dari dua tahun sebelum tanggal saat ini.
Pertama, masukkan info jadwal Dalam buku kerja Excel, lalu impor buku kerja ke Shifts. Shifts menyertakan contoh buku kerja Excel yang bisa Anda gunakan untuk memasukkan info jadwal Anda.
Anda bisa membuat file baru berdasarkan contoh buku kerja atau Anda bisa menambahkan info jadwal Anda langsung di dalamnya. Jika Anda menggunakan contoh buku kerja, pastikan Anda menghapus sampel data sebelum Anda mengunggah file.
Penting: Pastikan bahasa yang diatur di perangkat Anda dan format angka di Excel diatur ke kawasan yang sama. Ini memastikan bahwa format tanggal Anda di Teams cocok dengan apa yang Anda masukkan di Excel. Teams mencerminkan format tanggal dan waktu yang sama seperti pengaturan bahasa, tanggal, dan waktu perangkat Anda.
Misalnya, jika perangkat Anda dan Excel diatur ke bahasa Inggris (Amerika Serikat), format tanggal Excel 06/03/2024 secara akurat menunjukkan tanggal 3 Maret 2024 di Teams. Jika perangkat Diatur ke Bahasa Inggris (Inggris Bersatu) dan Excel diatur ke bahasa Inggris (Amerika Serikat), format tanggal Excel 03/06/2024 diinterpretasikan sebagai 6 Juni 2024 di Teams.
Impor jadwal Anda ke Shifts
-
Di Shifts web atau desktop, masuk ke Opsi lainnya
-
Pilih Unggah file. Jika diperlukan, pilih link Unduh sampel untuk mendapatkan contoh buku kerja Excel.
-
Baca instruksi dalam buku kerja sampel atau lihat bagian contoh buku kerja Excel di artikel ini untuk detail tentang cara menambahkan info jadwal Anda.
-
Isi jadwal Anda di Excel.
-
Setelah menambahkan info jadwal, Anda siap mengimpornya ke Shifts. Pilih Unggah file, navigasikan ke tempat Anda menyimpan buku kerja Excel, lalu pilih Buka.
-
Setelah mengunggah file, Anda dapat memeriksa status unggahan dan detail dalam tabel Riwayat impor . Anda akan melihat salah satu status berikut ini di kolom Status :
-
Diimpor menunjukkan bahwa jadwal Anda berhasil diimpor dan kini ditampilkan di kalender Shifts Anda.
-
Kesalahan menunjukkan jadwal Anda memiliki kesalahan dan tidak diimpor atau diimpor sebagian. Anda akan melihat tautan Unduh laporan di kolom Status jika jadwal Sebagian diimpor.
Penting: Tabel memperlihatkan status 10 unggahan terakhir dari tim Anda dalam 30 hari terakhir. Anda dapat melihat unggahan dari Anda dan manajer garis depan lainnya di tim Anda. Jika beberapa manajer garis depan di tim Anda mengimpor jadwal ke Shift, pastikan Anda memeriksa status unggahan Anda sebelum dihapus dari tabel.
-
Catatan:
-
Satu file Excel mendukung maksimal 30.000 entitas jadwal, 10.000 dari setiap entitas (shift, shift terbuka, dan cuti). Jika Anda perlu mengimpor lebih banyak item, buat file lain.
-
Anda dapat menjadwalkan waktu libur yang lebih lama dari 24 jam. Namun, shift dan shift yang terbuka lebih lama dari 24 jam tidak didukung.
Menampilkan dan memperbaiki kesalahan impor
-
Pilih Unduh laporan di kolom Status untuk mengunduh file kesalahan Excel. Secara default, file disimpan ke folder Unduhan di komputer Anda dengan nama berikut: ImportScheduleErrors_<ID tim>.xls.
-
Buka file dan masuk ke lembar kerja Kesalahan . Setiap baris memperlihatkan lokasi kesalahan dan apa yang perlu diperbaihi.
-
Masuk ke lembar kerja Shift, Buka shift, atau Waktu nonaktif dan perbaiki kesalahan. Lokasi kesalahan disorot berwarna merah.
-
Setelah selesai memperbaiki kesalahan, simpan file, lalu impor kembali ke Shifts.
Contoh buku kerja Excel
Anda bisa menggunakan contoh buku kerja kami untuk membantu Anda meletakkan jadwal Anda di Excel. Contoh buku kerja kami berisi lembar kerja berikut ini:
-
Instruksi: Panduan tentang cara memasukkan info jadwal Anda.
