Anda telah menyusun daftar kontak dan data lain yang hendak digunakan untuk gabungan surat Word. Jika sumber data yang dimiliki merupakan lembar bentang Excel yang sudah ada, maka Anda hanya perlu menyiapkan data untuk gabungan surat. Namun jika sumber data Anda merupakan file berpisahkan tab (.txt) atau file nilai yang dipisahkan koma (.csv), Anda perlu mengimpor data terlebih dahulu ke Excel, lalu menyiapkannya untuk gabungan surat.

Langkah 1: Menyiapkan sumber data Anda di Excel

Jika menggunakan lembar bentang Excel sebagai sumber data untuk gabungan surat dalam metode Word, lewati langkah ini. Jika sumber data merupakan file .txt atau file.csv,gunakan Panduan Impor Teks untuk menyiapkan data Anda di Excel.

Setelah berhasil mengimpor file .txt atau .csv, lanjutkan ke Langkah 2.

  1. Buka Excel.

  2. Masuk ke Bidang >Dari Teks/CSV.

    Memilih Teks/CSV dari tab Data

  3. Pilih file .txt atau .csv yang Anda inginkan, lalu pilih Impor.

  4. Di jendela pratinjau, pilih Ubah Data.

  5. Pilih ZIP, Kode Pos, atau kolom lainnya untuk diformat.

  6. Masuk ke Transformasi > Tipe Data: dan pilih Teks.

    Jendela Power Query dengan Teks dipilih

  7. Pilih Ganti saat ini.

  8. Ulangi langkah 5 - 7 sesuai kebutuhan.

  9. Pilih Tutup & Muat.

  10. Masuk ke File > Simpan sebagai dan simpan sebagai dengan nama berbeda.

  1. Buka Excel.

  2. Excel 2016    Masuk ke Data > Dapatkan Data Eksternal > Dari Teks.

    Opsi Dari Teks disorot pada tab Data.

  3. Pilih file .txt atau .csv yang Anda inginkan, lalu pilih Impor.

  4. Dalam Panduan Impor Teks, dalam panel Tipe data asli, pilih Dibatasi.

    Excel Dapatkan Data Eksternal dari Teks, Panduan Impor Teks, Langkah 1 dari 3

  5. Pilih Data saya memiliki header di atas panel Pratinjau jika file memiliki header, lalu pilih Berikutnya.

  6. Dalam panel Pembatas, centang kotak yang sesuai dengan pembatas (seperti Tab atau Koma) yang digunakan oleh data, lalu pilih Berikutnya.

    Opsi untuk Pemisah disorot dalam Panduan Impor Teks.

  7. Di bawah Pratinjau data, pilih kolom yang berisi Kode Pos, lalu di bawah Format data kolom, pilih Teks.

    Opsi Teks untuk format data Kolom disorot dalam Panduan Impor Teks.

    Catatan: Setiap kali Anda menerapkan format data baik itu Umum, Teks, maupun Tanggal ke kolom, nama format akan muncul di header tabel untuk kolom tersebut.

  8. Ulangi langkah 7 sebagaimana diperlukan, memilih kolom yang ingin Anda ubah dan format data yang ingin diterapkan.

  9. Pilih Selesai.

  10. Dalam kotak dialog Impor Data, setujui pengaturan default dari Lembar kerja yang sudah ada dan alamat sel, kemudian pilih OK.

    Dalam kotak dialog Impor Data, pilih untuk meletakkan data di lembar kerja yang sudah ada, pengaturan default, atau di lembar kerja baru

    Perhatian: Alamat sel di kotak dialog Impor Data memperlihatkan sel yang saat ini dipilih. Data diimpor dimulai dengan alamat sel yang bernama.

  11. Simpan lembar bentang Anda dengan nama file baru.

Langkah 2: Menyiapkan sumber data Anda

Dalam sumber data Excel yang akan digunakan untuk milis dalam gabungan surat Word, pastikan Anda memformat kolom data numerik dengan benar. Format kolom dengan angka, misalnya, agar sesuai dengan kategori tertentu seperti mata uang.

