Merencanakan kumpulan dokumen di SharePoint Server

Tentang kumpulan dokumen

Kumpulan dokumen adalah fitur dalam SharePoint Server 2016 yang memungkinkan organisasi untuk mengelola satu produk yang dapat dikirim, atau bekerja, yang dapat menyertakan beberapa dokumen atau file. Kumpulan dokumen adalah jenis folder khusus yang menggabungkan atribut kumpulan dokumen unik, atribut dan perilaku folder dan dokumen, serta menyediakan antarmuka pengguna (UI), metadata, dan elemen model objek untuk membantu mengelola semua aspek produk kerja.

Untuk tim dan pengguna di banyak organisasi, sekumpulan dokumen, atau produk kerja, diperlukan untuk mengelola proyek atau pengiriman yang lebih baik. Misalnya, tim legal mungkin perlu mengumpulkan, membuat, dan mengelola berbagai dokumen, foto, dan file audio yang terkait dengan kasus tertentu. Atau, tim penjualan mungkin perlu menyusun dokumen dari berbagai sumber untuk membuat dan mengelola permintaan proposal (RFP) untuk klien potensial. Kumpulan dokumen menyediakan tim dan pengguna tersebut kemampuan untuk mengelola kumpulan dokumen tersebut sebagai produk kumpulan, yang dapat dikirim, atau pekerjaan. Pemilik kumpulan dokumen kemudian dapat membuat halaman Selamat datang kustom yang bisa menampilkan item yang disertakan dan informasi penting tentang produk pekerjaannya.

Di SharePoint Server 2016, organisasi yang ingin membuat dan mengelola kumpulan dokumen secara konsisten dapat mengonfigurasi tipe konten kumpulan dokumen untuk setiap produk yang mereka buat. Tipe konten kumpulan dokumen kemudian menentukan tipe konten, atribut, item default, kolom, alur kerja, dan kebijakan yang disetujui. Tipe konten kumpulan dokumen yang dikustomisasi tambahan dapat dibuat dari tipe konten induk, masing-masing mewarisi properti dan pengaturan dari tipe konten kumpulan dokumen induk. Setelah tipe konten ditambahkan ke pustaka, pengguna bisa membuat kumpulan dokumen yang mewarisi atribut dari tipe konten kumpulan dokumen dengan menggunakan perintah baru . Tipe konten kumpulan dokumen menyediakan pengaturan tambahan yang memungkinkan Anda untuk menentukan tipe konten yang diperbolehkan, konten default, kolom bersama, kolom halaman Selamat datang, dan tampilan halaman Selamat datang default.

Untuk informasi selengkapnya tentang tipe konten, lihat merencanakan tipe konten dan alur kerja (SharePoint Server 2010).

Untuk informasi selengkapnya tentang cara membuat dan mengelola kumpulan dokumen di SharePoint Server 2016, lihat membuat dan mengonfigurasi tipe konten kumpulan dokumen baru di SharePoint Server 2016 bantuan.

Mengelola kumpulan dokumen

Kumpulan dokumen di SharePoint Server 2016 berbagi banyak atribut dan properti sebagai folder. Namun ada beberapa pertimbangan penting yang harus Anda sadari saat merencanakan solusi kumpulan dokumen.

• Tidak ada batasan jumlah dokumen yang bisa ada dalam kumpulan dokumen. Namun, waktu muat tampilan mungkin dibatasi oleh ambang tampilan daftar yang secara default diatur pada item 5.000. Folder diperbolehkan dalam kumpulan dokumen, tetapi navigasi metadata tidak bisa digunakan dalam kumpulan dokumen. Oleh karena itu, penting untuk mempertimbangkan kemungkinan melebihi ambang tampilan daftar dan masalah desain navigasi saat Anda menentukan berapa banyak item yang harus ada dalam kumpulan dokumen. Selain itu, ketika Anda menggunakan fitur kirim ke dengan kumpulan dokumen, jumlah untuk semua dokumen dalam kumpulan dokumen tidak boleh lebih besar dari 50mb. Untuk produk kumpulan atau pekerjaan dengan jumlah item yang sangat besar, struktur folder dalam pustaka dokumen mungkin lebih baik.

