Menemukan rekaman dengan tanggal terbaru atau terlama

Aturan untuk membuat dan menggunakan kueri nilai teratas

Anda membuat kueri nilai teratas dengan membuat kueri pemilih terlebih dahulu. Bergantung pada hasil yang Anda inginkan, Anda menerapkan susunan urutan ke kueri, atau Anda mengonversi kueri menjadi kueri total. Jika Anda mengonversi kueri, Anda kemudian menggunakan fungsi agregat, seperti Max atau Min untuk mengembalikan nilai tertinggi atau terendah, atau Pertama atau Terakhir untuk mengembalikan tanggal paling awal atau terbaru. Anda menggunakan kueri total dan fungsi agregat hanya ketika Anda perlu menemukan data yang termasuk dalam sekumpulan grup atau kategori. Misalnya, anggaplah Anda perlu menemukan nomor penjualan untuk tanggal tertentu untuk setiap kota tempat perusahaan Anda beroperasi. Dalam hal ini, kota menjadi kategori (Anda perlu menemukan data per kota), sehingga Anda menggunakan kueri total.

Saat melanjutkan, ingatlah bahwa, terlepas dari tipe kueri, kueri Anda harus menggunakan bidang yang berisi data deskriptif, seperti nama pelanggan, dan juga bidang yang berisi nilai tanggal yang ingin Anda temukan. Selain itu, nilai tanggal harus berada di bidang yang diatur ke tipe data Tanggal/Waktu. Kueri yang diuraikan artikel ini gagal jika Anda mencoba menjalankannya terhadap nilai tanggal dalam bidang Teks Pendek. Selain itu, jika Anda ingin menggunakan kueri total, bidang data Anda harus menyertakan informasi kategori, seperti bidang kota atau negara/kawasan.

Memilih antara kueri nilai teratas dan filter

Untuk menentukan apakah Anda harus membuat kueri nilai teratas atau menerapkan filter, pilih salah satu hal berikut ini:

• Jika Anda ingin mengembalikan rekaman dengan tanggal terbaru atau terbaru dalam bidang, dan Anda tidak mengetahui nilai tanggal yang tepat, atau tidak masalah, Anda membuat kueri nilai teratas.

• Jika Anda ingin mengembalikan semua rekaman di mana tanggal cocok, adalah sebelum, atau lebih baru dari tanggal tertentu, Anda menggunakan filter. Misalnya, untuk melihat tanggal penjualan antara April dan Juli, Terapkan filter. Diskusi lengkap tentang filter berada di luar topik ini.

  Untuk informasi selengkapnya tentang membuat dan menggunakan filter, lihat artikel Menerapkan filter untuk menampilkan catatan pilihan dalam database Access.

Atas Halaman

Membuat kueri nilai teratas dasar

1. Di tab Buat, dalam grup Kueri, klik Desain Kueri.

2. Dalam kotak dialog, klik tabel yang ingin Anda gunakan dalam kueri, klik Tambahkan untuk meletakkan tabel di bagian atas desainer, lalu klik Tutup.

   -atau-

   Klik ganda tabel, lalu klik Tutup.

   Jika Anda menggunakan sampel data yang tercantum adalah bagian sebelumnya, tambahkan tabel Karyawan ke kueri.

3. Tambahkan bidang yang ingin Anda gunakan di kueri Anda ke kisi desain. Anda bisa mengklik ganda setiap bidang, atau menyeret dan meletakkan setiap bidang di sel kosong di baris Bidang .

   Jika Anda menggunakan tabel sampel, tambahkan bidang Nama Depan, Nama Belakang, dan Tanggal Lahir.

4. Dalam bidang yang berisi nilai teratas atau terbawah (bidang Tanggal Lahir, jika Anda menggunakan tabel sampel), klik baris Urutkan dan pilih Naik atau Turun.

   Urutan menurun mengembalikan tanggal terbaru, dan urutan naik mengembalikan tanggal paling awal.

   Penting: Anda harus mengatur nilai di baris Urutkan hanya untuk bidang yang berisi tanggal Anda. Jika Anda menentukan susunan urutan untuk bidang lain, kueri tidak mengembalikan hasil yang Anda inginkan.

5. Pada tab Desain Kueri , dalam grup Penyetelan Kueri , klik panah bawah di samping Semua (daftar Nilai Teratas ), dan masukkan jumlah rekaman yang ingin Anda lihat, atau pilih opsi dari daftar.

6. Klik Jalankan untuk menjalankan kueri dan menampilkan hasil dalam tampilan Lembar Data.

7. Simpan kueri dan biarkan kueri tetap terbuka untuk digunakan dalam langkah berikutnya.

Anda bisa melihat bahwa kueri tipe nilai teratas ini bisa menjawab pertanyaan dasar, seperti siapa orang tertua atau termuda di perusahaan. Langkah berikutnya menjelaskan cara menggunakan ekspresi dan kriteria lain untuk menambahkan daya dan fleksibilitas ke kueri. Kriteria yang diperlihatkan dalam langkah berikutnya mengembalikan ulang tahun tiga karyawan berikutnya.