-
Shift, Time Off, dan Open Shifts: Untuk menambahkan shift, cuti, dan membuka shift.
-
Catatan Hari: Untuk memasukkan catatan yang sesuai dengan hari tertentu.
-
Anggota: Daftar baca-saja orang-orang di tim Anda yang dapat Anda tetapkan shiftnya.
Jika tidak, buat buku kerja Excel Anda sendiri menggunakan struktur yang diuraikan dalam lembar kerja Shifts, Time Off, Open Shifts, dan Day Notes .
Penting:
-
Anda tidak bisa menghapus atau mengubah urutan kolom dalam lembar kerja. Jika tidak, Anda akan mendapatkan kesalahan saat mengimpor file.
-
Kolom yang diperlukan ditandai sebagai tebal di setiap lembar kerja dan tidak bisa kosong.
Shifts lembar kerja
Pada lembar kerja Shifts , setiap shift muncul sebagai baris dengan 12 kolom. Berikut adalah detail tentang kolom dan cara menggunakannya.
|
Kolom |
Properti |
Tipe |
Deskripsi |
Input |
Contoh |
|
|---|---|---|---|---|---|---|
|
A |
Anggota |
Opsional |
Nama anggota tim yang ditetapkan untuk bergeser. |
Masukkan nama anggota tim. |
Martin Fitzgerald |
|
|
B |
Email Kerja |
Diperlukan |
Email alamat anggota tim. |
Masukkan alamat email anggota tim. |
mfitzgerald@contoso.com |
|
|
C |
Grup |
Diperlukan |
Grup penjadwalan tempat anggota tim berada. |
Masukkan teks, angka, dan/atau karakter khusus. |
Barang kulit |
|
|
D |
Tanggal Mulai Shift |
Diperlukan |
Tanggal dimulainya shift. |
Format: mm/dd/yyyy |
13/08/2024 |
|
|
E |
Waktu Mulai Shift |
Diperlukan |
Waktu di mana shift dimulai. |
Format: |
08:30 |
|
|
F |
Tanggal Berakhir Shift |
Diperlukan |
Tanggal di mana shift berakhir. |
Format: mm/dd/yyyy |
13/08/2024 |
|
|
G |
Waktu Akhir Shift |
Diperlukan |
Waktu di mana shift berakhir. |
Format: |
15:45 |
|
|
H |
Warna Tema |
Opsional |
Warna untuk mengkategorikan shift. |
Masukkan salah satu opsi berikut ini: |
2. Biru |
|
|
I |
Label Kustom |
Opsional |
Label untuk mengkustomisasi shift. |
Masukkan teks, angka, dan/atau karakter khusus. Maksimal 23 karakter. |
Barang kulit kecil |
|
|
J |
Hentian Belum Dibayar |
Opsional |
Durasi hentian shift dalam menit. |
Masukkan angka (dalam menit) yang kurang dari durasi shift. |
45 |
|
|
K |
Catatan |
Opsional |
Catatan untuk anggota tim tentang shift tertentu ini. |
Masukkan teks, angka, dan/atau karakter khusus. Maksimal 500 karakter. |
Gunakan sistem baru kami untuk meminta item dikirimkan ke bursa kami. |
|
|
L |
Bersama |
Diperlukan |
Opsi untuk berbagi shift dengan tim segera setelah info diimpor. |
Pilih Dibagikan atau Tidak Dibagikan. |
Tidak Dibagikan |
Lembar kerja Waktu Nonaktif
Pada lembar kerja Waktu Nonaktif, setiap item cuti muncul sebagai baris dengan 11 kolom. Berikut adalah detail tentang kolom dan cara menggunakannya.
