Analisis Pelajari cara mengintegrasikan tipe konten dan alur kerja ke dalam solusi manajemen dokumen SharePoint 2013 Anda.
Artikel ini menguraikan tipe konten dan alur kerja serta menyediakan panduan tentang cara untuk mengintegrasikannya ke dalam solusi manajemen dokumen SharePoint Server 2016 Anda. Tipe konten adalah kumpulan yang dapat digunakan kembali metadata (kolom), alur kerja, perilaku, dan pengaturan lainnya untuk kategori item atau dokumen dalam daftar SharePoint Server 2016 atau pustaka dokumen. Tipe konten memungkinkan Anda mengelola pengaturan untuk kategori informasi secara terpusat yang dapat digunakan kembali. Alur kerja memungkinkan Anda melampirkan proses bisnis ke item di SharePoint Server 2016.
Dalam artikel ini:
Sebelum Anda menggunakan lembar kerja tipe konten dan perencanaan alur kerja (https://Go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878) yang disertakan dengan artikel ini untuk merencanakan tipe dan alur kerja konten Anda, pastikan bahwa Anda telah membaca mengidentifikasi pengguna dan menganalisis penggunaan dokumen di SharePoint 2013 dan menyelesaikan "menganalisis penggunaan dokumen" dan lembar kerja "peserta dokumen" yang terkait dengan artikel tersebut.
Gambaran umum tipe konten
Tipe konten menentukan atribut item daftar, dokumen, atau folder. Setiap tipe konten dapat menentukan hal berikut ini:
-
Properti untuk dikaitkan dengan item dari jenisnya.
-
Metadata untuk dikaitkan dengan item dari jenisnya.
-
Alur kerja yang bisa dimulai dari item dari jenisnya.
-
Kebijakan manajemen informasi untuk dikaitkan dengan item dari jenisnya.
-
Templat dokumen (untuk tipe konten dokumen).
-
Fitur kustom.
Anda dapat mengaitkan tipe konten dengan daftar atau pustaka. Saat Anda melakukan ini, Anda menentukan bahwa daftar atau pustaka bisa berisi item tipe konten tersebut dan perintah baru dalam daftar atau pustaka tersebut akan memungkinkan pengguna membuat item baru dari tipe tersebut.
Catatan: Anda juga dapat mengaitkan properti, alur kerja, kebijakan, dan Templat langsung dengan daftar atau pustaka. Namun, melakukan hal ini bisa membatasi Asosiasi ini ke daftar atau pustaka dan tidak dapat digunakan kembali di seluruh solusi Anda. Dalam SharePoint Server 2016, alur kerja tingkat situs dapat dikaitkan dengan beberapa daftar atau pustaka.
Pustaka dan daftar dokumen dapat berisi beberapa tipe konten. Misalnya, pustaka bisa berisi dokumen dan grafik yang terkait dengan proyek. Saat daftar atau pustaka berisi beberapa tipe konten, berikut ini berlaku:
-
Secara default, perintah baru dalam daftar atau pustaka memungkinkan pengguna memilih dari semua tipe konten yang tersedia saat membuat item baru. Pemilik tipe konten bisa mengonfigurasi perintah baru untuk menampilkan hanya tipe konten tertentu.
-
Kolom yang terkait dengan semua tipe konten yang tersedia ditampilkan.
Anda dapat menentukan tipe konten kustom di Galeri tipe konten situs. Tipe konten kustom harus berasal, langsung atau tidak langsung, dari tipe konten inti seperti dokumen atau item. Setelah ditentukan dalam situs, tipe konten kustom tersedia di situs tersebut dan di semua situs di bawah situs tersebut. Untuk membuat tipe konten yang paling banyak tersedia di seluruh kumpulan situs, tentukan di Galeri tipe konten dari situs tingkat teratas. Di SharePoint Server 2016, Anda juga bisa membuat tipe konten kustom di dalam hub tipe konten yang ditentukan dalam contoh Layanan metadata terkelola. Saat dibuat dalam hub tipe konten, tipe konten akan tersedia untuk kumpulan situs lain yang merupakan bagian dari aplikasi web yang terkait dengan instans Layanan metadata terkelola tersebut.
Catatan: Layanan metadata terkelola dan hub tipe konten tidak tersedia di SharePoint Foundation 2013.