• Tidak ada batasan jumlah kumpulan dokumen yang bisa ada di pustaka dokumen. Namun, jumlah kumpulan dokumen yang bisa muncul dalam daftar akan dibatasi oleh ambang batas tampilan daftar.

• Saat menggunakan metadata bersama, jika ada lebih dari 10 item yang menggunakan metadata bersama dalam kumpulan dokumen, pembaruan metadata akan dijalankan oleh pekerjaan timer setiap 15 menit. Misalnya, jika Anda memiliki 10 dokumen di tingkat teratas pustaka, dan satu dokumen dalam kumpulan dokumen dengan metadata bersama, pekerjaan waktu tidak akan berjalan. Tapi jika Anda menambahkan kumpulan dokumen lain dengan 9 dokumen lainnya, pekerjaan timer akan berjalan.

• Saat menggunakan perutean kumpulan dokumen, kumpulan dokumen yang dikirim ke penyelenggara konten akan tetap berada di pustaka turun bawah dan dipindahkan ke lokasi yang sesuai oleh pengatur konten yang memproses pekerjaan timer, yang secara default berjalan setiap hari.

Untuk menggunakan kumpulan dokumen dalam kumpulan situs, fitur kumpulan dokumen harus diaktifkan.

Untuk mengaktifkan fitur kumpulan dokumen untuk kumpulan situs

1. Pada halaman pengaturan situs , di bawah administrasi kumpulan situs, klik fitur kumpulan situs.

2. Pada halaman fitur , untuk kumpulan dokumen, klik Aktifkan.

Setelah fitur kumpulan dokumen diaktifkan, Anda dapat membuat tipe konten kumpulan dokumen.

Tipe konten kumpulan dokumen perencanaan

Anda bisa merencanakan tipe konten kumpulan dokumen untuk solusi Anda dengan menggunakan lembar analisis penggunaan dokumen, yang bisa Anda selesaikan dengan menggunakan artikel mengidentifikasi pengguna dan menganalisis penggunaan dokumen di SharePoint 2013. Anda kemudian dapat menggunakan lembar kerja tipe konten (http://Go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409) untuk merekam keputusan Anda tentang setiap tipe konten kumpulan dokumen baru yang akan Anda gunakan di solusi Anda.

Untuk merencanakan tipe konten kumpulan dokumen dengan menggunakan lembar kerja tipe konten

1. Masukkan kumpulan dokumen dalam bidang tipe konten    dari lembar kerja tipe konten.

2. Masukkan URL situs di mana tipe konten kumpulan dokumen baru akan ditentukan. Perhatikan bahwa tipe konten tersedia di situs di mana mereka ditentukan dan di semua situs di bawah situs tersebut.

3. Menentukan tipe konten induk    Masukkan tipe konten kumpulan dokumen induk dalam bidang tipe konten induk    dari lembar tipe konten. Ini akan berupa tipe konten kumpulan dokumen inti atau tipe konten kumpulan dokumen kustom yang telah Anda rencanakan.

4. Menentukan pengaturan kumpulan dokumen    Tentukan lalu Tentukan pengaturan kumpulan dokumen berikut dalam lembar kerja tipe konten:

   1. Menentukan tipe konten yang diperbolehkan    Tentukan tipe konten default yang akan diizinkan dalam tipe konten kumpulan dokumen ini.

   2. Menentukan konten default    Jika tipe konten kumpulan dokumen yang Anda buat akan dikonfigurasikan untuk membuat konten default secara otomatis saat Anda membuat contoh kumpulan dokumen yang baru, Anda bisa menambahkan file ke kumpulan dokumen secara manual. Hanya file tipe konten yang diperbolehkan untuk kumpulan dokumen yang dapat ditambahkan.

   3. Menentukan kolom bersama    Tentukan apakah nilai kolom untuk kumpulan dokumen harus disinkronisasi secara otomatis ke semua dokumen yang terdapat dalam kumpulan.

   4. Menentukan kolom halaman Selamat datang    Tentukan kolom mana yang harus diperlihatkan pada halaman Selamat datang untuk setiap kumpulan dokumen.

