Merencanakan pembuatan versi dokumen, persetujuan konten, dan kontrol Check-Out di SharePoint

Tentang pembuatan versi, persetujuan konten, dan Check-Out

SharePoint Server 2016 menyertakan fitur berikut ini yang dapat membantu Anda mengontrol dokumen dalam pustaka dokumen:

• Pembuatan versi adalah metode dengan iterasi berurutan dokumen yang diberi nomor dan disimpan.

• Persetujuan konten adalah metode yang digunakan oleh anggota situs yang memiliki izin persetujuan untuk mengontrol publikasi konten.

• Check-Out dan Check-In adalah metode yang dapat dikontrol oleh pengguna dengan lebih baik ketika versi baru dokumen dibuat dan juga berkomentar tentang perubahan yang dibuat saat mereka memeriksa dokumen.

Anda mengonfigurasi pengaturan untuk fitur tata kelola konten yang dibahas dalam artikel ini di pustaka dokumen. Untuk berbagi pengaturan ini di seluruh pustaka dalam solusi, Anda bisa membuat Templat pustaka dokumen yang menyertakan pengaturan tata kelola konten Anda. Hal ini memastikan bahwa pustaka baru akan mencerminkan keputusan tata kelola konten Anda.

Untuk informasi selengkapnya tentang penerapan versi, lihat mengaktifkan dan mengonfigurasi pembuatan versi untuk daftar atau pustaka.

Merencanakan pembuatan versi

Kontrol pembuatan versi default untuk pustaka dokumen tergantung pada Templat kumpulan situs. Namun, Anda bisa mengonfigurasi kontrol pembuatan versi untuk pustaka dokumen tergantung pada persyaratan tertentu. Setiap pustaka dokumen bisa memiliki kontrol pembuatan versi berbeda yang paling sesuai dengan tipe dokumen di pustaka. SharePoint Server 2016 memiliki tiga opsi pembuatan versi:

• Tidak ada penerapan versi      Menentukan bahwa tidak ada versi dokumen yang lebih lama yang disimpan. Saat penerapan versi tidak digunakan, versi dokumen yang lebih lama tidak dapat diambil kembali, dan Riwayat dokumen juga tidak dipertahankan karena komentar yang menyertai setiap iterasi dokumen tidak disimpan. Gunakan opsi ini pada pustaka dokumen yang berisi konten tidak penting atau konten yang tidak akan pernah berubah.

• Membuat versi utama      Menentukan bahwa versi dokumen dipertahankan dengan menggunakan skema pembuatan versi sederhana (seperti 1, 2, 3). Untuk mengontrol efek pada ruang penyimpanan, Anda bisa menentukan berapa banyak versi yang lebih lama untuk disimpan, menghitung mundur dari versi saat ini.

  Dalam penerapan versi utama, setiap kali versi baru dokumen disimpan, semua pengguna yang memiliki izin ke pustaka dokumen akan bisa menampilkan konten. Gunakan opsi ini jika Anda tidak ingin membedakan antara versi draf dokumen dan versi yang diterbitkan. Misalnya, dalam pustaka dokumen yang digunakan oleh grup kerja dalam organisasi, pembuatan versi utama adalah pilihan yang baik jika semua orang di tim harus bisa menampilkan semua iterasi dari setiap dokumen.

• Membuat versi utama dan minor (draf)      Menentukan bahwa versi dokumen dipertahankan dengan menggunakan skema pembuatan versi utama dan minor (seperti 1,0, 1,1, 1,2, 2,0, 2,1). Versi yang berakhir di .0 adalah versi utama dan versi yang diakhiri dengan ekstensi non-nol adalah versi kecil. Versi utama dan minor sebelumnya dokumen disimpan bersama-sama dengan versi saat ini. Untuk mengontrol efek pada ruang penyimpanan, Anda bisa menentukan berapa banyak versi utama sebelumnya untuk disimpan, menghitung mundur dari versi saat ini. Anda juga bisa menentukan berapa banyak versi utama yang sedang disimpan harus menyertakan versi minor masing-masing. Misalnya, jika Anda menentukan bahwa versi minor harus disimpan untuk dua versi utama dan versi utama saat ini adalah 4,0, maka semua versi minor mulai dari 3,1 akan disimpan.

  Dalam pembuatan versi utama dan minor, setiap pengguna yang memiliki izin Baca bisa menampilkan versi utama dokumen. Anda bisa menentukan pengguna mana yang juga bisa menampilkan versi minor. Biasanya, kami menyarankan agar Anda memberi izin untuk menampilkan dan bekerja dengan versi minor kepada pengguna yang bisa mengedit item, dan membatasi pengguna yang memiliki izin baca untuk menampilkan versi utama saja.

  Gunakan penerapan versi utama dan minor saat Anda ingin membedakan antara konten yang diterbitkan yang bisa ditampilkan oleh audiens dan draf konten yang belum siap untuk diterbitkan. Misalnya, di situs web sumber daya manusia yang menjelaskan manfaat organisasi, gunakan pembuatan versi utama dan minor untuk membatasi akses karyawan ke Deskripsi manfaat saat Deskripsi sedang direvisi.