Jika memilih persentase sebagai kategori, perhatikan bahwa format persentase akan mengalikan nilai sel dengan 100. Format kolom persentase sebagai teks jika ingin menghindari faktor perkalian tersebut.

Kode Pos harus diformat sebagai teks untuk mempertahankan data selama proses penggabungan surat. Jika belum selesai saat diimpor, format sekarang. Nol di depan angka, misalnya 00399, dalam kode akan dihilangkan selama proses penggabungan surat jika angka tidak diformat sebagai teks.

  1. Pilih kolom yang berisi Kode Pos, kode pos, atau data lain yang akan diformat.

  2. Masuk ke Beranda,lalu dalam grup Angka, pilih panah bawah kotak Format Angka, lalu pilih opsi dalam daftar (seperti Teks).

    Dalam Excel, di tab Beranda, dalam grup Angka, pilih panah bawah di kotak Umum untuk memilih format angka yang akan digunakan.

Pastikan Anda menambahkan simbol yang tepat sebelum atau setelah bidang gabungan. Misalnya, berikut ini bagaimana nilai mata uang dan persentase terlihat jika Anda menghilangkan simbol.

Dokumen gabungan surat bertuliskan "kontribusi Anda sebesar 50,00" dan "menawarkan Anda diskon 20."

Jika menyertakan simbol, angka akan jadi lebih masuk akal.

Dokumen hasil gabungan surat bertuliskan "kontribusi Anda sebesar $50,00" dan "menawarkan Anda diskon 20%."

Dalam dokumen gabungan surat, Anda menambahkan simbol sebelum atau setelah bidang gabungan seperti ini:

Sampel dokumen gabungan surat yang berisi bidang bernama Sumbangan didahului dengan tanda dolar dan bidang bernama Persen diikuti dengan tanda persen.

Lihat juga

Langkah penting dalam Word gabungan surat adalah menyiapkan dan menyiapkan sumber data. Anda dapat menggunakan sumber data Excel yang sudah ada atau menyusun sumber data baru dengan mengimpor file dibatasi tab (.txt) atau file comma-separated value (.csv). Setelah menyiapkan dan menyiapkan sumber data, Anda dapat melakukan gabungan surat menggunakan Dynamic Data Exchange (DDE) dengan Panduan Gabungan Surat Langkah demi Langkah atau menggunakan metode gabungan surat manual.

Jika tidak menggunakan sumber data Excel yang sudah ada untuk gabungan surat, Anda dapat menggunakan daftar kontak atau buku alamat dalam file .txt atau.csv . Panduan Impor Teks menuntun Anda melakukan langkah-langkah untuk mendapatkan data yang ada dalam file .txt atau .csv ke dalam Excel.

  1. Buka Excel.

  2. Pada tab Data, pilih Dari Teks/CSV.

  3. Pilih file .txt atau .csv yang Anda inginkan, lalu pilih Impor.

  4. Dalam Panduan Impor Teks, dalam panel Tipe data asli, pilih Dibatasi.

    Excel Dapatkan Data Eksternal dari Teks, Panduan Impor Teks, Langkah 1 dari 3

  5. Beri tanda centang pada kotak Data saya memiliki header di atas panel Pratinjau jika file yang Anda impor memiliki header, lalu pilih Berikutnya.

  6. Dalam panel Pemisah, centang kotak yang sesuai dengan pemisah (seperti Tab atau Koma) yang digunakan oleh data Anda, kemudian pilih Berikutnya.

    Opsi untuk Pemisah disorot dalam Panduan Impor Teks.

    Tips: Panel Pratinjau data memperlihatkan bagaimana hasil akan terlihat dalam format tabel.

  7. Di bawah Pratinjau data, pilih kolom yang berisi Kode Pos, lalu di bawah Format data kolom, pilih Teks.

    Opsi Teks untuk format data Kolom disorot dalam Panduan Impor Teks.

    Catatan: 

    • Format yang tersedia adalah Umum, Teks, dan Tanggal. Setiap kali Anda menerapkan format data pada kolom, nama format akan muncul di header tabel untuk kolom tersebut.

