Ringkasan: Pelajari tentang elemen solusi manajemen dokumen dan proses perencanaan manajemen dokumen di SharePoint 2013.
Artikel ini berisi deskripsi tingkat tinggi tentang berbagai elemen solusi manajemen dokumen yang didasarkan pada SharePoint Server 2016.
Manajemen dokumen mengontrol siklus hidup dokumen di organisasi Anda — cara dokumen dibuat, ditinjau, dan diterbitkan, dan bagaimana dokumen itu dibuang atau dipertahankan. Meskipun istilah "manajemen" berarti bahwa informasi dikontrol dari bagian atas organisasi, sistem manajemen dokumen yang efektif harus mencerminkan budaya organisasi yang menggunakannya. Alat yang Anda gunakan untuk manajemen dokumen harus cukup fleksibel untuk memungkinkan Anda mengontrol siklus hidup dokumen secara ketat, jika itu sesuai dengan budaya dan tujuan perusahaan Anda, tetapi juga untuk memungkinkan Anda menerapkan sistem yang lebih longgar terstruktur, jika itu lebih cocok dengan perusahaan Anda.
Elemen dari sistem manajemen dokumen
Solusi manajemen dokumen yang efektif menentukan hal berikut ini:
-
Jenis dokumen dan konten lain apa yang bisa dibuat di dalam organisasi.
-
Templat apa yang digunakan untuk setiap jenis dokumen.
-
Metadata apa yang diberikan untuk setiap jenis dokumen.
-
Di mana menyimpan dokumen pada setiap tahap siklus hidupnya.
-
Cara mengontrol akses ke dokumen pada setiap tahap siklus hidupnya.
-
Cara memindahkan dokumen di dalam organisasi saat anggota tim berkontribusi pada pembuatan, tinjauan, persetujuan, publikasi, dan disposisi dokumen.
SharePoint Foundation 2013 menyertakan fitur yang mengimplementasikan semua aspek manajemen dokumen ini. SharePoint Server 2016 menyertakan fitur yang sama dan juga menambahkan hal berikut ini:
-
Kebijakan apa yang diterapkan pada dokumen sehingga tindakan yang terkait dengan dokumen diaudit, dokumen dipertahankan atau dibuang dengan benar, dan konten yang penting bagi organisasi dilindungi.
-
Cara menangani dokumen sebagai catatan perusahaan, yang harus dipertahankan sesuai dengan persyaratan hukum dan panduan perusahaan.
Untuk memastikan bahwa pekerja informasi bisa dengan mudah memanfaatkan kapabilitas ini tanpa harus keluar dari operasi sehari-hari mereka dan alat yang sudah tidak asing lagi, aplikasi di sistem Microsoft Office— seperti Microsoft Outlook dan Word— juga menyertakan fitur yang mendukung setiap tahapan dalam siklus hidup dokumen.
Proses perencanaan
Proses perencanaan manajemen dokumen terdiri dari langkah-langkah utama berikut ini:
-
Mengidentifikasi peran manajemen dokumen Pastikan bahwa rencana Anda menggabungkan umpan balik pemangku kepentingan utama organisasi, anda memiliki tim terbaik untuk menerapkan solusi tersebut, dan Anda tahu siapa yang akan berpartisipasi dalam proses manajemen dokumen.
-
Menganalisis penggunaan dokumen Setelah Anda mengidentifikasi siapa yang mengerjakan dokumen, tentukan jenis dokumen yang mereka mengerjakan dan cara menggunakannya. Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengidentifikasi pengguna dan menganalisis penggunaan dokumen (SharePoint Server 2010).
-
Merencanakan organisasi dokumen Anda bisa menata dokumen di kumpulan situs, situs, dan pustaka. SharePoint Server 2016 menawarkan rangkaian fitur untuk membantu menata dan menyimpan dokumen, dari situs khusus hingga pustaka dokumen yang tidak terstruktur melonggar untuk pembuatan dan kolaborasi dokumen cepat. Di dalam pustaka, Anda juga bisa menata konten ke dalam folder dan subfolder. Untuk informasi selengkapnya, lihat Perencanaan pustaka dokumen (SharePoint Server 2010).
-
Merencanakan bagaimana konten berpindah antar lokasi Mungkin diperlukan untuk memindahkan atau menyalin dokumen dari satu situs atau pustaka ke situs atau pustaka lain pada tahap siklus hidupnya yang berbeda. Untuk informasi selengkapnya, lihat "Merencanakan aliran konten" dalam Perencanaan pustaka dokumen (SharePoint Server 2010).
-
Merencanakan tipe konten Gunakan tipe konten untuk menata informasi tentang dokumen, seperti metadata, templat dokumen, dan proses alur kerja. Ini adalah langkah penting untuk membantu Anda menata dokumen Anda dan menerapkan konsistensi di seluruh organisasi Anda. Untuk informasi selengkapnya, lihat Tipe konten dan perencanaan alur kerja (SharePoint Server 2010).
-
Merencanakan alur kerja Saat Anda merencanakan alur kerja untuk organisasi, Anda bisa mengontrol dan melacak bagaimana dokumen berpindah dari satu anggota tim ke anggota tim lain saat setiap peserta berkolaborasi dalam siklus hidup dokumen. SharePoint Server 2016 menyertakan alur kerja untuk tugas tim umum seperti meninjau dan menyetujui dokumen. SharePoint Server 2016 juga mendukung pembuatan dan penginstalan alur kerja kustom. Untuk informasi selengkapnya, lihat Tipe konten dan perencanaan alur kerja (SharePoint Server 2010).
-
Merencanakan tata kelola konten Anda dapat merencanakan derajat kontrol yang tepat berdasarkan tipe konten atau lokasi penyimpanan. Misalnya, Anda mungkin mengharuskan agar dokumen di pustaka tertentu di-check out sebelum bisa diedit. Untuk informasi selengkapnya, lihat Perencanaan versi, persetujuan konten, dan check out (SharePoint Server 2010).
-
Kebijakan paket Untuk setiap tipe konten, rencanakan kebijakan manajemen informasi untuk memastikan bahwa dokumen diaudit, dipertahankan, dan ditangani menurut persyaratan hukum dan institusi organisasi Anda. SharePoint Server 2016 menyertakan kebijakan yang mengimplementasikan pengauditan, penyimpanan dokumen, dan kode batang (untuk memastikan bahwa konten yang dicetak dapat dikorelasi dengan versi elektronik yang terkait). Untuk informasi selengkapnya, lihat Perencanaan kebijakan manajemen informasi (SharePoint Server 2010).
Catatan: Kebijakan tidak tersedia di SharePoint Foundation 2013.
