Quando si configura SharePoint in Microsoft 365 in Microsoft 365, probabilmente si hanno documenti e file da aggiungere al sito del team. Ecco alcuni modi per aggiungere diversi tipi di contenuto al sito.
Nota
Per un articolo su come configurare OneDrive per i siti aziendali o dell'istituto di istruzione e del team in modo da poterli usare insieme, vedere Configurare Office 365 l'archiviazione e la condivisione di file.
In questo articolo
- Prima di iniziare,
- Creare cartelle, raccolte e siti secondari
- Caricare documenti, immagini e file
- È consigliabile creare elenchi di SharePoint per contatti, calendari e fogli di calcolo
- Considerare le soluzioni SharePoint per le normali esigenze aziendali
- Aiutare gli utenti del sito a trovare il contenuto
Prima di iniziare
Prima di iniziare a spostare i file, verificare lo spazio di archiviazione disponibile per SharePoint in Microsoft 365 in Microsoft 365. Per informazioni sui limiti di archiviazione per SharePoint in Microsoft 365, vedere Limiti di SharePoint.
Suggerimento
È importante ricordare che in Microsoft 365 i limiti di archiviazione per SharePoint in Microsoft 365 (sito del team) sono diversi dai limiti di archiviazione per Exchange Online (per gli account di posta elettronica). Per altre informazioni sui limiti di archiviazione delle cassette postali, vedere Destinatari in Descrizioni dei servizi di Microsoft 365 per Exchange Online.
Il passaggio successivo consiste nell'analizzare il contenuto attualmente disponibile. Sono inclusi documenti, immagini, moduli e così via.
Suggerimento
In Esplora file, cercare i file esistenti in base alle dimensioni e alla data. In questo modo è possibile identificare rapidamente i file usati di recente o di dimensioni molto grandi.
Valutare la quantità di contenuto usata regolarmente e se si vuole archiviare tutto in Microsoft 365. Proprio come faresti quando ti sposti in una casa più piccola, l'obiettivo è decidere cosa andrà bene nel nuovo sito. Ad esempio, se l'organizzazione usa ora più spazio di archiviazione del limite di Microsoft 365 per SharePoint in Microsoft 365, è necessario prendere decisioni come queste:
- Quali file si desidera spostare?
- Vuoi acquistare altro spazio di archiviazione?
- È consigliabile pianificare l'aumento dello spazio disponibile per il sito? (Sicuramente lo farà)
Se l'organizzazione è di grandi dimensioni o complessa, è consigliabile invitare un esperto ad assisterlo. Puoi trovare un'assistenza affidabile in Microsoft Pinpoint. Pinpoint è un modo semplice e veloce per le aziende di tutto il mondo di trovare esperti Microsoft certificati e servizi professionali
Inizio pagina
Creare cartelle, raccolte e siti secondari
Dopo aver identificato il contenuto da spostare, valutare come organizzarlo. È consigliabile iniziare caricando i file nella raccolta Documenti nel sito del team. È consigliabile organizzare il contenuto, soprattutto se si prevede che alla fine saranno presenti molti file. Man mano che il volume di contenuto aumenta, è possibile creare altre raccolte documenti, raccolte moduli e raccolte immagini per archiviare il contenuto. È anche possibile creare siti secondari per diversi tipi di documenti o progetti.
Per altre informazioni su come pianificare una struttura per organizzare il contenuto del sito, vedere Pianificare il contenuto per il sito del team.
Inizio pagina
Caricare documenti, immagini e file
Per caricare file, ad esempio Word documenti, file PDF o foto CON ESTENSIONE JPG, caricarli in una raccolta o in una cartella di una raccolta.
Nota
La dimensione massima per un singolo file che può essere caricato in una raccolta di SharePoint in Microsoft 365 è attualmente di 2 GB. Inoltre, è possibile caricare solo 100 file alla volta.
Il modo migliore per farlo dipende dal numero di file. Passare prima alla raccolta di destinazione e quindi usare questa tabella per scegliere un metodo:
| Numero di file | Metodo di caricamento |
|---|---|
| Documento singolo | Selezionare Nuovo documento>CARICA FILE ESISTENTE e quindi cercare il file nel computer. |
| Molti documenti e cartelle | Selezionare il pulsante Apri con Esplora risorse nella scheda Raccolta della barra multifunzione. Trascinare quindi i file usando Esplora file. |
Per altre informazioni, vedere Caricare, creare o eliminare file in una raccolta.
Nota
Alcuni tipi di file non possono essere caricati in una raccolta. Per un elenco di questi elementi, vedere l'articolo Tipi di file che non è possibile aggiungere a un elenco o a una raccolta.