Menambahkan kriteria ke kueri

1. Alihkan kueri yang Anda buat dalam langkah sebelumnya ke tampilan Desain.

2. Di kisi desain kueri, di kolom di sebelah kanan kolom Tanggal Lahir, salin dan tempel atau ketikkan ekspresi ini: Expr1: DatePart("m",[Birth Date])). Lalu klik Jalankan.

   Fungsi DatePart mengekstrak bagian bulan dari bidang Tanggal Lahir.

3. Beralih ke tampilan Desain.

4. Di sebelah kanan ekspresi pertama Anda, tempelkan atau ketikkan ekspresi ini: Expr2: DatePart("d",[Birth Date])). Lalu klik Jalankan.

   Dalam hal ini, fungsi DatePart mengekstrak bagian tanggal dari bidang Tanggal Lahir.

5. Beralih ke tampilan Desain.

6. Kosongkan kotak centang di baris Perlihatkan untuk masing-masing dari dua ekspresi yang baru saja Dimasukkan, klik baris Urutkan untuk setiap ekspresi, lalu pilih Naik.

7. Klik Jalankan.

8. Secara opsional, Anda bisa menentukan kriteria untuk membatasi lingkup kueri. Saat Anda menentukan kriteria, kueri hanya mengurutkan rekaman yang memenuhi kriteria, dan kueri mengidentifikasi nilai bidang atas atau bawah dari dalam daftar yang diurutkan.

   Untuk melanjutkan data sampel, beralihlah ke tampilan Desain. Lalu, di baris Kriteria dari kolom Tanggal Lahir , ketikkan ekspresi berikut ini:

   Month([Birth Date]) > Month(Date()) or Month([Birth Date]))= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date())

   Ekspresi ini melakukan hal berikut: Bagian Bulan([Tanggal Lahir]) > Month(Date()) memeriksa tanggal lahir setiap karyawan untuk melihat apakah jatuh dalam bulan mendatang dan, jika benar, menyertakan rekaman tersebut dalam kueri. The Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date()) porsi ekspresi memeriksa tanggal lahir yang terjadi dalam bulan saat ini untuk melihat apakah hari ulang tahun jatuh pada atau setelah hari saat ini. Jika kondisi tersebut benar, fungsi menyertakan rekaman tersebut dalam kueri. Untuk meringkas: Ekspresi ini mengabaikan rekaman di mana ulang tahun jatuh antara 1 Januari dan tanggal Anda menjalankan kueri.

   Untuk melihat lebih banyak contoh ekspresi kriteria kueri, lihat artikel Contoh kriteria kueri.

9. Pada tab Desain Kueri , dalam grup Penyetelan Kueri , klik panah bawah di samping Semua (daftar Nilai Teratas ), dan masukkan jumlah rekaman yang ingin Anda lihat, atau pilih opsi dari daftar.

   Untuk melihat tiga ulang tahun berikutnya, ketik 3.

10. Klik Jalankan untuk menjalankan kueri dan menampilkan hasil dalam tampilan Lembar Data.

Membuat kueri total

1. Di tab Buat, dalam grup Kueri, klik Desain Kueri.

2. Klik ganda tabel yang ingin Anda gunakan. Setiap tabel muncul di bagian atas desainer kueri.

   Jika Anda menggunakan tabel sampel yang tercantum di atas, tambahkan tabel Acara dan Tipe Acara.

3. Klik ganda bidang tabel yang ingin Anda gunakan dalam kueri. Pastikan Bahwa Anda hanya menambahkan bidang grup atau kategori dan bidang nilai ke kueri pada titik ini.

   Jika Anda menggunakan data sampel yang tercantum dalam tiga tabel sebelumnya, Anda menambahkan bidang Tipe Kejadian dari tabel Tipe Kejadian, atau bidang Tanggal Acara dari tabel Acara.

4. Secara opsional, Anda bisa menentukan kriteria yang membatasi lingkup kueri. Hanya rekaman yang memenuhi kriteria yang diurutkan, dan nilai bidang atas dan bawah yang diidentifikasi dalam daftar yang diurutkan ini.

   Misalnya, jika Anda ingin mengembalikan acara dalam kategori Fungsi Privat, ketikkan ekspresi ini di baris Kriteria dari kolom Tipe Kejadian : <>"Fungsi Privat".

   Untuk melihat lebih banyak contoh ekspresi kriteria kueri, lihat artikel Contoh kriteria kueri.

5. Konversi kueri menjadi kueri total dengan melakukan hal berikut:

   Pada tab Desain Kueri , dalam grup Perlihatkan/Sembunyikan , klik Total.

   Baris Total muncul di kisi desain.

6. Pastikan bahwa baris Total dari setiap bidang grup atau kategori diatur ke Kelompokkan Menurut, lalu atur baris Total bidang nilai (bidang dengan nilai teratas atau terbawah) menjadi Max atau Min.

   Max mengembalikan nilai terbesar dalam bidang numerik dan nilai tanggal atau waktu terbaru dalam bidang Tanggal/Waktu. Min mengembalikan nilai terkecil dalam bidang numerik dan nilai tanggal atau waktu paling awal dalam bidang Tanggal/Waktu.