    • Kolom yang berisi data numerik seperti persentase atau nilai mata uang, misalnya, hanya dapat diformat setelah file diimpor. Lihat sub bagian "Memformat data numerik Excel" sesuai untuk informasi selengkapnya.

  8. Ulangi langkah 7 sebagaimana diperlukan, memilih kolom yang ingin Anda ubah dan format data yang ingin diterapkan.

  9. Pilih Selesai.

  10. Dalam kotak dialog Impor Data, setujui pengaturan default dari Lembar kerja yang sudah ada dan alamat sel, kemudian pilih OK.

    Dalam kotak dialog Impor Data, pilih untuk meletakkan data di lembar kerja yang sudah ada, pengaturan default, atau di lembar kerja baru

    Perhatian: Alamat sel di kotak dialog Impor Data memperlihatkan sel yang saat ini dipilih. Data diimpor dimulai dengan alamat sel yang bernama.

  11. Setelah selesai, simpan sumber data Anda dengan nama file baru.

Memformat data numerik dalam Excel

Format data numerik seperti persentase atau nilai mata uang dalam sumber data baru atau yang sudah ada di Excel yang ingin Anda gunakan dalam gabungan Word surat. Untuk mempertahankan data numerik yang telah Anda format sebagai persentase atau sebagai mata uang selama penggabungan surat, ikuti instruksi dalam bagian "Langkah 2: Gunakan Dynamic Data Exchange (DDE) untuk gabungan surat".

Dalam sumber data Excel yang akan digunakan untuk milis dalam gabungan surat Word, pastikan Anda memformat kolom data numerik dengan benar. Format kolom dengan angka, misalnya, agar sesuai dengan kategori tertentu seperti mata uang.

  1. Buka sumber Excel data Anda.

  2. Pilih kolom yang ingin Anda format.

  3. Di tab Beranda, dalam grup Angka, pilih panah bawah kotak (Umum) Format Angka, kemudian pilih opsi dalam daftar.

    Dalam Excel, di tab Beranda, dalam grup Angka, pilih panah bawah di kotak Umum untuk memilih format angka yang akan digunakan.

  4. Ulangi langkah 2 dan 3 sebagaimana diperlukan.

  5. Setelah selesai, pilih Simpan.

Bila memiliki sumber data Excel berisi angka yang diformat seperti persentase dan nilai mata uang, beberapa data numerik mungkin tidak mempertahankan pemformatannya selama proses penggabungan surat. Anda akan mendapatkan hasil gabungan surat yang diinginkan dan dapat mempertahankan format data numerik dalam bentuk Excel menggunakan DDE.

Excel format data dibandingkan dengan Bidang Gabungan Kerja dengan menggunakan atau tidak menggunakan bidang Data Exchange

Catatan: Jika Anda memutuskan untuk tidak menggunakan DDE, ikuti panduan dalam Menggunakan gabungan surat untuk mengirim pesan email massal.

  1. Buka Word, pilih File > Opsi >Tingkat Lanjut.

  2. Di bawahUmum , pilih kotak centang Konfirmasi konversi format file saat terbuka.

    Opsi konfirmasi konversi format file saat buka

  3. Pilih OK.

  4. Pada tab Surat, pilih Mulai Gabungan Surat >Langkah demi Langkah Panduan Gabungan Surat.

    Di Word, pada tab Surat, pilih Mulai Gabungan Surat, lalu pilih Panduan Gabungan Surat Langkah demi Langkah

  5. Di panel Gabungan Surat, di bawah Pilih penerima, pilih Gunakan daftar yang sudah ada.

    Di Word, panel tugas Gabungan Surat yang terbuka saat Anda memilih Panduan Langkah demi Langkah Gabungan Surat dalam grup Gabungan Surat

  6. Di bawah Gunakan daftar yang sudah ada,pilih Telusuri, lalu buka lembar bentang yang diformat Anda.

  7. Di kotak dialog Konfirmasi Sumber Data, pilih kotak centang Perlihatkan semua, dan pilih Lembar Kerja MS Excel melalui DDE (*.xls) > OK.

