Cara berkomunikasi melalui saluran distribusi yang berbeda

Microsoft Viva Amplify memungkinkan Anda mengirim pesan melalui beberapa platform komunikasi untuk memperkuat komunikasi internal Anda. Melalui Viva Amplify, Anda bisa membuat satu pesan dan mengubahnya agar pas dengan saluran distribusi yang berbeda seperti Outlook, halaman SharePoint dan berita, Teams, dan Viva Engage (segera hadir). Dengan begitu banyak opsi, akan sulit untuk mengidentifikasi format terbaik untuk setiap saluran. Mengidentifikasi format mana yang berfungsi paling baik dapat membantu meningkatkan keterlibatan di seluruh organisasi Anda.

Outlook
SharePoint
Teams
Viva Engage

Outlook

Email sangat cocok untuk pesan formal terjadwal yang dapat memengaruhi beberapa grup orang. Email adalah pesan statis yang tidak bisa diperbarui setelah dikirim, jadi sebaiknya bagikan konten yang tidak memerlukan pembaruan dan perubahan tetap melalui email. Pertimbangkan menggunakan email untuk mengkomunikasikan hal-hal seperti pembaruan bisnis, pengenalan karyawan baru, dan pembaruan status cepat.

Manfaat berkomunikasi melalui email

Email komunikasi dapat diskalakan. Penerima email dapat berbagi dengan siapa pun yang memiliki alamat email, dan pembaca Anda dapat berinteraksi dengan merespons atau meneruskan email ke audiens yang lebih luas. Sebagai hasilnya, email Anda dapat dibaca oleh penerima langsung Anda, dan juga dapat dilihat oleh orang-orang yang meneruskan email. Email juga membuat alat yang hebat untuk menyimpan catatan dan melacak percakapan yang berharga.

Saat membuat email, Anda bisa menambahkan tautan ke konten lain seperti halaman dan gambar SharePoint untuk memberikan nilai tambahan.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan saat berkomunikasi melalui email

Email pesan tidak bisa disebarkan. Jika kesalahan dibuat, pengirim harus mengirim email tindak lanjut dengan koreksi atau penarikan kembali yang dimaksud lalu mengirim ulang pesan dengan koreksi.. Ada baiknya memeriksa email Anda dengan saksama sebelum mengirim untuk memastikan semua informasi akurat.

Email pesan bersifat statis, yang berarti bahwa Informasi tidak dapat dihapus atau diperbarui, dan informasi apa pun yang dikirim mewakili informasi paling akurat yang tersedia pada saat itu.

Email dapat difilter dari kotak masuk pembaca, menyebabkan pesan diabaikan atau belum dibaca.

Pelajari selengkapnya tentang praktik terbaik saat menulis email hebat dengan Outlook.

Praktik terbaik untuk berkomunikasi dengan Outlook

Nada suara	Jaga email tetap profesional, informatif, dan ramah Pertimbangkan audiens Anda ketika membuat pesan Anda, dan mendasarkan nada Anda di sekelara dengan pokok bahasan.
Panjangnya	Buat email tetap singkat dan sederhana. Ringkas poin utama Anda dalam beberapa kalimat pertama, dimulai dengan yang paling penting.
Struktur	Jika ada item tindakan yang jelas untuk audiens Anda, gunakan baris subjek untuk menyatakannya dengan jelas. Identifikasi siapa yang Anda alamatkan di salam Anda. Mulai dengan pesan utama Anda, diikuti dengan informasi tambahan apa pun. Gunakan penspasian, penomoran, atau poin yang tepat untuk memisahkan titik kunci. Buat tanda tangan email Anda tetap singkat, profesional, dan bebas dari grafik jika memungkinkan.
Cara meningkatkan keterlibatan	Tekankan ajakan Anda untuk bertindak dengan menambahkannya ke baris subjek, menambahkannya ke sepertiga pertama email Anda, mencantumkannya secara terpisah dan mudah terlihat, serta menebalkan atau menyorotinya. Engage audiens Anda dengan mengajukan pertanyaan dalam email Anda.
Cara mengukur keterlibatan	Email keterlibatan dapat diukur dengan melacak respons dan penyelesaian ajakan bertindak.

