Quando si configura SharePoint in Microsoft 365 in Microsoft 365, è probabile che siano presenti documenti e file da aggiungere al sito del team. Ecco alcuni modi per aggiungere diversi tipi di contenuto al sito.
Nota
Per un articolo su come configurare OneDrive per i siti aziendali o dell'istituto di istruzione e del team in modo da poterli usare insieme, vedere Configurare l'archiviazione e la condivisione di file in Office 365.
In questo articolo
- Prima di iniziare,
- Creare cartelle, raccolte e siti secondari
- Caricare documenti, immagini e file
- È consigliabile creare elenchi SharePoint per contatti, calendari e fogli di calcolo
- Prendere in considerazione le soluzioni SharePoint per le esigenze aziendali ordinarie
- Aiutare gli utenti del sito a trovare il contenuto
Prima di iniziare
Prima di iniziare a spostare i file, controllare la quantità di spazio di archiviazione disponibile per SharePoint in Microsoft 365. Per informazioni sui limiti di archiviazione per SharePoint in Microsoft 365, vedere Limiti di SharePoint.
Suggerimento
È importante ricordare che in Microsoft 365 i limiti di archiviazione per SharePoint in Microsoft 365 (il sito del team) sono diversi dai limiti di archiviazione per Exchange Online (per gli account di posta elettronica). Per altre informazioni sui limiti di archiviazione delle cassette postali, vedere Destinatari nelle descrizioni dei servizi di Microsoft 365 per Exchange Online.
Il passaggio successivo consiste nell'analizzare il contenuto attualmente disponibile. Sono inclusi documenti, immagini, moduli e così via.
Suggerimento
In Esplora file, cerca i file esistenti per dimensione e per data. In questo modo è possibile identificare rapidamente i file usati di recente o di grandi dimensioni.
Valutare la quantità di contenuto usata regolarmente e se si desidera archiviarlo in Microsoft 365. Proprio come faresti quando ti trasferisci in una casa più piccola, l'obiettivo è decidere cosa si adatterà al nuovo sito. Ad esempio, se l'organizzazione ora usa più spazio di archiviazione rispetto al limite di Microsoft 365 per SharePoint in Microsoft 365, è necessario prendere decisioni come queste:
- Quali file si desidera spostare?
- Si vuole acquistare più spazio di archiviazione?
- Dovresti pianificare di avere spazio per far crescere il tuo sito? (Lo farà sicuramente)
Se l'organizzazione è grande o complessa, è consigliabile invitare un esperto per assisterti. Puoi trovare assistenza affidabile in Microsoft Pinpoint. Pinpoint è un modo semplice e veloce per le aziende di tutto il mondo per trovare esperti Microsoft certificati e servizi professionali
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Creare cartelle, raccolte e siti secondari
Dopo aver identificato il contenuto da spostare, valuta come organizzarlo. Per iniziare, caricare i file nella raccolta documenti del sito del team. È una buona idea organizzare il contenuto, soprattutto se si prevede di avere molti file. Man mano che il volume del contenuto cresce, è possibile creare altre raccolte documenti, raccolte moduli e raccolte di immagini per archiviare il contenuto. È anche possibile creare siti secondari per diversi tipi di documenti o progetti.
Per altre informazioni su come pianificare una struttura per organizzare il contenuto del sito, vedere Pianificare il contenuto per il sito del team.
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Caricare documenti, immagini e file
Per caricare file, ad esempio documenti di Word, file PDF o foto JPG, caricarli in una raccolta o in una cartella di una raccolta.
Nota
Le dimensioni massime per un singolo file che può essere caricato in una raccolta di SharePoint in Microsoft 365 sono attualmente di 2 GB. Inoltre, è possibile caricare solo 100 o meno file alla volta.
Il modo migliore per eseguire questa operazione dipende dal numero di file. Prima di tutto, passare alla raccolta di destinazione e quindi usare questa tabella per scegliere un metodo:
| Numero di file | Metodo di caricamento |
|---|---|
| Documento unico | Selezionare Nuovo documento>CARICA FILE ESISTENTE e quindi cercare il file nel computer. |
| Molti documenti e cartelle | Selezionare il pulsante Apri con Esplora risorse nella scheda Raccolta della barra multifunzione. Quindi, trascina i file usando Esplora file. |
Per ulteriori informazioni, consultate Caricare, creare o eliminare file in una libreria.
Nota
Alcuni tipi di file non possono essere caricati in una raccolta. Per un elenco di tali file, vedere l'articolo Tipi di file che non è possibile aggiungere a un elenco o a una raccolta.