    Kotak dialog Konfirmasi Sumber Data

  8. Dalam kotak dialog Microsoft Excel, pilih Seluruh Lembar >OK.

    Kotak dialog Microsoft Excel di Word

  9. Saat kotak dialog Penerima Gabungan Surat terbuka, pilih OK.

    Kotak dialog Penerima Gabungan Surat yang memperlihatkan konten lembar bentang Excel digunakan sebagai sumber data untuk milis

  10. Lanjutkan dengan gabungan surat, pesan email, label, atau amplop Anda.

Tips: Anda dapat mencegah diminta oleh Word setiap kali membuka file data. Setelah Anda tersambung ke milis, masuk ke Opsi File > dan >Tingkat Lanjut. Di bawahUmum, kosongkan kotak centang Konfirmasi konversi format file saat terbuka.

Jika Anda telah membuat daftar kontak di lembar bentang Excel , penting untuk memformat semua kode zip atau kode pos sebagai teks untuk menghindari hilangnya data. Jika mengimpor kontak dari file teks (.txt) atau file berbatas koma (.csv) ke lembar bentang baru, Panduan Impor Teks dapat membantu Anda mengimpor dan memformat data.

Langkah 1: Siapkan sumber data Anda di Excel

Jika telah menggunakan lembar bentang Excel sebagai sumber data untuk gabungan surat di Word, lanjutkan ke Langkah 2 dalam topik ini. Jika sumber data merupakan file .txt atau file .csv yang berisi kontak Gmail, misalnya, gunakan Panduan Impor Teks untuk menyiapkan data di Excel.

  1. Buka Excel, dan pada tab Data, pilih Dari Teks.

    Pada tab Data, pilih Dari Teks

  2. Pilih file .csv atau .txt yang Anda inginkan, lalu klik Dapatkan Data.

  3. Dalam Panduan Impor Teks, klik Berikutnya.

  4. Dalam Pemisah, centang kotak sesuai pemisah yang memisahkan setiap elemen data (seperti tab atau koma). Lalu, pilih Berikutnya.

    Tips: Panel Pratinjau data yang dipilih akan memperlihatkan tampilan hasilnya dalam format tabel.


    Langkah 2 dari Panduan Impor Teks
     

  5. Dalam Pratinjau data yang dipilih, pilih kolom yang berisi kode zip atau kode pos. Kemudian, dalam Format data kolom, pilih Teks.

    Panduan Impor Teks langkah 3
     

  6. Ulangi langkah 5 sesuai keperluan, memilih kolom yang ingin diubah dan format data yang ingin diterapkan.

    Catatan: Setiap kali Anda menerapkan format data pada kolom, nama format akan muncul di header tabel untuk kolom tersebut.

  7. Klik Selesai.

  8. Dalam kotak dialog Impor Data, pilih lokasi tempat Anda ingin Excel menyimpan data, lalu klik OK.

    Catatan: Simpan lembar bentang dengan nama file baru.

Langkah 2: Format data numerik dalam lembar bentang Excel

Untuk memastikan bahwa kode zip atau kode pos disertakan dalam gabungan surat tanpa kehilangan angka nol, format kolom yang berisi kode tersebut sebagai teks.

  1. Buka lembar bentang dan pilih kolom yang berisi kode zip atau kode pos.

  2. Pada tab Beranda, dalam kotak Format, pilih Teks.

    Pada tab Beranda, dalam kotak Format, pilih Teks

Sekarang, Anda dapat menggunakan data ini untuk gabungan surat.

Perlu bantuan lainnya?

Kembangkan keterampilan Anda
Jelajahi pelatihan
Dapatkan fitur baru terlebih dahulu
Gabung Microsoft Insider

Apakah informasi ini bermanfaat?

Seberapa puaskah Anda dengan kualitas terjemahannya?
Apa yang memengaruhi pengalaman Anda?

Terima kasih atas umpan balik Anda!

×