7. Pada tab Desain Kueri , dalam grup Penyetelan Kueri , klik panah bawah di samping Semua (daftar Nilai Teratas ), dan masukkan jumlah rekaman yang ingin Anda lihat, atau pilih opsi dari daftar.

   Dalam hal ini, pilih Semua, lalu klik Jalankan untuk menampilkan hasil dalam tampilan Lembar Data.

   Catatan: Bergantung pada fungsi yang Anda pilih di langkah 6, Access mengubah nama bidang nilai dalam kueri menjadi MaxOfFieldName atau MinOfFieldName. Jika Anda menggunakan tabel sampel, Access mengganti nama bidang MaxOfEvent Date atau MinOfEvent Date.

8. Simpan kueri dan masuk ke langkah berikutnya.

Hasil kueri tidak memperlihatkan nama produk atau informasi lain tentang produk. Untuk melihat data tambahan tersebut, Anda perlu membuat kueri kedua yang menggabungkan kueri yang baru saja Dibuat. Langkah berikutnya menjelaskan cara melakukan hal ini.

Membuat kueri kedua untuk menambahkan lebih banyak data

1. Di tab Buat, dalam grup Kueri, klik Desain Kueri.

2. Klik tab Kueri , lalu klik ganda kueri total yang Anda buat di bagian sebelumnya.

3. Klik tab Tabel dan tambahkan tabel yang Anda gunakan dalam kueri total, dan tambahkan juga tabel yang berisi data terkait lainnya. Jika Anda menggunakan tiga tabel sampel sebelumnya, tambahkan tabel Tipe Acara, Acara, dan Pelanggan ke kueri baru Anda.

4. Menggabungkan bidang dalam kueri total ke bidang terkait dalam tabel induk. Untuk melakukannya, seret setiap bidang dalam kueri total ke bidang terkait dalam tabel.

   Jika Anda menggunakan data sampel dari tiga tabel, seret kolom Tipe Kejadian dalam kueri total ke bidang Tipe Kejadian dalam tabel Tipe Kejadian. Anda lalu menyeret kolom Tanggal MaxOfEvent dalam kueri total ke bidang Tanggal Kejadian dalam tabel Acara. Membuat gabungan ini memungkinkan kueri pemilihan baru Anda menyampulkan data dalam kueri total dan data dalam tabel lain.

5. Tambahkan bidang deskriptif tambahan dari tabel lain dalam kueri.

   Jika Anda menggunakan data sampel dari tiga tabel, Anda bisa menambahkan bidang Perusahaan dan Kontak dari tabel Pelanggan.

6. Secara opsional, tentukan susunan urutan untuk satu atau beberapa kolom. Misalnya, untuk mencantumkan kategori dalam urutan alfabet, atur baris Urutkan kolom Tipe Acarake Naik.

7. Pada tab Desain Kueri , dalam grup Hasil , klik Jalankan.

   Hasil kueri ditampilkan dalam tampilan Lembar Data.

Atas Halaman

Membuat kueri buat-tabel

1. Dengan kueri nilai teratas Anda terbuka dalam tampilan Desain:

   Pada tab Desain Kueri , dalam grup Tipe Kueri , klik Buat Tabel.

   Kotak dialog Buat Tabel muncul.

2. Dalam kotak Nama Tabel , ketikkan nama untuk tabel yang akan menyimpan rekaman bagian atas dan bawah. Misalnya, ketik Catatan Atas dan Bawah, lalu klik OK.

   Setiap kali Anda menjalankan kueri, alih-alih memperlihatkan hasil dalam tampilan Lembar Data, kueri membuat tabel dan mengganti nilai teratas dengan data saat ini.

3. Menyimpan dan menutup kueri.

Membuat kueri penambahan

1. Dengan kueri nilai terbawah Anda dalam tampilan Desain:

   Pada tab Desain Kueri , dalam grup Tipe Kueri , klik Tambahkan.

2. Kotak dialog Tambah akan muncul.

3. Ketikkan nama yang sama dengan yang Anda ketikkan dalam kotak dialog Buat Tabel .

   Misalnya, ketik Catatan Atas dan Bawah, lalu klik OK. Setiap kali Anda menjalankan kueri, alih-alih memperlihatkan hasil dalam tampilan Lembar Data, kueri menambahkan rekaman ke tabel Rekaman Atas dan Bawah.

4. Menyimpan dan menutup kueri.

Menjalankan kueri

• Sekarang Anda siap untuk menjalankan dua kueri. Di Panel Navigasi, klik ganda kueri nilai teratas dan klik Ya saat Access meminta Anda. Lalu klik ganda kueri Nilai Bawah dan klik Ya saat Access meminta Anda.

• Buka tabel Rekaman Atas dan Bawah dalam tampilan Lembar Data.

Tindakan atau kejadian ini telah diblokir oleh Mode Nonaktif.

Jika Anda melihat pesan tersebut, lakukan langkah-langkah berikut:

• Pilih Aktifkan konten ini lalu klik OK.

• Jalankan lagi kueri Anda.

Atas Halaman