Untuk mematuhi standar bisnis dan peraturan industri, organisasi perlu melindungi informasi sensitif dan mencegah pengungkapannya yang tidak disengaja. Contoh informasi sensitif yang mungkin ingin Anda cegah agar tidak bocor di luar organisasi Anda termasuk data keuangan atau informasi pengidentifikasi pribadi (PII) seperti nomor kartu kredit, nomor jaminan sosial, atau nomor KTP. Dengan kebijakan pencegahan kehilangan data (DLP) di SharePoint Server 2016, Anda dapat mengidentifikasi, memantau, dan melindungi informasi sensitif secara otomatis di seluruh kumpulan situs Anda.
Dengan DLP, Anda dapat:
- Buat kueri DLP untuk mengidentifikasi informasi sensitif apa yang sekarang ada di koleksi situs Anda. Sebelum membuat kebijakan DLP, akan sangat membantu untuk melihat tipe informasi sensitif apa yang sedang dikerjakan oleh orang-orang di organisasi Anda, dan kumpulan situs mana yang berisi informasi sensitif ini. Dengan kueri DLP, Anda dapat menemukan informasi sensitif yang tunduk pada peraturan industri umum, lebih memahami risiko Anda, serta menentukan informasi sensitif apa dan di mana informasi sensitif yang perlu dilindungi oleh kebijakan DLP Anda.
- Buat kebijakan DLP untuk memantau dan melindungi informasi sensitif secara otomatis di koleksi situs Anda. Misalnya, Anda dapat menyiapkan kebijakan yang menampilkan tips kebijakan kepada pengguna jika mereka menyimpan dokumen yang berisi informasi pengidentifikasi pribadi. Selanjutnya, kebijakan ini dapat secara otomatis memblokir akses ke dokumen tersebut untuk semua orang kecuali pemilik situs, pemilik konten, dan siapa pun yang terakhir mengubah dokumen. Dan terakhir, karena Anda tidak ingin kebijakan DLP Anda mencegah orang menyelesaikan pekerjaan mereka, tip kebijakan memiliki opsi untuk menimpa tindakan pemblokiran, sehingga orang dapat terus bekerja dengan dokumen jika mereka memiliki pembenaran bisnis.
Templat DLP
Saat membuat kueri DLP atau kebijakan DLP, Anda dapat memilih dari daftar templat DLP yang sesuai dengan persyaratan peraturan umum. Setiap templat DLP mengidentifikasi tipe informasi sensitif tertentu – misalnya, templat yang bernama Data Informasi Pengidentifikasi Pribadi (PII) AS mengidentifikasi konten yang berisi nomor paspor AS dan Inggris Raya, Nomor Identifikasi Wajib Pajak Individu AS (ITIN), atau Nomor Jaminan Sosial AS (SSN).
Jenis informasi sensitif
Kebijakan DLP membantu melindungi informasi sensitif, yang didefinisikan sebagai jenis informasi sensitif. SharePoint Server 2016 menyertakan definisi untuk banyak tipe informasi sensitif umum yang siap Anda gunakan, seperti nomor kartu kredit, nomor rekening bank, nomor KTP, dan nomor paspor.
Ketika kebijakan DLP mencari jenis informasi sensitif seperti nomor kartu kredit, kebijakan tersebut tidak hanya mencari nomor 16 digit. Setiap tipe informasi sensitif ditentukan dan dideteksi dengan menggunakan kombinasi:
- Kata kunci
- Fungsi internal untuk memvalidasi checksum atau komposisi
- Evaluasi ekspresi reguler untuk menemukan kecocokan pola
- Pemeriksaan konten lainnya
Hal ini membantu deteksi DLP mencapai tingkat akurasi yang tinggi sekaligus mengurangi jumlah positif palsu yang dapat mengganggu pekerjaan orang.
Setiap templat DLP mencari satu atau beberapa tipe informasi sensitif. Untuk informasi selengkapnya tentang cara kerja setiap tipe informasi sensitif, lihat Apa yang dicari oleh tipe informasi sensitif di SharePoint Server 2016.