Inizio pagina
È consigliabile creare elenchi di SharePoint per contatti, calendari e fogli di calcolo
Ogni azienda ha dati in molti formati, ad esempio calendari, attività e fogli di calcolo. Per questo tipo di dati, è possibile spostare o convertire il contenuto in un elenco del sito. Ad esempio, è possibile convertire l'elenco di contatti commerciali in un elenco Contatti. Inoltre, spesso è possibile convertire i calendari in un Calendar di SharePoint, un tipo speciale di elenco.
- Per informazioni su come creare un calendario di gruppo in SharePoint in Microsoft 365, guardare questo video: Video: Creare un calendario personalizzato.
Se ora si usano fogli di calcolo di Microsoft Excel per tenere traccia delle informazioni, è possibile caricarli direttamente in una raccolta documenti di SharePoint in Microsoft 365. In alternativa, è possibile importare un foglio di calcolo come elenchi di SharePoint. Poiché molte persone possono aggiornare un elenco contemporaneamente, gli elenchi di SharePoint incoraggiano la collaborazione. È possibile creare visualizzazioni diverse degli elenchi per esporre esattamente le informazioni desiderate.
- Per altre informazioni sull'uso degli elenchi, vedere Formazione: Creare e configurare un elenco.
Inizio pagina
Considerare le soluzioni SharePoint per le normali esigenze aziendali
Un altro modo per spostare il contenuto consiste nell'usare una soluzione SharePoint per gestire meglio un'attività esistente. Ad esempio, la maggior parte delle organizzazioni vuole acquisire e condividere le conoscenze quotidiane delle persone che vi lavorano. Un wiki nel sito potrebbe essere ottimo per questo tipo di condivisione.
Questa tabella descrive le caratteristiche di SharePoint che consentono di gestire i processi aziendali.
| Processo aziendale | Descrizione |
|---|---|
| Usare un wiki per condividere le conoscenze del team e collaborare | I wiki sono siti speciali in cui una community di utenti crea e gestisce informazioni. I wiki possono essere un ottimo strumento per acquisire e condividere informazioni di processo o informazioni di riferimento generali importanti per il proprio lavoro.
|
| Spostare la pianificazione delle risorse nei calendari di gruppo di SharePoint | Un calendario di gruppo può essere un'ottima soluzione per pianificare risorse comuni, ad esempio sale riunioni, attrezzature audiovisive e così via. Poiché un calendario di gruppo risiede in un sito di SharePoint in Microsoft 365, tutti i membri del team possono visualizzarlo facilmente in SharePoint o in Outlook. |
| Convertire programmi di database in un'app Access | È possibile usare Microsoft Access 2013 per progettare e pubblicare un database e quindi creare un'app Access per usare il database nel sito del team. |
| Automatizzare i processi aziendali con un flusso di lavoro | I flussi di lavoro automatizzano e tengono traccia delle attività chiave di un processo aziendale. Sono ideali per attività come i processi di approvazione o la raccolta di feedback. |
Inizio pagina
Aiutare gli utenti del sito a trovare il contenuto
Dopo aver spostato documenti e file nel sito del team, informare gli altri utenti del sito. È possibile offrire diversi modi per trovare contenuto nel sito.
Questa tabella descrive i diversi metodi che è possibile usare.
| Metodo | Descrizione |
|---|---|
| Usare la ricerca per individuare il contenuto | Il modo più semplice per individuare il contenuto in un sito di SharePoint in Microsoft 365 consiste nell'usare la caratteristica di ricerca.
|
| Configurare le visualizzazioni in elenchi e raccolte per rendere individuabile il contenuto | È possibile selezionare gli elementi visualizzati in una visualizzazione. Ad esempio, in una visualizzazione è possibile visualizzare il titolo e l'autore. In una visualizzazione diversa è possibile visualizzare solo gli elementi aggiunti dopo una determinata data. |
| Personalizzare la struttura di spostamento del sito | È possibile personalizzare la struttura di spostamento del sito del team per consentire agli utenti del sito di individuare più facilmente il contenuto. |
| Cercare contenuto online quando si è offline | È possibile usare OneDrive per aziende o istituti di istruzione o Outlook per cercare contenuto nel sito di SharePoint in Microsoft 365 quando si è offline
|
| Tenere traccia degli aggiornamenti dei contenuti |
Per altre informazioni su come aiutare gli utenti del sito a trovare facilmente il contenuto, vedere l'articolo Della Guida alla pianificazione Pianificare il contenuto per i siti del team .
Inizio pagina
Lasciare un commento
Questo articolo è stato utile? In fondo alla pagina è possibile indicare se le informazioni sono state o meno di aiuto. Se non è stato utile, specificare quali informazioni mancano o sono incomplete. Il feedback degli utenti verrà usato per verificare i fatti, aggiungere informazioni e aggiornare l'articolo.