Misalnya, jika organisasi Anda menggunakan templat kontrak tertentu, di Galeri tipe konten dari situs tingkat teratas dalam kumpulan situs, Anda bisa membuat tipe konten yang menentukan metadata untuk kontrak tersebut, Templat kontrak, dan alur kerja yang diperlukan untuk meninjau dan menyelesaikan kontrak. Lalu, setiap pustaka dokumen di kumpulan situs yang Anda kaitkan dengan tipe konten kontrak akan menyertakan semua fitur ini dan akan memungkinkan penulis membuat kontrak baru berdasarkan Templat.
Di situs yang didasarkan pada SharePoint Server 2016, setiap item daftar default atau item pustaka, seperti kontak, tugas, atau dokumen, memiliki tipe konten inti yang terkait di Galeri tipe konten situs. Saat Anda merencanakan tipe konten, Anda bisa menggunakan definisi tipe konten inti ini sebagai titik awal dan tipe konten baru pada yang sudah ada yang diperlukan.
Tipe konten ditata menjadi hierarki yang memungkinkan satu tipe konten mewarisi karakteristiknya dari tipe konten lain. Warisan ini memungkinkan kelas dokumen untuk berbagi karakteristik di seluruh organisasi, dan memungkinkan tim untuk mengkustomisasi karakteristik ini untuk situs atau daftar tertentu.
Misalnya, semua dokumen yang dapat dikirim pengguna di perusahaan mungkin memerlukan sekumpulan metadata, seperti nomor akun, nomor proyek, dan manajer proyek. Dengan membuat tipe konten pengiriman pelanggan tingkat teratas dari mana semua tipe dokumen lainnya yang dapat dikirim oleh pelanggan mewarisi, Anda memastikan bahwa informasi yang diperlukan, seperti nomor akun dan nomor proyek, akan dikaitkan dengan semua varian dokumen yang dapat dikirim oleh pelanggan di organisasi Anda. Perhatikan bahwa jika pemilik tipe konten menambahkan kolom yang diperlukan lainnya ke tipe konten pelanggan tingkat atas, pemilik tipe konten bisa menyebarkan perubahan ke semua tipe konten yang mewarisi darinya, yang akan menambahkan kolom baru ke semua dokumen yang dapat dikirim oleh pelanggan.
Integrasi properti dengan Office 2016
Di sistem Microsoft Office, ketika pengguna mengedit dokumen dari server manajemen dokumen SharePoint Server 2016 , panel informasi dokumen diperlihatkan di bagian atas dokumen. Panel informasi dokumen menampilkan bentuk properti dokumen yang dapat diedit di server.
SharePoint Server 2016 memudahkan untuk mengkustomisasi formulir properti untuk tipe konten. Saat Anda mengonfigurasi tipe konten, Anda bisa memulai InfoPath 2016, yang menghasilkan formulir properti default yang didasarkan pada properti tipe konten. Formulir default menyertakan kontrol, tata letak, dan skema yang sama yang InfoPath 2016 gunakan jika tidak ada formulir kustom yang ditentukan. Anda kemudian dapat mengustomisasi dan menggunakan formulir seperti yang Anda lakukan bentuk InfoPath 2016 lainnya. Misalnya, Anda bisa menambahkan logo perusahaan, font, dan skema warna ke formulir; menghubungkannya ke sumber data kustom; menambahkan logika bersyarat; dan fitur formulir desain yang tersedia untuk pengguna berdasarkan perannya.
Seiring dengan properti pengeditan dalam panel informasi dokumen, penulis yang menggunakan Word 2016 bisa menyisipkan properti yang ditentukan di server ke dalam dokumen mereka. Misalnya, jika properti dokumen menyertakan nama Project Manager, nama ini dapat disisipkan ke halaman judul, footer, atau di mana pun nama digunakan dalam dokumen. Jika manajer proyek baru ditetapkan ke proyek, properti manajer proyek bisa diperbarui di server manajemen dokumen. Nama manajer proyek yang diperbarui ini akan tercermin dalam setiap contoh properti yang disisipkan ke dalam dokumen.
Menggunakan metadata dengan tipe konten
Metadata adalah informasi tentang dokumen yang digunakan untuk mengkategorikan dan mengklasifikasikan konten Anda. Metadata dikaitkan dengan tipe konten sebagai kolom. Metadata dapat memberikan informasi kontekstual tentang dokumen Anda dengan menghubungkannya dengan penulis, subjek, audiens, bahasa, dan sebagainya. Tidak seperti properti, metadata disimpan sebagai kolom dan bisa diindeks dan dicari oleh mesin pencarian SharePoint.