| Templat DLP ini... | Mencari jenis informasi sensitif ini... |
|---|---|
| Data Informasi Identifikasi Pribadi (PII) AS | Nomor Paspor AS / Inggris Raya Nomor Identifikasi Wajib Pajak Perorangan AS (ITIN) Nomor Jaminan Sosial AS (SSN) |
| Undang-Undang Gramm-Leach-Bliley AS (GLBA) | Nomor Kartu Kredit Nomor Rekening Bank A.S. Nomor Identifikasi Wajib Pajak Perorangan AS (ITIN) Nomor Jaminan Sosial AS (SSN) |
| Standar Keamanan Data PCI (PCI DSS) | Nomor Kartu Kredit |
| Data keuangan Inggris Raya | Nomor Kartu Kredit Nomor Kartu Debit UE Kode SWIFT |
| Data keuangan A.S. | Nomor Perutean ABA Nomor Kartu Kredit Nomor Rekening Bank A.S. |
| Data Informasi Pengidentifikasi Pribadi (PII) Inggris Raya | Nomor Asuransi Nasional Inggris Raya (NINO) Nomor Paspor AS / Inggris Raya |
| Undang-Undang Perlindungan Data Inggris Raya | Kode SWIFT Nomor Asuransi Nasional Inggris Raya (NINO) Nomor Paspor AS / Inggris Raya |
| Peraturan Privasi dan Komunikasi Elektronik Inggris Raya | Kode SWIFT |
| Undang-Undang Kerahasiaan Nomor Jaminan Sosial Negara Bagian AS | Nomor Jaminan Sosial AS (SSN) |
| Undang-Undang Pemberitahuan Pelanggaran Negara Bagian AS | Nomor Kartu Kredit Nomor Rekening Bank A.S. Nomor SIM AS Nomor Jaminan Sosial AS (SSN) |
kueri DLP
Sebelum membuat kebijakan DLP, Anda mungkin ingin melihat informasi sensitif apa yang sudah ada di seluruh kumpulan situs Anda. Untuk melakukannya, Anda membuat dan menjalankan kueri DLP di Pusat eDiscovery.
Kueri DLP berfungsi sama seperti kueri eDiscovery. Berdasarkan templat DLP yang Anda pilih, kueri DLP dikonfigurasi untuk mencari tipe informasi sensitif tertentu. Pertama, pilih lokasi yang ingin Anda cari, lalu Anda dapat menyempurnakan kueri karena mendukung Bahasa Kueri Kata Kunci (KQL). Selain itu, Anda dapat mempersempit kueri dengan memilih rentang tanggal, penulis tertentu, nilai properti SharePoint, atau lokasi. Selain itu, seperti kueri eDiscovery, Anda dapat mempratinjau, mengekspor, dan mengunduh hasil kueri.
Kebijakan DLP
Kebijakan DLP membantu Anda mengidentifikasi, memantau, dan secara otomatis melindungi informasi sensitif yang tunduk pada peraturan industri umum. Anda memilih jenis informasi sensitif apa yang akan dilindungi, dan tindakan apa yang akan dilakukan saat konten yang berisi informasi sensitif tersebut terdeteksi. Kebijakan DLP dapat memberi tahu petugas kepatuhan dengan mengirimkan laporan insiden, memberi tahu pengguna dengan tip kebijakan di situs, dan secara opsional memblokir akses ke dokumen untuk semua orang kecuali pemilik situs, pemilik konten, dan siapa pun yang terakhir mengubah dokumen. Terakhir, tip kebijakan memiliki opsi untuk menimpa tindakan pemblokiran, sehingga orang dapat terus bekerja dengan dokumen jika mereka memiliki pembenaran bisnis atau perlu melaporkan positif palsu.
Anda membuat dan mengelola kebijakan DLP di Pusat Kebijakan Kepatuhan. Membuat kebijakan DLP adalah proses dua langkah: pertama, Anda membuat kebijakan DLP, lalu menetapkan kebijakan ke kumpulan situs.
Langkah 1: Membuat kebijakan DLP
Saat membuat kebijakan DLP, Anda memilih templat DLP yang mencari tipe informasi sensitif yang perlu diidentifikasi, dipantau, dan dilindungi secara otomatis.
Ketika kebijakan DLP menemukan konten yang menyertakan jumlah minimum instans dari tipe informasi sensitif tertentu yang Anda pilih – misalnya, lima nomor kartu kredit, atau satu nomor jaminan sosial – maka kebijakan DLP dapat secara otomatis melindungi informasi sensitif dengan mengambil tindakan berikut:
- Mengirim laporan insiden ke orang yang Anda pilih (seperti petugas kepatuhan) dengan detail acara. Laporan ini mencakup detail tentang konten yang terdeteksi seperti judul, pemilik dokumen, dan informasi sensitif apa yang terdeteksi. Untuk mengirim laporan insiden, Anda perlu mengonfigurasi pengaturan email keluar di Administrasi Pusat.
- Memberi tahu pengguna dengan tips kebijakan saat dokumen yang berisi informasi sensitif disimpan atau diedit. Tips kebijakan menjelaskan mengapa dokumen tersebut bertentangan dengan kebijakan DLP, sehingga orang dapat mengambil tindakan perbaikan, seperti menghapus informasi sensitif dari dokumen. Ketika dokumen sudah sesuai, tips kebijakan akan menghilang.