SharePoint

Saat berkomunikasi melalui SharePoint, pesan bisa dibuat dengan konten dinamis yang bisa sering berubah. Berkomunikasi di SharePoint memungkinkan Anda menggabungkan tema halaman, komponen web, dan kustomisasi bermerek untuk membuat elemen interaktif yang akan meningkatkan peluang keterlibatan pembaca.

Menggunakan halaman SharePoint untuk berkomunikasi dengan audiens Anda

Halaman SharePoint adalah halaman web dalam situs SharePoint yang menggunakan berbagai elemen seperti tombol, tautan, video, gambar, dan lainnya untuk membuat draf dan menerbitkan pesan yang bisa diperbarui dan diubah seiring berjalannya waktu (seperti. acara penting atau perubahan kebijakan). Halaman dapat dikunjungi oleh siapa saja yang memiliki akses untuk menampilkan situs tempat halaman dibuat.

Pelajari selengkapnya tentang membuat halaman SharePoint modern.

Menggunakan postingan berita SharePoint untuk berkomunikasi dengan audiens Anda

Postingan berita SharePoint adalah halaman SharePoint yang akan ditampilkan di umpan Viva Connections dan halaman lain yang menggunakan komponen web berita, termasuk halaman hub organisasi. Anda dapat dengan mudah mengonversi halaman SharePoint menjadi postingan berita. Postingan berita juga memungkinkan Anda untuk menargetkan informasi Anda ke demografi tertentu yang telah dikategorikan dalam organisasi Anda, seperti tim Pemasaran, tim SDM, atau kepemimpinan eksekutif. Penargetan audiens ini memberi penulis kemampuan untuk mengkustomisasi siapa yang melihat postingan berita mereka setelah diterbitkan.

Pelajari selengkapnya tentang membuat dan berbagi postingan berita SharePoint.

Pelajari selengkapnya tentang penargetan audiens di SharePoint.

Manfaat berkomunikasi melalui SharePoint

Pesan yang dibuat di SharePoint dapat diubah atau diperbarui sesering yang diperlukan dengan mudah. SharePoint juga memungkinkan Anda menampilkan analitik halaman dan mengubah pengaturan izin. Lebih penting lagi, SharePoint menyediakan pengguna kemampuan untuk menyertakan tindakan panggilan ke menggunakan komponen web tindakan Panggilan ke, menginspirasi pemirsa untuk terlibat. Menggunakan komponen web dinamis memungkinkan Anda meminta pembaca untuk terlibat lebih jauh dengan menggulir gambar, berinteraksi dengan bagan, mengakses sumber daya eksternal melalui tautan, dan memungkinkan pembaca menyukai dan meninggalkan komentar umpan balik untuk halaman SharePoint. SharePoint juga memungkinkan Anda menampilkan analitik halaman dan mengubah pengaturan izin untuk mengontrol siapa yang memiliki akses ke situs Anda.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan saat berkomunikasi melalui SharePoint

Pembaca harus memiliki akses untuk menampilkan situs tempat halaman atau postingan berita diposting. Meskipun pengguna dapat meminta akses ke situs Anda, permintaan mereka akan ditunda hingga seseorang merespons.