Metadata yang ditambahkan pada tingkat kumpulan situs dapat dikaitkan dengan tipe konten. Dengan menggunakan metadata dengan tipe konten, semua tipe konten yang lebih baru bisa mewarisi beberapa atau semua metadata dari tipe konten induk pada tingkat kumpulan situs. Metadata tambahan kemudian dapat ditambahkan pada tingkat yang lebih rendah, seperti dokumen tunggal.
Templat kolom
Setiap item metadata yang terkait dengan tipe konten adalah kolom, yang merupakan lokasi dalam daftar untuk menyimpan informasi. Daftar atau pustaka sering kali ditampilkan secara grafik sebagai kolom informasi. Namun, tergantung pada tampilan yang terkait dengan daftar tersebut, kolom bisa muncul di formulir lain, seperti hari dalam tampilan kalender. Dalam formulir yang terkait dengan daftar atau pustaka, kolom ditampilkan sebagai bidang.
Anda dapat menentukan kolom untuk digunakan dalam beberapa tipe konten. Untuk melakukan ini, buat di Galeri Templat kolom. Terdapat Galeri Templat kolom di setiap situs dalam kumpulan situs. Seperti tipe konten, kolom yang ditentukan dalam Galeri Templat kolom sebuah situs tersedia di situs tersebut dan di semua situs di bawahnya.
Tipe konten folder
Tipe konten folder menentukan metadata yang terkait dengan folder dalam daftar atau pustaka. Saat Anda menerapkan tipe konten folder ke daftar atau pustaka, perintah baru dalam daftar atau pustaka akan menyertakan tipe konten folder, yang memungkinkan pengguna membuat folder dari tipe tersebut.
Anda dapat menetapkan tampilan dalam daftar atau Pustaka yang hanya tersedia dalam folder tipe konten tertentu. Ini berguna saat Anda ingin folder berisi tipe dokumen tertentu dan Anda ingin tampilan dalam folder tersebut hanya menampilkan kolom yang relevan dengan tipe dokumen yang terdapat dalam folder tersebut.
Dengan menggunakan model objek Produk SharePoint , Anda dapat mengustomisasi perintah baru untuk tipe konten folder sehingga ketika pengguna membuat folder baru tipe tersebut, folder diisikan sebelumnya dengan beberapa file dan dokumen berdasarkan Templat yang disimpan di server. Ini berguna, misalnya, untuk menerapkan tipe dokumen majemuk yang memerlukan beberapa file untuk berkontribusi pada dokumen tunggal yang dapat dikirim.
Kumpulan dokumen adalah fitur dalam SharePoint Server 2016 yang memungkinkan anda menggunakan Office 2016 untuk mengelola deliverable yang menjangkau beberapa dokumen. Kumpulan dokumen adalah tipe folder khusus yang digunakan untuk mengelola satu produk yang dapat dikirim, atau bekerja, yang bisa menyertakan beberapa dokumen di beberapa lokasi. Anda membuat kumpulan dokumen dengan menggunakan templat extensible yang disediakan dengan SharePoint Server 2016. Anda juga dapat mengustomisasi Templat kumpulan dokumen untuk mewakili produk kerja yang relevan dengan organisasi Anda. Kumpulan dokumen juga menyertakan kontrol versi, yang memungkinkan Anda menangkap status kumpulan dokumen lengkap di berbagai titik dalam siklus hidupnya. Untuk informasi selengkapnya tentang kumpulan dokumen, lihat perencanaan kumpulan dokumen (SharePoint Server 2010).
Merencanakan tipe konten dokumen
Tahap pertama dalam tipe konten dokumen perencanaan adalah meninjau setiap tipe dokumen yang tercantum di lembar kerja menganalisis penggunaan dokumen (https://Go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) untuk menentukan apakah tipe konten yang sudah ada akan berfungsi untuk jenis dokumen tersebut. Setiap tipe konten dokumen harus mewarisi pengaturannya secara langsung dari tipe konten dokumen inti atau dari tipe konten yang diturunkan dari tipe konten dokumen. Ini memastikan bahwa kolom dasar untuk tipe dokumen Anda, seperti judul dan dibuat oleh, hadir dan Anda bisa mengaitkan Templat dengan tipe konten. Jika tipe konten inti (seperti dokumen) sudah mencukupi, masukkan nama tipe konten dalam kolom tipe konten dari lembar kerja "menganalisis penggunaan dokumen".