Merencanakan persetujuan konten

Gunakan persetujuan konten untuk merumuskan dan mengontrol pembuatan konten yang tersedia bagi audiens. Misalnya, perusahaan yang menerbitkan konten sebagai salah satu produk atau layanannya mungkin memerlukan peninjauan dan persetujuan hukum sebelum menerbitkan konten.

Draf dokumen menunggu persetujuan konten berada dalam status tertunda. Saat pemberi persetujuan meninjau dokumen dan menyetujui konten, dokumen tersebut menjadi tersedia untuk ditampilkan oleh pengguna yang memiliki izin baca. Pemilik pustaka dokumen bisa mengaktifkan persetujuan konten untuk pustaka dokumen dan secara opsional, dapat mengaitkan alur kerja dengan pustaka untuk menjalankan proses persetujuan.

Cara dokumen dikirimkan untuk persetujuan bervariasi tergantung pada pengaturan pembuatan versi di pustaka dokumen:

• Tidak ada penerapan versi      Jika pembuatan versi tidak digunakan dan perubahan pada dokumen disimpan, status dokumen menjadi tertunda. SharePoint Server 2016 menyimpan versi dokumen yang lebih lama sehingga pengguna yang memiliki izin Baca masih bisa menampilkannya. Setelah perubahan tertunda disetujui, versi baru dokumen tersebut tersedia untuk ditampilkan oleh pengguna yang memiliki izin baca dan versi yang lebih lama tidak dipertahankan.

  Jika penerapan versi tidak digunakan dan dokumen baru diunggah ke pustaka dokumen, aplikasi akan ditambahkan ke pustaka dalam status tertunda dan tidak dapat dilihat oleh pengguna yang telah membaca izin hingga disetujui.

• Membuat versi utama      Jika pembuatan versi utama digunakan dan perubahan pada dokumen disimpan, status dokumen menjadi tertunda dan versi utama dokumen sebelumnya dibuat tersedia untuk ditampilkan oleh pengguna yang memiliki izin membaca. Setelah perubahan pada dokumen disetujui, versi utama dokumen yang baru dibuat dan tersedia untuk pengguna yang memiliki izin baca, dan versi utama sebelumnya disimpan ke daftar Riwayat dokumen.

  Jika pembuatan versi utama digunakan dan dokumen baru diunggah ke pustaka dokumen, maka akan ditambahkan ke pustaka dalam status tertunda dan tidak dapat dilihat oleh pengguna yang memiliki izin Baca hingga dokumen tersebut disetujui sebagai versi 1.

• Membuat versi utama dan minor (draf)      Jika penerapan versi utama dan minor sedang digunakan dan perubahan pada dokumen disimpan, penulis memiliki pilihan untuk menyimpan versi minor dokumen baru sebagai draf atau membuat versi utama yang baru, yang mengubah status dokumen untuk ditunda. Setelah perubahan pada dokumen disetujui, versi utama dokumen yang baru dibuat dan tersedia untuk pengguna yang memiliki izin baca. Dalam pembuatan versi utama dan minor, baik dokumen versi utama dan minor disimpan dalam daftar Riwayat dokumen.

  Jika penerapan versi utama dan minor sedang digunakan dan dokumen baru diunggah ke pustaka dokumen, maka dapat ditambahkan ke pustaka baik dalam status draf sebagai versi 0,1 atau penulis dapat segera meminta persetujuan. Dalam kasus ini, status dokumen menjadi tertunda.

Rencanakan Check-Out dan Check-In

Anda dapat mengharuskan pengguna untuk memeriksa dokumen dari pustaka dokumen sebelum mengedit dokumen. Manfaat dari memerlukan Check-Out dan Check-In meliputi:

• Kontrol yang lebih baik ketika versi dokumen dibuat. Saat dokumen dicek keluar, penulis dapat menyimpan dokumen tanpa memeriksanya. Pengguna lain dari pustaka dokumen tidak akan dapat melihat perubahan ini, dan versi baru tidak dibuat. Versi baru (terlihat oleh pengguna lain) hanya dibuat saat penulis memeriksa dokumen. Ini memberi penulis lebih fleksibel dan terkendali.

• Pengambilan metadata yang lebih baik. Saat dokumen didaftarkan, penulis dapat menulis komentar yang menjelaskan perubahan yang dibuat pada dokumen. Ini membuat catatan sejarah yang sedang berlangsung dari perubahan yang dibuat pada dokumen.

Jika solusi mengharuskan pengguna untuk Check in dan Check Out dokumen untuk mengeditnya, Anda bisa menggunakan fitur dalam aplikasi klien Office 2016 yang mendukung tindakan ini. Pengguna dapat memeriksa dokumen, membatalkan Check-Out, dan memeriksa dokumen dari aplikasi klien Office 2016 .

Saat dokumen dicek keluar, dokumen dikunci untuk pengeditan eksklusif oleh pengguna. Saat pengguna menyimpan pengeditan ke file ini, perubahan diunggah dan disimpan ke server. Perubahan bersifat privat bagi pengguna dan tidak terlihat oleh orang lain. Saat pengguna siap untuk memeriksa dokumen, perubahan terbaru dibuat terlihat oleh orang lain dan diterbitkan.

Dari aplikasi klien Office 2016 , pengguna juga dapat memilih untuk membiarkan dokumen yang dicheck-Out di server dengan mengubah opsi pengeditan konten.