Praktik terbaik untuk berkomunikasi dengan SharePoint

Nada suara	Nada komunikasi Anda melalui SharePoint harus selaras dengan panduan merek perusahaan Anda. Nada juga akan bergantung pada topik dan tujuan komunikasi. Biasanya, komunikasi melalui SharePoint ramah dan informal. Nada dari halaman SharePoint atau postingan berita harus sesuai dengan nada situs SharePoint tempat halaman atau postingan berita akan diposting.
Panjangnya	Halaman SharePoint cocok dengan pesan yang lebih panjang yang terdiri dari dua topik atau lebih. Pertimbangkan untuk memecah pesan berukuran besar menjadi bagian yang lebih kecil dan tersegmentasi secara visual di halaman SharePoint Agar pesan dapat dicerna bagi audiens Anda.
Struktur	Manfaatkan bagian halaman, templat, dan komponen web SharePoint untuk mendorong pembaca berinteraksi dengan informasi melalui tombol, video, galeri gambar, formulir, pustaka dokumen, dan lainnya. Templat adalah dasar yang baik untuk memulai dari. Gunakan komponen web untuk membantu menghasilkan pesan yang menarik dan interaktif.
Cara meningkatkan keterlibatan	Manfaatkan komponen web dan pemformatan teks untuk membuat sesuatu yang mudah dibaca dan menarik secara visual. Sertakan judul halaman yang menyediakan informasi yang cukup tentang subjek dan setiap ajakan bertindak. Gunakan komponen web ajakan bertindak untuk menginspirasi pengguna untuk bertindak dengan mengklik link pilihan Anda.
Cara mengukur keterlibatan	Anda bisa menggunakan analitik halaman SharePoint untuk mengukur keterlibatan.

Teams

Teams sangat bagus untuk komunikasi cepat yang menjangkau anggota organisasi Anda tanpa mengganggu alur kerja mereka.

Manfaat berkomunikasi melalui Teams

Karyawan di banyak organisasi menghabiskan sebagian besar hari kerja mereka dengan Teams terbuka. Akibatnya, saat Anda berkomunikasi melalui Teams, Anda cenderung menjangkau orang dengan cepat karena mereka tidak perlu membuka aplikasi atau halaman lain untuk menampilkan postingan Anda.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan saat berkomunikasi melalui Teams

Bergantung pada cara organisasi Anda menggunakan Teams, orang-orang mungkin menerima banyak pemberitahuan Teams setiap jam. Penting untuk membuat postingan Teams Anda menonjol agar menarik perhatian dan tidak diabaikan.

Praktik terbaik untuk berkomunikasi dengan Teams

Nada suara	Terapkan nada yang ramah dan santai saat menulis pesan Teams. Pertimbangkan menggunakan emoji untuk membantu menggambarkan emosi dan menambahkan elemen yang penuh warna dan menyenangkan ke pesan Anda.
Panjangnya	Buat postingan Teams singkat dan mudah dipindai. Ringkas poin utama dan tautkan ke informasi tambahan saat diperlukan.
Struktur	Mulai postingan dengan poin penting Anda. Gunakan alat pemformatan untuk membuat gaya teks dan menambahkan poin untuk postingan dengan beberapa poin penting. Sediakan ringkasan dan tautan singkat saat merujuk ke konten yang sudah ada (seperti halaman atau artikel SharePoint). Pertimbangkan untuk menambahkan karakter ke pesan Anda dengan penggunaan GIF, ilustrasi, dan gambar yang disediakan oleh Teams.
Cara meningkatkan keterlibatan	Ajak pembaca untuk berinteraksi dengan postingan Teams Anda dengan mengajukan pertanyaan atau dengan mendorong mereka untuk menyukai dan berkomentar di bawah postingan Anda. Buat polling atau posting pertanyaan agar semua orang dapat melihat dan berinteraksi dengan jawaban pembaca lain. Gunakan @mentions untuk mendapatkan perhatian individu atau sekelompok orang tertentu.
Cara mengukur keterlibatan	Pantau reaksi Teams seperti jempol. Catat percakapan yang terjadi di postingan Anda.

Viva Engage (segera hadir)

Viva Engage adalah platform komunikasi yang menghubungkan orang-orang di seluruh organisasi dengan memungkinkan mereka membangun komunitas, berbagi informasi, dan melibatkan karyawan, menyaingkan orang-orang untuk menyelesaikan tujuan bersama dan mengakses informasi dengan cepat. Viva Engage memungkinkan semua anggota organisasi mengajukan pertanyaan secara publik, mengulang pakar, dan terlibat dalam wacana sosial tentang berbagai topik.