-
Memblokir akses ke konten untuk semua orang kecuali pemilik situs, pemilik dokumen, dan orang yang terakhir mengubah dokumen. Orang-orang ini dapat menghapus informasi sensitif dari dokumen atau mengambil tindakan perbaikan lainnya. Jika dokumen sudah sesuai, izin asli akan dipulihkan secara otomatis. Penting untuk dipahami bahwa tip kebijakan memberi orang lain opsi untuk menimpa tindakan pemblokiran. Dengan demikian, tips kebijakan dapat membantu mengedukasi pengguna tentang kebijakan DLP Anda dan menerapkannya tanpa mencegah orang melakukan pekerjaan mereka.
Langkah 2: Menetapkan kebijakan DLP
Setelah membuat kebijakan DLP, Anda perlu menetapkannya ke satu atau beberapa kumpulan situs, tempat kebijakan dapat mulai membantu melindungi informasi sensitif di lokasi tersebut. Satu kebijakan dapat ditetapkan ke banyak kumpulan situs, tetapi setiap penetapan perlu dibuat satu per satu.
Tips kebijakan
Anda ingin orang-orang di organisasi Anda yang bekerja dengan informasi sensitif tetap mematuhi kebijakan DLP Anda, tetapi Anda tidak ingin memblokir mereka untuk menyelesaikan pekerjaan mereka secara tidak perlu. Di sinilah tips kebijakan dapat membantu.
Tips kebijakan adalah pemberitahuan atau peringatan yang muncul ketika seseorang bekerja dengan konten yang bertentangan dengan kebijakan DLP — misalnya, konten seperti buku kerja Excel yang berisi informasi pengidentifikasi pribadi (PII) dan yang disimpan ke situs.
Anda dapat menggunakan tips kebijakan untuk meningkatkan kesadaran dan membantu mengedukasi orang tentang kebijakan organisasi Anda. Tips kebijakan juga memberi orang opsi untuk menimpa kebijakan, sehingga mereka tidak diblokir jika mereka memiliki kebutuhan bisnis yang valid atau jika kebijakan mendeteksi positif palsu.
Melihat atau menimpa tips kebijakan
Untuk mengambil tindakan pada dokumen, seperti menimpa kebijakan DLP atau melaporkan positif palsu, Anda dapat memilih menu Buka ... untuk item >Tampilkan tips kebijakan.
Tips kebijakan mencantumkan masalah dengan konten, dan Anda dapat memilih Selesaikan, lalu Ganti tips kebijakan atau Laporkan positif palsu.
Detail tentang cara kerja tips kebijakan
Perhatikan bahwa konten dimungkinkan cocok dengan lebih dari satu kebijakan DLP, tetapi hanya tips kebijakan dari kebijakan prioritas tertinggi yang paling ketat yang akan ditampilkan. Misalnya, tip kebijakan dari kebijakan DLP yang memblokir akses ke konten akan ditampilkan melalui tip kebijakan dari aturan yang hanya memberi tahu pengguna. Ini mencegah orang melihat kaskade tips kebijakan. Selain itu, jika tips kebijakan dalam kebijakan yang paling ketat mengizinkan orang untuk menimpa kebijakan tersebut, maka menimpa kebijakan ini juga menimpa kebijakan lain yang cocok dengan konten.
Kebijakan DLP disinkronkan ke situs dan konten dievaluasi terhadap kebijakan tersebut secara berkala dan asinkron (lihat bagian berikutnya), jadi mungkin ada penundaan singkat antara saat Anda membuat kebijakan DLP dan waktu Anda mulai melihat tips kebijakan.
Cara kerja kebijakan DLP
DLP mendeteksi informasi sensitif menggunakan analisis konten mendalam (bukan hanya pemindaian teks sederhana). Analisis konten mendalam ini menggunakan kecocokan kata kunci, evaluasi ekspresi reguler, fungsi internal, dan metode lain untuk mendeteksi konten yang cocok dengan kebijakan DLP Anda. Berpotensi hanya sebagian kecil data Anda yang dianggap sensitif. Kebijakan DLP dapat mengidentifikasi, memantau, dan melindungi data tersebut secara otomatis, tanpa menghalangi atau memengaruhi orang yang bekerja dengan konten Anda lainnya.