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È consigliabile creare elenchi SharePoint per contatti, calendari e fogli di calcolo
Ogni azienda dispone di dati in diversi formati, ad esempio calendari, attività e fogli di calcolo. Per questo tipo di dati, è possibile spostare o convertire il contenuto in un elenco nel sito. Ad esempio, è possibile convertire l'elenco dei contatti commerciali in un elenco di contatti. Inoltre, spesso è possibile convertire i calendari in un SharePoint Calendar, che è un tipo speciale di elenco.
- Per informazioni su come creare un calendario di gruppo in SharePoint in Microsoft 365, guardare questo video: Video: Creare un calendario personalizzato.
Se ora si usano fogli di calcolo di Microsoft Excel per tenere traccia delle informazioni, è possibile caricare questi fogli di calcolo direttamente in una raccolta documenti in SharePoint in Microsoft 365. In alternativa, è possibile importare un foglio di calcolo come elenchi di SharePoint. Poiché molti utenti possono aggiornare un elenco contemporaneamente, gli elenchi di SharePoint incoraggiano la collaborazione. È possibile creare visualizzazioni diverse degli elenchi per esporre esattamente le informazioni desiderate.
- Per altre informazioni sull'uso degli elenchi, vedere Formazione: Creare e configurare un elenco.
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Prendere in considerazione le soluzioni SharePoint per le esigenze aziendali ordinarie
Un altro modo per spostare il contenuto consiste nell'usare una soluzione SharePoint per gestire meglio un'attività esistente. Ad esempio, la maggior parte delle organizzazioni vuole acquisire e condividere le conoscenze quotidiane delle persone che vi lavorano. Un wiki sul tuo sito potrebbe essere ottimo esattamente per questo tipo di condivisione.
Questa tabella descrive le caratteristiche di SharePoint che consentono di gestire i processi aziendali.
| Processo aziendale | Descrizione |
|---|---|
| Usa un wiki per condividere le conoscenze del team e collaborare | I wiki sono siti speciali in cui una community di utenti crea e gestisce informazioni. I wiki possono essere un ottimo strumento per acquisire e condividere informazioni di processo o informazioni di riferimento generali importanti per il tuo lavoro.
|
| Spostare la pianificazione delle risorse nei calendari di gruppo di SharePoint | Un calendario di gruppo può essere un buon modo per pianificare risorse comuni, ad esempio sale riunioni, apparecchiature audiovisive e così via. Poiché un calendario di gruppo si trova in un sito di SharePoint in Microsoft 365, tutti i membri del team possono visualizzarlo facilmente in SharePoint o in Outlook. |
| Convertire programmi di database in un'app Access | È possibile usare Microsoft Access 2013 per progettare e pubblicare un database e quindi creare un'app Access per usare il database nel sito del team. |
| Automatizza i processi aziendali con un flusso di lavoro | I flussi di lavoro automatizzano e tengono traccia delle attività principali in un processo aziendale. Sono ideali per attività come i processi di approvazione o la raccolta di feedback. |
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Aiutare gli utenti del sito a trovare il contenuto
Dopo aver spostato i documenti e i file nel sito del team, è possibile comunicarlo agli altri utenti del sito. È possibile offrire diversi modi per trovare contenuto nel sito.
Nella tabella vengono descritti i diversi metodi che è possibile utilizzare.
| Metodo | Descrizione |
|---|---|
| Usa la ricerca per individuare il contenuto | Il modo più semplice per individuare il contenuto di un sito di SharePoint in Microsoft 365 è usare la funzionalità di ricerca.
|
| Configurare le visualizzazioni in elenchi e raccolte per rendere il contenuto individuabile | È possibile selezionare gli elementi visualizzati in una visualizzazione. In una visualizzazione, ad esempio, potrebbero essere visualizzati il titolo e l'autore. In un'altra visualizzazione può essere utile visualizzare solo gli elementi aggiunti dopo una determinata data. |
| Personalizzare la navigazione del sito | È possibile personalizzare la navigazione del sito del team per facilitare l'individuazione del contenuto da parte degli utenti. |
| Cercare contenuti online quando si è offline | È possibile usare OneDrive per l'azienda, l'istituto di istruzione o Outlook per cercare contenuti disponibili in SharePoint nel sito di Microsoft 365 quando si è offline |
| Tenere traccia degli aggiornamenti dei contenuti |
Per altre informazioni sui modi per aiutare gli utenti del sito a trovare facilmente i contenuti, vedere l'articolo Guida alla pianificazione Pianificare il contenuto per i siti del team .
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