|
Kolom |
Properti |
Tipe |
Deskripsi |
Input |
Contoh |
|
|---|---|---|---|---|---|---|
|
A |
Anggota |
Opsional |
Nama anggota tim yang memiliki waktu libur. |
Masukkan nama anggota tim. |
Martin Fitzgerald |
|
|
B |
Email Kerja |
Diperlukan |
Email alamat anggota tim. |
Masukkan alamat email anggota tim. |
mfitzgerald@contoso.com |
|
|
C |
Tanggal Mulai |
Diperlukan |
Tanggal dimulainya waktu libur. |
Format: |
13/08/2024 |
|
|
D |
Waktu Mulai |
Diperlukan |
Waktu di mana waktu libur dimulai. |
Format: |
12:00 |
|
|
E |
Tanggal Berakhir |
Diperlukan |
Tanggal berakhirnya waktu libur. |
Format: |
20/08/2024 |
|
|
F |
Waktu Selesai |
Diperlukan |
Waktu di mana waktu libur berakhir. |
Format: |
12:00 |
|
|
G |
Alasan waktu libur |
Diperlukan |
Alasan yang membenarkan waktu libur. |
Masukkan alasan time-off dari daftar alasan time-off yang tersedia di pengaturan Shifts untuk tim Anda. |
Liburan |
|
|
H |
Catatan |
Opsional |
Catatan untuk anggota tim tentang waktu libur mereka. |
Masukkan teks, angka, dan/atau karakter khusus. Maksimal 500 karakter. |
Nikmati liburan Anda. |
|
|
I |
Warna Tema |
Opsional |
Warna untuk mengkategorikan waktu libur. |
Masukkan salah satu opsi berikut ini: |
7. Abu-abu |
|
|
J |
Bersama |
Diperlukan |
Opsi untuk berbagi waktu libur dengan anggota tim segera setelah info diimpor. |
Pilih Dibagikan atau Tidak Dibagikan. |
Bersama |
Membuka lembar kerja Shifts
Pada lembar kerja Buka Shift , setiap shift yang terbuka muncul sebagai baris dengan 11 kolom. Berikut adalah detail tentang kolom dan cara menggunakannya.
|
Kolom |
Properti |
Tipe |
Deskripsi |
Input |
Contoh |
|
|---|---|---|---|---|---|---|
|
A |
Grup |
Diperlukan |
Grup penjadwalan tempat shift terbuka dapat diminta. |
Masukkan teks, angka, dan/atau karakter khusus. |
Barang kulit |
|
|
B |
Tanggal Mulai |
Diperlukan |
Tanggal dimulainya shift terbuka. |
Format: |
13/08/2024 |
|
|
C |
Waktu Mulai |
Diperlukan |
Waktu di mana shift terbuka dimulai. |
Format: |
08:30 |
|
|
D |
Tanggal Berakhir |
Diperlukan |
Tanggal akhir shift yang terbuka. |
Format: |
13/08/2024 |
|
|
E |
Waktu Selesai |
Diperlukan |
Waktu di mana shift terbuka berakhir. |
Format: |
15:45 |
|
|
G |
Buka slot |
Diperlukan |
Jumlah shift terbuka yang tersedia untuk diminta anggota grup. |
Masukkan jumlah dari 1 hingga 255. |
2 |
|
|
H |
Warna Tema |
Opsional |
Warna untuk mengategorikan shift yang terbuka. |
Masukkan salah satu opsi berikut ini: |
6. Kuning |
|
|
I |
Label Kustom |
Opsional |
Label untuk mengkustomisasi shift yang terbuka. |
Masukkan teks, angka, dan/atau karakter khusus. Maksimal 23 karakter. |
Barang kulit kecil |
|
|
J |
Hentian Belum Dibayar |
Opsional |
Durasi hentian shift dalam menit. |
Masukkan angka (dalam menit) yang kurang dari durasi shift. |
45 |
|
|
K |
Catatan |
Opsional |
Catatan untuk anggota tim tentang shift terbuka tertentu ini. |
Masukkan teks, angka, dan/atau karakter khusus. Maksimal 500 karakter. |
Gunakan sistem baru kami untuk meminta item dikirimkan ke bursa kami. |
|
|
L |
Bersama |
Diperlukan |
Opsi untuk berbagi shift dengan anggota tim segera setelah info diimpor. |
Pilih Dibagikan atau Tidak Dibagikan. |
Tidak Dibagikan |
Lembar kerja Catatan Harian
Untuk setiap hari, Anda bisa menambahkan catatan.
|
Kolom |
Properti |
Tipe |
Deskripsi |
Input |
Contoh |
|---|---|---|---|---|---|
|
A |
Tanggal |
Diperlukan |
Tanggal di mana Anda ingin catatan muncul dalam jadwal. |
Format: |
13/08/2024 |
|
B |
Catatan |
Diperlukan |
Pesan ke tim Anda. |
Masukkan teks, angka, dan/atau karakter khusus. Maksimal 500 karakter. |
Pelatihan di tempat |
Di Shift, catatan akan muncul di dekat bagian atas jadwal, di bawah tanggal.
