Saat membuat pesan untuk audiens internal, ada pertimbangan yang harus dibuat untuk menentukan cara berkomunikasi secara efektif di seluruh organisasi Anda.
Langkah 1. Memahami tipe audiens internal organisasi Anda
Saat membuat pesan untuk audiens internal, penting untuk memahami siapa audiens Anda. Ini akan membantu Anda menentukan bahasa, nada, dan tingkat detail yang tepat untuk masuk saat membuat pesan untuk kampanye komunikasi Anda. Ini juga akan membantu Anda mengidentifikasi bagian informasi mana yang paling penting.
Audiens internal dapat dikelompokkan berdasarkan struktur organisasi, minat, kemahiran teknis, lokasi, bahasa, dan lainnya. Pertimbangkan kategori audiens berikut saat menentukan siapa audiens Anda:
Hierarki organisasi
Pertimbangkan lingkup tanggung jawab audiens Anda. Beberapa anggota organisasi berfokus pada area bisnis pada tingkat yang lebih tinggi daripada yang lain. Beberapa anggota organisasi berfokus pada hal-hal yang memengaruhi aktivitas sehari-hari mereka di tempat kerja.
Peran
Audiens internal juga dapat disegmentasikan menurut peran. Misalnya, karyawan penuh waktu mungkin terpengaruh oleh perubahan internal tertentu yang tidak memengaruhi karyawan paruh waktu. Karyawan berbasis proyek mungkin memerlukan pesan yang berfokus secara khusus pada detail kecil atau mengatasi masalah secara langsung, sementara karyawan lain hanya memerlukan pembaruan umum yang tidak berisi terlalu banyak detail kecil.
Departemen
Ini juga bisa bermanfaat untuk segmen audiens Anda berdasarkan departemen. Anggota departemen TI mungkin terpengaruh oleh kejadian tertentu yang tidak memengaruhi anggota departemen pemasaran. Pikirkan siapa yang dimaksudkan pesan Anda dan sesuaikan pesan Anda.
Bahasa atau lokasi
Di organisasi yang lebih besar, lokasi geografis memainkan peran besar dalam tipe dampak pesan Anda mungkin atau mungkin tidak memiliki pada sekelompok orang yang berbeda. Saat menyiapkan pesan yang berdampak pada seluruh organisasi, pastikan Anda mendapatkan informasi terbaru tentang acara saat ini dan hal-hal yang mungkin memengaruhi lokasi tertentu. Ini akan membantu Anda menghindari (suara nada tuli) saat membuat pesan. Ini juga akan memungkinkan Anda menyesuaikan pesan Anda dengan lebih baik ketika berbicara hanya kepada audiens tertentu dari bahasa dan lokasi yang berbeda.
Pelajari selengkapnya tentang membuat konten yang mudah diakses.
Langkah 2. Memahami perangkat yang digunakan untuk mengakses komunikasi internal
Sebagian besar organisasi menyertakan berbagai tipe audiens yang terdiri dari pekerja garis depan, pekerja di kantor, dan pekerja jarak jauh.
Pekerja garis depan biasanya bekerja dari perangkat seluler dan tablet dan tidak duduk di depan komputer untuk menyelesaikan sebagian besar tugas. Saat membuat pesan untuk pekerja garis depan, jaga pesan Anda tetap ringkas, mudah diakses, dan menarik secara visual.
Pekerja di kantor dan pekerja jarak jauh, di sisi lain, biasanya duduk di meja di pengaturan kantor tradisional dan menggunakan komputer atau laptop untuk mengakses dan terlibat dalam komunikasi perusahaan. Audiens ini juga dapat menggunakan perangkat seluler untuk mengakses dan terlibat dalam komunikasi perusahaan dari waktu ke waktu. Pesan untuk grup ini harus inklusif untuk mengakomodasi berbagai jadwal kerja, akses ke internet, bahasa, dan zona waktu. Di pekerja kantor biasanya terlibat satu sama lain secara langsung. Saat menargetkan pekerja di kantor, buat pesan tetap ringkas, informasi, dan singkat.
Ketika berkomunikasi ke garis depan dan pekerja jarak jauh, pertimbangkan untuk menggunakan lebih dari satu saluran distribusi untuk menjangkau karyawan yang berbeda dengan gaya kerja yang beragam. Juga menciptakan peluang bagi karyawan untuk berpartisipasi dalam percakapan, berbagi perspektif dan jaringan mereka dengan orang lain sehingga mereka merasa terhubung.
Langkah 3. Pertimbangkan ukuran dan lokasi audiens Anda
Gunakan ukuran dan lokasi audiens Anda untuk menentukan metode dan saluran distribusi yang tepat untuk digunakan untuk menjangkau mereka dan mendorong keterlibatan. Misalnya, pengumuman cepat yang dibuat untuk seluruh departemen TI atau komunitas internal penggemar teknologi Anda mungkin lebih cocok sebagai postingan Viva Engage, sementara pesan multi-bagian besar yang ditujukan untuk seluruh organisasi mungkin lebih cocok untuk diterbitkan sebagai halaman SharePoint.
Organisasi besar juga harus fokus untuk memastikan pesan dan bahasa yang digunakan di seluruh kampanye komunikasi mereka bersifat inklusif dan berfungsi dengan baik untuk pertimbangan multi-nasional. Pertimbangkan lokasi audiens Anda untuk memastikan konten dalam pesan Anda dilokalkan dengan baik dan memperhitungkan kejadian saat ini di lokasi audiens tempat Anda membuat pesan.
Langkah 4. Pilih saluran distribusi Anda
Setelah memahami segmen audiens, perangkat yang mereka gunakan untuk mengakses dan terlibat dalam komunikasi perusahaan, serta ukuran dan lokasi audiens Anda, gunakan informasi tersebut untuk memilih saluran distribusi yang tepat untuk kampanye komunikasi Anda.