Catatan: Tipe konten inti yang didukung tidak menyertakan file PDF.
Untuk informasi tentang mengubah tipe konten inti, Unduh dokumen teknis "panduan untuk mengedit tipe konten dan kolom situs yang ditentukan sebelumnya" (https://Go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).
Tipe konten daftar paket
Elemen tipe konten daftar menyertakan kolom metadata yang terkait dengan tipe konten dan alur kerja yang bisa berjalan pada item tipe konten tersebut. Gunakan tipe konten daftar untuk menentukan jenis item daftar yang unik untuk solusi Anda. Misalnya, dalam solusi pusat panggilan pelanggan, di mana profesional dukungan menyelidiki dan mengatasi masalah teknis pelanggan, tipe konten daftar bisa digunakan untuk membakukan data untuk setiap insiden dukungan dan untuk melacak insiden dengan menggunakan alur kerja.
Merencanakan alur kerja
Alur kerja menerapkan proses bisnis pada dokumen, halaman web, formulir, dan item daftar di SharePoint Server 2016. Mereka dapat dikaitkan dengan pustaka, daftar, atau tipe konten.
Dalam manajemen dokumen, gunakan alur kerja untuk merutekan dokumen dari orang ke orang sehingga mereka masing-masing menyelesaikan tugas manajemen dokumen mereka, seperti meninjau dokumen, menyetujui publikasi mereka, atau mengelola disposisi mereka. Juga, gunakan alur kerja kustom untuk memindahkan dokumen dari satu situs atau pustaka ke yang lain. Misalnya, Anda bisa mendesain alur kerja untuk menyalin dokumen dari satu situs ke yang lain saat dokumen dijadwalkan diarsipkan.
SharePoint Server 2016 menyertakan alur kerja tiga-status, yang bisa Anda gunakan untuk mengelola proses bisnis yang melacak status item melalui tiga status atau fase. SharePoint Server 2016 juga menyertakan alur kerja berikut yang memerlukan manajemen dokumen.
-
Kumpulkan Umpan Balik Mengirim dokumen untuk ditinjau.
-
Persetujuan Mengirim dokumen untuk disetujui, sering kali sebagai prasyarat untuk menerbitkannya.
-
Disposisi Mengelola kedaluwarsa dan disposisi dokumen.
-
Kumpulkan Tanda Tangan Merutekan dokumen untuk tanda tangan.
Kaitkan alur kerja dengan tipe konten saat Anda ingin membuat alur kerja tersebut tersedia ketika tipe konten tersebut sedang digunakan. Misalnya, tipe konten pesanan pembelian dapat memerlukan persetujuan dari seorang manajer sebelum transaksi dapat diselesaikan. Untuk memastikan bahwa alur kerja persetujuan selalu tersedia ketika pesanan pembelian dimulai, buat tipe konten pesanan pembelian dan kaitkan alur kerja persetujuan dengannya. Lalu tambahkan tipe konten pesanan pembelian ke setiap pustaka dokumen di mana pesanan pembelian akan disimpan.
Untuk merencanakan alur kerja untuk solusi manajemen dokumen Anda, analisis setiap tipe konten dokumen yang ingin Anda terapkan dan identifikasi proses bisnis yang harus tersedia untuk dijalankan pada konten tipe tersebut. Lalu identifikasi alur kerja yang harus Anda sediakan untuk konten tersebut.
Berikut ini adalah tabel sampel yang menganalisis alur kerja untuk tipe konten kontrak.
|
Proses kontrak |
Alur kerja kontrak |
|---|---|
|
Tinjau draf. |
Kumpulkan umpan balik |
|
Dapatkan persetujuan dari manajer dan penasihat hukum. |
Persetujuan |
|
Mengatasi masalah yang terbuka. |
Pelacakan masalah |
|
Dapatkan tanda tangan. |
Kumpulkan tanda tangan |
Untuk informasi selengkapnya, lihat alur kerja di SharePoint 2013.
Lembar Kerja
Gunakan lembar kerja berikut untuk merekam informasi yang dibahas dalam artikel ini:
-
Lembar kerja tipe konten dan perencanaan alur kerja (https://Go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)