   5. Menentukan tampilan halaman Selamat datang    Tentukan tampilan untuk menampilkan konten kumpulan dokumen pada halaman Selamat datang.

5. Menentukan kolom dan urutan kolom    Dalam tabel kolom rencana    dari lembar kerja tipe konten:

   1. Masukkan setiap kolom yang diwarisi dari tipe konten induk. Di kolom baru?    , ketik tidak untuk setiap entri.

   2. Untuk setiap kolom tambahan, masukkan nama kolom yang sudah ditentukan sebelumnya atau kolom yang akan Anda buat. Masukkan nama kolom tambahan, tipe mereka, dan tunjukkan Apakah mereka baru.

6. Di bagian Templat rencana    dari lembar kerja, ketikkan tidak ada.

7. Menentukan alur kerja    Jika ada alur kerja yang tersedia yang relevan dengan tipe konten kumpulan dokumen, Anda bisa mengaitkan dengan tipe konten secara opsional. Alur kerja selanjutnya dapat dimulai pada item daftar apa pun dari tipe konten tersebut. Untuk diskusi lengkap tentang perencanaan alur kerja, lihat merencanakan alur kerja. Setelah meninjau alur kerja dan menentukan alur kerja yang tersedia, masukkan setiap alur kerja untuk dikaitkan dengan tipe konten dalam tabel alur kerja rencana    dari lembar kerja tipe konten. Jika alur kerja tidak diwarisi dari tipe konten induk, masukkan informasi tersebut dalam kolom baru?    .

8. Menentukan kebijakan    Kebijakan adalah sekumpulan aturan untuk sejenis konten; Fitur kebijakan memberikan detail setiap aturan, seperti apakah item tipe konten bisa dicetak atau tindakan apa yang harus diaudit. Untuk informasi selengkapnya tentang perencanaan kebijakan, lihat merencanakan kebijakan manajemen informasi di SharePoint Server 2013. Setelah meninjau kebijakan dan menentukan fitur kebijakan dan Templat kebijakan yang tersedia, di bagian rencanakan kebijakan    dari lembar kerja tipe konten, lakukan hal berikut:

   1. Jika tipe konten induk memiliki pengaturan kebijakan, mereka akan menerapkan tidak berubah dalam tipe konten yang baru. Hal ini memastikan bahwa kebijakan, setelah ditetapkan, diberlakukan di semua tipe konten yang relevan. Jika tipe konten saat ini mewarisi pengaturan kebijakannya dari tipe induknya, di bagian rencanakan kebijakan    dari lembar kerja tipe konten, jawablah ya untuk pertanyaan, "Apakah kebijakan yang ditentukan dalam tipe konten induk?."

   2. Jika tipe konten saat ini mewarisi sebuah kebijakan berdasarkan tipe konten induk, di bagian Rekam bidang nama kebijakan   rencana sebuah kebijakan    , ketikkan nama Templat kebijakan. Demikian pula, jika tipe konten saat ini tidak mewarisi kebijakan dan Anda ingin menerapkan Templat kebijakan, di bagian merekam bidang nama kebijakan   rencana sebuah kebijakan    , ketikkan nama Templat kebijakan.

   3. Jika tipe konten saat ini mewarisi satu atau beberapa fitur kebijakan individual dari tipe konten induk, masukkan setiap fitur kebijakan di tabel fitur    di bagian rencanakan kebijakan    lembar kerja. Sebaliknya, jika tipe konten saat ini tidak mewarisi kebijakan dan Anda ingin mengaitkan fitur kebijakan dengan tipe konten saat ini, masukkan fitur kebijakan tersebut dalam tabel fitur    . Perhatikan bahwa Anda tidak bisa mengaitkan fitur kebijakan individual dan kebijakan menurut nama untuk tipe konten.

Lembar kerja

Gunakan lembar kerja berikut untuk merekam informasi yang dibahas dalam artikel ini:

• Lembar kerja tipe konten (http://Go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409)

• Menganalisis lembar kerja penggunaan dokumen (http://Go.Microsoft.com/fwlink/?LinkID=165873&clcid = 0x409)