Setelah Anda membuat kebijakan DLP di Pusat Kebijakan Kepatuhan, kebijakan tersebut disimpan sebagai definisi kebijakan di situs tersebut. Kemudian, saat Anda menetapkan kebijakan ke kumpulan situs yang berbeda, kebijakan akan disinkronkan ke lokasi tersebut, tempat kebijakan mulai mengevaluasi konten dan menerapkan tindakan seperti mengirim laporan insiden, menampilkan tips kebijakan, dan memblokir akses.
Evaluasi kebijakan di situs
Di semua koleksi situs Anda, dokumen terus berubah — dokumen terus dibuat, diedit, dibagikan, dan sebagainya. Ini berarti dokumen dapat berkonflik atau menjadi sesuai dengan kebijakan DLP kapan saja. Misalnya, seseorang dapat mengunggah dokumen yang tidak berisi informasi sensitif ke situs timnya, tetapi nanti, orang lain dapat mengedit dokumen yang sama dan menambahkan informasi sensitif ke dalamnya.
Oleh karena itu, kebijakan DLP sering memeriksa dokumen untuk kecocokan kebijakan di latar belakang. Anda dapat menganggap ini sebagai evaluasi kebijakan asinkron.
Berikut cara kerjanya. Saat orang menambahkan atau mengubah dokumen di situs mereka, mesin pencari akan memindai konten, sehingga Anda dapat mencarinya nanti. Saat hal ini terjadi, konten juga dipindai untuk mencari informasi sensitif. Informasi sensitif apa pun yang ditemukan disimpan dengan aman dalam indeks pencarian, sehingga hanya tim kepatuhan yang dapat mengaksesnya, tetapi bukan pengguna biasa. Setiap kebijakan DLP yang Anda aktifkan berjalan di latar belakang (asinkron), sering memeriksa, mencari, konten apa pun yang cocok dengan kebijakan, dan menerapkan tindakan untuk melindunginya dari kebocoran yang tidak disengaja.
Terakhir, dokumen dapat berkonflik dengan kebijakan DLP, tetapi juga dapat mematuhi kebijakan DLP. Misalnya, jika seseorang menambahkan nomor kartu kredit ke dokumen, hal ini dapat menyebabkan kebijakan DLP memblokir akses ke dokumen secara otomatis. Tetapi jika orang tersebut kemudian menghapus informasi sensitif, tindakan (dalam hal ini, pemblokiran) secara otomatis dibatalkan saat dokumen dievaluasi terhadap kebijakan.
DLP mengevaluasi konten apa pun yang dapat diindeks. Untuk informasi selengkapnya tentang tipe file yang dirayapi secara default, lihat Ekstensi nama file yang dirayap default dan jenis file yang dipilah.
Lihat kejadian DLP dalam log penggunaan
Anda dapat menampilkan aktivitas kebijakan DLP dalam log penggunaan pada server yang menjalankan SharePoint Server 2016. Misalnya, Anda dapat melihat teks yang dimasukkan oleh pengguna saat mereka menimpa tip kebijakan atau melaporkan positif palsu.
Pertama, Anda perlu mengaktifkan opsi di Administrasi Pusat (Pemantauan>:Mengonfigurasi pengumpulan> data penggunaan dan kesehatan, Penggunaan Peristiwa Log Sederhana Data_SPUnifiedAuditEntry). Untuk informasi selengkapnya tentang pencatatan penggunaan, lihat Mengonfigurasi pengumpulan data penggunaan dan kesehatan.
Setelah mengaktifkan fitur ini, Anda dapat membuka laporan penggunaan di server dan melihat alasan yang diberikan oleh pengguna untuk menimpa tip kebijakan DLP, bersama dengan kejadian DLP lainnya.
Sebelum Anda mulai menggunakan DLP
Topik ini menguraikan beberapa fitur yang bergantung pada DLP. Pengalaman ini antara lain:
Untuk mendeteksi dan mengklasifikasikan informasi sensitif dalam kumpulan situs Anda, mulai layanan pencarian dan tetapkan jadwal perayapan untuk konten Anda.
Aktifkan email keluar.
Untuk melihat penimpaan pengguna dan kejadian DLP lainnya, aktifkan laporan penggunaan.
Buat kumpulan situs:
- Untuk kueri DLP, buat kumpulan situs Pusat eDiscovery.
- Untuk kebijakan DLP, buat kumpulan situs Pusat Kebijakan Kepatuhan.
Buat grup keamanan untuk tim kepatuhan Anda, lalu tambahkan grup keamanan ke grup Pemilik di Pusat eDiscovery atau Pusat Kebijakan Kepatuhan.
Untuk menjalankan kueri DLP, izin tampilan diperlukan untuk semua konten yang akan dicari kueri – untuk informasi selengkapnya, lihat Membuat kueri DLP di SharePoint Server 2016.