Pemimpin organisasi dapat menggunakan Viva Engage untuk mendorong budaya dan menyelaraskan organisasi dengan menyelenggarakan acara berskala perusahaan melalui video langsung dan sesuai permintaan. Communicator juga dapat membuat kampanye sosial yang dapat menginformasikan dan menyalakan percakapan yang berdampak pada seluruh organisasi.

Manfaat berkomunikasi melalui Viva Engage

Viva Engage adalah platform komunikasi yang hebat untuk memberi energi dan mempromosikan kolaborasi antar karyawan di seluruh organisasi. Anggota komunitas dapat berkolaborasi secara terbuka, berbagi ide, informasi, dan terhubung dengan minat bersama.

Ketika berkomunikasi dengan karyawan melalui Viva Engage, komunikator dapat dengan mudah mendorong dan mengukur keterlibatan dengan mudah....

Organisasi Anda bisa melihat berapa banyak keterlibatan topik tertentu yang dihasilkan oleh berapa banyak orang yang telah melihat postingan tersebut dan memberi pemirsa cara untuk bereaksi terhadap konten dalam pesan baik melalui komentar, suka, atau reaksi. Keterlibatan dapat dipromosikan lebih lanjut dengan menandai individu menggunakan @ dan nama mereka; memberi tahu mereka tentang percakapan yang sedang berlangsung dan mendorong mereka untuk berpartisipasi.

Pelajari selengkapnya tentang jumlah tampilan.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan saat berkomunikasi melalui Viva Engage

Saat berkomunikasi melalui Viva Engage, penting untuk menjaga informasi tetap singkat dan sederhana. Bagikan tautan ke bentuk konten yang lebih panjang dan dorong pengguna untuk berinteraksi dengan mengajukan pertanyaan kepada audiens, mendorong pembaca untuk menyukai, mengomentari, dan berbagi postingan Viva Engage Anda, dan menggabungkan elemen interaktif seperti polling dan survei.

Jaga nada postingan Viva Engage Anda tetap ramah, informatif, dan santai. Bergantung pada ukuran organisasi dan skala komunikasi, mungkin berguna untuk memiliki moderator atau dua orang yang bisa memantau postingan dan memandu percakapan jika mulai keluar dari topik, mengubah topik menjadi polarisasi, atau menonaktifkan komentar jika diperlukan.

Bersikaplah hormat jika mengkritisi pandangan orang lain, jangan membahas topik yang dapat mempermalukan atau mengasingkan orang lain, dan menghindari topik yang mempolarisasi seperti politik dan agama. Jangan memposting apa pun yang bersifat privat, rahasia, atau memposting pihak tertentu dengan cara yang negatif.

Nada suara	Lihat panduan merek perusahaan Anda yang khusus untuk organisasi Anda. Nada posting Anda harus ramah, informatif, dan santai. Bersikaplah hormat jika mengkritisi. Jangan membahas topik yang dapat mempermalukan atau mengasingkan pembaca Anda, dan menghindari topik yang mempolarisasi seperti politik atau agama. Jangan memposting apa pun yang bersifat pribadi atau rahasia. Hindari menyanyikan pesta tertentu dengan cara negatif.
Panjangnya	Buat postingan tetap singkat dan mudah dipindai. Ringkas poin utama dan tautkan ke informasi tambahan saat diperlukan.
Struktur	Mulai postingan dengan poin penting Anda. Sediakan ringkasan dan tautan singkat saat merujuk ke konten yang sudah ada (seperti halaman atau artikel SharePoint). Gunakan gambar dan video saat diperlukan. Gunakan @mentions dan tagar untuk mendapatkan perhatian individu atau sekelompok orang tertentu.
Cara meningkatkan keterlibatan	Ajak pembaca untuk berinteraksi dengan postingan Anda dengan mengajukan pertanyaan atau dengan mendorong mereka untuk menyukai, berbagi, dan meninggalkan komentar. Dorong anggota Anda untuk mengundang orang lain ke komunitas Viva Engage Anda. Buat polling atau posting pertanyaan agar semua orang dapat melihat dan berinteraksi dengan jawaban pembaca lain.
Cara mengukur keterlibatan	Catat percakapan yang terjadi di postingan Anda.